Dokumen Tender beserta Contoh Format Proposal Proyek

Dalam proses manajemen tender proyek, terutama di bidang konstruksi, dokumen tender menjadi syarat utama yang wajib disusun oleh peserta. Dokumen ini berisi rincian persyaratan, spesifikasi pekerjaan, hingga kriteria evaluasi yang ditetapkan oleh pemilik proyek.

Fungsi dokumen tender:

• Memberikan transparansi dan dasar pengambilan keputusan
• Menjadi alat seleksi dan evaluasi peserta tender
• Meminimalisir risiko hukum dan kesalahpahaman

Pahami struktur dokumen tender yang tepat dan lihat langsung contoh format proposal proyek yang bisa jadi referensi praktis Anda. Yuk, simak selengkapnya!

Dokumen tender yang disiapkan pemilik proyek

Agar proses lelang berjalan transparan dan terstruktur, dalam manajemen proses tender, pemilik proyek wajib menyiapkan serangkaian dokumen tender sebagai acuan utama bagi seluruh peserta. 

Berikut komponen utama yang biasanya disertakan:

1. Surat undangan tender

Dokumen pembuka yang secara resmi mengundang kontraktor untuk mengikuti proses tender. Berisi informasi dasar seperti nama proyek, ringkasan pekerjaan, jadwal penting, dan kontak yang bisa dihubungi.

2. Instruksi kepada peserta tender

Panduan lengkap mengenai tata cara mengikuti tender, mulai dari format dokumen, prosedur pengajuan penawaran, ketentuan aanwijzing, hingga kriteria evaluasi dan persyaratan administrasi.

3. Formulir penawaran

Form standar yang harus diisi kontraktor untuk mengajukan harga penawaran. Umumnya mencakup identitas perusahaan, total harga, jangka waktu pelaksanaan, dan pernyataan kesanggupan mematuhi syarat tender.

4. Syarat dan ketentuan kontrak

Draft kontrak yang berisi hak dan kewajiban antara pemilik proyek dan kontraktor. Termasuk di dalamnya klausul tentang pembayaran, perubahan pekerjaan, penyelesaian sengketa, dan jaminan pelaksanaan.

5. Spesifikasi teknis

Rincian teknis pekerjaan konstruksi yang harus dipenuhi, mencakup standar kualitas material, metode kerja, serta acuan regulasi dan norma teknis.

6. Gambar desain / gambar perencanaan

Dokumen visual yang menunjukkan perencanaan proyek dalam bentuk gambar teknis; seperti arsitektur, struktur, dan sistem MEP (mekanikal, elektrikal, plumbing).

7. Daftar kuantitas dan harga

Rincian pekerjaan dalam format Bill of Quantities (BoQ) atau Schedule of Rates, memuat kuantitas item dan estimasi harga sebagai dasar penyusunan penawaran oleh kontraktor.

8. Jadwal pelaksanaan proyek

Timeline proyek yang menggambarkan urutan dan durasi pekerjaan. Umumnya disusun dalam format Gantt chart atau network diagram (CPM/PERT).

9. Lampiran dan informasi tambahan

Berisi data pendukung seperti kondisi lokasi proyek, laporan investigasi tanah, izin yang sudah dikantongi, serta dokumen teknis atau regulasi lain yang relevan.

Baca Juga: Procurement Strategic Sourcing: 8 Elemen, Tahapan, Cara

Dokumen yang harus disiapkan peserta tender

Selain pemilik proyek, peserta tender juga wajib menyiapkan serangkaian dokumen yang menjadi syarat administratif dan teknis. 

Kelengkapan dokumen ini sangat menentukan kelolosan dalam proses seleksi awal. Umumnya, dokumen peserta tender terbagi menjadi tiga kategori utama: administratif, legal, dan teknis.

1. Dokumen administratif

Dokumen ini digunakan untuk membuktikan legalitas badan usaha dan kapasitas administratif peserta. Beberapa dokumen penting yang wajib disiapkan meliputi:

• Akta pendirian dan perubahannya
• SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)
• NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
• TDP atau NIB (Nomor Induk Berusaha)
• Surat izin usaha sesuai bidang (misal: IUJK untuk konstruksi)
• Sertifikat ISO (jika ada)
• Surat pernyataan minat dan tidak sedang dalam sengketa hukum

Penting untuk memastikan semua dokumen dalam keadaan aktif dan sesuai dengan ketentuan regulasi yang berlaku. Berdasarkan data BPKP, peserta yang menyusun dokumen sesuai pedoman resmi memiliki tingkat keberhasilan hingga 75%.

2. Dokumen legal dan kontrol

Bagian ini menjadi fondasi yang menunjukkan status hukum dan kapabilitas legal perusahaan. Dokumen yang termasuk kategori ini antara lain:

• Akta pendirian dan perubahan terakhir perusahaan
• NPWP dan SKDP (Surat Keterangan Domisili Perusahaan)
• Sertifikat Badan Usaha (SBU) dari LPJK
• Izin usaha terkait sesuai peraturan
• Bukti kepatuhan terhadap regulasi (misalnya, surat bebas temuan BPK atau sertifikasi lainnya)

Selain itu, ada juga dokumen pelengkap sebagai dokumen kontrol dan pendukung teknis, yaitu: 

• Laporan keuangan yang telah diaudit
• Pakta Integritas
• Formulir isian tingkat komponen dalam negeri (TKDN) bila dibutuhkan pemerintah
• Dokumen isian kualifikasi
• Formulir rekapitulasi dan kelengkapan administrasi tender

Karena banyak kegagalan tender disebabkan dokumen legal tidak valid, sangat disarankan untuk melakukan pengecekan masa berlaku secara berkala sebelum mengikuti proses tender.

Contoh format proposal dokumen tender proyek konstruksi

Proposal tender proyek konstruksi umumnya disusun secara sistematis dalam beberapa bab utama. Tujuannya adalah untuk menampilkan kelengkapan, kompetensi, serta kesanggupan peserta dalam melaksanakan proyek sesuai standar. 

Berikut contoh format yang umum digunakan:

Bab 1: Pendahuluan

Bagian ini memuat pengenalan perusahaan dan kesiapan dasar mengikuti tender, meliputi:

• Profil perusahaan, berisi deskripsi singkat badan usaha, struktur organisasi, dan legalitas.
• Pengalaman proyek sejenis, menampilkan rekam jejak proyek sebelumnya yang relevan.
• Sertifikat keahlian dan dukungan teknis, seperti SBU, ISO, dan sertifikasi personel.
• Dokumen kualifikasi dan kesanggupan pelaksanaan, menyatakan bahwa perusahaan memenuhi syarat dan sanggup menyelesaikan proyek sesuai ketentuan.

Bab 2: Dokumen administrasi

Berisi kelengkapan administratif yang menjadi syarat formal mengikuti tender, seperti:

• Data diri anggota perusahaan/kemitraan (jika ada)
• Surat penawaran sebagai dokumen utama pengajuan
• Pakta integritas sebagai bentuk komitmen anti-korupsi
• Surat kuasa untuk mewakili penandatanganan dokumen
• Surat jaminan penawaran sebagai bentuk keseriusan
• Surat jaminan sanggah banding bila terjadi keberatan
• Surat jaminan uang muka untuk pengajuan pembayaran awal
• Surat jaminan pemeliharaan sebagai jaminan pasca-proyek

Bab 3: Dokumen penawaran teknis

Menampilkan rencana teknis pelaksanaan proyek secara rinci. Komponen utamanya meliputi:

• Site layout, denah lokasi dan zonasi kerja
• Struktur organisasi proyek, susunan tim pelaksana
• Metode pelaksanaan, uraian teknik kerja dan pendekatan pelaksanaan
• Jadwal pelaksanaan, timeline pekerjaan, material, peralatan, tenaga kerja
• Spesifikasi teknis, acuan mutu, standar material dan pekerjaan
• Daftar personil inti dan alat utama, bukti kesiapan sumber daya
• Rencana mutu & K3, standar mutu dan keselamatan kerja
• Dokumen pengelolaan lingkungan, komitmen terhadap aspek lingkungan

Bab 4: Dokumen penawaran harga

Menjabarkan rincian biaya pelaksanaan proyek. Bagian ini harus dihitung cermat dan transparan:

• Ringkasan harga penawaran, total nilai penawaran
• Rincian harga penawaran, uraian tiap item pekerjaan
• Bill of Quantity (BoQ), kuantitas pekerjaan yang ditawarkan
• Analisa harga satuan pekerjaan, dasar perhitungan harga tiap item
• Daftar harga satuan bahan, alat, tenaga kerja, detail komponen biaya

Struktur proposal seperti ini membantu proses evaluasi menjadi lebih mudah, objektif, dan terstandardisasi sesuai aturan lelang konstruksi.

Buat dan kelola dokumen tender dengan Tender Management System

Dokumen tender proyek konstruksi yang tidak terstruktur bisa menimbulkan risiko seperti dokumen hilang, validasi lambat, atau salah input data.Untuk menjawab tantangan ini, perusahaan dapat menggunakan Tender Management System atau sistem eSourcing berbasis digital.

Tidak hanya membantu perusahaan dalam membuat, menyimpan, dan memvalidasi dokumen tender secara terpusat, tapi juga mempercepat proses evaluasi, pemilihan vendor, hingga manajemen kontrak setelah tender dimenangkan.

Mekari Officeless hadir sebagai solusi custom software procurement yang terintegrasi dengan fitur Tender Management System komprehensif, mulai dari:

• Manajemen pengajuan dan upload dokumen peserta tender
• Alur evaluasi dan verifikasi otomatis
• Notifikasi status penawaran secara real-time
• Penyimpanan dokumen legal & teknis secara aman
• Manajemen kontrak digital setelah vendor ditunjuk

Dengan sistem ini, baik perusahaan yang mengadakan tender maupun yang ikut sebagai peserta dapat mengurangi risiko human error, mempercepat proses administratif, menjamin transparansi dan akuntabilitas, serta meningkatkan efisiensi waktu dan biaya.

Gunakan sistem yang tepat seperti Mekari Officeless untuk mengelola tender secara modern, efisien, dan aman.

Referensi

Diklat Konstruksi. ‘’Contoh Dokumen Tender Konstruksi: Panduan Lengkap untuk Sukses Proyek’’