Pentingnya Software E-Budgeting dalam Procurement & Rekomendasi

Pengadaan tanpa kontrol anggaran yang jelas kerapkali menjadi awal mula pemborosan; baik disengaja maupun tidak. 

Banyak perusahaan masih mengandalkan proses manual, sehingga hasilnya lebih rawan kesalahan, lambat, dan sulit ditelusuri. Padahal, setiap keputusan pembelian seharusnya selaras dengan anggaran sejak awal.

Software e-Budgeting dapat mengatasi masalah tersebut, memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam setiap tahap pengadaan. Seperti apa cara kerjanya dan software apa saja yang bisa diandalkan? Baca selengkapnya dalam artikel ini.

Apa itu e-Budgeting dalam procurement

eBudgeting adalah sistem digital yang dirancang untuk mengelola anggaran secara menyeluruh; mulai dari perencanaan, pengalokasian, penguncian, hingga pemantauan penggunaan anggaran dalam konteks procurement. 

Sistem ini terhubung langsung ke seluruh alur procure-to-pay (PR → PO → GR → Invoice → Payment).

Artinya, setiap langkah pengadaan akan langsung dicek terhadap anggaran yang tersedia. Jika dana tidak cukup atau belum dialokasikan, sistem akan otomatis menolak prosesnya. Dengan begitu:

• Pengeluaran lebih terkendali dan sesuai rencana
• Proses persetujuan lebih cepat karena sistem validasi otomatis
• Audit dan pelacakan anggaran jadi lebih mudah

EBudgeting adalah sistem yang berfungsi untuk memastikan setiap keputusan belanja diperiksa lebih dulu sebelum uang benar-benar terpakai.

Baca Juga: Panduan Lengkap Procurement Process & Cara Optimasinya

Cara kerja e-Budgeting

Sistem eBudgeting adalah sistem yang memastikan bahwa setiap tahap, dari permintaan hingga pembayaran, selalu mengacu pada anggaran yang sudah direncanakan.

Berikut penjelasan alurnya:

1. Perencanaan & alokasi anggaran

Anggaran dibuka berdasarkan struktur yang digunakan perusahaan, bisa per COA (Chart of Account), cost center, atau proyek, lengkap dengan aturan penggunaan seperti batas maksimal, toleransi selisih, hingga sumber dana. 

Tahap ini jadi awalan untuk seluruh proses selanjutnya.

Baca Juga: Biaya Pengadaan dan 10 Strategi Cost Reduction dalam Procurement

2. PR (Purchase Requisition) → Pre-encumbrance

Ketika tim membuat Purchase Requisition, sistem akan otomatis melakukan pengecekan anggaran secara real-time.

Jika masih tersedia dan sesuai aturan, sistem akan “mengunci” anggaran sementara, dikenal sebagai pre-encumbrance. Ini memastikan dana tidak dipakai untuk kebutuhan lain sambil menunggu proses approval.

Baca Juga: Software Purchase Requisition: Penjelasan Terlengkap & Cara Memilih

3. PO (Purchase Order) → Encumbrance

Setelah PR disetujui dan diubah menjadi PO, pre-encumbrance akan berubah status menjadi encumbrance.

Artinya, anggaran kini sudah resmi dikomitmenkan. Nilai yang dikunci akan langsung mengurangi anggaran yang tersedia, sehingga tidak ada risiko double booking atau penggunaan ganda.

Baca Juga: Purchase Order (PO) Management Software: Manfaat & Cara Kerja

4. GR / Invoice → Liquidation

Begitu barang diterima (Goods Receipt) atau invoice dikirim vendor, sistem akan melikuidasi encumbrance menjadi actuals atau realisasi anggaran.

Jika terdapat selisih antara PO dan invoice/GR, nilai sisanya akan otomatis dirilis kembali ke anggaran.

5. Payment & rekonsiliasi

Pembayaran dilakukan sesuai termin yang telah disepakati. Sistem akan menarik data dari PR, PO, dan invoice untuk membentuk cash view yang lebih akurat.

Ini membantu tim treasury dalam memproyeksikan kebutuhan arus kas dan menghitung DPO (Days Payable Outstanding) dengan lebih presisi.

Keuntungan dari penggunaan e-Budgeting

Dengan e-Budgeting, pengadaan tidak lagi jadi sumber kebocoran anggaran. Setiap pengeluaran terkendali sejak awal, sehingga keuangan perusahaan lebih sehat dan transparan. 

Berikut manfaat utamanya:

• Mencegah overspend sejak awal: Sistem otomatis menolak transaksi jika anggaran tidak tersedia atau melebihi batas yang ditentukan.
• Kas tetap aman, fokus ke prioritas: Dana hanya digunakan untuk kebutuhan yang telah direncanakan dan sesuai prioritas perusahaan.
• Hapus maverick spend & duplikasi: Semua transaksi tercatat dalam sistem, sehingga belanja tanpa izin atau pengadaan ganda bisa dicegah.
• Persetujuan jadi lebih cepat: Proses persetujuan lebih cepat karena pengecekan anggaran dilakukan real-time dan tanpa perlu konfirmasi manual.

Pentingnya software e-Budgeting untuk pengadaan

Di dalam proses pengadaan, software eBudgeting adalah elemen penting dalam membangun sistem keuangan yang disiplin, transparan, dan efisien. 

Berikut adalah beberapa alasan mengapa eBudgeting adalah hal krusial bagi procurement modern:

1. Menjamin dana tersedia dan sesuai tujuan

EBudgeting adalah sistem yang memastikan bahwa setiap pembayaran yang dilakukan benar-benar mengacu pada anggaran yang sudah dialokasikan sebelumnya. Artinya, tidak ada pengeluaran yang dilakukan tanpa dukungan dana yang sah dan sesuai peruntukannya. 

Ini menjaga keselarasan antara belanja dan rencana anggaran dalam siklus Public Financial Management (PFM), serta membantu pembayaran dilakukan tepat waktu tanpa membebani kas.

2. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas

Dengan seluruh proses tercatat secara digital dan otomatis, e-Budgeting menciptakan jejak audit yang jelas. Stakeholder dapat menelusuri siapa menyetujui apa, kapan transaksi dilakukan, dan dari anggaran mana dana diambil. 

Hal ini meningkatkan transparansi, memperkuat akuntabilitas, dan mendukung prinsip value-for-money dalam setiap keputusan pengadaan.

3. Mendukung perencanaan kas dan optimasi DPO

Informasi dari PR, PO, dan kontrak yang masuk ke dalam sistem e-Budgeting akan membentuk pipeline komitmen yang bisa dimanfaatkan oleh tim treasury untuk memproyeksikan kebutuhan kas ke depan. 

Dengan visibilitas ini, perusahaan dapat merencanakan pembayaran lebih strategis, memanfaatkan termin pembayaran yang ideal, negosiasi diskon lebih dini, dan menjaga DPO (Days Payable Outstanding) tetap optimal.

4. Memitigasi risiko fraud dan kebocoran

Setiap aktivitas dalam e-Budgeting terekam secara sistematis, dari perencanaan hingga pembayaran. Ini menutup celah terjadinya manipulasi data, penggandaan transaksi, atau penyalahgunaan dana. 

Implementasi e-Procurement yang terintegrasi dengan e-Budgeting terbukti mampu menurunkan risiko fraud, meningkatkan efisiensi proses, dan memperkuat tata kelola keuangan secara keseluruhan.

Komponen penting yang perlu ada dalam software e-Budgeting

Agar e-Budgeting benar-benar efektif dalam mendukung kontrol keuangan dan proses procurement, pastikan software yang digunakan memiliki komponen-komponen berikut:

1. Budget check real-time di PR/PO

Sistem harus bisa memverifikasi ketersediaan anggaran secara langsung saat pembuatan Purchase Requisition (PR) atau Purchase Order (PO), berdasarkan aturan nilai transaksi, kategori belanja, proyek, hingga mata uang.

2. Pre-encumbrance, encumbrance, dan liquidation otomatis

Alokasi anggaran dilakukan bertahap dan otomatis, dimulai dari penguncian sementara (pre-encumbrance), menjadi komitmen resmi (encumbrance), lalu terealisasi saat barang/invoice masuk (liquidation).

3. Policy engine & approval matrix

Mendukung aturan kebijakan seperti No PO, No Pay, toleransi selisih nilai, dan pengecualian yang bisa disesuaikan sesuai struktur organisasi dan jenis pengadaan.

4. Integrasi dengan ERP/GL dan e-Procurement

Wajib terhubung dengan sistem akuntansi (ERP/General Ledger) untuk sinkronisasi COA, pencatatan jurnal anggaran & realisasi, serta integrasi dengan e-Procurement seperti katalog elektronik atau kontrak.

5. Dashboard & alert real-time

Menyediakan tampilan ringkas dan notifikasi untuk memantau selisih anggaran (budget variance), tingkat kelolosan budget check, dan rasio pengecualian.

6. Three-way match & deteksi duplikasi

Sistem mencocokkan PO, GR, dan invoice secara otomatis (three-way match), serta mendeteksi kemungkinan transaksi ganda untuk mencegah kesalahan pembayaran atau fraud.

Rekomendasi software e-Budgeting terbaik untuk pengadaan

Jika Anda mencari solusi e-Budgeting yang tidak hanya kuat dari sisi fitur, tetapi juga fleksibel dalam implementasi, Mekari Officeless adalah pilihan terbaik. 

Sebagai penyedia custom software procurement disertai e-Budgeting, Mekari Officeless dapat digunakan oleh institusi pemerintahan maupun perusahaan swasta dengan kebutuhan proses yang sangat beragam.

Keunggulan Mekari Officeless terletak pada: 

• Kemampuannya untuk disesuaikan dengan alur kerja, struktur anggaran, dan kebijakan internal perusahaan. 
• Sistem dibangun secara modular, sehingga bisa mengikuti proses bisnis yang sudah ada; bukan memaksa perusahaan beradaptasi ke sistem baru yang kaku.

Modul e-Budgeting dari Mekari Officeless juga dapat diintegrasikan dengan Mekari Expense, memungkinkan pengelolaan anggaran dan pengeluaran vendor dilakukan dalam satu ekosistem yang saling terhubung.

Alokasi anggaran, proses reimbursement, hingga pembayaran vendor bisa dilakukan lebih cepat, transparan, dan akurat.

Pelajari lebih lanjut tentang solusi e-Budgeting dari Mekari Officeless.