Business Process Management Tools untuk Optimalkan Kinerja 50%

Business process management (BPM) merupakan kerangka sistematis untuk mengelola proses bisnis secara terstruktur. Dengan pemetaan alur kerja, perusahaan dapat mengidentifikasi hambatan dan melakukan perbaikan untuk meningkatkan produktivitas secara menyeluruh. 

Dengan tools yang tepat, BPM dapat menyelaraskan proses operasional dan merespon kebutuhan terkait perubahan dan kebutuhan secara terstruktur.

Optimalisasi proses yang berkelanjutan memperkuat proses operasional sekaligus mendorong pertumbuhan bisnis. Hal ini dibuktikan oleh studi dari Forrester, bahwa BPM mampu meningkatkan produktivitas sekitar 30%-50%. 

Bagaimana business process management (BPM) membantu perusahaan

Business process management (BPM) membantu perusahaan menyelaraskan setiap proses secara terstruktur. Untuk mendukung proses tersebut berjalan optimal, business process management software hadir untuk melengkapi dalam hal:

• Mengurangi hambatan dan proses berulang.
• Meningkatkan adaptabilitas perusahaan.
• Menjaga konsistensi kualitas operasional.
• Menyelaraskan proses dengan tujuan strategis.

Penerapan BPM tidak dapat dilakukan secara instan, melainkan perlu melalui serangkaian tahapan terstruktur untuk memastikan proses bisnis berjalan selaras dengan tujuan, berikut tahapannya:

1. Perencanaan

Langkah pertama yaitu perencanaan. Perusahaan dapat bekerja sama dengan manajemen untuk mengidentifikasi area yang tidak berjalan optimal dengan dokumentasi dan observasi secara langsung

Dokumentasikan setiap langkah, tugas, atau peran yang terlibat dalam proses ini. Hal ini diperlukan sebagai dasar untuk penyusunan strategi business process management yang selaras dengan tujuan strategis perusahaan.

2. Pemetaan

Langkah kedua yaitu pemetaan atau desain. Setelah mengidentifikasi proses bisnis yang ingin ditingkatkan, perusahaan dapat membuat bagan alur atau diagram untuk memvisualisasi proses bisnis saat ini dan proses bisnis yang ingin dijalankan. 

Pemetaan ini membantu perusahaan untuk melihat adanya keterkaitan antar aktivitas dan mengidentifikasi potensi perbaikan struktural. Maka, perusahaan harus memastikan pemetaan sesuai dengan urutan proses.

3. Pemodelan 

Langkah ketiga yaitu pemodelan. Buat model proses bisnis yang berisi pemetaan langkah atau prosedur untuk menghasilkan peningkatan kinerja. 

Pada tahap ini, perusahaan dapat mengembangkan prototipe digital untuk menguji bagaimana proses berjalan dalam berbagai kondisi operasional. 

4. Implementasi

Langkah keempat yaitu implementasi. Setelah model disetujui, proses dapat diterapkan secara bertahap. Pendekatan bertahap memungkinkan perusahaan untuk dapat mengidentifikasi kendala yang muncul dalam kondisi operasional saat ini. 

Setelah semua kendala berhasil diatasi, proses implementasi dapat diperluas ke seluruh unit terkait yang membutuhkan perubahan. 

5. Pemantauan

Setelah proses implementasi berjalan, lakukan pemantauan berdasarkan metrik atau KPI yang ditetapkan. Data ini akan memberikan gambaran pada perusahaan untuk mengidentifikasi anomali, hambatan dan peluang. 

Perlu diketahui bahwa BPM bersifat berkelanjutan, sehingga proses pemantauan sebaiknya dilakukan secara berkala dan konsisten. 

6. Optimalisasi

Langkah keenam yaitu optimalisasi. Berdasarkan data pemantauan atau umpan balik dari pengguna, perusahaan perlu segera melakukan perbaikan untuk memastikan proses kerja tetap relevan dan selaras dengan kebutuhan perusahaan. 

Baca Juga: Contoh Manajemen Proses Bisnis dan Cara Penerapannya

Rekomendasi business process management software

Berikut rekomendasi business process management software untuk mendukung standarisasi dan pengendalian proses yang terstruktur.

1. Mekari Officeless

Mekari Officeless merupakan platform yang mendemokratisasi pembuatan aplikasi bisnis, otomasi workflow dan analitik untuk menghasilkan solusi inovatif untuk mendorong pertumbuhan bisnis yang terukur. 

Sebagai business app builder yang dapat merancang workflow untuk mengautomasti BPM. Mekari Officeless memiliki kapabilitas untuk:

• Merancang workflow untuk mengotomasi proses bisnis antar departemen. 
• Mengintegrasi sistem internal dengan ekosistem lainnya.
• Kelola data dalam satu tempat, membuat akses dan kontrol terorganisir.
• Flexible deployment pada cloud maupun on-premise.

Didukung dengan teknologi low-code/no-code, Mekari Officeless membantu perusahaan untuk membangun alur BPM yang lebih seamless dan mencegah ketergantungan pada proses pengembangan tradisional. 

2. Appian BPM 

Appian BPM merupakan software yang menyediakan pemodelan dan optimalisasi proses bisnis. Platform ini memungkinkan perusahaan untuk dapat merancang workflow melalui sistem yang terpadu.  

Kapabilitas Appian BPM:

• Pemantauan proses dan analitik.
• Pembaruan real-time dan konfigurasi proses.
• Mendukung transformasi operasional dengan mengelola tugas dan logika bisnis yang terintegrasi.

3. Monday.com

Monday.com merupakan platform yang dirancang untuk menjalankan dan mengoptimalkan proses bisnis melalui board dan dashboard yang dapat dikonfigurasi. Mendukung pengelolaan workflow dan koordinasi antar departemen lebih terstruktur.

Kapabilitas Monday.com:

• Workflow yang dapat dikonfigurasi.
• Integrasi dengan sistem pihak ketiga.
• Otomatisasi proses pada workflow yang kompleks.
• Pelacakan proses real-time melalui dashboard laporan visual.

4. Wrike

Wrike merupakan platform yang terkenal dengan kemampuan transparansi dan pengendalian proyek yang kompleks. Dirancang khusus untuk perusahaan yang membutuhkan struktur operasional, mendukung perencanaan tugas dan kolaborasi real-time.

Kapabilitas Wrike: 

• Workflow yang dapat dikonfigurasi.
• Manajemen dokumen yang terorganisir.
• Terintegrasi dengan berbagai tools terkenal, seperti Google, Microsoft dan Salesforce.
• Visualisasi progress dan kinerja tim melalui dashboard real-time.

5. Bizagi

Merupakan platform cloud-native berbasis PaaS, Bizagi membantu perusahaan mengoptimalkan proses bisnis melalui penngembangan aplikasi low-code sebagai pondasi. Mendukung perancangan aplikasi kustom sekaligus orkestrasi berbagai sistem dalam satu arsitektur terintegrasi. 

Kapabilitas Bizagi:

• Orkestrasi operasional secara end-to-end dalam perusahaan.
• Fitur AI untuk tata kelola dan kontrol yang terstruktur.
• Analisis dan optimalisasi proses kinerja operasional. 
• Mengembangkan aplikasi dengan dukungan AI dan governance terintegrasi.

6. Pipefy

Pipefy merupakan platform yang menyediakan studio untuk membangun AI agent dan lingkungan yang terintegrasi dalam satu sistem. Menggabungkan model siap pakai dengan pendekatan strategis untuk pengelolaan operasional yang terstruktur.

Kapabilitas Pipefy:

• Orkestrasi dan integrasi sistem melalui kombinasi iPaaS dan automasi native.
• Integrasi komunikasi real-time, melalui WhatsApp, Microsoft Teams, Slack dan lainnya. 
• Pengaturan akses dan kontrol informasi yang terstruktur. 
• Konfigurasi aturan bisnis yang terintegrasi. 

7. ProcessMaker

ProcessMaker merupakan platform automasi berbasis AI untuk membantu mengoptimalkan operasional bisnis. Dengan kombinasi automasi workflow, pengambilan keputusan berbasis AI, dan analitik, ProcessMaker mendukung pengelolaan proses yang kompleks dalam satu sistem terpadu.

Kapabilitas ProcessMaker:

• Visibilitas end-to-end berbasis data.
• Automasi terintegrasi dan terstruktur.
• Workflow berbasis AI, mengurangi aktivitas manual.
• Automasi berbasis data untuk mendukung pengurangan beban kerja.

8. Smartsheet

Platform berbasis AI yang dirancang untuk mendukung pengelolaan proyek dan proses kerja berskala enterprise. Dengan standar keamanan tingkat lanjut, Smartsheet mendukung kolaborasi, inovasi dan pengendalian operasional yang terstruktur. 

Kapabilitas Smartsheet:

• Automasi tugas berulang untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
• Pengelolaan workflow yang tepat sesuai kebutuhan.
• Kolaborasi real-time terintegrasi.
• Optimalisasi workflow dan hasil operasional secara terukur.

9. Jotform workflows 

Tersedia alur kerja yang dapat dikonfigurasi untuk setiap proses yang kompleks. Platform ini mendukung otomasi berbasis trigger dari setiap pengirim berdasarkan tahapan yang sudah dirancang. 

Kapabilitas Jotform Workflows:

• Automasi trigger berbasis form submission.
• Monitoring setiap tahapan workflow dari email, Jotform inbox, Jotform tables maupun Jotform mobile app.
• Automasi proses yang kompleks, dari perencanaan sampai implementasi. 
• Terintegrasi dengan tools lain seperti Google Drive, Slack, Airtable, dan lainnya.

10. Camunda

Camunda memunkinkan perusahaan untuk mengelola alur kerja dalam sistem terpadu. Melalui platform ini, setiap tim dapat mengintegrasikan AI ke dalam model menggunakan BPMN untuk mendukung desain proses yang kolaboratif.

Kapabilitas Camunda:

• Orkestrasi proses berbasis BPMN.
• Integrasi AI agents ke dalam model BPMN.
• Kustomisasi workflow tanpa vendor lock-in.
• Kolaborasi manajemen dan IT dengan penyelarasan bahasa teknis dan non-teknis.

Business process management software terbaik untuk enterprise indonesia

Mekari Officeless menjadi solusi software yang mendukung implementasi Business Process Management secara terotomasi dan terintegrasi. Dengan Mekari Officeless, implementasi BPM dapat dilakukan melalui solusi custom software maupun dengan platform app builder Mekari Officeless Studio. 

Sebagai platform business app builder dengan teknologi lo-code/no-code, Mekari Officeless memiliki beberapa kelebihan dalam proses pengembangan proses bisnis, di antaranya yaitu:

• Aksesibilitas: Dengan pendekatan berbasis konfigurasi, perusahaan dapat merancang dan menyesuaikan BPM tanpa ketergantungan pada tim IT. 
• Waktu: Pendekatan low-code/no-code berbasis cloud memungkinkan penyusunan dan deployment dalam hitungan hari atau minggu. 
• Biaya: Tidak memerlukan biaya tambahan untuk investasi infrastruktur on-premise, sehingga mengurangi beban biaya awal dan pemeliharaan jangka panjang. 
• Integrasi dengan existing system: Mendukung integrasi dengan berbagai solusi SaaS dan sistem existing melalui koneksi atau API, memungkinkan orkestrasi proses antar aplikasi tanpa hambatan. 

Referensi

Staedean. “3 Ways Your BPM Can Ensure Productivity Gains”

Lark. “Top 10 Business Process Management Software (BPM) for 2025”

DPM. ”25 Best BPMS (Business Process Management Systems) 2026”