Manajemen Proses Tender: Tahapan dan Prosedur yang Lebih Efektif

Proses tender adalah cara yang digunakan perusahaan untuk memilih pemasok atau vendor terbaik dengan mengundang mereka untuk mengajukan penawaran secara terbuka. 

Meskipun terkesan sederhana, proses ini sebenarnya memakan waktu dan melibatkan banyak langkah penting, seperti evaluasi proposal, negosiasi, dan seleksi vendor.

Untuk itu, dibutuhkan sistem yang memudahkan semua langkah tersebut, agar proses tender bisa berjalan lebih efisien dan transparan, dari awal hingga akhirnya memilih pemenang tender yang tepat.

Baca Juga: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform

Tahapan dan proses tender

Berikut adalah tahapan tender secara umum, disertai dengan dasar hukum yang mengatur proses tender, terutama dalam konteks pengadaan barang/jasa di Indonesia yang diatur dalam Perpres 16/2018.

1. Merancang kebutuhan dan menyusun dokumen tender

Langkah pertama adalah saat Anda, pemilik proyek atau pengguna jasa mendefinisikan kebutuhan dengan jelas. 

Di sini, Anda harus mempertimbangkan apakah metode pemilihan penyedia lain, seperti e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, atau tender cepat, lebih tepat, sesuai dengan Perpres 16/2018. 

Jika akhirnya tender yang dipilih, maka dokumen lelang disusun dengan rinci, termasuk kriteria evaluasi yang transparan (administrasi, teknis, harga), serta syarat-syarat yang harus dipenuhi sesuai dengan aturan yang berlaku. Kalau pengadaannya rumit, tahapan prakualifikasi juga perlu dipikirkan sejak awal.

2. Sosialisasi dan akses dokumen tender

Setelah dokumen lelang siap, pengumuman tender dilakukan secara terbuka sesuai dengan Perpres 16/2018, biasanya melalui portal pengadaan nasional (LPSE) atau media massa lain yang tepat. 

Pengumuman ini mencantumkan informasi penting, seperti: 

• Nama dan alamat K/L/PD
• Deskripsi pekerjaan
• Nilai HPS (untuk tender di atas Rp200 juta)
• Jadwal tahapan
• Cara pendaftaran dan pengambilan dokumen lelang

Para calon peserta yang tertarik bisa mendaftar dan mengambil dokumen lelang setelah memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan.

3. Penyusunan dan penyerahan penawaran

Setelah mempelajari dokumen lelang, penyedia jasa yang tertarik menyusun proposal mereka. Proposal ini menunjukkan kemampuan dan solusi yang ditawarkan, meliputi profil perusahaan, pengalaman, metodologi, inovasi teknis, jadwal, dan biaya yang kompetitif. 

Juga, minta sertakan jaminan penawaran jika diperlukan. Proposal ini harus diserahkan dalam format tertutup dan tersegel sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan dalam dokumen lelang.

4. Evaluasi proposal secara komprehensif

Tim evaluasi membuka dan menilai setiap proposal yang masuk. Proses ini dilakukan secara transparan dan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dalam dokumen lelang dan Perpres 16/2018. 

Evaluasi mencakup aspek administratif, teknis, dan harga. Untuk tender dengan pascakualifikasi, pembuktian kualifikasi peserta juga dilakukan sebelum menentukan pemenang.

5. Klarifikasi dan negosiasi

Jika diperlukan, setelah evaluasi awal, Anda sebagai pihak pengguna jasa bisa mengadakan sesi diskusi atau klarifikasi dengan penyedia yang masuk dalam shortlist.

Tujuan utamanya adalah untuk memastikan aspek-aspek tertentu dalam proposal sesuai dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku.

Baca Juga: Apa Itu Klasifikasi Dokumen dan Pentingnya untuk Bisnis

6. Pengumuman pemenang dan penandatanganan kontrak

Setelah evaluasi dan klarifikasi (jika ada), pemberi kerja bisa menetapkan pemenang tender berdasarkan proposal yang memenuhi kriteria terbaik. Pengumuman pemenang dilakukan secara resmi. 

Selanjutnya, dilakukan penandatanganan kontrak yang mengikat kedua belah pihak, dengan ketentuan yang harus sesuai dengan dokumen lelang dan penawaran yang disepakati, tanpa bertentangan dengan Perpres 16/2018.

7. Implementasi dan pengawasan proyek

Setelah kontrak ditandatangani, penyedia yang terpilih mulai melaksanakan pekerjaan sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak. 

Anda selaku pihak pemberi kerja akan memantau jalannya proyek secara berkala, memastikan semuanya sesuai dengan anggaran, jadwal, dan kualitas yang telah disepakati.

8. Penyelesaian dan serah terima pekerjaan

Tahap terakhir adalah penyelesaian pekerjaan oleh penyedia jasa sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam kontrak. Setelah dilakukan pengujian dan verifikasi, hasil pekerjaan diserahkan kepada pengguna jasa. Proses ini diakhiri dengan pembayaran sesuai dengan ketentuan kontrak dan peraturan yang berlaku.

Perlu diingat bahwa, sesuai dengan Perpres 16/2018, tender bisa dinyatakan gagal dalam kondisi tertentu. Jika ini terjadi, langkah-langkah seperti evaluasi ulang, tender ulang, atau penunjukan langsung bisa diambil sesuai dengan peraturan yang ada.

Prosedur pemilihan tender

Berikut adalah tahapan-tahapan utama dalam prosedur tender yang perlu diperhatikan:

1. Menetapkan kualifikasi awal calon peserta

Untuk proyek yang cukup rumit, berisiko tinggi, atau membutuhkan keahlian khusus, langkah pertama yang sangat penting adalah penilaian kualifikasi awal. Di tahap ini, Anda sebagai penyelenggara tender perlu mulai menyaring calon penyedia yang dianggap memiliki potensi. 

Anda akan meminta informasi terkait identitas perusahaan, pengalaman proyek sebelumnya, keahlian teknis, serta kondisi keuangan terkini. Berkas yang masuk akan diperiksa secara teliti, dan hanya yang memenuhi standar minimum yang ditetapkan yang akan dipertimbangkan untuk tahap selanjutnya.

2. Mengumumkan kesempatan bisnis secara luas

Setelah segala sesuatunya disiapkan, langkah berikutnya adalah menyebarluaskan informasi peluang tender. Anda sebagai penyelenggara tender perlu mengumumkan secara terbuka bahwa tender akan segera dibuka. 

Pengumuman ini dapat disebar melalui berbagai saluran, seperti platform pengadaan online, media cetak atau elektronik, buletin industri, hingga email langsung kepada pihak yang relevan. 

Dalam pengumuman ini, Anda harus mencantumkan informasi penting seperti siapa penyelenggaranya, apa yang akan diadakan (barang, jasa, atau proyek konstruksi), serta kriteria dan metode yang digunakan untuk menyeleksi pemenang.

3. Akses dokumen resmi dan registrasi peserta:

Bagi perusahaan yang tertarik berpartisipasi, langkah berikutnya adalah pendaftaran dan akses dokumen tender. Calon peserta harus mendaftar terlebih dahulu sesuai prosedur yang berlaku. 

Setelah berhasil terdaftar, mereka akan mendapat akses ke dokumen lelang resmi, yang berisi informasi penting tentang spesifikasi teknis, syarat administratif, draf kontrak, serta format yang digunakan untuk mengajukan penawaran. 

Bisa saja ada biaya administrasi untuk mendapatkan dokumen ini. Pemahaman yang mendalam tentang dokumen ini sangat penting untuk menyusun proposal yang tepat dan bersaing.

4. Sesi interaktif untuk klarifikasi dan pemahaman bersama

Untuk memastikan semua peserta memiliki pemahaman yang sama, Anda sebagai penyelenggara tender akan mengadakan forum tanya jawab. 

Di sini, calon penyedia dapat mengajukan pertanyaan atau meminta klarifikasi mengenai hal-hal yang masih belum jelas dalam dokumen tender atau terkait proses tender lainnya. 

Forum ini bisa berupa pertemuan langsung, konferensi daring, atau komunikasi tertulis melalui surat atau platform tertentu. Semua tanggapan dan klarifikasi dari Anda akan dicatat dan dibagikan kepada seluruh peserta untuk menjaga transparansi.

5. Pengiriman proposal solusi dan harga

Tahap inti dalam tender adalah pengajuan proposal. Setelah memahami semua persyaratan dan spesifikasi, calon penyedia akan menyusun dan mengirimkan proposal mereka. Proposal ini biasanya terdiri dari dua bagian: 

• Proposal teknis yang menjelaskan solusi yang ditawarkan, cara pelaksanaannya, dan bukti kemampuan teknis
• Proposal harga yang merinci biaya yang ditawarkan

Proposal harus disusun dengan teliti, disegel dengan aman, dan diserahkan sebelum batas waktu yang ditentukan.

6. Penilaian mendalam atas setiap penawaran

Setelah batas waktu pengiriman berakhir, langkah selanjutnya adalah evaluasi proposal. Tim evaluasi yang Anda bentuk akan memeriksa setiap dokumen penawaran dengan sangat teliti. 

Mereka akan menilai kelayakan teknis yang ditawarkan, kesesuaian dengan spesifikasi yang diberikan, kewajaran harga, serta kepatuhan terhadap syarat administratif. 

Proses evaluasi ini dilakukan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan dalam dokumen lelang untuk memastikan bahwa semuanya berjalan dengan adil dan objektif.

Kendala umum proses tender

Berikut adalah beberapa tantangan umum yang sering dihadapi dan perlu Anda perhatikan untuk meningkatkan efektivitas dan peluang keberhasilan dalam kompetisi tender ini:

1. Persiapan dokumen tender

Menyiapkan dokumen tender yang lengkap dan sesuai dengan semua persyaratan yang ada sering kali menjadi tugas yang rumit dan memakan waktu. 

Sebagai penyelenggara, Anda perlu memastikan bahwa calon peserta dapat memahami persyaratan tender dengan jelas dan dapat menyusun proposal yang sesuai. 

Kompleksitas ini bisa menyebabkan kesalahan atau kelalaian yang dapat merugikan peluang tender, baik bagi peserta maupun bagi Anda yang menyelenggarakan proses ini.

2. Manajemen batas waktu

Batas waktu yang ketat untuk setiap tahap dalam tender, terutama dalam penyusunan dan pengiriman proposal, adalah salah satu tantangan yang tak bisa dihindari. 

Tanpa sistem manajemen yang efisien, mengatur segala proses dalam waktu terbatas bisa sangat menantang. 

Tekanan waktu ini seringkali menyebabkan kualitas proposal yang diterima menurun atau bahkan keterlambatan pengiriman, yang berujung pada diskualifikasi peserta.

3. Potensi subjektivitas dalam penilaian

Meskipun proses evaluasi tender bertujuan untuk memilih penawaran terbaik secara objektif, risiko adanya bias dalam penilaian tetap ada. 

Sebagai penyelenggara, Anda perlu memastikan bahwa seluruh tim penilai mengikuti kriteria yang jelas dan terukur, menghindari interpretasi yang berbeda atau preferensi pribadi yang dapat mempengaruhi hasil. 

Transparansi dan akuntabilitas dalam evaluasi adalah kunci untuk menjaga integritas proses ini.

4. Keterbatasan kapasitas internal peserta

Sering kali, organisasi yang mengikuti tender menghadapi kendala sumber daya internal, baik dalam jumlah personel maupun keahlian khusus yang dibutuhkan. Proses tender yang berkualitas membutuhkan pemahaman mendalam tentang berbagai aspek teknis, analisis biaya yang akurat, dan kemampuan menulis proposal yang efektif. 

Sebagai penyelenggara, Anda juga harus mempertimbangkan kemampuan peserta dalam memenuhi semua tuntutan ini agar mereka dapat menghasilkan penawaran yang berkualitas dan bersaing.

Manajemen tender sebagai solusi yang efisien

Pengelolaan tender yang baik menuntut pendekatan yang terencana, responsif, dan tepat sasaran. Berikut adalah beberapa langkah strategis yang dapat Anda terapkan untuk memperkuat manajemen tender:

1. Menyusun sistem identifikasi peluang tender yang tepat sasaran

Langkah awal dalam mengelola tender secara efektif dimulai dari menentukan kebutuhan yang benar-benar relevan dan strategis bagi organisasi Anda. Proses ini mencakup penetapan ruang lingkup pekerjaan, spesifikasi teknis, hingga kriteria penyedia jasa yang sesuai. 

Anda juga perlu memastikan bahwa peluang tender yang diumumkan tersampaikan secara terbuka dan merata kepada pelaku usaha yang kompeten, baik melalui portal pengadaan resmi maupun saluran informasi lainnya, agar kompetisi yang tercipta benar-benar sehat dan berkualitas.

2. Merancang dokumen pemilihan yang jelas dan komprehensif

Agar peserta mampu merespons tender secara optimal, dokumen pemilihan yang Anda susun harus informatif dan mudah dipahami. Ini termasuk deskripsi kebutuhan yang rinci, metode evaluasi yang transparan, serta jadwal pelaksanaan yang realistis. 

Dokumen yang tidak jelas akan membingungkan peserta dan berpotensi menghasilkan penawaran yang tidak sesuai harapan. 

Maka dari itu, penting bagi Anda untuk menyusun dokumen dengan struktur yang rapi dan bahasa yang lugas, agar proses evaluasi berjalan lancar dan akuntabel.

3. Mengelola tahapan tender secara efisien dan disiplin waktu

Efektivitas tender juga sangat ditentukan oleh ketepatan waktu pada setiap tahapan, mulai dari pengumuman, penjelasan (aanwijzing), batas pengajuan, hingga evaluasi dan penetapan pemenang. 

Anda perlu menyiapkan sistem kerja yang terorganisir, termasuk penggunaan tools manajemen proyek atau pengingat otomatis, untuk memastikan tidak ada tahapan yang terlewat atau molor. 

Dengan menjaga disiplin waktu, Anda membantu menciptakan pengalaman tender yang profesional dan kredibel di mata peserta.

4. Memastikan proses evaluasi berlangsung objektif dan akuntabel

Evaluasi adalah inti dari tender, dan di sinilah reputasi penyelenggara dipertaruhkan. Anda harus memastikan bahwa tim evaluasi bekerja berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan, bebas dari pengaruh eksternal maupun konflik kepentingan. 

Untuk menjaga integritas, semua proses penilaian perlu terdokumentasi dengan baik dan, jika perlu, disertai sistem validasi berlapis. Semakin transparan prosesnya, semakin besar kepercayaan publik terhadap sistem pengadaan yang Anda kelola.

Dengan mengadopsi pendekatan manajemen tender yang proaktif dan profesional, Anda tidak hanya mempercepat proses pengadaan, tetapi juga:

• Mengurangi potensi kesalahan administratif: Dengan dokumen yang rapi dan sistem kerja yang jelas.
• Meningkatkan kualitas peserta dan hasil tender: Karena pelaku usaha kompeten akan lebih tertarik mengikuti proses yang transparan dan terstruktur.
• Menghemat waktu dan sumber daya internal: Berkat alur kerja yang efisien dan minim penundaan.
• Memperkuat citra institusi sebagai penyelenggara tender yang andal dan kredibel.

Rekomendasi manajemen tender dan manajemen vendor terpusat

Mengelola tender dan hubungan dengan vendor dengan cara yang efisien dan transparan adalah kunci untuk memastikan keberhasilan proses pengadaan. 

Manajemen tender yang terstruktur dan manajemen vendor yang efektif tidak hanya mempercepat proses pengadaan, tetapi juga memastikan bahwa keputusan yang diambil didasarkan pada informasi yang jelas dan terukur.

Untuk mendukung pengelolaan yang lebih efisien dan terintegrasi, kami merekomendasikan penggunaan Mekari Officeless E-Procurement sebagai solusi manajemen tender dan vendor yang terpusat.

• E-Procurement system: Otomatisasi seluruh proses pengadaan, mulai dari pembuatan tender hingga pembelian barang, memastikan efisiensi dan kelancaran dalam setiap tahap pengadaan.
• Vendor Management System: Kelola database, kualifikasi, dan kinerja vendor, sehingga menciptakan hubungan bisnis yang transparan dan efisien.

Coba solusi custom software E-Procurement dari Mekari Officeless dan efisiensikan proses manajemen tender Anda.