Source to Pay: Proses dan Automasi untuk Mempercepat Pengadaan

Source to Pay (S2P) bukan istilah yang asing bagi Anda pemilik bisnis, maupun yang bekerja di bagian procurement. 

Source to Pay adalah pendekatan end-to-end dalam mengelola proses procurement, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pembayaran ke pemasok. 

Lebih dari sekadar serangkaian proses operasional, S2P membantu perusahaan menciptaka pengadaan yang efisien dan terkendali. Artikel ini akan membahas apa itu S2P, bagaimana prosesnya, dan bagaimana automasi dapat membantu.

Apa itu Source to Pay (S2P)

Source to Pay (S2P) adalah proses pengadaan yang menyatukan seluruh aktivitas procurement dari awal hingga akhir, mulai dari pencarian dan seleksi pemasok, pengelolaan kontrak, pembuatan pesanan, hingga pembayaran.

Sistem ini mengintegrasikan langkah-langkah yang sebelumnya berjalan terpisah menjadi satu alur yang utuh dan terintegrasi. Dengan begitu, proses pengadaan menjadi lebih terstruktur, efisien, dan mudah dikontrol.

Melalui pendekatan S2P, perusahaan dapat:

• Menyederhanakan kolaborasi dengan pemasok sejak tahap awal
• Meningkatkan visibilitas terhadap seluruh proses pengadaan
• Mengurangi risiko kesalahan atau duplikasi dokumen
• Mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berbasis data

Selain membantu tim procurement bekerja lebih efektif, S2P juga memperkuat tata kelola rantai pasok secara keseluruhan.

Setiap transaksi bisa ditelusuri secara transparan, sehingga perusahaan memiliki kontrol penuh atas anggaran dan kualitas pengadaan.

Baca Juga: 8 Langkah Strategi Procurement & Jenisnya

Perbedaan Source to Pay dan Procure to Pay

Source to Pay (S2P) mencakup seluruh proses pengadaan dari awal hingga akhir, mulai dari pencarian dan seleksi pemasok, negosiasi kontrak, hingga pembelian dan pembayaran. 

Fokusnya ada pada pengambilan keputusan strategis dan pengelolaan hubungan dengan pemasok.

Sementara itu, Procure to Pay (P2P) hanya mencakup proses operasional setelah pemasok dipilih. Dimulai dari pembuatan purchase requisition dan PO, lalu dilanjutkan dengan penerimaan barang/jasa, invoice, hingga pembayaran.

Singkatnya:

• S2P mengintegrasikan langkah strategis dan operasional dalam satu alur menyeluruh, mencakup pemilihan vendor hingga pembayaran.
• P2P hanya mencakup bagian operasional dari proses pengadaan, mulai dari pembelian hingga pembayaran.

S2P lebih cocok untuk perusahaan yang ingin mengelola siklus pengadaan secara menyeluruh dan berbasis data.

Baca Juga: Procure to Pay (P2P): Proses dan Cara Efisiensi Pengadaan

Tahapan dan proses dalam Source to Pay

Setiap tahapan Source to Pay dirancang untuk memastikan proses pengadaan berjalan efisien, transparan, dan sesuai tujuan bisnis.

Berikut adalah tahapan utama dalam proses S2P:

1. Identifikasi kebutuhan: Proses dimulai saat perusahaan membutuhkan barang/jasa atau ingin mendapatkan harga dan syarat yang lebih baik.
2. Pencarian vendor (sourcing): Vendor potensial dicari dan dievaluasi berdasarkan data historis, tren pasar, serta kebutuhan strategis perusahaan.
3. Persiapan permintaan penawaran: Dokumen RFx (RFI, RFP, RFQ) disusun dan dikirim ke vendor untuk mengumpulkan penawaran.
4. Evaluasi dan seleksi vendor: Penawaran dari vendor ditinjau dan dipilih berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
5. Manajemen vendor: Vendor terpilih dimasukkan ke sistem manajemen pemasok dan dilakukan negosiasi harga serta syarat kontrak.
6. Penandatanganan kontrak: Setelah detail disepakati, dokumen kontrak difinalisasi dan ditandatangani oleh kedua pihak.
7. Transisi ke procure to pay: Setelah kontrak aktif, proses berpindah ke tim procurement untuk eksekusi operasional.
8. Procurement: Tim procurement mengelola pembuatan dan pemantauan PR dan PO hingga barang/jasa diterima.
9. Proses invoice oleh finance: Tim keuangan memverifikasi, mencocokkan, dan menyetujui invoice dari vendor sebelum diproses lebih lanjut.
10. Pembayaran ke vendor: Pembayaran dilakukan kepada vendor dan statusnya dikomunikasikan secara transparan untuk menutup siklus S2P.

Automasi dalam Source to Pay

Proses pengadaan yang berjalan manual dan terpisah-pisah sering kali menimbulkan berbagai kendala:

• Banyak pembelian dilakukan di luar kontrak atau katalog resmi.
• Proses tender dan kontrak lambat karena masih pakai email dan dokumen manual; kontrak juga sulit dilacak.
• Sistem tidak terhubung; data vendor dan kontrak tersebar di banyak tempat.
• Banyak invoice tanpa PO, sering terjadi kesalahan dan duplikasi.
• Minim visibilitas anggaran, jadi sulit memproyeksikan kebutuhan kas.

Software Source to Pay (S2P) yang otomatis dan terintegrasi memainkan peran penting. Dengan menyatukan seluruh proses, dari pemilihan vendor, manajemen kontrak, pengadaan, hingga pembayaran, dalam satu platform, perusahaan dapat:

• Mengurangi pekerjaan manual dan mencegah duplikasi data
• Mempercepat proses sourcing hingga pembayaran melalui alur kerja otomatis
• Meningkatkan visibilitas dan kontrol atas pengeluaran
• Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan
• Meningkatkan akurasi data vendor dan anggaran untuk pengambilan keputusan yang lebih baik

Dengan automasi S2P, tim procurement dan keuangan bisa bekerja lebih efisien, responsif, dan strategis, mengurangi beban administratif sekaligus memperkuat tata kelola pengadaan secara menyeluruh.

Rekomendasi software Source to Pay

Untuk perusahaan yang ingin mengotomatiskan seluruh proses pengadaan secara end-to-end, Mekari Officeless adalah pilihan yang tepat. 

Sebagai custom Source to Pay software, Mekari Officeless dirancang untuk mengikuti alur kerja unik di setiap organisasi, baik skala swasta maupun instansi pemerintahan.

Platform ini mendukung automasi penuh dari tahap awal hingga akhir, mencakup:

• Bidding Creation Management: Mengelola proses pengajuan tender secara sistematis dan terdokumentasi.
• Quotation Request (RFQ): Mengirim dan mengelola permintaan penawaran ke vendor secara digital dan terpusat.
• Winning Procurement: Memilih pemenang pengadaan secara transparan berdasarkan evaluasi teknis dan harga.
• Goods & Service Delivery: Memantau penerimaan barang/jasa sesuai kontrak dan dokumen pendukung.
• Payment Management: Mengelola proses pembayaran vendor dengan visibilitas yang jelas dan kontrol yang kuat.

Selain itu, platform ini dapat diintegrasikan dengan Mekari Expense, memungkinkan proses Source to Pay berjalan dalam satu ekosistem terpadu. 

Mulai dari pengajuan, alokasi anggaran, hingga pelaporan biaya dan pembayaran; all connected, all automated.

Pelajari lebih lanjut tentang solusi Source to Pay dari Mekari Officeless. 

Referensi

IBM. ‘’What is source to pay (S2P)?’’
Ivalua. ‘’What is Source-to-Pay (S2P)? Process, Definition and Examples’’
Tipalti. ‘’What is Source-to-pay (S2P)? How Does Source-to-pay Differ from Procure-to-pay?’’