8 Spend Management Software Terbaik untuk Perusahaan Indonesia

Spend management software membantu perusahaan mengontrol pengeluaran secara efisien, terstruktur, dan sesuai anggaran. Namun, tidak semua platform cocok untuk konteks bisnis di Indonesia; terutama soal pajak, vendor, hingga standar pelaporan. 

Di artikel ini, Mekari merangkum 8 spend management software terbaik yang bisa jadi solusi. Baca lebih lanjut.

Spend management untuk perusahaan di Indonesia

Selain mencatat transaksi, mengelola pengeluaran bisnis juga memastikan kepatuhan terhadap aturan yang berlaku. 

Di Indonesia, tantangan ini cukup unik karena belum banyak spend management software yang benar-benar mampu menyesuaikan diri dengan regulasi lokal. Misalnya, perusahaan sering membutuhkan fitur seperti:

• Mapping kode pajak per kategori belanja agar pencatatan lebih akurat dan selaras dengan ketentuan perpajakan.
• Validasi PKP (Pengusaha Kena Pajak) yang relevan untuk transaksi tertentu.
• Validasi identitas vendor melalui NPWP atau NIK yang sah, guna mencegah risiko kepatuhan.
• Dukungan untuk audit serta laporan PSAK/IFRS, sehingga laporan keuangan tetap sesuai standar.

Sayangnya, software dengan spesifikasi sedetail ini masih jarang tersedia khusus untuk pasar Indonesia. 

Namun, beberapa solusi spend management global maupun regional sudah menghadirkan fitur lengkap yang secara umum bisa memenuhi kebutuhan perusahaan, mulai dari kontrol anggaran, otomatisasi persetujuan, hingga integrasi dengan sistem akuntansi dan keuangan.

Baca Juga: Panduan Spend Management System: Strategi, KPI, Rekomendasi

Di bawah ini adalah rekomendasi spend management software terbaik yang dapat dipertimbangkan oleh perusahaan di Indonesia.

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah satu-satunya spend management software lokal di Indonesia yang memusatkan seluruh pengeluaran bisnis dalam satu platform terintegrasi. 

Platform ini memusatkan seluruh aktivitas pengeluaran, dari reimbursement, pembelian, hingga alokasi anggaran, dalam satu sistem terpadu.

Terintegrasi penuh dengan Mekari Jurnal (software akuntansi) dan Mekari Talenta (software SDM), solusi ini mendukung pengambilan keputusan finansial yang cepat dan tepat.

Fitur utama berdasarkan kategori:

1. T&E (Travel & Expense)

Pengelolaan pengeluaran karyawan saat perjalanan dinas dan aktivitas operasional.

• Reimbursement: Klaim biaya operasional karyawan berbasis bukti digital
• Cash Advance: Permintaan dana di muka sesuai kebijakan dan batas anggaran
• Business Trip: Perencanaan dan pelacakan biaya perjalanan dinas secara terpusat

2. Account Payable

Otomatisasi pencatatan dan kontrol tagihan vendor.

• Purchase Invoice: Input & pelunasan faktur pembelian dari vendor
• XPM Balance: Monitoring saldo anggaran secara real-time

3. Sourcing Management

Manajemen data dan validasi vendor.

• Vendor Management: Penyimpanan data, validasi legalitas (NPWP, PKP), serta pemantauan performa vendor secara terpusat dan terdokumentasi

4. Spend Control

Pengendalian transaksi agar sesuai anggaran & kebijakan.

• Virtual Corporate Card (VCC): Kartu digital dengan batasan nilai transaksi yang dapat diatur sesuai kebutuhan per karyawan atau tim
• Custom Policy: Penerapan aturan pengeluaran berdasarkan jabatan, divisi, atau jenis belanja
• Multi-level Approval: Alur persetujuan bertingkat untuk setiap transaksi, sesuai struktur organisasi
• Multi-Accounts: Pengelolaan anggaran berdasarkan akun atau unit bisnis terpisah untuk pelacakan yang lebih rapi

Keunggulan Mekari Expense:

• Prediktabilitas pengeluaran: Laporan pengeluaran terbaru dan nilai tukar mata uang yang diperbarui secara real-time
• Meminimalkan pengeluaran berlebih: Aturan pengeluaran yang dapat disesuaikan, kontrol saldo anggaran, dan batasan penggunaan kartu
• Mengurangi risiko penyalahgunaan: Proses persetujuan bertingkat untuk mencegah transaksi yang tidak sah
• Mempercepat alokasi anggaran: Pembagian anggaran yang cepat dan akurat melalui sistem multi-akun

Mekari Expense dibangun khusus untuk Indonesia: mendukung mata uang Rupiah, kepatuhan pajak lokal, dan alur kerja bisnis dalam negeri. 

Dipercaya oleh banyak CFO Indonesia sebagai alternatif unggulan dibandingkan solusi global generik yang tidak selalu relevan dengan kebutuhan pasar lokal.

2. Spendesk

Spendesk adalah platform spend management berbasis Eropa yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan pengeluaran perusahaan melalui kombinasi kartu perusahaan (fisik & virtual) dan sistem reimbursement digital.

Fitur utama:

• Pembuatan kartu perusahaan virtual dan fisik dengan batas dan aturan belanja
• Pengajuan reimbursement mudah via mobile (foto struk langsung tercatat otomatis)
• Alur persetujuan yang bisa dikustomisasi per tim atau kategori pengeluaran
• Manajemen invoice otomatis dan integrasi dengan software akuntansi
• Pelacakan pengeluaran secara real-time di satu dashboard terpadu

Cocok untuk: Startup dan perusahaan kecil hingga menengah di Eropa dan AS yang butuh kontrol pengeluaran lebih ketat, terutama dengan tim remote atau pertumbuhan cepat.

3. Payhawk

Payhawk adalah solusi spend management global yang fokus pada perusahaan dengan operasi multinasional dan kompleksitas keuangan tinggi.

Fitur utama:

• Kartu perusahaan terintegrasi dengan anggaran tim dan kontrol otomatis (limit, auto-blocking)
• Dukungan global di 30+ negara dan 60+ bahasa, cocok untuk pengeluaran lintas negara
• Reimbursement dalam 50+ mata uang melalui Wise
• Alur persetujuan pengeluaran yang fleksibel via aplikasi
• OCR cerdas untuk ekstraksi dan kategorisasi otomatis dari invoice

Cocok untuk: Perusahaan menengah hingga besar dengan banyak entitas atau cabang di berbagai negara, serta kebutuhan pembayaran lintas mata uang dan regulasi.

4. Moss

Moss adalah platform asal Jerman yang menyediakan kartu perusahaan fleksibel dan alat untuk mengelola anggaran, reimbursement, serta pelacakan pengeluaran.

Fitur utama:

• Pilihan kartu debit/kredit (fisik & virtual) yang bisa dikustomisasi: satu kali pakai, langganan, atau bulanan
• Dashboard real-time untuk melihat semua transaksi per kartu
• Digitalisasi proses reimbursement dengan OCR otomatis
• Fitur manajemen anggaran & dashboard khusus untuk pemilik anggaran

Cocok untuk: Perusahaan menengah di kawasan Eropa yang ingin fleksibilitas tinggi dalam penggunaan kartu dan kontrol anggaran yang terdistribusi ke tiap unit.

5. Teampay

Teampay adalah software spend management berbasis di AS yang menekankan pengeluaran terkontrol dan terotomisasi sejak tahap permintaan hingga pembayaran.

Fitur utama:

• Proses permintaan dan persetujuan pengeluaran berbasis chat (terintegrasi dengan Slack/Teams)
• Otomatisasi PO dan pencatatan transaksi ke sistem akuntansi
• Kartu virtual instan sesuai permintaan tim atau proyek
• Real-time tracking dan pelaporan anggaran

Cocok untuk: Perusahaan teknologi dan tim agile berbasis di AS yang mencari pengeluaran yang lebih terkontrol dan transparan, tanpa membebani tim keuangan.

6. Airbase

Airbase menawarkan sistem spend management end-to-end dengan fitur otomasi kuat untuk proses akuntansi dan pengeluaran yang kompleks.

Fitur utama:

• Workflow persetujuan yang dapat dikustomisasi sesuai struktur organisasi
• Reimbursement lintas mata uang dalam 5 currency
• Audit trail lengkap untuk setiap transaksi
• Proses AP (accounts payable) dengan AI dan OCR otomatis
• Portal vendor mandiri untuk onboarding dan update data

Cocok untuk: Perusahaan menengah hingga enterprise di AS dengan kebutuhan pelacakan dan kontrol keuangan menyeluruh, serta integrasi mendalam ke sistem akuntansi.

7. BILL (Spend & Expense)

Dulunya dikenal sebagai Divvy, BILL menyediakan solusi manajemen pengeluaran yang cocok untuk bisnis yang mencari opsi gratis namun tetap lengkap.

Fitur utama:

• Kontrol pengeluaran yang dapat disesuaikan dengan kebijakan internal
• Kartu virtual (Divvy) untuk keamanan transaksi dan pencegahan fraud
• Akses ke credit line untuk kebutuhan pembiayaan bisnis
• Mobile app untuk pelaporan dan pemantauan pengeluaran
• Visualisasi data pengeluaran secara instan

Cocok untuk: Usaha kecil dan menengah di AS yang ingin memulai digitalisasi pengeluaran dengan biaya minim, namun tetap membutuhkan kontrol dan visibilitas.

8. Ramp

Ramp adalah solusi all-in-one yang menggabungkan manajemen pengeluaran, automasi keuangan, dan insight keuangan dalam satu platform.

Fitur utama:

• Insight pengeluaran real-time dan analisis efisiensi
• Batas pengeluaran berdasarkan vendor atau kategori
• Integrasi mendalam dengan tools seperti Slack, QuickBooks, Xero
• AI untuk input data AP & pencocokan tiga dokumen (invoice, PO, GR)
• Pelacakan penghematan dari setiap keputusan pengeluaran

Cocok untuk: Startup, scale-up, dan perusahaan teknologi yang ingin mengoptimalkan biaya operasional dengan bantuan automasi dan insight finansial berbasis data.

9. Yokke! 

Yokke! bukan platform spend management sepenuhnya, namun bisa mendukung bagian dari sistem tersebut dengan menyediakan solusi kartu perusahaan berbasis debit dan integrasi ke sistem akuntansi lokal.

Fitur utama:

• Kartu debit korporat untuk berbagai kebutuhan operasional
• Kontrol limit dan penggunaan per karyawan
• Rekonsiliasi pengeluaran langsung ke software keuangan lokal
• Dukungan integrasi dengan platform seperti Jurnal dan Klikpajak

Cocok untuk: Perusahaan di Indonesia yang belum butuh sistem spend management lengkap, namun ingin memulai kontrol pengeluaran karyawan secara digital dan terintegrasi.

Pertimbangan fitur dalam memilih spend management software

Berikut adalah fitur-fitur utama yang perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan platform mana yang akan digunakan:

1. Procure-to-pay (P2P)

Fitur ini mencakup seluruh proses dari permintaan pembelian hingga pembayaran. Penting untuk memastikan software dapat mengelola:

• Katalog internal dan vendor marketplace
• Otomatisasi alur PR ke PO, termasuk pembuatan kontrak dan release order
• Three-way match (invoice, PO, dan penerimaan barang) dengan toleransi perbedaan dan fitur penyelesaian dispute
• Proses goods receipt (GR)
• Kontrol anggaran saat PR/PO, baik berupa hard stop (penolakan otomatis) maupun soft stop (peringatan)

Baca Juga: Procure to Pay (P2P): Proses dan Cara Efisiensi Pengadaan

2. Accounts payable (AP) automation

Automasi akun utang mempermudah proses pembayaran dan meningkatkan efisiensi. Beberapa fitur penting meliputi:

• Pengenalan data invoice otomatis melalui OCR dan validasi duplikat
• Alur persetujuan (approval routing) yang fleksibel
• Penjadwalan pembayaran dan payment run ke banyak bank
• Rekonsiliasi otomatis serta pemantauan status invoice secara real-time

Baca Juga: Account Payable Turnover: Definisi, Rumus, Cara Hitung

3. Travel & expense (T&E) dan corporate card

Pengeluaran perjalanan dinas dan biaya operasional perlu dikontrol dengan sistem yang transparan dan mobile-friendly. Fitur yang sebaiknya ada:

• Pengaturan kebijakan perjalanan, limit biaya, per diem, dan mileage
• Integrasi dengan kartu korporat (card feed) untuk rekonsiliasi otomatis
• Mobile receipt capture dan auto-coding transaksi ke akun COA/GL

4. Vendor management

Manajemen vendor yang baik tidak hanya soal onboarding, tapi juga soal kepatuhan dan kinerja. Pastikan software mendukung:

• Proses onboarding dan verifikasi identitas (KYC)
• Validasi NPWP dan status PKP vendor
• Pemantauan SLA, evaluasi kinerja vendor, serta pengelolaan kontrak dan masa berlakunya

Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform

5. Spend analytics dan insights

Analisis pengeluaran membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan data, bukan asumsi. Fitur yang dibutuhkan antara lain:

• Spend cube yang menyajikan data berdasarkan kategori, vendor, dan unit bisnis
• Identifikasi potensi penghematan dan konsolidasi vendor
• Deteksi anomali atau indikasi fraud, serta forecast belanja terhadap hasil yang dicapai

Baca Juga: Panduan Spend Analysis: Cara, Contoh Metode, Sumber Data, Tools

6. Integrasi dan standar keamanan

Spend management tidak bisa berdiri sendiri; harus terhubung dengan sistem lain dan tetap aman. Beberapa hal yang wajib ada:

• Integrasi dengan ERP/GL (jurnal, COA), HRIS/SSO (role & cost center), bank (VA, BI-FAST), dan sistem perpajakan (e-Faktur, bukti potong PPh)
• Dukungan multi-entitas, multi-mata uang, PPN (terutang & tidak), serta proyek dengan retensi atau termin
• Standar keamanan tinggi: SSO, kontrol akses berbasis peran, enkripsi, audit log menyeluruh, dan sertifikasi seperti ISO 27001

Rekomendasi spend management software terbaik

Dari berbagai pilihan yang tersedia, Mekari Expense layak menjadi rekomendasi utama software Spend Management Indonesia terbaik, untuk perusahaan lokal.  

Dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis dalam negeri, Mekari Expense menghadirkan kontrol anggaran yang terprediksi dan bebas overspend.

Terhubung langsung dengan Mekari Jurnal untuk pembukuan dan Mekari Talenta untuk manajemen SDM, Mekari Expense memberi efisiensi operasional yang sulit ditandingi software global yang belum tentu cocok dengan konteks lokal.

Beberapa fitur penting yang menunjukkan kapabilitas Mekari Expense sebagai solusi spend management unggulan meliputi:

• Multi-level approval untuk mengurangi potensi fraud
• Custom policy dan VCC (Virtual Corporate Card) untuk membatasi pengeluaran sesuai anggaran
• Purchase invoice dan XPM balance untuk memastikan kepatuhan dalam pengelolaan tagihan
• Vendor management yang membantu proses sourcing sesuai regulasi lokal
• Multi-accounts untuk mempercepat alokasi anggaran lintas divisi atau unit

Mekari Expense adalah solusi software Spend Management Indonesia yang tepat—dibangun untuk bisnis Indonesia, oleh tim yang memahami Indonesia.

Referensi

Payhawk. ”10 Best Spend Management Platforms”
Spendesk. ”10 top spend management software solutions for 2025”