7 Rekomendasi Software Purchase Order untuk Pengadaan Bisnis

Software purchase order mengotomatiskan seluruh alur pengadaan, mulai dari pembuatan PO, persetujuan, hingga pelacakan status pembelian. Dengan sistem yang tepat, Anda bisa menghemat waktu, meningkatkan akurasi, dan menjaga stok tetap optimal tanpa pemborosan.

Artikel ini akan membahas pengertian software PO, fungsinya dalam pengadaan barang atau jasa, serta memberikan 7 rekomendasi software terbaik yang dapat menunjang efisiensi proses procurement di berbagai jenis bisnis.

Apa itu software purchase order?

Software purchase order (PO) adalah sistem digital yang digunakan untuk mengotomatisasi proses pembuatan, persetujuan, pengiriman, dan pelacakan purchase order (pesanan pembelian). 

Dengan software ini, proses pengadaan barang atau jasa menjadi lebih cepat, efisien, dan terkontrol, tanpa perlu dokumen fisik atau input manual berulang.

Perbedaan antara PO manual dan digital

Peran software PO dalam siklus procurement

Software PO adalah bagian penting dari siklus procure-to-pay, yaitu proses pengadaan dari permintaan hingga pembayaran. Beberapa peran kunci software PO:

• Mengubah permintaan pembelian menjadi PO secara otomatis
• Mempermudah proses persetujuan internal dengan alur kerja digital
• Mengirim PO ke vendor dengan cepat dan tercatat
• Memberikan visibilitas penuh atas status pesanan
• Menghubungkan data PO ke sistem akuntansi dan pembayaran

Komponen utama dalam software PO

Agar proses procurement berjalan lancar, software PO umumnya memiliki fitur-fitur berikut:

• Pembuatan PO otomatis: Input kebutuhan pembelian secara digital dengan format yang distandarisasi.
• Approval workflow: Alur persetujuan yang bisa disesuaikan berdasarkan nominal atau jenis transaksi.
• Manajemen vendor: Database vendor lengkap dengan riwayat transaksi dan performa kerja.
• Pelacakan dan notifikasi: Status PO (diajukan, disetujui, dikirim, diterima) bisa dilacak real-time, lengkap dengan notifikasi otomatis.
• Integrasi sistem: Terhubung ke sistem ERP, akuntansi, atau inventory untuk menyatukan data antar fungsi.

Baca Juga: Purchase Order (PO) Management Software: Manfaat & Cara Kerja

Rekomendasi software purchase order

Berikut adalah 7 rekomendasi software purchase order terbaik untuk mengotomatisasi seluruh proses pembelian perusahaan. 

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah spend management software dengan modul procurement lengkap yang menyediakan software purchase order, memungkinkan perusahaan mengelola seluruh proses pembelian dari pembuatan PO hingga pembayaran vendor secara end-to-end.

Fitur purchase order memungkinkan pembuatan PO dengan detail vendor, produk, gudang, dokumen pendukung, serta pengajuan deposit langsung dalam alur PO, termasuk pelacakan status pembayaran dan rekonsiliasi otomatis dengan purchase invoice.

Kapabilitas utama yang tersedia dalam modul purchase order:

• Purchase Request (PR) & PO: Mengotomatisasi pengajuan PR dan menghasilkan PO secara otomatis setelah disetujui.
• Goods Receipt (GRN): Mencatat penerimaan barang dan memverifikasi kesesuaian dengan PO.
• Invoice Matching (3-way match): Mencocokkan PO, GRN, dan invoice untuk memastikan pembayaran yang akurat.
• Payment Processing: Mengelola pembayaran vendor, termasuk deposit, dengan pelacakan status secara real-time.
• Inventory Integration: Menghubungkan proses pembelian dengan data stok untuk memantau persediaan secara langsung.
• Vendor Management: Mengelola informasi dan histori vendor dalam satu sistem terpusat.
• Approval Workflow: Mengatur alur persetujuan PO dan deposit berdasarkan jabatan, departemen, atau nilai transaksi.
• Pembuatan PO lengkap: Membuat PO dengan detail vendor, produk, gudang, dan dokumen pendukung.
• Deposit Request dalam PO: Mengajukan dan memproses deposit langsung dari alur pembuatan PO.
• Centralized Approval Menu: Mengelola persetujuan PO, deposit, dan pembayaran dalam satu dashboard.
• Automated Reconciliation: Menautkan dan merekonsiliasi deposit dengan purchase invoice secara otomatis (manual atau OCR).
• Purchasing Data Management: Mengelola vendor, produk, warehouse, dan alokasi pembayaran dalam modul purchasing.

Cocok digunakan oleh:

Perusahaan di sektor manufaktur, distribusi, retail, profesional services, dan industri lainnya yang memiliki proses pembelian vendor berulang dan membutuhkan kontrol pengadaan yang terintegrasi.

Baca Juga: Software Purchase Requisition: Penjelasan Terlengkap & Cara Memilih

2. Precoro

Software purchase order yang berfokus pada pengendalian anggaran dan manajemen pengeluaran. 

Fitur dasar:

• Pengajuan PO dan PR dapat dilakukan dengan cepat hanya dalam satu kali klik.
• Terdapat notifikasi real-time yang dikirimkan kepada pengguna ketika PO disetujui atau ditolak.
• Status PO dapat dilacak secara transparan, mencakup seluruh siklus pengadaan.

Kekurangan:

• Fitur manajemen inventaris lanjutan masih terbatas karena fokus utama adalah pada proses pembelian dan penganggaran.
• Integrasi dengan sistem ERP lama (legacy ERP) memerlukan proses integrasi khusus yang kompleks.
• Proses pelaporan dan kustomisasi formulir memerlukan pemahaman tambahan, khususnya bagi pengguna baru.

Keunggulan dan segmentasi pengguna: Sesuai untuk bisnis kecil hingga menengah (SMB) yang memiliki kebutuhan tinggi dalam mengontrol anggaran serta memerlukan visibilitas penuh atas pengeluaran sebelum PO diterbitkan.

Harga: Skema harga menyesuaikan kebutuhan pengguna. Tersedia uji coba gratis (free trial).

3. Total ERP – Purchase Order System

Aplikasi PO berbasis web yang sudah terintegrasi penuh dengan sistem ERP, dengan interface yang ramah pengguna.

Fitur dasar:

• Pengajuan PO dan PR dapat dilakukan secara langsung dari interface web maupun mobile.
• Pengguna menerima notifikasi persetujuan PO secara otomatis.
• Terdapat fitur pelacakan status PO dan pembayaran vendor yang terintegrasi.

Kekurangan:

• Biaya implementasi cukup tinggi karena sistem terintegrasi dengan ERP secara keseluruhan.
• Penyesuaian awal (customization) memerlukan waktu implementasi yang relatif panjang serta melibatkan tim IT internal.
• Harga bersifat khusus (custom), dan umumnya tidak langsung diinformasikan secara terbuka, tergantung pada modul yang dipilih.

Keunggulan dan segmentasi pengguna: Sistem ini mendukung penggunaan tak terbatas (unlimited users) tanpa biaya tambahan per pengguna, dan dapat diimplementasikan secara fleksibel. 

Cocok untuk perusahaan dengan banyak cabang atau divisi yang memerlukan sistem procurement terpusat, termasuk pengadaan berbasis tender maupun RFQ/ITQ online.

Harga: Penawaran harga disesuaikan berdasarkan fitur dan modul yang dipilih.

4. EQUIP ERP – Procurement Module

Software ERP buatan Indonesia dengan modul pembelian (procurement) yang komprehensif dan mudah digunakan. 

Fitur dasar:

• Pengajuan permintaan dan pembuatan PO dilakukan secara terpusat dalam sistem.
• Mendukung notifikasi otomatis untuk proses approval PO bertingkat.
• Pelacakan menyeluruh terhadap pengadaan jangka panjang (blanket order) serta perhitungan total biaya pengadaan (landed cost).

Kekurangan:

• Karena merupakan solusi ERP terpadu, harganya tergolong tinggi dan mungkin kurang relevan untuk bisnis berskala kecil.
• Ketergantungan terhadap vendor cukup tinggi untuk kebutuhan dukungan teknis dan pemeliharaan sistem.
• Meskipun mendukung bahasa Indonesia, proses adopsi pengguna memerlukan pelatihan yang komprehensif.

Keunggulan dan segmentasi pengguna: Solusi all-in-one yang cocok untuk berbagai sektor industri, dilengkapi dengan dukungan bahasa Indonesia dan fitur perhitungan biaya total. Sangat ideal bagi perusahaan berskala besar (enterprise) dengan aktivitas operasional multi-lokasi dan kebutuhan pengadaan serta manajemen inventaris yang kompleks.

Harga: Penawaran harga bersifat khusus, disertai opsi demo gratis.

5. Xero

Software akuntansi berbasis cloud dengan fitur PO yang sudah terintegrasi ke dalam sistem pembukuan.

Fitur dasar:

• Pembuatan dan pengiriman PO dapat dilakukan langsung dari template yang tersedia.
• Terdapat notifikasi otomatis mengenai status pembayaran vendor dan pengeluaran.
• Fitur pelacakan menyeluruh atas tagihan serta hutang dagang (Accounts Payable).

Kekurangan:

• Fitur PO masih bersifat dasar dan tidak menyediakan sistem persetujuan berjenjang (multi-level approval) yang kuat.
• Untuk kebutuhan manajemen stok lanjutan, memerlukan integrasi dengan aplikasi pihak ketiga.
• Lebih berfungsi sebagai aplikasi pembukuan, bukan sebagai sistem procurement murni.

Keunggulan dan segmentasi pengguna: Sangat sesuai untuk usaha kecil dan menengah (UKM) yang ingin mengelola pembelian serta keuangan secara terintegrasi dalam satu sistem. Kelebihan utamanya adalah integrasi langsung antara modul PO, pembukuan, dan bank.

Harga: Menggunakan model berlangganan bertingkat (tiered subscription) dengan harga transparan.

6. RED ERP – Procurement Module

Software ERP buatan lokal dengan modul procurement yang lengkap dan kepatuhan tinggi terhadap regulasi Indonesia.

Fitur dasar:

• Pembuatan PO dan PR terintegrasi langsung dengan sistem manajemen inventaris.
• Mendukung notifikasi otomatis untuk proses approval serta pembaruan status pengiriman.
• Menyediakan pelacakan menyeluruh terhadap riwayat pengadaan dan dokumen pendukung lainnya.

Kekurangan:

• Biaya awal untuk implementasi dan lisensi tergolong tinggi.
• Terdapat risiko ketergantungan terhadap vendor (vendor lock-in) dalam hal pengembangan lanjutan.
• interface pengguna (UI/UX) belum semodern platform global berbasis cloud.

Keunggulan dan segmentasi pengguna: Dirancang khusus untuk kebutuhan lokal, termasuk kepatuhan terhadap perpajakan dan pelaporan keuangan Indonesia. Sangat cocok untuk perusahaan manufaktur, distribusi, dan logistik yang beroperasi secara nasional dan membutuhkan sistem pengadaan yang terintegrasi.

Harga: Model harga disesuaikan berdasarkan paket modul yang dibutuhkan oleh perusahaan.

7. Kissflow

Platform low-code/no-code yang memungkinkan pengguna merancang dan mengotomatiskan proses pengadaan sesuai kebutuhan bisnis, tanpa perlu keterampilan pemrograman.

Fitur dasar:

• Pengajuan formulir pembelian yang langsung memicu alur kerja PO otomatis.
• Notifikasi real-time mengenai tugas yang harus diselesaikan atau persetujuan yang diperlukan.
• Visualisasi status dan alur dokumen melalui dashboard yang mudah dipahami.

Kekurangan:

• Bukan merupakan sistem ERP terpadu, sehingga memerlukan integrasi API dengan sistem lain seperti akuntansi atau ERP.
• Meskipun berbasis no-code, pembuatan alur kerja yang kompleks tetap memerlukan pemahaman mendalam terhadap proses bisnis.
• Skalabilitas dan keamanan masih berada di bawah level platform low-code kelas enterprise.

Keunggulan dan segmentasi pengguna: Sangat sesuai untuk divisi atau tim yang ingin melakukan uji coba otomasi pengadaan dengan cepat, tanpa harus langsung berinvestasi pada sistem ERP besar. Memberikan keleluasaan dalam merancang proses internal yang efisien dan spesifik terhadap kebutuhan.

Harga: Model berlangganan bertingkat, umumnya dihitung berdasarkan jumlah pengguna dan kompleksitas alur kerja.

Aplikasi & software purchase order terbaik

Mekari Expense adalah software purchase order terbaik yang mendukung otomatisasi penuh proses pembelian, mulai dari permintaan, persetujuan, penerbitan PO, pengajuan deposit, pembayaran ke vendor, hingga pelacakan status, semuanya dalam satu dashboard terintegrasi.

Memilih software PO yang terhubung dengan spend management software seperti Mekari Expense memberikan banyak manfaat, antara lain:

• Memantau status pembelian dan deposit secara real-time, tanpa proses manual
• Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan pembelian dan anggaran
• Menjaga hubungan dengan vendor melalui pembayaran yang tepat waktu
• Mengurangi beban kerja administratif tim keuangan dengan proses yang otomatis dan terdokumentasi

Solusi ini sangat ideal bagi perusahaan yang ingin mempercepat proses pengadaan sekaligus menjaga kontrol atas pengeluaran. Hubungi tim kami dan coba gratis Mekari Expense sekarang.