17 Software Pendidikan untuk Manajemen Administratif & Akademik

Software pendidikan adalah bagian dari operasi sekolah dan kampus. Software ini membantu institusi pendidikan mengelola aspek akademik, administratif, hingga keuangan dalam satu platform terpadu. 

Proses yang sebenarnya manual, seperti absensi, penggajian, pengadaan, hingga komunikasi dengan siswa dan orang tua, dapat berjalan lebih cepat dan transparan. 

Tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, software pendidikan mampu menghadirkan pengalaman belajar yang lebih baik bagi siswa, tenaga pendidik, dan staf administrasi. 

Pentingnya software pendidikan bagi institusi

Software pendidikan bukan sekadar solusi digital biasa, ia membantu meningkatkan efisiensi administrasi dan mendorong manajemen sekolah yang lebih efektif. 

Saat ini, banyak institusi sudah mulai memanfaatkan aplikasi pendidikan yang menggabungkan fungsi akademik dan administratif dalam satu platform terpadu. Banyak di antaranya dikembangkan oleh agensi yang memang fokus di bidang teknologi edukasi.

Contohnya:

• Software yang digunakan untuk mencatat kehadiran siswa, menyimpan data mereka, dan mengirimkan informasi tersebut ke orang tua.
• Software yang dirancang khusus untuk mendukung aspek manajemen internal, seperti pengelolaan SDM, laporan keuangan, hingga pengadaan sekolah

Dengan bantuan teknologi yang tepat, sekolah dan lembaga pendidikan dapat fokus pada hal yang paling penting: memberikan pengalaman belajar terbaik bagi para siswa.

Software manajemen SDM & kehadiran dosen/staf

Institusi pendidikan mengelola beragam jenis tenaga kerja. Dengan banyaknya variasi status dan jadwal kerja, pengelolaan SDM secara manual sangat berisiko menimbulkan kesalahan, keterlambatan, dan ketidakteraturan.

Karena itu, dibutuhkan sistem digital yang mampu mengelola data kepegawaian secara terpusat. 

Kebutuhan umum dalam pengelolaan SDM di sektor pendidikan meliputi:

• Presensi digital untuk guru, staf, dan karyawan operasional dengan sistem yang fleksibel
• Pengaturan shift kerja dan izin kehadiran yang bisa diawasi oleh manajemen
• Otomatisasi perhitungan gaji, pajak, dan tunjangan berdasarkan status dan jam kerja
• Penyimpanan dan pengelolaan data kepegawaian, kontrak, cuti, dan lembur dalam satu sistem

1. Mekari Talenta 

Mekari Talenta adalah platform HRIS berbasis cloud yang dirancang untuk menjawab kebutuhan pengelolaan SDM secara menyeluruh di institusi pendidikan, dari skala sekolah hingga jaringan lembaga pendidikan nasional. 

Mekari Talenta tidak hanya mengelola absensi dan penggajian, tapi juga membangun sistem administrasi kepegawaian yang rapi, akurat, dan otomatis.

Fitur unggulan dan keunggulannya untuk institusi pendidikan:

• Absensi online berbasis GPS dan selfie: Guru atau staf dapat melakukan presensi langsung dari smartphone, dengan verifikasi lokasi dan waktu. Cocok untuk institusi dengan banyak cabang atau kegiatan di luar kantor (misalnya pelatihan lapangan atau home visit).
• Manajemen shift dan jadwal kerja yang fleksibel: Pengaturan jam masuk untuk staf operasional, guru kelas pagi/sore, atau pegawai dengan jam tidak tetap bisa disesuaikan. Sistem akan otomatis menghitung keterlambatan, kehadiran, dan lembur.
• Payroll otomatis sesuai struktur lembaga: Mekari Talenta mempermudah perhitungan gaji berdasarkan jenis pegawai, baik tetap, kontrak, atau freelance. Termasuk potongan PPh 21, iuran BPJS, dan pengiriman slip gaji digital secara massal.
• Pengelolaan cuti dan data kontrak yang terdokumentasi: Semua riwayat cuti, mutasi, dan pembaruan kontrak tersimpan dalam satu sistem. Admin HR dapat dengan mudah menarik data untuk kebutuhan audit atau laporan yayasan.
• Laporan manajerial dan integrasi: Pimpinan yayasan atau pengelola sekolah dapat memantau statistik kehadiran, beban kerja, dan total biaya SDM melalui dasbor interaktif, lengkap dengan ekspor laporan ke Excel atau PDF.

Dengan Mekari Talenta, institusi pendidikan bisa mengurangi ketergantungan pada spreadsheet manual, menghindari kesalahan penggajian, dan meningkatkan efisiensi manajemen SDM secara signifikan.

2. GreatDay HR

GreatDay HR adalah solusi berbasis mobile yang cocok untuk sekolah dan lembaga pendidikan yang menginginkan sistem absensi praktis. Aplikasi ini memungkinkan presensi selfie, pengajuan cuti digital, dan approval langsung antar atasan.

Fitur utama:

• Absensi dengan selfie & pelacakan lokasi
• Formulir cuti dan izin digital
• Ringan, cocok untuk operasional harian

3. KaryaOne 

KaryaOne menawarkan sistem HR berbasis cloud yang mencakup pencatatan data pegawai, evaluasi kinerja, serta pelaporan absensi. Cocok untuk sekolah menengah atau lembaga pelatihan yang ingin sistem sederhana dengan fitur evaluasi tambahan.

Fitur utama:

• Rekam data karyawan secara online
• Modul penilaian kinerja tenaga pendidik
• Pelaporan kehadiran dan izin staf

Software keuangan & laporan pajak untuk industri pendidikan

Lembaga pendidikan tidak hanya mengelola gaji guru dan staf, tetapi juga mengatur dana operasional harian, pengadaan sarana pembelajaran, biaya kegiatan siswa, serta pelaporan pajak rutin. 

Solusi keuangan dan pajak berbasis digital membantu institusi pendidikan menyederhanakan proses administrasi, meningkatkan transparansi, dan menghindari kesalahan dalam pengelolaan dana publik maupun swasta.

Kebutuhan utama lembaga pendidikan dalam hal keuangan dan pajak:

• Pengelolaan anggaran, pengeluaran, dan reimbursement yang mudah dipantau
• Otomatisasi laporan keuangan untuk keperluan audit yayasan dan donatur
• Administrasi dan pelaporan pajak sesuai regulasi perpajakan Indonesia
• Kontrol terhadap pengeluaran dari masing-masing unit atau departemen

1. Mekari Jurnal 

Mekari Jurnal adalah solusi akuntansi berbasis cloud yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan keuangan di berbagai jenis institusi pendidikan, mulai dari sekolah swasta kecil, hingga yayasan besar dengan banyak unit kerja. 

Dengan interface yang intuitif, Mekari Jurnal membantu tim keuangan mencatat transaksi, menyusun laporan, dan mengawasi anggaran secara efisien.

Fitur unggulan dan manfaatnya untuk institusi pendidikan:

• Manajemen anggaran & realisasi belanja: Lacak alokasi dan penggunaan dana operasional sekolah, belanja alat laboratorium, hingga pengeluaran kegiatan ekstrakurikuler, semua bisa dipantau secara real-time.
• Laporan keuangan otomatis & transparan: Dapatkan laporan laba rugi, neraca, dan arus kas yang dapat diakses kapan pun dibutuhkan. Cocok untuk pelaporan rutin kepada pengurus yayasan, komite sekolah, atau donatur.
• Integrasi transaksi antar cabang atau unit kerja: Bagi yayasan yang memiliki lebih dari satu unit pendidikan (TK, SD, SMA), sistem ini memungkinkan pengelolaan keuangan terpusat namun tetap terpisah antar unit.
• Pencatatan multi-pengguna dengan hak akses berbeda: Bendahara sekolah, kepala unit, hingga auditor eksternal dapat diberi akses sesuai perannya, tanpa risiko keamanan data.

Mekari Jurnal sangat ideal untuk institusi yang ingin keluar dari jebakan pembukuan manual dan mulai menerapkan sistem akuntansi yang lebih akurat dan scalable.

2. Mekari Klikpajak 

Institusi pendidikan juga memiliki kewajiban perpajakan, baik terkait penghasilan karyawan (PPh 21), pembayaran vendor (PPh 23), maupun pembelian barang (PPN). Mekari Klikpajak membantu sekolah dan lembaga pelatihan mengelola seluruh proses tersebut secara digital, cepat, legal, dan sesuai aturan DJP.

Fitur unggulan:

• Pembuatan e-Faktur dan e-Bupot otomatis: Tidak perlu lagi input manual ke aplikasi DJP. Mekari Klikpajak membantu membuat dan mengirimkan faktur atau bukti potong ke mitra kerja dengan mudah.
• Pelaporan SPT Masa langsung ke DJP: Sekali klik, pelaporan PPh 21, 23, atau PPN langsung terkirim ke sistem perpajakan pemerintah.
• Pengelolaan pajak pegawai tetap dan honorer: Sekolah dapat mengatur tarif pajak sesuai klasifikasi pegawai, termasuk tenaga lepas atau pengajar freelance.
• Terintegrasi dengan Mekari Talenta (HR) dan Mekari Jurnal (keuangan):Mekari Klikpajak adalah bagian dari ekosistem Mekari yang mendukung proses end-to-end, dari payroll hingga pelaporan pajak.

Mekari Klikpajak sangat berguna untuk sekolah dan yayasan yang ingin memastikan kepatuhan fiskal tanpa terbebani proses administrasi yang rumit.

3. Mekari Expense

Pengeluaran sekolah atau lembaga pelatihan sering kali datang dari banyak arah: pembelian alat, dana kegiatan kelas, perjalanan dinas guru, hingga kebutuhan mendadak. Jika tidak dikontrol, bisa menimbulkan pemborosan. 

Mekari Expense membantu mencatat, menyetujui, dan mengelola semua pengeluaran secara terstruktur dan terdokumentasi.

Fitur unggulan:

• Pengajuan & approval digital: Guru atau staf dapat mengajukan pembelian atau klaim reimbursement melalui aplikasi, yang kemudian disetujui sesuai alur wewenang yang ditentukan.
• Pemetaan pengeluaran berdasarkan kategori: Lacak dana kegiatan siswa, pelatihan guru, atau biaya operasional dengan kode atau label yang dapat dikustomisasi.
• Dasbor untuk manajemen yayasan/sekolah: Lihat laporan ringkasan pengeluaran secara berkala per unit kerja, jenis biaya, atau proyek.
• Integrasi dengan sistem akuntansi (Mekari Jurnal): Semua transaksi dari Mekari Expense dapat langsung tercatat sebagai jurnal transaksi, sehingga mengurangi kerja ganda dan human error.

Dengan Mekari Expense, institusi pendidikan dapat meningkatkan transparansi, mempercepat proses pencairan dana, dan mengontrol anggaran dengan lebih efektif.

Baca Juga: Panduan Spend Management System: Strategi, KPI, Rekomendasi

Software procurement untuk industri pendidikan

Dalam dunia pendidikan, proses pengadaan mencakup berbagai kebutuhan, dari pengadaan alat praktik dan perlengkapan kelas, hingga pemesanan seragam, konsumsi kegiatan, dan jasa pelatih eksternal. 

Sayangnya, masih banyak institusi yang mengelola procurement secara manual atau tersebar di banyak platform, yang membuat alur kerja menjadi lambat, rawan duplikasi, dan sulit dipantau.

Mengadopsi sistem procurement digital memungkinkan institusi pendidikan untuk lebih transparan, efisien, dan terstruktur dalam mengelola pengajuan hingga pembayaran.

Kebutuhan umum dalam pengelolaan procurement di dunia pendidikan:

• Proses pengajuan pembelian barang dan jasa dari unit sekolah atau divisi pelatihan
• Alur approval yang fleksibel namun terdokumentasi jelas
• Evaluasi vendor berdasarkan harga, kualitas, dan ketepatan pengiriman
• Pencatatan dan pelacakan status PO, pengiriman, hingga pembayaran

1. Mekari Expense 

Selain sebagai solusi manajemen pengeluaran, Mekari Expense juga efektif digunakan untuk proses pengadaan barang dan jasa. 

Lembaga pendidikan bisa mengelola permintaan pembelian (purchase request), alur persetujuan, hingga pembayaran vendor dalam satu platform.

Fitur unggulan:

• Formulir pengajuan digital yang mudah digunakan oleh setiap divisi
• Proses approval berjenjang sesuai struktur organisasi (kepala sekolah, bendahara, yayasan)
• Pelacakan status pengadaan: dari permintaan hingga pembayaran
• Kontrol anggaran otomatis berdasarkan limit atau kategori biaya

Sangat ideal untuk sekolah dan lembaga yang ingin menghindari duplikasi pembelian, mencegah pengeluaran tanpa persetujuan, dan memastikan setiap transaksi terdokumentasi dengan rapi.

2. Mekari Officeless

Beberapa institusi mungkin membutuhkan sistem pengadaan yang lebih kompleks atau spesifik, seperti untuk tender vendor seragam, pengadaan alat bantu ajar dengan persyaratan teknis, atau jasa kegiatan luar sekolah. 

Untuk itu, Mekari Officeless menawarkan solusi e-Procurement yang dapat dikembangkan sesuai kebutuhan unik institusi pendidikan.

Fitur unggulan:

• Desain sistem pengadaan end-to-end, mulai dari permintaan barang hingga evaluasi vendor
• Formulir pengadaan yang dapat disesuaikan untuk keperluan kegiatan khusus
• Sistem penilaian dan blacklist vendor berbasis kinerja dan harga
• Integrasi dengan sistem keuangan untuk pencatatan otomatis dan pelaporan anggaran

Dengan pendekatan low-code no-code, pengembangan sistem Mekari Officeless bisa dilakukan cepat dan efisien, bahkan tanpa memulai dari nol.

Baca Juga: 8 Langkah Strategi Procurement & Jenisnya

Learning Management System (LMS)

Transformasi digital telah mendorong semua institusi pendidikan, baik formal maupun nonformal, untuk menyediakan pembelajaran yang bisa diakses secara fleksibel. 

Learning Management System (LMS) adalah layanan utama dalam mendukung pembelajaran daring, blended learning, serta program pelatihan online yang terstruktur dan terukur.

Kebutuhan utama LMS di sektor pendidikan:

• Manajemen materi ajar dan akses siswa secara daring
• Evaluasi dan kuis online dengan hasil otomatis
• Forum diskusi atau ruang interaktif antara pengajar dan peserta didik
• Pelaporan perkembangan belajar secara individual

1. Mekari University 

Mekari University adalah LMS yang dirancang untuk mendukung program pelatihan guru, staf, maupun siswa dengan pendekatan modular.

Cocok digunakan oleh sekolah, lembaga pelatihan, atau organisasi pendidikan yang ingin memberikan materi tambahan atau sertifikasi internal secara profesional.

Fitur unggulan:

• Manajemen konten pelatihan dalam bentuk video, dokumen, dan kuis
• Ujian online dengan skor otomatis dan sertifikat digital
• Pemantauan progres peserta dan laporan hasil akhir
• Cocok untuk pelatihan rutin atau onboarding staf baru

2. Moodle

Moodle adalah platform LMS populer yang digunakan berbagai sekolah dan lembaga pelatihan di Indonesia. Sebagai software open-source, Moodle dapat di-hosting sendiri dan dikustomisasi sesuai kebutuhan.

Fitur unggulan:

• Forum diskusi, kuis interaktif, dan fitur tracking
• Cocok untuk pembelajaran daring terstruktur
• Dukungan komunitas global dan plugin yang melimpah

3. Ruangguru for Business 

Ruangguru menyediakan solusi untuk sekolah dan institusi pelatihan yang ingin menyajikan materi ajar dalam format interaktif dan modern, terutama untuk siswa usia sekolah.

Fitur unggulan:

• Konten video dan latihan soal yang engaging
• Sistem monitoring aktivitas belajar siswa
• Bisa digunakan sebagai platform pembelajaran mandiri

Baca Juga: Pengembangan Sistem Informasi Sekolah (SIS) Tanpa Coding

Software manajemen dokumen & arsip digital

Administrasi pendidikan identik dengan tumpukan dokumen: surat orang tua, ijazah, laporan keuangan, form pendaftaran, dan lainnya. 

Tanpa sistem manajemen dokumen yang baik, proses pengarsipan dan pencarian dokumen bisa sangat menyita waktu dan rawan kesalahan.

Kebutuhan utama pengelolaan dokumen di institusi pendidikan:

• Digitalisasi dan penyimpanan dokumen akademik dan administratif
• Akses cepat oleh pihak terkait dengan batasan hak akses
• Proses persetujuan dokumen dan tanda tangan resmi secara digital
• Penggunaan e-meterai untuk dokumen hukum

1. Mekari Sign 

Mekari Sign mendukung lembaga pendidikan dalam mengelola proses persetujuan dan autentikasi dokumen penting secara digital, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. 

Platform ini telah mendukung tanda tangan digital tersertifikasi dan penggunaan e-meterai sesuai aturan Indonesia.

Fitur unggulan:

• Tanda tangan digital legal untuk surat tugas, kontrak kerja, dan dokumen kepegawaian
• Alur approval dokumen online antarunit kerja
• Penyimpanan dokumen berbasis cloud dengan keamanan tinggi
• Integrasi e-meterai dan jejak audit untuk validasi hukum

Cocok untuk institusi yang ingin mengurangi proses cetak, mempercepat administrasi, dan menjaga kepatuhan hukum dokumen resmi.

2. DocuWare

DocuWare adalah software manajemen dokumen yang dirancang untuk kebutuhan organisasi kompleks, termasuk institusi pendidikan dengan volume arsip tinggi dan alur persetujuan bertingkat. 

Fitur unggulan:

• Digitalisasi dokumen dari berbagai sumber (email, scanner, formulir online)
• Alur approval dokumen yang bisa disesuaikan
• Pencarian cepat dan klasifikasi otomatis berdasarkan metadata
• Tingkat keamanan tinggi untuk dokumen penting

3. Google Workspace for Education

Google Workspace adalah paket alat produktivitas gratis yang banyak digunakan oleh sekolah dan lembaga pendidikan. Mendukung kolaborasi siswa-guru dalam pengerjaan tugas, pengelolaan materi ajar, dan penyimpanan file daring.

Fitur unggulan:

• Google Docs, Sheets, dan Slides untuk kerja kolaboratif
• Drive untuk penyimpanan dan berbagi dokumen antar tim
• Google Forms untuk kuis atau survei pendidikan
• Terintegrasi dengan Gmail dan Google Calendar

Software manajemen komunikasi & layanan siswa

Dalam institusi pendidikan, komunikasi yang cepat dan terpusat sangat penting. Baik untuk penyampaian informasi akademik, pemberitahuan ke orang tua, hingga layanan siswa. 

Tanpa sistem komunikasi yang baik, informasi penting bisa terlewat atau tidak tersampaikan dengan jelas.

Kebutuhan komunikasi di lingkungan pendidikan:

• Pengiriman informasi akademik dan administratif secara real-time
• Kanal pengaduan dan interaksi siswa atau orang tua yang terdokumentasi
• Sistem pengingat otomatis untuk tagihan, kegiatan, atau jadwal kelas
• Kolaborasi antar staf dan siswa dalam satu platform

1. Mekari Qontak

Mekari Qontak memungkinkan institusi pendidikan mengelola komunikasi dengan siswa dan orang tua melalui berbagai saluran (WhatsApp, email, telepon) dalam satu platform terpadu. 

Sistem ini juga mendukung chatbot otomatis dan pelacakan percakapan secara historis.

Fitur unggulan:

• Integrasi komunikasi dari WhatsApp, email, dan call center
• Chatbot 24/7 untuk menjawab pertanyaan umum secara otomatis
• Ticketing system untuk menangani pertanyaan, keluhan, atau pengajuan siswa
• Dashboard komunikasi yang mempermudah manajemen informasi massal

Qontak cocok untuk sekolah besar, lembaga pelatihan, hingga yayasan yang ingin menyatukan komunikasi internal dan eksternal secara profesional.

2. Zoom for Education

Zoom adalah salah satu platform video meeting paling umum digunakan oleh institusi pendidikan untuk kelas online, rapat guru, hingga sesi orang tua-murid. Mendukung pengalaman tatap muka jarak jauh dengan fitur lengkap dan stabil.

Fitur unggulan:

• Fitur breakout room, whiteboard, dan polling interaktif
• Rekaman otomatis untuk akses ulang oleh siswa
• Cocok untuk kelas daring, webinar, atau pelatihan online

3. Google Meet & Chat (Workspace)

Sebagai bagian dari Google Workspace, Google Meet dan Chat memfasilitasi komunikasi real-time antar siswa, guru, atau staf pendidikan. Penggunaannya ringan dan mudah karena langsung terintegrasi dengan Gmail dan Google Calendar.

Fitur unggulan:

• Meeting daring langsung dari tautan email atau kalender
• Chat individu dan grup antar akun institusi
• Ideal untuk sesi konsultasi, koordinasi tim, dan interaksi informal

Manfaat software pendidikan untuk staff, tenaga pendidik, dan siswa

Software pendidikan bukan hanya alat bantu mengajar, tapi juga meningkatkan efektivitas dan kualitas pengalaman belajar. Berikut manfaat utamanya:

• Meningkatkan keterlibatan siswa: Dengan software pendidikan, siswa bisa belajar lewat video interaktif, presentasi, dan media multimedia yang membuat proses belajar jadi lebih menarik dan mudah dipahami.
• Mempermudah komunikasi antar pihak: Komunikasi lewat kertas atau email sering tidak efektif. Software pendidikan menyediakan fitur pesan instan, notifikasi, dan pengumuman real-time yang mempercepat koordinasi antara guru, staf, siswa, dan orang tua.
• Mendukung gaya belajar yang beragam: Setiap siswa punya cara belajar yang berbeda. Software pendidikan memungkinkan pembelajaran yang lebih personal, baik untuk siswa yang menyukai visual, audio, maupun interaksi langsung melalui aktivitas digital.
• Memberikan insight berbasis data: Guru bisa memantau kemajuan siswa secara lebih akurat. Misalnya, dengan membuat kuis interaktif, guru bisa langsung melihat seberapa paham siswa terhadap materi melalui laporan data yang otomatis dihasilkan.

Dengan fitur-fitur ini, software pendidikan membantu semua pihak di sekolah bekerja lebih efisien dan efektif, sekaligus menciptakan pengalaman belajar yang lebih bermakna.

Rekomendasi software pendidikan terintegrasi

Mengelola institusi pendidikan saat ini butuh lebih dari Learning Management System. Diperlukan sistem terintegrasi yang mendukung keuangan, SDM, komunikasi, dokumen, hingga pengembangan aplikasi kustom.

Mekari hadir sebagai ekosistem software pendidikan terlengkap yang mendukung semua kebutuhan administratif dan operasional lembaga pendidikan secara end-to-end. Dengan berbagai solusi, institusi pendidikandapat:

• Menyederhanakan proses internal
• Meningkatkan efisiensi operasional
• Mempercepat pengambilan keputusan berbasis data
• Membangun pengalaman belajar dan layanan yang lebih baik bagi siswa, orang tua, dan staf

Salah satu institusi pendidikan yang telah merasakan dampaknya adalah Universitas Prasetiya Mulya. Dengan bantuan Mekari Qontak, mereka berhasil meningkatkan efisiensi komunikasi hingga dua kali lipat. 

Chatbot Mekari Qontak mampu menangani lebih dari 80% pertanyaan yang sebelumnya harus dijawab manual oleh tim admission. Waktu respon jadi lebih cepat dan jumlah siswa yang melengkapi proses pendaftaran meningkat signifikan; jumlah siswa yang datang tanpa melengkapi dokumen turun hampir setengahnya.

Keberhasilan Prasetiya Mulya ini menunjukkan bagaimana solusi dari Mekari bisa mendorong efisiensi nyata dalam proses komunikasi dan administrasi kampus; yang sebelumnya memakan waktu dan tenaga kerja, kini bisa berjalan lebih cepat, akurat, dan otomatis.

Jika Anda ingin membangun sistem pendidikan yang terintegrasi dan siap menghadapi tantangan digital, temukan solusi lengkapnya melalui software pendidikan terbaik.