Contoh Kontrak Kerjasama Vendor & Surat Pemutusan Kontrak

Banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam menjalin kerja sama dengan vendor. Mulai dari keterlambatan pengiriman, kualitas produk yang tidak sesuai, atau pelanggaran kontrak lainnya yang berdampak pada operasional dan reputasi bisnis. 

Untuk mengantisipasi risiko tersebut, penting bagi perusahaan untuk memiliki kontrak kerja sama yang jelas dan memahami prosedur pemutusan kontrak yang sah. 

Artikel ini akan membahas contoh kontrak kerjasama vendor dan surat pemutusan kontrak, serta poin-poin krusial yang perlu diperhatikan agar hubungan bisnis tetap profesional dan sesuai hukum.

Pengertian kontrak kerjasama vendor

Kontrak vendor adalah perjanjian hukum antara perusahaan dan vendor yang menetapkan hak, kewajiban, serta ketentuan kerja sama dalam penyediaan barang atau jasa.

Fungsi dan tujuan kontrak vendor:

• Menjelaskan detail barang/jasa yang disediakan, spesifikasi teknis, kualitas, dan cara pengiriman.
• Menentukan deadline penyelesaian atau pengiriman untuk menjaga kelancaran operasional bisnis.
• Mengatur harga, metode pembayaran, termin, serta sanksi atau insentif terkait performa.
• Melindungi informasi sensitif dan hak cipta melalui klausul NDA atau sejenisnya.
• Menyediakan mekanisme penyelesaian jika terjadi pelanggaran, seperti mediasi, arbitrase, atau jalur hukum.

Baca Juga: Vendor Perusahaan: Perbedaan dengan Supplier & Contohnya

Pasal dan unsur penting dalam kontrak vendor

Agar kontrak sah dan mengikat secara hukum, harus memenuhi 4 syarat Pasal 1320 KUH Perdata:

• Kesepakatan para pihak: Tidak boleh ada paksaan, kekeliruan, atau penipuan saat menandatangani kontrak.
• Kecakapan hukum: Para pihak harus dewasa dan berwenang secara hukum.
• Objek yang jelas: Harus mencantumkan barang atau jasa tertentu yang diperjanjikan.
• Sebab yang halal: Isi kontrak tidak boleh bertentangan dengan hukum atau ketertiban umum.

Selain itu, kontrak vendor juga perlu mencakup pasal-pasal utama berikut:

Pasal 1: Definisi dan para pihak

Menjelaskan identitas lengkap para pihak yang terlibat, termasuk nama, alamat, jabatan, dan kapasitas hukum masing-masing.

Pasal 2: Ruang lingkup kerjasama

Menguraikan secara detail barang/jasa yang disediakan vendor, spesifikasi teknis, batasan pekerjaan, dan target penyelesaian.

Pasal 3: Hak dan kewajiban para pihak

Menjabarkan tanggung jawab operasional, hak akses, jangka waktu layanan, serta kewajiban yang harus dipenuhi selama masa kontrak.

Pasal 4: Harga dan ketentuan pembayaran

Memuat nilai kontrak, termin pembayaran, metode pembayaran, denda keterlambatan, dan ketentuan pajak atau biaya tambahan.

Pasal 5: Durasi dan masa berlaku

Menyebutkan tanggal efektif dan tanggal berakhir kontrak, termasuk ketentuan perpanjangan atau review berkala jika diperlukan.

Pasal 6: Jaminan kualitas dan masa perbaikan

Menetapkan standar kualitas layanan/barang dan jangka waktu garansi atau masa perbaikan bila ada kekurangan atau cacat mutu.

Pasal 7: Kerahasiaan

Mengatur perlindungan terhadap informasi sensitif dan kewajiban vendor menjaga kerahasiaan data milik bank.

Pasal 8: Perubahan dan penambahan kontrak

Menyediakan mekanisme legal untuk perubahan harga, lingkup kerja, maupun syarat lain dengan persetujuan kedua pihak.

Pasal 9: Pemutusan dan pengakhiran kontrak

Menjelaskan skenario penghentian kontrak secara sepihak atau bersama, serta tanggung jawab hukum setelah pemutusan.

Pasal 10: Penyelesaian sengketa

Menetapkan jalur penyelesaian konflik seperti mediasi, arbitrase, atau pengadilan, serta yurisdiksi hukum yang berlaku.

Pasal 11: Force majeure

Menjelaskan keadaan luar biasa (bencana, pandemi, dll.) yang dapat membebaskan salah satu pihak dari kewajiban kontrak.

Pasal 12: Ketentuan lain-lain

Memuat ketentuan teknis tambahan seperti pelimpahan hak, notifikasi resmi, dan dasar hukum kontrak.

Contoh kontrak kerjasama vendor dalam format doc

Kontrak kerjasama vendor umumnya disusun dalam format dokumen resmi (Word atau PDF) yang mencakup seluruh pasal dan klausul penting yang sudah dibahas sebelumnya. 

Format ini harus ditulis secara sistematis dan jelas agar mudah dipahami serta sah secara hukum.

Isi dokumen biasanya mencakup:

• Identitas lengkap para pihak
• Ruang lingkup pekerjaan/jasa
• Rincian pembayaran dan jadwal kerja
• Ketentuan penalti, penyelesaian sengketa, dan force majeure

Dokumen harus ditandatangani oleh pihak berwenang dan diberi cap resmi perusahaan.

Untuk mempermudah, kami telah menyiapkan template kontrak kerjasama vendor dalam format Word yang bisa langsung Anda unduh dan sesuaikan sesuai kebutuhan.

Download template kontrak kerjasama vendor dalam format Word

Contoh surat pemutusan kontrak kerjasama dengan vendor

Pemutusan kontrak vendor bisa terjadi karena berbagai alasan, seperti:

• Vendor melanggar ketentuan kontrak
• Kinerja vendor tidak sesuai standar (SLA/KPI)
• Perubahan strategi atau kebutuhan internal perusahaan

Surat pemutusan kontrak harus disusun secara formal dan mencantumkan unsur-unsur berikut:

• Kop surat: Identitas resmi perusahaan
• Nomor surat: Untuk keperluan arsip dan pelacakan
• Perihal: Menjelaskan maksud isi surat secara singkat
• Salam pembuka dan identitas penerima: Ditujukan kepada vendor
• Alasan pemutusan kontrak: Disampaikan secara profesional dan ringkas
• Tanggal efektif pemutusan: Tanggal terakhir kerja sama berlaku
• Ucapan terima kasih (opsional): Bila relevan
• Penutup: Kalimat resmi penutup dan permintaan konfirmasi
• Tanda tangan: Pihak perusahaan yang berwenang

Anda bisa gunakan template surat pemutusan kontrak vendor berikut ini untuk membantu penyusunan yang lebih rapi dan profesional.

Ubah isi dan konteks sesuai dengan kebutuhan Anda.

Download contoh surat pemutusan kontrak kerjasama vendor

Jenis-jenis kontrak vendor

Pemilihan jenis kontrak vendor sangat menentukan kelancaran dan keberhasilan proyek. Setiap jenis punya karakteristik dan risiko tersendiri, tergantung pada skala, kebutuhan, dan kompleksitas kerja sama.

1. Kontrak harga tetap (Fixed Price Contract)

Vendor menyuplai produk/jasa dengan harga yang sudah disepakati dari awal.

• Lump Sum: Harga total proyek ditentukan di awal—umum untuk proyek konstruksi.
• Unit Price: Harga dihitung per satuan unit—cocok untuk pengadaan barang dalam volume besar.

2. Kontrak biaya-plus (Cost-Reimbursable Contract)

Vendor diganti sesuai biaya riil yang dikeluarkan plus fee. Cocok untuk proyek dengan risiko tinggi atau scope kerja yang belum pasti.

• Cost Plus Fixed Fee: Tambahan fee tetap, tidak tergantung hasil kerja.
• Cost Plus Award Fee: Fee tambahan jika vendor capai target.
• Cost Plus Incentive Fee: Ada bonus untuk efisiensi waktu/biaya.
• Cost Plus Percentage of Cost: Fee dihitung dari persentase biaya proyek.

3. Kontrak waktu dan material (Time and Materials Contract)

Pembayaran berdasarkan jam kerja dan biaya material. Lebih fleksibel, tapi pembeli perlu kontrol ketat agar biaya tak membengkak.

4. Perjanjian subkontrak (Subcontract Agreement)

Vendor bertugas sebagai subkontraktor untuk menyelesaikan bagian tertentu dari proyek. Cocok untuk proyek multi-vendor seperti konstruksi besar.

5. Kontrak pengiriman tidak terbatas (Indefinite Delivery Contract)

Vendor siap menyuplai produk/jasa sesuai permintaan dalam rentang waktu tertentu, tanpa jumlah pasti. Umum dipakai dalam proyek jangka panjang.

6. Perjanjian distribusi (Distribution Agreement)

Vendor menunjuk distributor untuk menjual produknya. Bisa bersifat eksklusif atau non-eksklusif tergantung kesepakatan.

Baca Juga: Mengenal Vendor Risk Management & Cara Implementasinya

Pentingnya kontrak yang jelas dalam kerjasama vendor

Kontrak yang detail dan terstruktur jadi dasar utama untuk menjaga kerja sama vendor tetap aman dan profesional. Ini alasannya:

• Menghindari sengketa & miskomunikasi: Dengan ruang lingkup, jadwal, dan tanggung jawab yang tertulis, semua pihak tahu apa yang harus dilakukan.
• Menjamin hak & kewajiban kedua belah pihak: Kontrak menetapkan hak vendor atas pembayaran, serta kewajiban mereka soal kualitas, tenggat, dan keamanan data.
• Memudahkan evaluasi & manajemen vendor: Kontrak yang rapi dan lengkap jadi referensi utama dalam evaluasi performa, audit internal, hingga proses terminasi kontrak jika diperlukan.

Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform

Rekomendasi software manajemen kontrak digital

Mengelola kontrak vendor secara manual rawan kesalahan, sulit dilacak, dan berisiko tinggi saat audit. Di sinilah pentingnya menggunakan software manajemen kontrak agar proses lebih rapi, transparan, dan bisa dipantau kapan saja.

Keuntungan utama menggunakan software manajemen kontrak:

• Menyimpan seluruh dokumen kontrak vendor dalam satu sistem terpusat
• Memudahkan pencarian, pelacakan tenggat waktu, dan pembaruan kontrak
• Mengotomatisasi proses approval & pengingat saat kontrak hampir berakhir
• Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan internal & regulasi eksternal
• Mempermudah koordinasi antar tim legal, keuangan, dan procurement

Ada dua rekomendasi software terbaik untuk kebutuhan manajemen kontrak dengan vendor Anda.

• Mekari Expense: Cocok untuk tim keuangan dan purchasing yang ingin mengelola pengeluaran dan kontrak vendor dengan efisien. Dilengkapi dengan fitur Purchase yang mendukung manajemen transaksi dan dokumentasi vendor secara digital.
  
• Mekari Officeless eProcurement: Solusi ideal untuk pengadaan yang lebih kompleks. Dilengkapi custom Vendor Management System, kontrak digital, dan alur kerja fleksibel untuk perusahaan skala besar maupun lembaga finansial.

Pilih solusi yang sesuai kebutuhan bisnis Anda, dan kelola kontrak vendor dengan lebih aman, efisien, dan terstruktur!