Cara Memilih Commercial Software vs Custom Software

Masih bingung memilih antara commercial off-the-shelf software (COTS) dan custom software? Di satu sisi, COTS menawarkan solusi cepat dan biaya awal rendah, tapi fiturnya kadang kurang pas untuk kebutuhan spesifik. 

Di sisi lain, custom software mampu memenuhi kebutuhan bisnis yang unik dan memberikan kontrol penuh, tetapi butuh waktu dan investasi yang lebih besar.

Artikel ini akan membahas secara jelas konsep, kelebihan, dan kekurangan kedua jenis software tersebut. Dengan begitu, Anda bisa memilih opsi yang paling tepat sesuai tujuan, anggaran, dan timeline perusahaan. 

Commercial software (COTS/off-the-shelf) & custom software

Commercial software atau Commercial Off-The-Shelf (COTS) adalah software siap pakai yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan umum banyak pengguna. Biasanya sudah tersedia di pasaran dan bisa langsung digunakan tanpa perlu banyak modifikasi.

Contoh COTS software adalah Microsoft Office, Adobe Photoshop, dan Zoom. Software jenis ini cocok untuk perusahaan yang memiliki kebutuhan standar dan ingin solusi yang cepat serta hemat biaya di awal.

Sementara itu, custom software adalah perangkat lunak yang dikembangkan secara khusus untuk satu organisasi atau bisnis tertentu. 

Fitur dan alurnya disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, sehingga memberikan fleksibilitas dan efisiensi yang lebih tinggi.

Keunggulan custom software:

• Dirancang mengikuti proses bisnis internal
• Lebih fleksibel untuk integrasi sistem lain
• Potensi efisiensi jangka panjang lebih besar

Singkatnya, COTS cocok untuk kebutuhan umum dan cepat, sedangkan custom software ideal untuk solusi jangka panjang yang benar-benar sesuai dengan cara kerja bisnis Anda.

Baca Juga: Perbandingan Prebuilt Software vs Custom Software Development

Perbedaan commercial software vs custom software

Untuk memahami pilihan yang paling sesuai bagi bisnis, penting untuk mengetahui perbedaan antara commercial software dan custom software.

Kelebihan & kekurangan commercial software (COTS)

Commercial software punya banyak keunggulan yang menjadikannya pilihan praktis, terutama untuk bisnis dengan kebutuhan umum dan ingin solusi cepat. Berikut beberapa kelebihannya:

Kelebihan commercial software

• Siap pakai & implementasi cepat: Bisa langsung digunakan tanpa proses pengembangan.
• Stabil & teruji: Telah digunakan oleh banyak user, dengan update dan dukungan teknis terjadwal.
• Biaya terjangkau: Umumnya lebih murah dibanding custom software, cocok untuk UMKM.
• Mudah diintegrasikan: Kompatibel dengan banyak aplikasi atau sistem lain.
• Keamanan sesuai standar industri: Memenuhi compliance besar seperti ISO, GDPR, dll.

Meski praktis dan terjangkau, commercial software juga punya keterbatasan yang perlu dipertimbangkan sebelum digunakan. Berikut kekurangannya:

Kekurangan commercial software

• Kurang fleksibel: Tidak semua fitur sesuai dengan kebutuhan unik bisnis.
• Kustomisasi terbatas: Perubahan biasanya tidak bisa dilakukan sendiri.
• Vendor lock-in: Ketergantungan pada penyedia software cukup tinggi.
• Biaya jangka panjang: Akan bertambah jika pengguna meningkat atau butuh fitur premium.

Kelebihan & kekurangan custom software

Berbeda dari software siap pakai, custom software unggul dalam hal fleksibilitas dan personalisasi. Berikut kelebihan utamanya:

Kelebihan custom software

• Sesuai kebutuhan bisnis: Dibangun khusus untuk memenuhi alur dan kebutuhan internal.
• Fleksibel & scalable: Mudah dikembangkan seiring pertumbuhan bisnis.
• Menjadi keunggulan kompetitif: Karena tidak dimiliki kompetitor.
• Integrasi mudah dengan sistem internal: Termasuk ERP, CRM, hingga IoT.
• Kepemilikan penuh: Termasuk source code dan kontrol data sepenuhnya di tangan perusahaan.

Namun di balik fleksibilitasnya, custom software juga memiliki tantangan tersendiri yang perlu diperhitungkan. Berikut beberapa kekurangannya:

Kekurangan custom software

• Biaya awal tinggi: Proses pengembangan butuh investasi besar.
• Waktu dan komunikasi intensif: Perlu kolaborasi erat antara user dan tim developer.
• Maintenance & update tanggung jawab sendiri: Butuh tim internal atau kontrak pihak ketiga.
• Risiko kegagalan proyek: Bisa terjadi jika analisis kebutuhan tidak matang sejak awal.

Baca Juga: Keunggulan, Proses, dan Biaya Custom Software Development

Kapan perusahaan sebaiknya memilih commercial software (COTS)?

Tidak semua bisnis perlu membangun software dari nol. Dalam kondisi tertentu, commercial software justru menjadi solusi paling efisien. Berikut beberapa situasi di mana COTS lebih tepat dipilih:

1. Kebutuhan bisnis umum dan standar

Jika proses bisnis perusahaan tidak jauh berbeda dari praktik industri pada umumnya, maka fitur bawaan dari software COTS biasanya sudah mencakup kebutuhan utama. Misalnya untuk akuntansi, payroll, pengelolaan email, hingga manajemen proyek.

2. Butuh implementasi cepat

Perusahaan yang ingin segera menjalankan sistem tanpa harus menunggu proses pengembangan panjang akan lebih cocok menggunakan COTS. Solusi ini memungkinkan implementasi cepat dan meminimalkan gangguan terhadap operasional harian.

3. Anggaran dan sumber daya terbatas

COTS sangat ideal bagi perusahaan dengan anggaran terbatas. Biaya awalnya lebih rendah dibandingkan software kustom. 

Selain itu, perusahaan tidak perlu membentuk tim pengembang sendiri karena pemeliharaan dan dukungan teknis biasanya sudah termasuk dalam langganan software.

4. Update dan dukungan rutin

Dengan memilih COTS, perusahaan mendapatkan pembaruan keamanan, perbaikan bug, dan dukungan teknis secara rutin langsung dari vendor. Hal ini membantu menjaga performa sistem tetap optimal dan aman sesuai standar industri.

5. Ingin minim risiko proyek

Karena telah digunakan oleh banyak perusahaan lain, COTS menawarkan risiko kegagalan yang jauh lebih rendah. Software ini sudah teruji di berbagai skenario nyata, sehingga bug kritis lebih jarang terjadi dan dokumentasinya sudah lengkap.

6. Integrasi dengan sistem umum

Jika perusahaan sudah menggunakan berbagai aplikasi mainstream, seperti sistem akuntansi online atau platform komunikasi bisnis, COTS biasanya lebih mudah diintegrasikan tanpa perlu waktu atau biaya tambahan untuk modifikasi.

Contoh kasus perusahaan yang sebaiknya memilih commercial software:

Startup asal Vietnam yang baru berekspansi ke Indonesia memilih menggunakan Mekari Jurnal sebagai software akuntansi. Alasannya karena solusi ini sudah sesuai dengan praktik pembukuan dan pelaporan pajak di Indonesia, serta bisa langsung digunakan tanpa pengembangan tambahan.

Rumah sakit yang kesulitan mengelola shift tenaga medis dan staf administrasi akhirnya menggunakan Mekari Talenta. Dengan sistem absensi dan penjadwalan otomatis, mereka bisa mengatur jam kerja yang kompleks secara lebih efisien dan terpusat.

Baca Juga: Alternatif Business Process Management yang Lebih Efisien

Kapan perusahaan sebaiknya memilih custom software

Custom software menjadi pilihan ideal ketika perusahaan memiliki kebutuhan yang tidak bisa dipenuhi oleh solusi siap pakai. 

Dalam situasi tertentu, fleksibilitas dan kendali penuh dari software kustom justru menjadi nilai strategis bagi keberlangsungan dan pertumbuhan bisnis.

1. Kebutuhan bisnis sangat spesifik

Jika alur kerja dan proses bisnis perusahaan sangat unik atau kompleks, maka software generik seperti COTS sering kali tidak mampu mendukung operasional dengan optimal. 

Dalam kasus seperti ini, penggunaan commercial software justru bisa menghambat efisiensi karena tidak sesuai dengan kebutuhan nyata di lapangan.

2. Fitur unik dan strategis diperlukan

Perusahaan yang membutuhkan fitur atau fungsi khusus untuk mendukung keunggulan kompetitifnya, seperti model bisnis baru, regulasi industri yang spesifik, atau integrasi mendalam dengan sistem internal, akan lebih diuntungkan dengan software kustom. 

Dengan pengembangan khusus, fitur-fitur strategis ini bisa diimplementasikan secara lebih presisi.

3. Pertumbuhan dan skalabilitas tidak bisa didukung COTS

Saat proyeksi pertumbuhan bisnis sangat dinamis dan memerlukan sistem yang dapat terus disesuaikan seiring waktu, custom software menawarkan fleksibilitas tinggi.

Perusahaan tidak perlu bergantung pada roadmap vendor, karena pengembangan dapat sepenuhnya dikendalikan sendiri.

4. Kepemilikan dan kontrol data sangat penting

Beberapa perusahaan memiliki standar tinggi terhadap privasi, keamanan, dan kontrol data. 

Dalam kasus ini, custom software memungkinkan pengelolaan data dilakukan secara internal, tanpa keterlibatan pihak ketiga, serta memungkinkan integrasi yang lebih dalam dengan sistem warisan atau legacy systems.

5. Tidak ingin ketergantungan vendor (vendor lock-in)

Dengan memiliki source code dan kontrol penuh atas pengembangan software, perusahaan dapat menghindari ketergantungan jangka panjang terhadap vendor tertentu. 

Hal ini penting terutama bagi bisnis yang ingin lebih mandiri dalam mengelola sistem dan teknologi.

6. Anggaran dan SDM internal memadai

Jika perusahaan memiliki dana, waktu, dan sumber daya manusia yang cukup untuk mendukung proses pengembangan, maka custom software bisa menjadi investasi jangka panjang yang menguntungkan. 

Kolaborasi yang baik antara tim internal dan developer akan membantu memastikan solusi yang dihasilkan benar-benar relevan dan berfungsi sesuai harapan.

Contoh kasus perusahaan yang sebaiknya memilih custom software:

Sebuah perusahaan manufaktur yang memiliki proses produksi unik serta mekanisme quality control khusus di wilayah lokal akan sulit menemukan software siap pakai yang sesuai. Dalam hal ini, pengembangan software kustom memungkinkan penyesuaian penuh terhadap setiap proses operasional.

Sementara itu, sebuah bank atau perusahaan fintech yang harus mematuhi regulasi dari OJK serta terintegrasi dengan sistem pembayaran domestik juga membutuhkan custom software. Pasalnya, tingkat keamanan, compliance, dan kustomisasi yang diperlukan umumnya tidak tersedia pada software komersial biasa.

Rekomendasi custom software terbaik di Indonesia

Jika perusahaan Anda membutuhkan sistem yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan spesifik, maka memilih penyedia jasa custom software yang berpengalaman adalah langkah strategis. Salah satu rekomendasi terbaik di Indonesia adalah Mekari Officeless.

Mekari Officeless dikenal sebagai penyedia jasa custom software terbaik di Indonesia untuk membangun sistem internal yang kompleks, fleksibel, dan dapat diintegrasikan dengan legacy system yang sudah ada. Layanan ini sangat cocok bagi perusahaan yang memiliki kebutuhan operasional niche, baik dari sisi alur kerja, regulasi industri, maupun kompleksitas teknis.

Berbagai industri besar telah mempercayakan pengembangan software kustom mereka kepada Mekari Officeless, termasuk sektor tambang, minyak, dan gas; perbankan, keuangan, dan asuransi; telekomunikasi dan teknologi informasi; manufaktur; serta logistik dan transportasi. 

Dengan rekam jejak ini, Mekari Officeless terbukti mampu menangani kebutuhan lintas sektor yang beragam dengan pendekatan yang adaptif dan scalable.