Panduan Integrasi SaaS: Metode & Cara, Contoh, Rekomendasi

Seiring bertambahnya jumlah aplikasi yang digunakan dalam operasional bisnis, banyak perusahaan mulai menghadapi tantangan baru: bagaimana menghubungkan semua sistem agar alur kerja tetap lancar dan efisien.

Penting bagi bisnis untuk tahu cara integrate SaaS secara efektif, agar seluruh sistem terhubung dan bekerja selaras. Artikel ini membahas berbagai metode untuk integrate SaaS ke dalam proses bisnis Anda, lengkap dengan contoh penerapannya dalam alur kerja sehari-hari. 

Yuk, baca lebih lanjut untuk mengetahui mekanismenya. 

Apa itu integrasi SaaS?

Integrasi SaaS adalah proses menghubungkan berbagai aplikasi cloud (SaaS) yang digunakan dalam perusahaan agar bisa saling bertukar data dan bekerja secara otomatis. Karena tiap aplikasi punya fungsi berbeda, perusahaan perlu integrate SaaS untuk membentuk alur kerja yang efisien dan saling terhubung.

Contohnya, Anda bisa integrate SaaS CRM dengan sistem machine learning agar data pelanggan baru langsung diproses otomatis. Atau menghubungkan software akuntansi dengan sistem HR untuk mempercepat proses reimburs dan penggajian.

Dengan integrasi yang tepat, perusahaan bisa membangun alur kerja lintas tim yang efisien, responsif, dan minim human error.

Baca Juga: Integrasi SaaS ke Berbagai Software Beserta Rekomendasi

Benefit dan pentingnya integrasi SaaS untuk bisnis

Semakin banyak aplikasi SaaS yang digunakan dalam bisnis, semakin besar kebutuhan untuk menghubungkan semuanya ke dalam satu alur kerja yang utuh.

Berikut manfaat utama integrasi SaaS bagi operasional bisnis:

• Alur kerja jadi lebih ringkas: Data antar aplikasi langsung tersambung, sehingga proses bisa berjalan otomatis tanpa harus bolak-balik pindah sistem atau copy-paste manual.
• Produktivitas tim ikut terdongkrak: Saat semua informasi tersedia dalam satu dashboard, tim bisa bekerja lebih fokus dan cepat tanpa terhambat oleh data yang tersebar di banyak platform.
• Keputusan berbasis data jadi lebih mudah diambil: Dengan akses data real-time dari berbagai sistem, manajemen bisa langsung melihat insight penting tanpa harus menunggu laporan dikumpulkan secara manual.
• Risiko kesalahan berkurang drastis: Saat data berpindah secara otomatis dan konsisten, potensi kesalahan input atau duplikasi bisa ditekan sejak awal.
• Lebih mudah melihat gambaran besar: Integrasi menghadirkan keterhubungan antarfungsi bisnis — membantu Anda memahami pola, tren, dan hubungan antar proses.
• Proses bisnis bisa dijalankan otomatis: Contohnya: stok habis bisa langsung memicu permintaan pembelian, atau pengajuan cuti otomatis terhubung ke sistem payroll. Semua berjalan dalam satu alur tanpa intervensi manual.
• Biaya pengembangan bisa ditekan: Anda tak perlu membangun sistem dari awal. Cukup pilih aplikasi yang sudah tersedia, lalu integrasikan sesuai kebutuhan. Hemat waktu, hemat tenaga.
• Lebih gesit dalam menambah layanan baru: Ketika sistem sudah terintegrasi, menambahkan fitur baru atau ekspansi layanan jadi lebih cepat, tanpa perlu bongkar-pasang platform.

Baca Juga: Mengenal System Integrator dan Pentingnya bagi Perusahaan

Contoh integrasi SaaS dalam workflow perusahaan

Integrasi SaaS berdampak langsung pada efisiensi kerja harian. Berikut beberapa contoh bagaimana integrate SaaS membantu menyatukan alur kerja lintas departemen:

• Marketing → Sales: Data prospek dari platform marketing automation secara otomatis tersimpan di CRM. Tim sales pun selalu mendapat informasi terbaru, mulai dari lead score hingga aktivitas terakhir.
• E‑commerce → ERP: Ketika ada pesanan baru dari toko online, detailnya langsung masuk ke sistem ERP, termasuk stok barang dan pengelolaan gudang.
• HR → Payroll & Benefit: Saat ada perubahan data karyawan; seperti promosi atau cuti tahunan, sistem HR akan langsung memperbarui sistem penggajian. Gaji, tunjangan, dan potongan pun dihitung otomatis sesuai status terkini.
• Expense/Travel → Akuntansi: Pengeluaran perjalanan atau reimbursement karyawan langsung masuk ke jurnal akuntansi, lengkap dengan kategori akun dan cost center. 
• ERP ↔ TMS/Shipping: Sistem ERP terhubung dengan Transportation Management System (TMS) untuk menghitung ongkir, memilih ekspedisi terbaik, hingga menampilkan status pengiriman dan ETA di portal pelanggan.
• Helpdesk/Ticketing ↔ CRM: Ketika tim support membuka tiket, mereka bisa langsung melihat kontrak, SLA, hingga skor kesehatan pelanggan. Sebaliknya, tim sales juga bisa melihat sinyal churn dan feedback pelanggan dari sistem helpdesk.
• Vendor Portal ↔ Accounting: Data vendor, kontrak kerja sama, dan status pengiriman saling terhubung. Tim keuangan juga akan mendapat notifikasi otomatis jika ada keterlambatan pengiriman atau invoice yang jatuh tempo.

Metode dan cara integrasi SaaS

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan integrasi yang berbeda, tergantung skala, kompleksitas sistem, dan sumber daya teknis yang tersedia. 

Berikut adalah beberapa metode umum untuk integrate SaaS ke dalam proses bisnis:

1. Integrasi native

Metode ini membangun koneksi langsung antara sistem internal dan aplikasi SaaS. Cocok untuk perusahaan yang membutuhkan fleksibilitas tinggi dan alur kerja yang sangat spesifik. 

Namun, waktu pengembangan dan biaya implementasinya cenderung lebih besar, serta memerlukan tim teknis yang solid.

2. iPaaS (Integration Platform as a Service)

iPaaS adalah platform pihak ketiga yang menyediakan konektor siap pakai untuk menghubungkan berbagai aplikasi SaaS. 

Metode ini cocok untuk perusahaan yang ingin integrasi cepat tanpa membangun dari nol. Meski relatif mudah digunakan, beberapa kasus tetap memerlukan keterlibatan tim teknis untuk penyesuaian lebih lanjut.

3. RPA (Robotic Process Automation)

RPA menggunakan bot untuk menyalin data dari satu aplikasi ke aplikasi lain melalui interface pengguna, cocok untuk aplikasi yang tidak menyediakan API. 

RPA bisa sangat membantu dalam automasi jangka pendek, tapi perlu diperhatikan: jika tampilan atau elemen UI aplikasi berubah, bot bisa gagal menjalankan tugasnya. Maka dari itu, pendekatan ini butuh pemeliharaan rutin dan monitoring berkala.

Baca Juga: Cara Otomatisasi Entri Data untuk Tingkatkan Efisiensi Bisnis

4. Integrasi kustom via API

Menggunakan API untuk menghubungkan aplikasi secara langsung adalah metode paling fleksibel. Anda bisa menyesuaikan alur data sesuai kebutuhan bisnis, baik di cloud maupun on-premise. 

Umumnya, metode ini digunakan bersama SaaS workflow management tools dan memerlukan developer serta dokumentasi teknis yang baik.

Baca Juga: 7 Platform No Code Workflow Automation: Otomasi Proses Bisnis

5. Webhook

Webhook bekerja seperti notifikasi real-time. Saat ada peristiwa tertentu (misalnya, formulir disubmit), aplikasi A bisa langsung mengirim data ke aplikasi B tanpa perlu dipanggil secara manual.

Metode ini cocok untuk kebutuhan integrasi yang membutuhkan respons cepat dan efisien. Misalnya, sinkronisasi data pelanggan, notifikasi, atau approval instan.

6. Middleware

Middleware adalah software perantara yang mengatur pertukaran data dan logika integrasi antar aplikasi. 

Solusi ini sangat membantu dalam mengelola integrasi berskala besar yang melibatkan banyak sistem berbeda, terutama saat migrasi dari sistem lama ke ekosistem SaaS baru.

Pertimbangan dalam memilih metode integrasi SaaS

Memilih pendekatan integrasi SaaS yang tepat tidak hanya soal teknis, tapi juga soal efisiensi, skalabilitas, dan kesesuaian dengan kebutuhan bisnis. Berikut beberapa hal utama yang perlu Anda pertimbangkan:

1. Kesesuaian dengan kebutuhan bisnis dan proses

Tinjau terlebih dahulu bagaimana proses bisnis Anda berjalan. Apakah alur kerjanya standar atau cukup kompleks? Integrasi harus mendukung tujuan bisnis, bukan sekadar menyambungkan aplikasi.

2. Kompatibilitas dengan sistem yang ada

Pastikan aplikasi yang akan diintegrasikan dapat bekerja dengan sistem internal yang sudah digunakan; baik cloud maupun on-premise. Periksa juga ketersediaan API, dokumentasi, serta dukungan dari masing-masing vendor.

3. Kapasitas tim dan sumber daya teknis

Pertimbangkan apakah Anda memiliki tim teknis internal yang mampu menangani integrasi kustom, atau lebih cocok menggunakan solusi seperti iPaaS yang lebih siap pakai. Pilihan metode sangat bergantung pada kapasitas ini.

4. Skala, fleksibilitas, dan rencana jangka panjang

Jika Anda berencana mengembangkan integrasi ke lebih banyak sistem atau menambah volume data, pastikan pendekatan yang dipilih mampu mengikuti pertumbuhan tersebut tanpa perlu dibangun ulang dari awal.

5. Biaya dan efisiensi implementasi

Hitung tidak hanya biaya awal, tapi juga biaya pemeliharaan, lisensi, dan dukungan teknis. Solusi yang terlihat sederhana di awal bisa jadi mahal dalam jangka panjang jika tidak sesuai skala dan kebutuhan.

6. Keamanan dan kepatuhan data

Jika integrasi melibatkan data sensitif atau berpindah antar platform, pastikan pendekatannya tetap memenuhi regulasi perlindungan data yang berlaku.

SaaS workflow integration terbaik di Indonesia

Mengintegrasikan berbagai aplikasi SaaS, baik antar platform eksternal maupun dalam satu ekosistem, membutuhkan solusi yang fleksibel dan andal. Mekari Officeless hadir sebagai custom workflow terbaik yang mampu menjawab tantangan ini.

Sebagai platform integrasi, Mekari Officeless menawarkan sejumlah keunggulan yang membuatnya menjadi pilihan tepat bagi perusahaan di Indonesia:

• Solusi mandiri dan instan untuk menangani kompleksitas proses bisnis
• Lebih hemat biaya dengan satu platform multifungsi
• Mampu mengolah dan menyimpan big data secara efisien serta aman
• Menyelesaikan proyek integrasi hingga 5x lebih cepat, sehingga beban tim IT berkurang signifikan
• Integrasi mulus dengan sistem legacy seperti SAP, Oracle, dan Salesforce
• Integrasi lokal yang mudah ke platform populer seperti WhatsApp, Traveloka, dan Artajasa
• Fitur enterprise-ready dengan standar keamanan tinggi
• Kompatibel dengan berbagai platform, mulai dari website hingga native mobile
• Fleksibilitas opsi peluncuran, baik on-premise maupun melalui private cloud

Mekari Officeless menjawab kebutuhan integrasi SaaS di Indonesia dengan cara yang lebih praktis, cepat, dan relevan dengan tantangan bisnis modern.

Referensi

Amazon. ”Apa itu Integrasi SaaS?”
Digiteum. ”How SaaS Integration Improves Your Business Process”