Prosedur Penyimpanan Dokumen Digital dan Metode Pengarsipan

Mengandalkan penyimpanan fisik yang rentan terhadap kerusakan dan sulit dicari kini bukan lagi pilihan yang efisien. Peralihan ke penyimpanan digital menawarkan solusi yang lebih aman, terstruktur, dan mudah diakses.

Artikel ini akan mengupas tuntas pentingnya pengelolaan dokumen digital mulai dari metode dasar pengarsipan, langkah-langkah praktis untuk beralih ke format digital, hingga pengenalan solusi modern seperti Document Management System (DMS).

Pentingnya penyimpanan dokumen secara digital

Sistem pengelolaan dokumen yang efektif sangat penting untuk memudahkan pencarian dokumen dan menjamin keasliannya, agar bisa digunakan kapanpun dibutuhkan.

Standarisasi dalam cara penyimpanan dokumen, baik fisik maupun digital, adalah hal yang krusial. Pengarsipan dokumen yang baik juga memiliki peran penting lainnya, seperti:

• Memastikan keaslian dokumen (autentikasi)
• Mendukung proses audit dan kepatuhan terhadap regulasi
• Mengoptimalkan ruang penyimpanan dengan menghapus dokumen yang tidak lagi diperlukan

Metode & jenis pengarsipan dokumen

Terdapat beberapa metode pengarsipan dokumen yang mulanya digunakan dalam penyimpanan dokumen fisik, namun cara-cara ini juga dapat diadaptasi dalam pembuatan struktur folder dalam arsip digital

1. Sistem abjad

Penamaan berdasarkan urutan alfabet untuk nama, judul, atau kata kunci dokumen. Metode ini dapat digunakan untuk sekolah, instansi pemerintah, dan perkantoran. 

Contohnya, dokumen sales yang dapat dinamai berdasarkan nama perusahaan atau nama klien dan diurutkan dari A-Z.

2. Sistem nomor

Penamaan berdasarkan nomor unik biasa digunakan untuk perusahaan atau instansi yang memiliki volume data dalam jumlah besar. Setiap dokumen diberi nomor sesuai kategori dan konteks tertentu sebagai kode pelacakan.

Metode ini biasa digunakan oleh rumah sakit dalam dokumen rekam medis pasien, kantor advokat & notaris, dan perbankan untuk identifikasi akun nasabah.

3. Sistem tanggal

Penamaan berdasarkan sistem tanggal biasanya diatur berdasarkan tanggal pembuatan, tanggal diterima, atau konteks tanggal lainnya.

Metode ini biasanya digunakan pada dokumen yang berkaitan erat dengan waktu, seperti invoice, laporan keuangan, surat, dan laporan lainnya.

4. Sistem wilayah

Penamaan berdasarkan wilayah mengelola dokumen berdasarkan letak geografis seperti negara, provinsi, kota, atau skala wilayah tertentu. Metode ini sering digunakan perusahaan multinasional yang beroperasi di beberapa wilayah berbeda.

Metode ini memudahkan pengambil keputusan untuk melihat dokumentasi berdasarkan wilayah, secara lebih jelas dan spesifik. 

5. Sistem divisi / proyek 

Penamaan ini biasa digunakan pada software document management system yang dapat memunculkan indeks seluruh dokumen yang dibagi dalam beberapa cabang, baik divisi maupun nama proyek

Metode ini juga bisa digunakan pada struktur folder document management berbasis cloud yang dapat diakses bersama, untuk memudahkan pencarian dokumen terkait.

Baca Juga: Cara Mudah Membuat dan Mengelola Arsip Digital

Langkah-langkah penyimpanan / pengarsipan dokumen digital

Berikut adalah cara pengarsipan dokumen secara digital yang dapat digunakan sebagai panduan perusahaan yang ingin beralih dari pengarsipan fisik ke dokumen digital.

1. Proses digitalisasi dokumen fisik

• Pindai dokumen: Gunakan teknologi OCR untuk mengubah dokumen fisik menjadi file digital, tanpa merubah isi maupun resolusi dokumen untuk menjaga kualitasnya.
• Metadata: Tambahkan metadata seperti judul, tanggal, dan deskripsi singkat untuk mempermudah pencarian dan pengelolaan dokumen ketika dibutuhkan. 

2. Pembuatan struktur folder

• Buat struktur hierarki: Buat folder dan subfolder yang terstruktur logis berdasarkan kategori dokumen, tanggal pembuatan, divisi, atau proyek; sesuai metode yang dibutuhkan
• Standarisasi penamaan file: Tetapkan standar penamaan file yang konsisten dengan format yang jelas, deskriptif, dan konsisten seperti “NamaDokumen_Tanggal_Versi”. 

3. Tetapkan penyimpanan data

• Pilih media penyimpanan: Simpan dokumen di tempat yang aman dan mudah diakses seperti penyimpanan berbasis cloud seperti Google Drive, Microsoft OneDrive, dan lainnya
• Manfaatkan Document Management System (DMS): Pertimbangkan menggunakan software DMS yang menyediakan fitur untuk kontrol versi, alur persetujuan, dan pencarian yang lebih advance

4. Kontrol keamanan dokumen

• Batasi kontrol akses: Terapkan role-based access, enkripsi, watermark, dan audit log agar hanya pihak yang berwenang yang bisa mengakses dokumen sensitif
• Enkripsi: Gunakan enkripsi untuk melindungi data saat disimpan dan saat ditransmisikan, baik saat di penyimpanan maupun saat dikirim

5. Jadwalkan pencadangan (backup)

• Lakukan pencadangan rutin: Lakukan pencadangan salinan dokumen secara teratur ke lokasi yang berbeda (misalnya server cadangan atau cloud) untuk melindungi data dari kehilangan akibat kerusakan perangkat atau ransomware

6. Preservasi dan tanda tangan digital:

• Preservasi digital: Ikuti standar preservasi digital agar arsip tetap aman dan dapat diakses meskipun format file berubah di masa mendatang. 
• Tanda tangan elektronik: Gunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi untuk memastikan keabsahan dan keaslian dokumen secara hukum, serta melindungi dari pemalsuan

Seluruh langkah ini akan mudah dilakukan jika perusahaan berinvestasi pada Document Management System yang accessible untuk seluruh kebutuhan. Simak bagaimana sistem ini dapat membantu perusahaan Anda!

Baca Juga: Mengenal Enterprise Content Management: Cara Kerja dan Implementasinya

Cara kerja Document Management System 

Sistem manajemen dokumen (DMS) membantu perusahaan menyimpan dan mengelola dokumen secara digital dengan lebih rapi dan aman. Berikut penjelasan cara kerjanya secara sederhana:

1. Penyimpanan dokumen ke sistem

Langkah pertama adalah mengunggah dokumen ke dalam sistem. Ini bisa dilakukan dengan memindai dokumen fisik, mengunggah file digital langsung, atau melalui integrasi dengan sistem lain yang sudah digunakan perusahaan. 

Setelah itu, dokumen disimpan secara aman dalam format digital di server atau cloud storage.

2. Pengindeksan dan pencarian dokumen

Setelah dokumen tersimpan, sistem akan memberi label atau metadata, seperti judul, tanggal, atau kata kunci, agar dokumen mudah dicari. Proses ini membuat pengguna dapat menemukan dokumen dengan cepat melalui fitur pencarian di dalam sistem.

3. Pengelolaan dan kontrol akses

Dokumen yang ada bisa dikelola dengan berbagai cara: dari pemberian hak akses (siapa yang bisa melihat, mengedit, atau menghapus), pelacakan versi, hingga pengaturan alur persetujuan. 

Hal ini membantu menjaga keamanan informasi dan memastikan hanya pihak yang berwenang yang dapat memproses dokumen.

4. Kolaborasi antar tim

DMS juga mendukung kolaborasi. Beberapa pengguna bisa bekerja di dokumen yang sama, memberi komentar, melakukan revisi, atau melacak perubahan. Bahkan, sistem ini memungkinkan berbagi dokumen ke pihak eksternal secara aman dan terkontrol.

5. Pengarsipan dan penghapusan

Untuk menjaga kerapihan dan efisiensi, sistem dilengkapi fitur pengarsipan untuk dokumen yang sudah lama, serta penghapusan untuk dokumen yang sudah tidak diperlukan. 

Ini membantu perusahaan menjaga kebersihan data dan memenuhi standar retensi dokumen.

Baca Juga: 10 Document Management System Terbaik untuk Manajemen File

3 jenis Document Management System 

Perusahaan dapat memilih beberapa jenis Document Management System sesuai kebutuhan dan tingkat keamanan yang diperlukan. Terdapat beberapa jenis DMS seperti

1. Software Document Management System komersial

Jenis ini adalah produk yang dibuat dan dijual oleh perusahaan pengembang software. Anda membeli lisensi untuk menggunakan software tersebut, dan biasanya sudah termasuk dukungan teknis, pembaruan (update), dan fitur-fitur yang lengkap.

Kelebihan:

• Fitur lengkap dan teruji: Solusi ini umumnya menawarkan fitur canggih seperti otomatisasi alur kerja, integrasi dengan aplikasi lain, dan dukungan mobile.
• Keamanan terjamin: Dikembangkan oleh vendor profesional, keamanan data biasanya sudah menjadi prioritas utama.
• Dukungan after sales: Anda akan mendapatkan dukungan teknis dan layanan pelanggan yang membantu jika ada masalah.

Kekurangan:

• Biaya relatif mahal: Biaya lisensi dan langganan bisa cukup tinggi, terutama untuk perusahaan skala besar.
• Kurang fleksibel: Anda harus menggunakan fitur yang disediakan oleh vendor, sehingga sulit untuk melakukan penyesuaian khusus.

2. Open source Document Management System

Open source adalah software yang kode sumbernya (source code) dapat diakses dan diubah oleh siapa saja secara gratis. Anda dapat mengunduh software ini tanpa biaya lisensi.

Kelebihan:

• Biaya lebih rendah: Anda tidak perlu membayar biaya lisensi. Biaya yang dikeluarkan biasanya hanya untuk implementasi, penyesuaian, atau dukungan teknis dari pihak ketiga.
• Sangat fleksibel: Anda memiliki kontrol penuh untuk memodifikasi dan menyesuaikan fitur sesuai kebutuhan spesifik perusahaan.
• Komunitas pengembang aktif: Ada komunitas pengembang global yang terus memperbarui dan memperbaiki software, sehingga inovasi berjalan terus.

Kekurangan:

• Dukungan terbatas: Anda mungkin tidak mendapatkan dukungan teknis resmi dari pengembang utama. Dukungan biasanya datang dari komunitas atau penyedia jasa pihak ketiga.
• Memerlukan keahlian teknis: Implementasi dan penyesuaian membutuhkan tim IT internal yang memiliki pemahaman teknis yang kuat.

3. Custom Software Document Management System

Jenis ini adalah software yang dibuat khusus (custom-built) untuk memenuhi kebutuhan spesifik sebuah perusahaan. Perusahaan bisa menyewa atau bekerja sama dengan vendor custom software untuk membangun DMS sesuai kebutuhan spesifik yang diinginkan

Kelebihan:

• Sangat tepat sasaran: Fitur dan alur kerja didesain persis seperti yang Anda butuhkan, tanpa adanya fitur-fitur yang tidak terpakai.
• Kontrol penuh: Anda memiliki kendali penuh atas sistem, termasuk keamanan dan penyesuaian fitur di masa depan.
• Skalabilitas sesuai kebutuhan: Sistem dapat dibangun untuk bisa tumbuh seiring dengan perkembangan perusahaan Anda.

Kekurangan:

• Biaya relatif tinggi di awal: Biaya pengembangan awal bisa sangat mahal untuk proses implementasi hingga siap digunakan 
• Memakan waktu lama: Proses pengembangan umumnya memakan waktu lama untuk sampai bisa digunakan 

Rekomendasi Custom Document Management System

Untuk mendapatkan benefit yang paling maksimal, Anda bisa menggunakan custom Document Management System sesuai niche perusahaan Anda.

Mekari Officeless menyediakan layanan custom Document Management System, dikembangkan melalui platform low-code/no-code yang dapat mempercepat waktu development secara signifikan.

Mekari Officeless memungkinkan perusahaan untuk memiliki Document Management System sesuai kebutuhan spesifik Anda, mulai dari alur dokumen, keamanan data, hingga integrasi dengan sistem bisnis yang sudah ada.