Apa Itu Stakeholder Mapping, Contoh, dan Cara Menerapkannya

Apa itu dan contoh stakeholder mapping untuk kesuksesan bisnis

Mekari Insight

Stakeholder mapping adalah proses identifikasi, klasifikasi, analisis, dan visualisasi pemangku kepentingan dalam sebuah proyek.
Dengan pemetaan stakeholder, perusahaan dapat menyusun strategi komunikasi yang efektif antar pemangku kepentingan.
Software bisnis terintegrasi dapat membantu perusahaan mengimplementasikan strategi setelah melakukan stakeholder mapping.

Stakeholder mapping adalah proses penting untuk memahami pemangku kepentingan dalam sebuah proyek.

Hal ini bertujuan untuk mengetahui cara berkomunikasi yang tepat antara masing-masing stakeholders.

Project Management Institute (PMI) mengungkapkan bahwa 56% kegagalan proyek disebabkan oleh komunikasi yang buruk, menjadikannya penyebab nomor satu.

Dengan stakeholder mapping, Anda dapat mengidentifikasi peran dan kebutuhan pemangku kepentingan dan membangun strategi komunikasi yang efisien bagi mereka.

Dengan demikian, komunikasi dapat menjadi lebih efektif sehingga proyek dapat berhasil.

Pengertian stakeholder mapping

Stakeholder mapping adalah proses yang digunakan dalam manajemen proyek untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memvisualisasikan seluruh stakeholders yang terlibat dalam suatu proyek.

Berkaitan dengan itu, stakeholder adalah pihak yang berkepentingan, berpengaruh atas, atau dapat terpengaruh oleh keputusan dan tindakan sebuah perusahaan.

Pemetaan stakeholder digambarkan dalam sebuah peta visual berbentuk 4 kuadran, yang menampilkan semua pemangku kepentingan berdasarkan tingkat pengaruh dan minat mereka terhadap proyek.

Penting bagi manajer proyek untuk melakukan mapping ini.

Karena dengan mengenali siapa pemangku kepentingan, apa yang diinginkan, dan seberapa besar pengaruhnya – manajer proyek dapat mengelola proyek dengan lebih efektif.

Manfaat stakeholder mapping

Stakeholder mapping memberikan banyak manfaat bagi manajer proyek, terutama membantu untuk memahami peran, kebutuhan, dan harapan masing-masing pemangku kepentingan dengan jelas.

1. Mempermudah Penyusunan Strategi Manajemen Stakeholder

Pemetaan ini adalah fondasi utama untuk menyusun strategi stakeholder management.

Manajemen stakeholder jadi lebih terstruktur, sehingga setiap orang paham bagaimana memperhatikan masing-masing pemangku kepentingan.

2. Mengelompokkan Stakeholder untuk Komunikasi yang Efisien

Dengan klasifikasi yang jelas, tim dapat mengelompokkan stakeholder berdasarkan tingkat pengaruh dan kepentingan.

Dengan demikian, komunikasi dan distribusi informasi dapat dilakukan secara lebih efisien dan tepat sasaran.

Baca Juga: Mengenal Konsep Dasar dan Unsur Komunikasi Bisnis

3. Mengidentifikasi Kebutuhan dan Harapan Stakeholder

Anda bisa mengetahui siapa yang punya pengaruh terbesar atau yang bisa memberikan lebih banyak manfaat dan sumber daya bagi proyek Anda.

Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan gambaran tentang siapa pemangku kepentingan yang perlu diprioritaskan.

4. Meminimalkan Risiko Konflik dan Hambatan Proyek

Pemetaan stakeholder yang baik membantu mengidentifikasi potensi serta merancang strategi manajemen konflik sejak dini.

Dengan demikian, proyek dapat berjalan lebih lancar tanpa hambatan yang berarti.

5. Meningkatkan Efektivitas Komunikasi dan Pengambilan Keputusan

Dengan mengetahui siapa saja stakeholder kunci dan bagaimana pengaruhnya terhadap proyek, tim dapat mengambil keputusan yang lebih tepat dan mempertimbangkan dampak terhadap seluruh pihak terkait.

Stakeholder mapping atau pemetaan pemangku kepentingan adalah salah satu penunjang keberhasilan komunikasi.
Quote from Oktarina Dwidya Sistha from Indonesia Financial Group

Langkah-langkah stakeholder mapping

Setelah memahami manfaat dan kapan saja harus diterapkan, sekarang saatnya membuat stakeholders mapping. Apa saja langkah-langkahnya?

1. Identifikasi semua stakeholders

Dalam suatu proyek, biasanya akan ada banyak pemangku kepentingan.

Bisa berasal dari internal (misalnya karyawan, manajer, C-level) atau eksternal (pelanggan, supplier, pemerintah, masyarakat, vendor, dll.)

Kumpulkan informasi terkait semua orang yang punya pengaruh, ekspektasi, dan memiliki minat dan kepentingan terhadap keberhasilan proyek.

Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi dan memahami semua stakeholders, sehingga Anda bisa mengelolanya secara efektif.

2. Analisis stakeholders

Langkah berikutnya adalah menganalisis pemangku kepentingan yang sudah teridentifikasi.

Pada tahap ini, Anda harus memahami apa yang menjadi kepentingan dan keinginan dari setiap stakeholders terkait proyek Anda.

Selanjutnya adalah menilai pengaruh dan kekuasaan yang dimiliki.

Penilaian ini membantu Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan utama yang mungkin memerlukan perhatian lebih karena pengaruh dan kekuasaan mereka yang tinggi.

Misalnya, CEO perusahaan adalah stakeholders dengan kekuasaan tertinggi, sementara product manager punya pengaruh yang lebih kecil.

Minat dan kepentingan stakeholders juga bervariasi, mungkin karena proyek Anda secara langsung mempengaruhi pekerjaan dan bonus bulanan mereka.

3. Pemetaan hubungan antar stakeholders

Pada proses ini, Anda membuat visualisasi untuk hubungan antara pemangku kepentingan. Tahap ini akan membantu Anda mengenali siapa saja yang punya peran kunci dan bagaimana mereka dapat mempengaruhi pihak lain.

Beberapa pemangku kepentingan mungkin mempunyai wewenang atas pemangku kepentingan lainnya, atau mereka mungkin mengendalikan sumber daya yang bergantung pada pemangku kepentingan lainnya.

Visualisasikan informasi ini dengan stakeholders matrix. Ada 4 kuadran penting untuk memetakannya:

contoh stakeholder mapping berbentuk stakeholder matrix

Tetap terinformasi: Pemangku kepentingan internal yang punya pengaruh besar, namun tidak terlalu tertarik pada proyek Anda. Namun, mereka harus selalu diinformasikan setiap perkembangan terbaru.
Tetap puas: Sangat berpengaruh dan sangat tertarik pada proyek Anda. Penting untuk selalu berkolaborasi dengan mereka.
Abaikan: Tidak berpengaruh dan tidak berminat, sehingga memetakan mereka juga penting – memastikan bahwa mereka tidak jadi fokus utama.
Tetap terlibat: Pengaruhnya tidak besar, tapi mereka sangat tertarik pada proyek Anda. Mereka juga bersedia membantu Anda.

Contoh project stakeholder mapping

Untuk memahami secara nyata, Anda dapat memanfaatkan contoh stakeholder mapping berikut:

Latar Belakang:

Sebuah perusahaan energi besar merencanakan pembangunan wind farm lepas pantai dengan sekitar 30 turbin, berlokasi sekitar 20 km dari kawasan pantai populer. Proyek ini melibatkan banyak pihak dengan kepentingan dan pengaruh yang berbeda-beda.

Langkah-Langkah Stakeholder Mapping:

1. Identifikasi Stakeholder:

Tim proyek mengidentifikasi berbagai kelompok stakeholder, antara lain lembaga regulator, pemerintah lokal, kelompok nelayan, asosiasi pariwisata, kamar dagang, kelompok lingkungan, penduduk lokal, dan pengunjung tetap kawasan pantai.

2. Analisis dan Kategorisasi:

Setiap stakeholder dianalisis berdasarkan tingkat pengaruh (influence), kepentingan (interest), dampak (impact), posisi terhadap proyek (position), dan tingkat keterlibatan yang dibutuhkan (effort).

Contoh hasil pemetaan:

Matriks	Klasifikasi Stakeholder	Contoh Stakeholder
Tetap Puas	High power, high interest. Kolaborasi sangat penting.	– Kepala masing-masing departemen, seperti departemen keuangan dan operasional.
Tetap Terinformasi	High power, low interest. Harus selalu mendapat informasi perkembangan proyek.	– Regulator energi nasional (misal: Kementerian ESDM)- Pemerintah lokal- Investor utama/proyek- Otoritas lingkungan hidup
Tetap Terlibat	Low power, high interest. Bersedia membantu dan perlu dilibatkan secara aktif.	– Kelompok nelayan lokal- LSM lingkungan setempat- Asosiasi pariwisata lokal- Penduduk desa di sekitar proyek
Abaikan	Low power, low interest. Tidak jadi fokus utama, namun tetap dipetakan. Bahkan mungkin perlu dimonitor seperlunya.	– Masyarakat umum yang tidak tinggal di sekitar lokasi proyek- Media nasional yang tidak fokus pada isu energi

3. Implementasi dan Hasil:

Melalui stakeholder mapping yang telah berjalan, perusahaan dapat mengambil keputusan seperti:

Menyusun komunikasi yang lebih personal dan efektif untuk setiap kelompok.
Mengidentifikasi potensi risiko dan resistensi lebih awal, sehingga dapat diantisipasi.
Mendapatkan masukan yang membangun dari stakeholder utama, yang akhirnya memperlancar perizinan dan pelaksanaan proyek.

Contoh stakeholder mapping di atas menegaskan pentingnya stakeholder mapping dalam proyek berskala besar untuk membangun dukungan, mengurangi konflik, dan meningkatkan peluang keberhasilan implementasi.

Kelola Hubungan Stakeholders dengan Software Terintegrasi

Selain pemetaan, pengelolaan stakeholder yang efektif juga memerlukan eksekusi yang konsisten dan kolaboratif di seluruh tim proyek.

Menggunakan software bisnis alternatif ERP terintegrasi seperti Mekari akan sangat membantu dalam tahap implementasi ini.

Mekari menyediakan platform digital yang memungkinkan Anda:

Mengelola dan memantau kinerja secara real-time, sehingga setiap stakeholder dapat mengikuti perkembangan dan kontribusi mereka secara transparan.
Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara tim internal dan stakeholder eksternal melalui fitur diskusi, notifikasi, dan pembaruan otomatis.
Mengintegrasikan data keuangan, SDM, dan aktivitas proyek dalam satu sistem, sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan berbasis data aktual.
Memberikan akses terkontrol sesuai peran, sehingga setiap stakeholder hanya menerima informasi yang relevan dengan kepentingan dan tingkat keterlibatannya.
Memudahkan pelaporan dan evaluasi progres keterlibatan stakeholder, sehingga Anda dapat menyesuaikan strategi komunikasi dan mitigasi risiko secara proaktif.

Dengan software bisnis alternatif ERP dari Mekari, proses implementasi hasil stakeholder mapping menjadi lebih terstruktur, efisien, dan akuntabel.