Manajemen Tender: Strategi & Proses Tender yang Lebih Efisien

Tender adalah proses di mana perusahaan atau instansi membuka peluang bagi pihak lain untuk menawarkan produk atau jasa mereka. Bisa dalam bentuk proyek pengadaan barang, pembangunan infrastruktur, atau layanan profesional—semuanya lewat jalur resmi dan terstruktur.

Nah, di sinilah pentingnya tender management: serangkaian proses untuk menyusun, mengelola, dan menindaklanjuti penawaran tender agar bisa menang secara legal dan strategis. 

Manajemen tender yang tepat bisa membangun reputasi perusahaan, membuka akses ke kontrak bernilai tinggi, dan menjaga keberlanjutan arus bisnis. Yuk, simak selengkapnya.

Jenis-jenis tender di Indonesia

Memahami perbedaan dan situasi penggunaan ketiga metode ini sangat penting bagi perusahaan atau individu yang ingin berpartisipasi dalam proses pengadaan di Indonesia. 

1. Tender umum (lelang terbuka)

Tender umum adalah proses pengadaan di mana pengumuman permintaan penawaran atau lelang dipublikasikan kepada seluruh calon penyedia (vendor) yang memenuhi syarat. 

Kapan digunakan?

Tender umum biasanya digunakan untuk proyek berskala besar atau strategis yang membutuhkan persaingan luas, seperti pembangunan infrastruktur publik.

Baca Juga: Vendor Perusahaan: Perbedaan dengan Supplier & Contohnya

2. Tender terbatas

Tender terbatas adalah metode pengadaan barang atau jasa yang hanya mengundang sejumlah perusahaan atau vendor yang telah memenuhi persyaratan tertentu. 

Dalam tender terbatas, panitia pengadaan pemerintah atau lembaga lainnya sudah memiliki daftar vendor yang dianggap memenuhi kualifikasi dan memiliki reputasi yang baik untuk mengikuti proses tender.

Kapan digunakan?

Digunakan untuk proyek dengan kompleksitas tinggi atau membutuhkan keahlian khusus, seperti pengadaan teknologi canggih.

3. Penunjukan langsung

Penunjukan langsung adalah metode pemilihan penyedia untuk barang/jasa dengan karakteristik khusus atau dalam keadaan tertentu. Ini dilakukan tanpa proses tender terbuka, biasanya melalui negosiasi langsung.

Kapan digunakan?

Sesuai untuk situasi darurat atau ketika hanya ada satu penyedia yang mampu memenuhi kebutuhan spesifik.

Perbedaan utama antara tender dan lelang 

Agar perusahaan dapat memilih strategi pengadaan yang tepat, penting memahami perbedaan mendasar antara tender dan lelang, berikut perbedaan ringkasnya:

Kesimpulannya, tender berfokus pada pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan kombinasi kualifikasi teknis, pengalaman, dan harga terbaik sesuai kebutuhan proyek. Proses ini biasanya dilakukan secara terstruktur dan peserta yang diundang telah lolos kualifikasi tertentu.

Lelang lebih menitikberatkan pada penjualan barang atau aset kepada penawar dengan harga tertinggi. Prosesnya terbuka untuk umum dan pemenang ditentukan murni dari penawaran harga tertinggi tanpa mempertimbangkan faktor teknis atau pengalaman.

Tahapan proses tender

Berikut adalah tahapan proses tender yang umum digunakan dalam pengadaan barang dan jasa di Indonesia, baik oleh sektor publik maupun swasta:

1. Pengumuman tender

Informasi mengenai tender biasanya diumumkan melalui portal resmi seperti LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik), situs web instansi terkait, atau media massa. 

Pengumuman ini mencakup detail proyek, persyaratan peserta, jadwal pelaksanaan, dan cara pendaftaran. 

2. Registrasi dan pengambilan dokumen tender

Calon peserta yang berminat harus mendaftar dan mengambil dokumen tender yang berisi spesifikasi teknis, syarat administrasi, serta kriteria evaluasi. Dokumen ini menjadi acuan dalam penyusunan penawaran.

3. Penjelasan (aanwijzing) dan rapat pra-lelang

Aanwijzing adalah pertemuan resmi antara penyelenggara tender dan peserta untuk menjelaskan secara rinci ruang lingkup pekerjaan, persyaratan teknis, administrasi, serta prosedur pengajuan penawaran. 

Sesi ini juga menjadi forum tanya jawab untuk memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama terhadap proyek yang ditenderkan. Tujuannya adalah memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama terhadap persyaratan dan ketentuan tender.

4. Penyusunan dan pengajuan dokumen penawaran

Peserta menyusun dokumen penawaran yang mencakup aspek teknis, administrasi, dan harga. Dokumen ini harus diserahkan sesuai dengan format dan batas waktu yang telah ditentukan.

5. Evaluasi penawaran dan klarifikasi

Panitia tender akan mengevaluasi penawaran berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Jika diperlukan, klarifikasi dapat dilakukan untuk memastikan keakuratan informasi dalam penawaran.

6. Negosiasi harga (jika diperlukan)

Dalam beberapa kasus, terutama jika penawaran harga masih dapat dinegosiasikan, panitia akan mengundang peserta untuk melakukan negosiasi guna mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak.

7. Penunjukan pemenang dan penandatanganan kontrak

Setelah evaluasi dan negosiasi selesai, pemenang tender diumumkan dan dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak kerja antara penyedia dan pihak penyelenggara tender.

Baca Juga: Procurement Strategic Sourcing: 8 Elemen, Tahapan, Cara

Persyaratan dan dokumen tender

Tender terbuka untuk berbagai jenis entitas, termasuk perorangan, badan usaha (PT, CV), dan konsorsium atau joint venture. Namun, untuk proyek pemerintah, biasanya hanya badan usaha berbadan hukum yang memenuhi syarat. 

Perorangan dapat mengikuti tender jika memiliki keahlian khusus, seperti konsultan atau profesional bersertifikat. Joint venture diperbolehkan, terutama untuk proyek besar yang memerlukan kolaborasi antar perusahaan.

Dokumen yang wajib disiapkan

Peserta tender harus menyiapkan dokumen administratif, legal, dan teknis, antara lain:

• Dokumen administratif: Surat Pernyataan Minat, akta pendirian perusahaan, TDP, SIUP, NPWP, dan surat izin usaha lainnya.
• Dokumen legal: Surat pernyataan tidak bangkrut, pakta integritas, dan jaminan penawaran.
• Dokumen teknis: Spesifikasi teknis, desain, rencana pelaksanaan proyek, dan Bill of Quantities (BOQ).

Format dan tata cara pengiriman dokumen

Pengiriman dokumen tender dapat dilakukan secara manual (fisik) atau elektronik, tergantung pada ketentuan penyelenggara. Untuk pengiriman manual, pastikan dokumen dicetak, dijilid, dan dikemas dengan baik. 

Untuk pengiriman elektronik, pastikan file dalam format yang sesuai dan tidak mengalami masalah teknis. Penting untuk mematuhi batas waktu pengiriman yang ditentukan. 

Kriteria evaluasi dan seleksi

Evaluasi penawaran tender biasanya dilakukan dalam dua tahap:

1. Evaluasi teknis: Menilai kesesuaian penawaran dengan spesifikasi teknis yang ditentukan, termasuk kualitas barang/jasa, metodologi pelaksanaan, dan kemampuan teknis peserta.
2. Evaluasi harga: Menilai kewajaran dan kompetitivitas harga yang ditawarkan oleh peserta. 

Kedua aspek ini penting untuk memastikan bahwa penyedia yang dipilih dapat melaksanakan proyek sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang tersedia.

Faktor yang mempengaruhi kelulusan tender

Beberapa faktor yang mempengaruhi kelulusan peserta tender antara lain:

• Legalitas: Dokumen legal yang lengkap dan sah.
• Pengalaman: Rekam jejak dan referensi proyek sebelumnya yang relevan.
• Kemampuan teknis: Ketersediaan sumber daya dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan proyek.

Ada beberapa kasus di mana peserta didiskualifikasi. Beberapa penyebab umumnya meliputi:

• Dokumen tidak lengkap atau tidak sesuai: Kesalahan atau ketidaklengkapan pada tahap evaluasi administratif dapat menyebabkan penawaran dianggap gugur.
• Tidak memenuhi spesifikasi teknis: Penawaran yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknis yang ditentukan akan didiskualifikasi.
• Harga tidak wajar: Harga yang terlalu rendah atau terlalu tinggi dapat menimbulkan pertanyaan tentang kemampuan peserta untuk melaksanakan proyek.

Nilai kontrak dan batasan prosedur

Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2018, batas nilai pengadaan langsung adalah sebagai berikut:

• Pengadaan Barang/Jasa Lainnya/Pekerjaan Konstruksi: Nilai paling banyak Rp200.000.000,00.
• Pengadaan Jasa Konsultansi: Nilai paling banyak Rp100.000.000,00.

Pengadaan dengan nilai di atas batas tersebut harus dilakukan melalui metode tender atau seleksi.

Implikasi nilai kontrak terhadap proses tender

Nilai kontrak mempengaruhi kompleksitas dan metode pengadaan yang digunakan. Proyek dengan nilai tinggi biasanya memerlukan proses tender yang lebih ketat dan transparan.

Sebaliknya, proyek dengan nilai rendah dapat menggunakan metode pengadaan langsung yang lebih sederhana dan cepat.

Strategi tender management yang efisien

Dengan menerapkan strategi-strategi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam tender management, serta meningkatkan peluang sukses dalam memenangkan proyek-proyek penting.

1. Meningkatkan perencanaan dan sistem pengelolaan tender

Perencanaan yang matang adalah kunci utama dalam mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi proses tender. Langkah-langkah yang dapat diambil meliputi:

• Analisis kebutuhan secara jelas: Identifikasi jenis barang atau jasa yang dibutuhkan, spesifikasi teknis, jumlah, kualitas yang diharapkan, serta tenggat waktu pengiriman.
• Penyusunan dokumen tender yang komprehensif: Susun dokumen tender yang lengkap dan jelas, termasuk deskripsi barang, kriteria evaluasi, persyaratan teknis, jadwal pengiriman, dan syarat-syarat kontrak.
• Penggunaan teknologi dan platform digital: Manfaatkan sistem manajemen pengadaan (e-Procurement) untuk mengelola seluruh proses tender, mulai dari pengumuman, pengumpulan dokumen, evaluasi, hingga penandatanganan kontrak.

2. Diversifikasi dan pengembangan vendor

Menghindari ketergantungan pada satu atau sedikit klien penting untuk mengurangi risiko bisnis. Strategi yang dapat diterapkan antara lain:

• Memperluas jaringan dan hubungan bisnis: Bangun relasi dengan berbagai instansi atau perusahaan untuk membuka peluang baru.
• Membentuk kelompok vendor (vendor grouping): Kolaborasi dengan vendor lain dapat membantu memenuhi persyaratan tender besar yang membutuhkan kapasitas dan sumber daya lebih besar.
• Membina hubungan jangka panjang dengan vendor andal: Hubungan yang baik dengan vendor dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas pengadaan.

Baca Juga: Mengenal Vendor Risk Management & Cara Implementasinya

3. Penguatan tim pengadaan dan pelatihan

Meningkatkan kapasitas dan kompetensi tim pengadaan melalui pelatihan strategis dan pemahaman regulasi terbaru sangat penting. Langkah-langkah yang dapat diambil meliputi:

• Pelatihan rutin: Memberikan pelatihan kepada tim pengadaan untuk tetap up-to-date dengan regulasi, teknologi, dan praktik terbaik.
• Melibatkan ahli legal dan teknis: Keterlibatan ahli dalam proses evaluasi dokumen memastikan kelengkapan dan kepatuhan terhadap persyaratan tender.

4. Pengelolaan risiko dan kepatuhan

Identifikasi risiko utama dalam proses tender dan siapkan mitigasi untuk menghindari masalah yang dapat mempengaruhi efisiensi. Strategi yang dapat diterapkan antara lain:

• Checklist dokumen dan review internal berlapis: Pastikan semua dokumen lengkap dan sesuai dengan persyaratan.
• Kepatuhan terhadap regulasi pengadaan pemerintah: Patuhi standar etika dan regulasi yang berlaku untuk menghindari sanksi dan menjaga reputasi perusahaan.

5. Strategi penawaran dan negosiasi

Gunakan analisis SWOT dan TOWS untuk mengidentifikasi kekuatan dan peluang perusahaan dalam mengikuti tender. Langkah-langkah yang dapat diambil meliputi:

• Persiapan dokumen penawaran yang lengkap dan menarik: Pastikan semua informasi yang dibutuhkan tersedia dan disajikan dengan baik.
• Strategi negosiasi harga yang realistis: Siapkan strategi negosiasi yang mempertimbangkan margin keuntungan tanpa mengorbankan kualitas.

6. Pemantauan dan evaluasi proses tender

Lakukan evaluasi berkala terhadap proses tender yang diikuti untuk mengidentifikasi hambatan dan peluang perbaikan di masa depan. Langkah-langkah yang dapat diambil meliputi:

• Gunakan data dan feedback dari tender sebelumnya: Analisis hasil tender sebelumnya untuk meningkatkan kualitas penawaran dan proses internal perusahaan.
• Menerapkan prinsip continuous improvement: Terus lakukan perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses tender.

7. Manfaatkan preferensi lokal dan kebijakan pemerintah

Manfaatkan kebijakan preferensi kandungan lokal dan dukungan pemerintah yang dapat meningkatkan peluang memenangkan tender, khususnya untuk pengadaan barang dan jasa di sektor publik. Langkah-langkah yang dapat diambil meliputi:

• Memahami dan memanfaatkan kebijakan ini: Pelajari kebijakan yang berlaku dan sesuaikan strategi tender untuk memenuhi persyaratan tersebut.
• Mengintegrasikan kebijakan dalam proses tender: Pastikan semua aspek tender sesuai dengan kebijakan pemerintah untuk meningkatkan peluang sukses.

Rekomendasi software tender management

Untuk perusahaan yang ingin menjalankan proses tender secara lebih efisien, transparan, dan terstruktur, penggunaan software tender management adalah solusi yang wajib dipertimbangkan. Salah satu platform terbaik yang bisa diandalkan adalah Mekari Officeless.

Mekari Officeless merupakan software e-procurement yang dilengkapi dengan fitur tender management komprehensif—memfasilitasi seluruh proses pengadaan mulai dari sourcing, seleksi vendor, bidding monitoring, manajemen kontrak, hingga reporting dalam satu sistem terintegrasi.

Beberapa fitur unggulannya meliputi:

• Tender Creation & Announcement
• Quotation Management
• Winning Vendor Selection
• Good & Service Delivery
• On Going Bidding Monitoring
• Contract & Purchase Management
• Data Reporting Tools

Dengan sistem yang user-friendly dan fleksibel, Mekari Officeless membantu tim procurement bekerja lebih cepat, akurat, dan sesuai regulasi. Yuk, coba solusi e-procurement terintegrasi dari Mekari Officeless sekarang!

Referensi

ProQsmart. ”From Preparation to Award: A Comprehensive Guide to Tender Management”