9 Contoh SaaS untuk Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Software-as-a-Service (SaaS) adalah model perangkat lunak berbasis cloud computing yang memungkinkan pengguna hanya dengan akses melalui internet.

Layanan ini dapat mempermudah aktivitas sehari-hari hingga proses bisnis dalam mengotomasi berbagai tugas, mengelola dokumen, dan berkolaborasi dengan seluruh tim.

Beberapa contoh SaaS yang sudah populer secara global adalah Google Workspace, Microsoft Office 365, Salesforce, Zoom, Trello, dan Adobe Cloud.

Namun, perkembangan perangkat on-demand ini tidak berhenti di solusi-solusi besar tersebut.

Beragam contoh SaaS di Indonesia lainnya juga hadir untuk memenuhi kebutuhan yang lebih spesifik, seperti untuk mengelola keuangan, human resource (HR), supply chain, procurement, budgeting, hingga manajemen pelanggan.

Memahami berbagai pilihan dan contoh aplikasi SaaS tersebut dapat membantu Anda memilih solusi yang tepat untuk mendukung produktivitas Anda, baik dalam kegiatan harian maupun pekerjaan atau bisnis.

1. Contoh SaaS untuk Manajemen Sumber Daya Manusia  

Manajemen sumber daya manusia adalah aspek krusial dalam setiap organisasi, terutama organisasi profit. 

Namun, masih banyak perusahaan menghadapi sejumlah hambatan dalam mengelola human resource secara efektif. 

Banyak proses manajemen SDM dilakukan secara manual, menyebabkan proses menjadi lebih lambat, rentan terhadap kesalahan, dan kurang efisien. 

Selain itu, perusahaan seringkali kesulitan untuk mengakses data karyawan secara terpusat dan real-time.

Apakah ada solusinya? SaaS untuk human capital management adalah jawabannya. HR SaaS software menawarkan berbagai manfaat, seperti: 

• Mengotomasi pekerjaan yang sebelumnya berjalan secara manual, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi human error.
• Menyediakan dasbor dan laporan yang memungkinkan pengguna untuk memantau data karyawan secara real-time.
• Meningkatkan pengalaman dan keterlibatan karyawan dengan adanya fitur-fitur seperti portal self-service untuk karyawan dan aplikasi mobile. 
• Fitur-fitur seperti portal karyawan self-service dan aplikasi mobile dapat meningkatkan pengalaman karyawan.

Salah satu solusi hr saas software terbaik di Indonesia yang dapat Anda gunakan adalah Mekari Talenta. 

Dengan Mekari Talenta, Anda dapat mengelola seluruh keperluan tim HR dengan komprehensif, baik operasional maupun strategis. 

Berikut adalah beberapa fitur utamanya: 

• Absensi online, gabungkan teknologi GPS dan face recognition untuk absensi yang akurat dan aman.
• Payroll otomatis, otomatiskan seluruh proses payroll, mulai dari perhitungan hingga distribusi. 
• Manajemen talenta komprehensif, dapatkan platform terpadu untuk mengelola seluruh siklus hidup karyawan, dari rekrutmen hingga pensiun.
• Analisis data berbasis AI, untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

2. SaaS untuk manajemen keuangan dan supply chain 

Selain manajemen HR, perusahaan Anda pasti juga menghadapi tantangan dalam mengelola keuangan.

Data keuangan yang tidak konsisten, proses manual yang memakan waktu, hingga kurangnya gambaran jelas terkait kondisi keuangan perusahaan menjadi hal yang biasa. 

Hambatan dalam pengelolaan keuangan tersebut berkaitan erat dengan manajemen supply chain, khususnya untuk bisnis retail dan manufaktur.

Sebab, sulitnya melacak inventori, pesanan, dan pengiriman secara real-time; perkiraan permintaan stok yang tidak tepat; hingga proses manual dapat memicu biaya operasional yang tinggi.

Oleh karena itu, SaaS akuntansi sekaligus supply chain hadir dan menawarkan solusi yang komprehensif untuk mengatasi berbagai pain points di atas. 

Beberapa manfaat utama dari penggunaan software akuntansi dan manajemen rantai pasok meliputi:

• Mengalihkan proses manual menjadi otomatis dengan SaaS untuk mempercepat waktu pengerjaan dan menekan potensi kesalahan.
• Menyediakan dasbor dan laporan yang memungkinkan pengguna untuk memantau kinerja keuangan dan supply chain secara real-time.
• Mengakses dan berbagi data yang sama, sehingga memudahkan kolaborasi dan pengambilan keputusan.

Salah satu contoh aplikasi SaaS yang dapat Anda terapkan untuk menyederhanakan proses akuntansi dan manajemen supply chain di perusahaan Anda adalah Mekari Jurnal.

Terkait akuntansi, berikut adalah beberapa fiturnya: 

• Mulai dari pembuatan tagihan hingga penerimaan pembayaran, semua transaksi dapat dikelola dalam satu platform. 
• Integrasi yang seamless dengan berbagai sistem
• Mengotomatiskan proses pembukuan, memantau status tagihan secara real-time, dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan komprehensif. 
• Mengintegrasikan data dari berbagai sumber, menganalisis kinerja bisnis secara mendalam, dan membuat keputusan yang lebih baik. 

Untuk mengoptimalkan supply chain, Mekari Jurnal menyediakan fitur berikut: 

• Kelola seluruh proses mulai dari pembuatan sales order hingga penerimaan barang masuk. 
• Fitur pelacakan stok real-time, baik di gudang maupun dalam proses pengambilan barang, memastikan ketersediaan barang dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Fitur bill of materials, work order, dan manajemen serial number membantu Anda mengoptimalkan penggunaan inventori dan memastikan kualitas produk.
• Dashboard yang user-friendly, pantau aktivitas gudang secara online, lakukan perencanaan produksi yang efektif, dan pastikan kelancaran seluruh proses rantai pasok. 

Tak hanya mempercepat pengerjaan berbagai tugas keuangan dan SCM, Mekari Jurnal juga dilengkapi dengan Universal Airene, asisten keuangan berbasis AI. 

Dengan Airene sebagai partner digital, Anda dapat mengambil keputusan bisnis dengan lebih cepat dan akurat.

3. SaaS untuk layanan pelanggan

Hambatan dalam proses pelayanan pelanggan tidak jarang membuat mereka merasa frustasi, tidak puas, dan bahkan berpindah ke kompetitor. 

Dari sisi perusahaan, sistem yang tidak terintegrasi, sulitnya melacak interaksi dengan pelanggan, hingga tidak adanya metrik yang jelas untuk mengukur kepuasan pelanggan. 

Masalah ini dapat diatasi dengan solusi SaaS CRM, yang memberikan beragam manfaat sebagai berikut: 

• Menggabungkan semua data pelanggan ke dalam satu platform terpadu, sehingga tim layanan pelanggan dapat memperoleh gambaran yang lengkap tentang setiap pelanggan.
• Banyak tugas repetitif dalam layanan pelanggan dapat diotomatisasi, seperti tiket otomatis, respons otomatis, dan pelaporan.
• Menggunakan fitur analisis, perusahaan dapat menggali lebih dalam data untuk mengidentifikasi peluang untuk perbaikan.

Untuk membantu Anda memberikan pelayanan pelanggan yang terbaik, Mekari Qontak hadir sebagai solusinya. 

• Chatbot berbasis AI memberikan layanan dipersonalisasi selama 24/7. Chatbot dapat menjawab pertanyaan sederhana, sehingga agen Anda dapat fokus pada masalah yang lebih kompleks.
• Chat Panel, atur dan prioritaskan tiket pelanggan dengan cepat melalui panel obrolan yang intuitif. 
• Manajemen informasi untuk akses semua informasi pelanggan secara real-time untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. 
• Pantau kinerja agen Anda secara detail, ukur tingkat kepuasan pelanggan, dan monitor KPI secara lebih cepat. 

4. SaaS untuk procurement

Mengelola proses pengadaan di perusahaan kerap kali terasa seperti mengurai benang kusut. 

Setiap permintaan pembelian, approval, hingga pembuatan purchase order bisa memicu bottleneck baru jika masih berjalan secara manual tanpa sistem terintegrasi. 

Biaya tersembunyi, hilangnya jejak approval, serta lambatnya respon vendor dapat menahan laju bisnis, terutama saat skalabilitas menjadi tuntutan.

Solusi cloud-based procurement management hadir menjawab tantangan ini. 

Platform procurement SaaS menyederhanakan seluruh siklus pengadaan lewat otomatisasi workflow, integrasi data vendor dan produk, serta dasbor real-time yang menghadirkan visibilitas penuh dari pengajuan hingga pembayaran. 

Setiap tahapan, mulai dari permintaan, persetujuan, hingga pembayaran, kini bisa diawasi dan dijalankan secara digital, baik melalui desktop maupun aplikasi mobile.

Mekari Expense adalah salah satu procurement SaaS terdepan di Indonesia yang menawarkan:

• Otomatisasi permintaan pembelian, persetujuan digital tanpa dokumen fisik, serta purchase order elektronik.
• Manajemen vendor dan produk secara terpusat, memudahkan kontrol lintas divisi.
• Integrasi dengan SaaS untuk keuangan (Mekari Jurnal) untuk pencatatan otomatis, pengendalian anggaran, dan pelacakan pembayaran.
• Monitoring real-time lewat dashboard, lengkap dengan notifikasi dan update status di tiap proses.
• Akses mobile, sehingga monitoring, approval, dan analisis pengadaan bisa berjalan tanpa terbatas lokasi.

Dengan mengadopsi solusi seperti Mekari Expense, perusahaan dapat mempercepat alur procurement, memperkuat transparansi, serta menjaga efisiensi dan akuntabilitas anggaran. 

Contoh SaaS di Indonesia ini membawa pengadaan ke level yang lebih strategis dan siap menghadapi kebutuhan bisnis modern.

5. SaaS untuk budgeting perusahaan

Proses budgeting manual dalam perusahaan seringkali menjadi beban yang menyita waktu dan sumber daya. Alokasi dana yang rumit, proses reimbursement yang lambat, dan kurangnya transparansi pengeluaran menjadi tantangan umum yang dihadapi. 

Namun, solusi SaaS budgeting perusahaan hadir untuk mengatasi masalah ini, melalui beberapa kapabilitas berikut: 

• Otomatisasi alokasi dana, persetujuan, dan reimbursement mempercepat proses dan mengurangi kesalahan manusia.
• Memberikan visibilitas real-time terhadap penggunaan anggaran, memungkinkan pemantauan yang lebih baik.
• Integrasi dengan sistem akuntansi dan keuangan lainnya menyederhanakan alur kerja dan mengurangi duplikasi data.
• Memudahkan kolaborasi antar departemen dalam perencanaan dan pengelolaan anggaran.

Contoh SaaS yang dapat membantu Anda mengalokasikan anggaran untuk perusahaan adalah Mekari Expense. Pengeluaran bisnis jadi lebih efektif, terutama dengan adanya fitur Accounts — yang memiliki manfaat sebagai berikut: 

• Buat akun-akun terpisah untuk berbagai departemen atau proyek. Dengan mengkategorikan anggaran, Anda dapat melacak pengeluaran lebih spesifik.
• Berikan kartu karyawan yang terhubung langsung dengan akun mereka. Setiap transaksi akan tercatat secara otomatis dan transparan.
• Atur pembayaran tagihan secara otomatis untuk menghindari keterlambatan pembayaran dan denda.
• Kelola proses klaim reimbursement dengan lebih efisien. Semua data klaim akan tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.

6. SaaS untuk digital sign

Proses tanda tangan dokumen seringkali menjadi hambatan. Proses persetujuan yang berbelit-belit, pengiriman dokumen fisik yang memakan waktu, dan risiko kehilangan atau kerusakan dokumen menjadi tantangan yang kerap dihadapi perusahaan. 

Belum lagi, penyimpanan dokumen fisik yang tidak efisien dan sulitnya melacak status dokumen semakin memperburuk situasi.

Contoh SaaS untuk tanda tangan digital hadir sebagai solusi inovatif untuk mengatasi masalah-masalah tersebut. Dengan menggunakan layanan berbasis cloud ini, perusahaan dapat merasakan berbagai keuntungan, antara lain:

• Proses tanda tangan menjadi lebih cepat dan mudah, tanpa perlu mencetak, mengirim, dan menunggu dokumen fisik.
• Dokumen digital yang ditandatangani secara elektronik lebih terlindungi dari risiko kehilangan, kerusakan, atau pemalsuan.
• Dokumen dapat diakses dan ditandatangani dari mana saja dan kapan saja melalui perangkat apa pun yang terhubung ke internet.
• Status dokumen dapat dilacak secara real-time, sehingga Anda selalu mengetahui perkembangan proses tanda tangan.
• Mengurangi penggunaan kertas dan mengurangi jejak karbon perusahaan.

Salah satu contoh SaaS digital signature yang patut dipertimbangkan adalah Mekari Sign. Dengan fitur-fitur unggulannya, Mekari Sign menawarkan solusi tanda tangan digital yang aman, mudah, dan efisien. Beberapa kelebihan Mekari Sign antara lain:

• Terpercaya dengan sertifikat PSrE Kominfo, tanda tangan Anda sah di mata hukum dan diakui secara internasional. 
• Pantau seluruh dokumen dengan mudah melalui dashboard terpadu. 
• Validasi dan kirim dokumen dalam jumlah besar sekaligus tanpa hambatan. 
• Kumpulkan tanda tangan banyak pihak dalam hitungan menit.

7. SaaS untuk data entry 

Data entry manual seringkali menjadi tantangan operasional bisnis. Saat berhadapan dengan volume data besar, proses ini dapat menghambat produktivitas tim. 

Selain itu, ada potensi kesalahan seperti salah ketik atau duplikasi data, mengancam kualitas data yang berujung pada keputusan bisnis yang kurang tepat. Tantangan semakin besar ketika bisnis berkembang dan volume data ikut meningkat, karena skalabilitas proses manual pastinya terbatas – tanpa penambahan sumber daya yang signifikan.

Masalah tersebut dapat diatasi dengan SaaS data entry, yang memberikan sejumlah keuntungan sebagai berikut: 

• Menghemat waktu berharga yang bisa dialokasikan untuk tugas-tugas lain yang lebih strategis.
• Mengurangi risiko human error, meningkatkan kualitas dan keandalan data.
• Mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang berkembang, tanpa perlu investasi besar dalam infrastruktur.
• Dapat diintegrasikan dengan sistem bisnis yang ada, meningkatkan alur kerja secara keseluruhan.

Mekari Stream adalah contoh SaaS data entry otomatis yang menawarkan berbagai fitur dan keunggulan. Teknologi OCR (Optical Character Recognition) memastikan akurasi tinggi dalam mengenali teks dan mengekstrak data dari berbagai jenis dokumen dan gambar.

• Kelola data yang diekstraksi dengan mudah. Tinjau, edit, dan atur data secara efisien untuk memastikan akurasi dan relevansi.
• Impor dokumen hanya dengan mengambil foto dengan kamera atau mengunggah file dari desktop Anda. 
• Hubungkan dengan lancar ke sistem dan aplikasi yang ada, sehingga data yang diekstraksi dapat langsung digunakan untuk analisis atau keperluan bisnis lainnya.
• Mendukung berbagai format dokumen seperti PDF dan gambar, memberikan fleksibilitas dalam mengelola berbagai jenis informasi.

8. SaaS untuk benefit karyawan

Banyak perusahaan berusaha untuk memberikan tunjangan yang paling menarik dan bermanfaat untuk mempertahankan karyawan mereka. Namun, hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan — terutama ketika skala bisnisnya semakin besar. 

Mulai dari kesulitan pengelolaan benefit karyawan, arus kas yang terganggu, hingga ketidaksesuaian benefit dengan kebutuhan karyawan.

Dengan adanya SaaS untuk benefit karyawan, Anda bisa terbebas dari berbagai masalah tersebut, dengan manfaat sebagai berikut: 

• Tugas administratif seperti pendaftaran, perubahan, dan klaim benefit dapat diotomatisasi — menjadikan prosesnya lebih cepat dan akurat. 
• Dapat disesuaikan dengan struktur organisasi perusahaan dan data karyawan secara real-time. 
• Karyawan dapat mengakses informasi dan klaim benefit secara mandiri. 
• Pilihan benefit yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan dan preferensi karyawan. 

Mekari Flex adalah contoh SaaS yang dapat membantu Anda mengelola program benefit bagi karyawan. Proses menjadi lebih efisien, biaya lebih hemat, dan kepuasan karyawan pun meningkat. Apa saja fitur yang ditawarkan? 

• Accessible Salary, memungkinkan karyawan mengakses sebagian dari gaji mereka sebelum tanggal pembayaran gaji yang telah ditentukan. Karyawan dapat memenuhi kebutuhan mendesak dan memberikan rasa aman finansial.
• Flex Installment, menyediakan opsi pembiayaan dengan bunga rendah dan tenor yang dapat disesuaikan. Fitur ini berguna apabila karyawan ingin memperoleh kebutuhan yang diinginkan, tanpa perlu membayar seluruh biayanya sekaligus. 
• Flexible Benefit, memberikan kebebasan kepada karyawan untuk memilih benefit yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi pribadi. Benefit yang diterima jadi lebih relevan dan bernilai bagi setiap karyawan. 

9. SaaS untuk workflow automation

Alur kerja dalam perusahaan seringkali menghadapi banyak hambatan — yang berujung berimbas pada produktivitas dan efisiensi perusahaan. Masalahnya beragam, mulai dari kurangnya integrasi antar sistem, banyaknya tugas simpel namun repetitif, hingga kurangnya transparansi dan notifikasi terkait aktivitas antar tim. 

Semua hambatan ini pada akhirnya berdampak pada rendahnya efisiensi, kualitas kerja yang menurun, dan kepuasan pelanggan yang tidak terpenuhi.

Perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang tepat untuk mengoptimalkan alur kerja, yaitu dengan solusi SaaS untuk workflow automation, yang memiliki manfaat berikut: 

• Mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan membebaskan waktu karyawan untuk pekerjaan yang lebih strategis
• Menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan efisiensi. 
• Mengurangi beban kerja karyawan, sehingga mereka lebih puas dengan pekerjaan mereka. 

Ada contoh SaaS komprehensif untuk mengoptimalkan alur kerja bisnis, yaitu Mekari Flow. Solusi ini menawarkan beberapa fitur sebagai berikut: 

• Dapatkan informasi perkembangan terbaru, sesuaikan jenis notifikasi yang ingin Anda terima, dan eskalasi otomatis untuk penanganan masalah yang lebih cepat dengan fitur Notifikasi. 
• Otomatiskan tugas repetitif dengan picu sistem untuk melakukan tindakan secara otomatis berdasarkan kondisi tertentu, dengan fitur Automasi. 
• Hubungkan berbagai aplikasi yang Anda gunakan sehari-hari dalam satu platform dengan fitur Integrasi. 
• Buat alur kerja untuk departemen dan proyek dan berbeda — dan pantau semua alurnya dalam satu tampilan dengan fitur Multiple Flows. 

Kesimpulan 

Penggunaan SaaS telah terbukti secara signifikan meningkatkan produktivitas dalam dunia kerja. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas manual dan repetitif, SaaS membebaskan karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis. 

Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia. Untuk bisnis yang ingin mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan, penggunaan platform SaaS seperti Mekari adalah langkah yang sangat strategis. 

Mekari menawarkan berbagai solusi SaaS terintegrasi sebagai alternatif ERP yang dapat membantu bisnis mengelola berbagai aspek operasional, mulai dari keuangan, sumber daya manusia, layanan pelanggan, perpajakan, dan masih banyak lagi. 

Dengan memilih Mekari, bisnis dapat menikmati manfaat dari teknologi terkini, skalabilitas yang tinggi, dan dukungan yang andal. Tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang.

Referensi

Investopedia. ”What Is Software as a Service (SaaS)? Definition and Examples”