Panduan Tender Dua Tahap untuk Pengadaan Proyek Skala Besar

Apakah tender proyek bisa dilakukan dalam dua tahap? Bisa, dan metode ini dikenal sebagai Tender Dua Tahap atau Two Stage Tender.

Tidak seperti tender konvensional yang langsung masuk ke penawaran harga, metode ini memisahkan proses evaluasi teknis dan penawaran komersial. 

Pendekatan ini ideal untuk proyek skala besar dan kompleks yang membutuhkan kejelasan teknis sebelum masuk ke pembahasan harga. Pelajari proses, keunggulan, dan tahapan lengkap Tender Dua Tahap dalam panduan berikut.

Pengertian Tender Dua Tahap

Tender Dua Tahap adalah metode pengadaan barang/jasa atau pekerjaan konstruksi yang dilakukan melalui dua proses evaluasi terpisah. Tahap pertama menilai aspek administratif dan teknis, sementara tahap kedua hanya diikuti peserta yang lolos untuk mengajukan penawaran harga.

Two Stage Tender umumnya dipakai untuk pengadaan yang kompleks, berteknologi tinggi, belum pernah dilakukan sebelumnya, atau saat spesifikasi teknis belum bisa ditetapkan sejak awal.

Berbeda dengan tender satu tahap yang langsung menilai teknis dan harga sekaligus, Tender Dua Tahap memungkinkan spesifikasi disempurnakan lebih dulu sebelum harga ditentukan.

Contoh penggunaannya antara lain:

• Proyek infrastruktur berskala besar
• Sistem IT terpadu atau solusi teknologi kompleks
• Pengadaan alat produksi khusus atau proyek dengan pendekatan EPC

Tender Dua Tahap juga memberi fleksibilitas dalam memilih tim terbaik. Tahap awal berfungsi sebagai proses prakualifikasi untuk menyaring peserta paling kompeten. 

Setelah itu, hanya kandidat terkuat yang masuk ke tahap bidding harga, membuka ruang kolaborasi dan memastikan pemilihan mitra kerja yang paling sesuai.

Baca Juga: Manajemen Proses Tender: Tahapan dan Prosedur yang Lebih Efektif

Karakteristik utama Tender Dua Tahap

Two Stage Tender memiliki struktur proses yang dibagi menjadi dua bagian utama:

1. Evaluasi administratif dan teknis: Pada tahap pertama, panitia mengevaluasi kelengkapan dokumen administratif serta proposal teknis dari peserta. Fokusnya bukan pada harga, melainkan pada kesesuaian solusi teknis, pengalaman, dan pendekatan kerja yang ditawarkan.
   
2. Evaluasi penawaran harga: Hanya peserta yang lolos tahap pertama yang diundang mengajukan penawaran harga. Karena spesifikasi teknis telah disepakati di tahap sebelumnya, penawaran harga yang masuk sudah lebih sebanding dan adil untuk dibandingkan.

Metode ini ideal untuk proyek kompleks, bernilai besar, atau melibatkan teknologi inovatif seperti pembangunan infrastruktur skala nasional, pengadaan sistem IT strategis, atau alat berat khusus.

Kelebihannya terletak pada fleksibilitas dan kolaborasi awal dengan vendor, memungkinkan penyelarasan teknis sebelum evaluasi harga dilakukan. 

Hal ini memastikan solusi yang diajukan benar-benar sesuai kebutuhan, bukan hanya berdasarkan asumsi dari peserta tender.

Baca Juga: Manajemen Tender: Strategi & Proses Tender yang Lebih Efisien

Tahapan Tender Dua Tahap

Proses Two Stage Tender terdiri atas langkah-langkah yang memungkinkan evaluasi teknis dilakukan terlebih dahulu sebelum harga ditawarkan. Berikut tahapannya:

1. Pengumuman & undangan

Pokja Pemilihan mengumumkan tender melalui laman resmi Unit Pengadaan (UT) dan media elektronik lainnya. Selain itu, penyedia potensial juga dapat diundang secara langsung. 

Bila tidak tersedia penyedia dalam negeri yang memenuhi kualifikasi, tender bisa diumumkan secara internasional.

Pengumuman wajib mencantumkan:

• Uraian singkat pekerjaan
• Estimasi nilai proyek
• Persyaratan peserta
• Jadwal pendaftaran dan pengunduhan dokumen
• Kontak penanggung jawab

2. Pengunduhan dokumen

Penyedia mendaftar secara elektronik dan mengunduh dokumen tender sesuai jadwal. Dokumen ini mencakup informasi awal pekerjaan, metode pengadaan, dan ketentuan administrasi serta teknis.

3. Pemberian penjelasan (aanwijzing)

Peserta yang telah mendaftar mengikuti sesi penjelasan terkait isi dokumen dan teknis pekerjaan. Pokja wajib menjelaskan hal-hal penting seperti:

• Metode pengadaan dan evaluasi
• Ketentuan penyampaian penawaran
• Dokumen wajib
• Preferensi harga dan ketentuan TKDN
• Ketentuan subkontrak (jika ada)
• Penjaminan dan jangka waktunya

Jika terjadi perubahan penting, dokumen tender akan direvisi dan disampaikan kembali ke seluruh peserta.

4. Pemasukan penawaran tahap I (administratif & teknis)

Penyedia menyampaikan dokumen administratif dan teknis melalui sistem elektronik sebelum batas waktu yang ditentukan. Segala risiko keterlambatan atau kerusakan dokumen menjadi tanggung jawab penyedia.

Baca Juga: Dokumen Tender beserta Contoh Format Proposal Proyek

5. Pembukaan penawaran tahap I

Pembukaan dilakukan pada hari yang sama setelah batas waktu pemasukan. Pokja membuat berita acara yang mencatat jumlah penawaran masuk dan status kelengkapannya. Tidak diperbolehkan menggugurkan penawaran pada tahap ini.

6. Evaluasi penawaran tahap I

Evaluasi dilakukan berdasarkan dokumen tender. Jika ada informasi kurang jelas, Pokja dapat mengirim klarifikasi melalui media elektronik. 

Klarifikasi juga digunakan untuk proses penyetaraan teknis jika diperlukan. Hasil evaluasi dituangkan dalam berita acara, termasuk daftar peserta yang lolos dan tidak lolos serta alasannya.

7. Penetapan peserta lulus tahap I

Pokja menetapkan dan mengumumkan peserta yang berhak melanjutkan ke tahap II, berdasarkan hasil evaluasi teknis.

8. Pemasukan penawaran tahap II (penawaran harga)

Peserta yang lolos tahap I mengajukan penawaran harga melalui sistem elektronik. Sama seperti tahap sebelumnya, dokumen harus diterima sebelum batas akhir dan risiko keterlambatan menjadi tanggung jawab peserta.

9. Pembukaan penawaran harga

Dilakukan segera setelah batas akhir pemasukan. Pokja mencatat jumlah penawaran dan membuat berita acara pembukaan. Penawaran tidak dapat digugurkan pada tahap ini.

10. Evaluasi penawaran harga

Evaluasi dilakukan sesuai kriteria dan prosedur dalam dokumen tender. Klarifikasi dapat dilakukan bila ada hal yang tidak jelas. Pokja tidak boleh mengubah isi penawaran.

11. Penetapan dan pengumuman pemenang

Pokja menetapkan pemenang berdasarkan hasil evaluasi dan koreksi aritmatika. Penetapan memuat detail pekerjaan, nilai total, nama penyedia, dan harga terkoreksi. Hasil diumumkan melalui laman resmi UT dan media elektronik lainnya.

Kelebihan Tender Dua Tahap

Tender Dua Tahap punya banyak keunggulan, terutama buat proyek yang kompleks atau butuh perhatian khusus sejak awal. Ini dia beberapa alasan kenapa metode ini layak dipertimbangkan:

• Lebih fleksibel dalam menyusun spesifikasi teknis: Spesifikasi proyek bisa dibentuk bersama vendor di awal proses, jadi tidak hanya sepihak dari panitia. Hasilnya, kebutuhan proyek bisa dipetakan lebih realistis dan matang.
• Mengurangi risiko tender gagal: Banyak tender gagal karena spesifikasi teknisnya masih tidak jelas. Dengan dua tahap, ada ruang untuk klarifikasi dan diskusi sebelum masuk ke soal harga.
• Buka peluang inovasi sejak awal: Karena vendor diajak terlibat dari awal, mereka bisa memberikan masukan teknis, ide baru, atau pendekatan yang lebih efisien; yang mungkin tidak terpikirkan oleh panitia.
• Penawaran lebih sesuai dengan kondisi lapangan: Karena spesifikasi sudah diselaraskan lebih dulu, penawaran harga yang diajukan lebih relevan, bukan berdasarkan asumsi atau interpretasi masing-masing peserta.
• Minim risiko saat implementasi: Potensi kesalahan desain, kekurangan dokumen, atau ketidaksesuaian kebutuhan bisa diidentifikasi sejak awal sehingga mengurangi risiko masalah saat pelaksanaan.
• Biaya lebih terkontrol: Proses evaluasi dua tahap membantu memperkirakan biaya secara lebih akurat, sehingga mengurangi kemungkinan pembengkakan anggaran dan sengketa harga di tengah jalan.
• Kualitas akhir lebih terjamin: Dengan proses yang lebih kolaboratif dan terbuka sejak awal, proyek biasanya selesai tepat waktu, sesuai harapan, dan kualitasnya pun lebih terjaga.

Baca Juga: 

Kekurangan Tender Dua Tahap

Meski menawarkan banyak manfaat, Two Stage Tender juga memiliki sejumlah tantangan yang perlu dipertimbangkan, terutama dari sisi waktu dan sumber daya:

• Proses lebih panjang: Karena terdiri dari dua tahapan evaluasi, proses tender ini memerlukan waktu lebih lama dibanding tender satu tahap. Hal ini berdampak pada lead-time pengadaan secara keseluruhan, yang perlu direncanakan dengan matang sejak awal.
• Potensi hambatan di tahap negosiasi harga: Pada tahap kedua, negosiasi harga bisa menjadi cukup kompleks, terutama jika peserta yang lolos terbatas. Hal ini dapat memperlambat proses finalisasi dan berisiko memengaruhi efektivitas hasil akhir.
• Risiko eskalasi harga: Jika negosiasi tidak berjalan optimal atau ruang diskusinya terlalu longgar, harga akhir bisa melewati estimasi awal. Tanpa kontrol yang ketat, hal ini bisa berdampak pada efisiensi anggaran.
• Membutuhkan tim panitia yang lebih andal: Proses yang lebih kompleks membutuhkan panitia handal di aspek administratif, teknis, serta negosiasi. Tanpa skill yang memadai, baik proses maupun hasil tender bisa kurang optimal.

Contoh proyek yang cocok dengan Tender Dua Tahap

Tender Dua Tahap umumnya digunakan untuk proyek dengan tingkat kompleksitas tinggi, nilai besar, atau ketidakpastian teknis di awal. Beberapa contoh proyek yang cocok menggunakan metode ini antara lain:

• Pembangunan pembangkit listrik atau pengadaan pesawat terbang, yang membutuhkan desain teknis khusus dan pengujian mendalam.
• Infrastruktur besar, seperti jembatan bentang lebar, pelabuhan, atau sistem transportasi massal, yang melibatkan banyak disiplin teknik dan variabel lingkungan.
• Proyek teknologi informasi berbasis sistem baru, terutama jika institusi belum pernah mengimplementasikannya sebelumnya dan spesifikasi masih bersifat dinamis.
• Penyelenggaraan event internasional, seperti KTT, forum multilateral, atau ajang olahraga skala global, yang membutuhkan koordinasi logistik kompleks dan layanan lintas sektor.

Tips praktis implementasi Tender Dua Tahap

Agar Tender Dua Tahap berjalan efektif dan hasilnya optimal, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan oleh panitia pengadaan:

1. Tetapkan kebutuhan dan kriteria sejak awal

Meski spesifikasi teknis bisa berkembang, pastikan kebutuhan dasar dan kriteria evaluasi utama sudah ditentukan sejak awal untuk memberi arah yang jelas pada seluruh proses.

2. Siapkan dokumen pengadaan yang jelas dan terbuka

Dokumen tender sebaiknya ringkas, mudah dipahami, dan tetap memberi ruang bagi vendor untuk memberikan masukan atau klarifikasi teknis yang konstruktif.

3. Libatkan vendor sejak awal proses

Melibatkan penyedia jasa sejak awal membuka peluang munculnya solusi dan inovasi yang lebih relevan, karena mereka bisa memberi perspektif teknis yang mungkin belum dipertimbangkan oleh panitia.

4. Bangun komunikasi yang terbuka dan transparan

Pastikan semua pihak; panitia, peserta, dan stakeholder memiliki pemahaman yang sama. Komunikasi yang baik membantu menjaga kepercayaan dan kelancaran proses.

5. Dokumentasikan setiap proses secara menyeluruh

Klarifikasi, negosiasi, dan penyetaraan teknis harus terdokumentasi dengan baik. Ini penting untuk transparansi serta menghindari potensi sengketa di kemudian hari.

6. Kelola risiko sejak awal

Identifikasi risiko proyek sedini mungkin dan buat rencana mitigasi bersama. Hal ini penting untuk menjaga kelancaran proses dan hasil akhir proyek.

7. Gunakan indikator kinerja untuk evaluasi

Tentukan KPI (key performance indicators) untuk mengukur keberhasilan Tender Dua Tahap, khususnya di tahap pra-konstruksi, agar proses tetap terarah dan terukur.

Baca Juga: Panduan Lengkap Procurement Process & Cara Optimasinya

Rekomendasi sistem untuk implementasi Tender Dua Tahap

Untuk mendukung pelaksanaan Tender Dua Tahap yang transparan, efisien, dan terdokumentasi dengan baik, penggunaan sistem digital sangat disarankan; terutama untuk proyek berskala besar dan kompleks.

Salah satu solusi yang direkomendasikan adalah Mekari Officeless, tender management system yang dirancang untuk membantu instansi dan perusahaan dalam mengelola seluruh proses pengadaan secara end-to-end.

Mekari Officeless dilengkapi dengan fitur e-Sourcing yang mendukung:

• Pengumuman dan undangan tender secara digital
• Pengelolaan dokumen tender dan komunikasi dengan peserta
• Evaluasi administratif, teknis, dan harga secara sistematis
• Dokumentasi proses klarifikasi, negosiasi, hingga penetapan pemenang

Dengan Mekari Officeless, panitia pengadaan dapat menjalankan Tender Dua Tahap dengan lebih terstruktur, mengurangi potensi kesalahan administratif, dan meningkatkan akuntabilitas proses secara keseluruhan. 

Referensi

Procure Partnership. ‘’Our Guide to Two Stage Tendering’’