Mekari Insight
- Tanpa sistem yang rapi, pengajuan pembelian bisa cenderung lebih lambat, buat pengadaan boros, lambat, dan rawan kesalahan.
- Software purchase requisition buat proses lebih cepat, transparan, dan aman. Semua permintaan pembelian bisa diajukan, dilacak, dan disetujui dalam satu sistem otomatis yang terhubung ke PO dan pembayaran.
- Mekari Expense bantu perusahaan kelola pengadaan dari permintaan pembelian, approval, hingga pembayaran vendor—semua lebih teratur, hemat waktu, dan terintegrasi dengan akuntansi.
Tanpa alur yang rapi, pembelian apa pun di kantor berisiko membuat anggaran jebol dan berujung pada pemborosan.
Itulah mengapa banyak perusahaan mulai menggunakan purchase requisition, dokumen awal yang menjadi kunci agar semua pembelian tetap terkontrol dan sesuai aturan.
Artikel ini akan membahas apa itu purchase requisition, purchase requisition tracking software yang tepat, dan cara memilihnya.
Apa itu software purchase requisition?
Software purchase requisition (juga dikenal sebagai procure to pay) adalah sistem digital untuk memproses dan mengelola permintaan pembelian secara terstruktur, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga persetujuan internal.
Biasanya, software ini merupakan bagian dari software purchasing, karena purchase requisition adalah tahap awal dalam proses pengadaan.
Tanpa sistem ini, perusahaan rentan mengalami sejumlah kendala, seperti:
- Permintaan tersebar di Excel/email yang tidak terkontrol
- Proses approval lambat dan tidak transparan
- Kesalahan input data dan duplikasi
- Minim visibilitas real-time terhadap status permintaan dan stok
- Risiko kepatuhan dan audit trail yang lemah
Dengan purchase requisition tracking software, alur pengadaan yang lebih efisien, transparan, dan terkontrol sejak tahap permintaan hingga pembayaran.
Pentingnya menggunakan software purchase requisition
Menggunakan software purchase requisition memberikan kontrol, transparansi, dan pertumbuhan bisnis yang lebih sehat.
1. Pengendalian pengeluaran
Setiap permintaan pembelian tercatat dan dapat diverifikasi sesuai kebijakan perusahaan, sehingga mencegah pembelian yang tidak perlu atau di luar anggaran.
2. Transparansi dan akuntabilitas
Setiap tahapan persetujuan terekam otomatis dalam sistem, sehingga mudah ditelusuri saat audit. Ini juga membantu mengurangi praktik manipulatif seperti pembelian fiktif atau mark-up harga.
3. Efisiensi operasional
Proses yang sebelumnya manual—mengirim form, menunggu tanda tangan, input ulang data—bisa dipangkas menjadi satu alur otomatis. Selain cepat dan terstruktur, ini tentunya lebih mudah dipantau oleh pihak yang bertanggung jawab.
4. Perlindungan aset
Setiap barang atau jasa yang dibeli akan otomatis tercatat sebagai aset atau inventaris. Hal ini membantu perusahaan melacak status, lokasi, dan nilai aset secara real-time, serta mencegah kehilangan atau penggunaan yang tidak tercatat.
5. Meminimalisir kesalahan
Otomatisasi menghilangkan risiko human error seperti salah input harga, kuantitas, atau duplikasi form pembelian. Sistem juga bisa diatur untuk mencegah pengajuan yang tidak lengkap atau tidak sesuai format.
6. Pemantauan vendor
Dengan seluruh aktivitas pengadaan dan performa vendor tercatat dalam satu sistem, tim procurement dapat dengan mudah menilai konsistensi, ketepatan waktu, dan kualitas vendor. Ini juga mendukung proses tender atau re-evaluasi vendor secara objektif.
Baca Juga: Mengenal Vendor Risk Management & Cara ImplementasinyaPerbedaan purchase request dan purchase order
Dalam proses pengadaan barang atau jasa, dua dokumen penting yang sering digunakan adalah Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO). Meski keduanya berkaitan erat, keduanya memiliki fungsi, tujuan, dan posisi yang berbeda dalam alur pengadaan.
| Aspek | Purchase Request (PR) | Purchase Order (PO) |
|---|---|---|
| Fungsi utama | Permintaan internal untuk membeli barang/jasa | Dokumen resmi untuk membeli dari vendor |
| Sifat dokumen | Internal | Eksternal |
| Siapa yang membuat | Karyawan atau tim dari departemen pemohon | Tim procurement atau purchasing setelah PR disetujui |
| Tujuan | Meminta persetujuan sebelum pembelian | Mengonfirmasi dan mengikat secara hukum pembelian kepada vendor |
| Isi dokumen | Deskripsi kebutuhan, estimasi jumlah dan harga | Rincian pesanan: item, jumlah, harga, syarat pengiriman, dan termin pembayaran |
| Peran dalam proses pengadaan | Langkah awal, sebagai dasar pertimbangan dan kontrol internal | Langkah lanjutan, sebagai komitmen resmi untuk pengadaan |
| Proses persetujuan | Disetujui oleh manajer departemen, keuangan, atau tim procurement | Ditinjau untuk kepatuhan dan dikirim ke vendor setelah disetujui secara internal |
| Peran dalam audit | Mendukung audit internal, transparansi permintaan pembelian | Penting untuk audit eksternal, pelacakan pengeluaran, dan pencatatan aset/inventaris |
Secara ringkas, Purchase Request (PR) adalah langkah awal untuk memvalidasi kebutuhan dan anggaran secara internal, sedangkan Purchase Order (PO) adalah dokumen formal yang digunakan untuk melakukan pembelian dan menjalin komitmen hukum dengan vendor.
Cara memilih purchase requisition tracking software yang tepat
Dengan mempertimbangkan fitur-fitur penting ini, Anda bisa memilih purchase requisition tracking software yang bukan hanya mempermudah pengajuan pembelian, tapi juga memperkuat kontrol anggaran, kolaborasi lintas tim, dan efisiensi operasional secara menyeluruh
1. Kelola pengajuan pembelian dalam satu platform
Pilih software yang memungkinkan karyawan mengajukan permintaan pembelian langsung dari satu sistem terintegrasi, tanpa perlu menggunakan spreadsheet, email, atau chat terpisah.
Ini membantu mempercepat alur kerja, memastikan semua pengajuan terdokumentasi, dan memudahkan tracking statusnya.
2. Pastikan visibilitas status permintaan
Software yang baik harus memberikan visibilitas real-time terhadap status pengajuan—apakah sedang ditinjau, disetujui, atau ditolak.
Hal ini mencegah keterlambatan karena miskomunikasi dan membuat semua pihak yang terlibat bisa memantau progres dengan mudah.
3. Integrasi otomatis dengan purchase order dan invoice
Idealnya, software purchase requisition juga terhubung langsung dengan sistem pembuatan purchase order (PO) dan purchase invoice, sehingga tidak perlu input data ulang.
Setelah PR disetujui, PO bisa dibuat otomatis, dan invoice vendor bisa langsung dicocokkan untuk mempercepat pembayaran.
Baca Juga: Purchase Order (PO) Management Software: Manfaat & Cara Kerja4. Manajemen vendor yang terpusat
Pilih software yang memiliki fitur manajemen vendor dalam platform yang sama. Ini penting agar informasi vendor selalu akurat, up-to-date, dan mudah dipanggil saat dibutuhkan dalam proses pembelian.
Mengurangi risiko human error dan mempercepat proses pengadaan.
Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform5. Daftar produk sesuai kebijakan perusahaan
Cari software yang memungkinkan pengelolaan product list atau katalog barang yang telah disetujui perusahaan. Ini mencegah pembelian barang di luar standar dan memudahkan karyawan memilih item yang tepat saat mengajukan permintaan.
6. Otomasi pembayaran tagihan & dukungan pembayaran berulang
Untuk perusahaan yang menangani banyak vendor atau langganan, penting memilih software yang mendukung pembayaran tagihan secara online dan otomatis.
Fitur ini juga mendukung pembayaran rutin seperti tunjangan atau biaya operasional lainnya—terutama jika terhubung dengan HRIS.
7. Integrasi dengan software akuntansi
Agar proses rekonsiliasi dan pencatatan transaksi lebih efisien, pastikan software purchase requisition dapat terintegrasi langsung dengan sistem akuntansi seperti Mekari Jurnal. Ini membantu menghindari input ganda dan mempermudah pelaporan keuangan.
Rekomendasi software purchase requisition
Untuk perusahaan yang ingin mengelola proses pengadaan secara efisien dan terintegrasi, Mekari Expense adalah solusi yang sangat direkomendasikan.
Sebagai software expense management yang dilengkapi fitur purchase management, Mekari Expense memfasilitasi seluruh alur dari purchase requisition (PR), purchase order (PO), hingga pembayaran vendor—semua dalam satu platform.
Fitur Purchase Requisition di Mekari Expense dirancang lengkap dan fleksibel, dengan kapabilitas berikut:
- Pilih vendor langsung saat membuat PR untuk mempercepat proses pengadaan.
- Custom approval berlapis, menyesuaikan nilai transaksi atau jenis pengadaan.
- Lihat, batalkan, atau edit detail PR dengan akses sesuai peran.
- Approver dapat konfirmasi/ganti vendor yang dipilih, sesuai kebutuhan.
- Ajukan revisi atau langsung setujui pengajuan PR dari dashboard persetujuan.
- Sinkronisasi manual ke Mekari Jurnal, untuk kemudahan rekonsiliasi laporan keuangan.
Mekari menyediakan solusi lengkap untuk pengadaan yang lebih rapi, cepat, dan efisien. Yuk, coba gratis sekarang.
Referensi
Lapala. ”Purchase requisition software: Complete guide to choosing the best one”
