9 Cara Meningkatkan Efisiensi Perusahaan Manufaktur

Industri manufaktur merupakan penyumbang terbesar ekonomi nasional pada tahun 2023, dengan kontribusi sebesar 16,77 persen. 

Bahkan, lebih dari 19 juta orang bekerja di industri manufaktur di Indonesia. 

Namun, menurut riset McKinsey, hanya 13 persen perusahaan manufaktur di Indonesia yang telah menerapkan teknologi industri 4.0 untuk meningkatkan efisiensinya.

Padahal, meningkatkan efisiensi di perusahaan manufaktur bukanlah pilihan, melainkan kebutuhan strategis agar bisnis tetap kompetitif dan berkelanjutan.

Artikel ini akan membahas berbagai cara meningkatkan efisiensi perusahaan manufaktur, serta memberikan panduan praktis untuk bisnis Anda.

1. Identifikasi dan Evaluasi Masalah

Langkah pertama sebagai cara meningkatkan efisiensi perusahaan manufaktur adalah dengan mengidentifikasi kendala dan pemborosan yang kerap terjadi. 

Pemborosan, yang umumnya mengacu pada penggunaan sumber daya secara tidak optimal, dapat terjadi dalam berbagai bentuk:

• Bahan baku: Terdapat kelebihan bahan baku yang tersimpan, rusak, atau tidak terpakai secara efisien. 
• Tenaga kerja: Waktu kerja terbuang sia-sia karena tugas berulang yang tidak perlu, perencanaan yang buruk, atau kurangnya pelatihan. 
• Sumber daya manusia: Keterampilan dan pengetahuan karyawan tidak dimanfaatkan secara optimal. 
• Waktu: Proses produksi terhambat oleh waktu tunggu yang lama, setup mesin yang memakan waktu, atau downtime yang tidak terduga.

Dengan mengidentifikasi penyebab dan sumber pemborosan ini, perusahaan manufaktur dapat mulai menerapkan solusi untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. 

2. Terapkan Metode Lean Manufacturing

Lean Manufacturing adalah filosofi manajemen produksi yang berfokus pada peningkatan efisiensi. 

Prinsip dasarnya adalah hanya memproduksi barang yang dibutuhkan pelanggan, pada saat dibutuhkan, dengan menggunakan sumber daya seefisien mungkin. 

Bagaimana menerapkan metode Lean Manufacturing?  

• Otomatisasi: Mendelegasikan pekerjaan repetitif dan memakan waktu kepada sistem otomasi. 
• Manajemen Persediaan Tepat Waktu (Just-in-Time/JIT):  Mengelola persediaan bahan baku dengan menggunakan aplikasi stok gudang. Dengan sistem JIT, perusahaan hanya memesan bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi saat ini, mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kelebihan stok. 
• Standarisasi proses: Memastikan konsistensi dan efisiensi dalam proses produksi.
• Kaizen:  Peningkatan berkelanjutan, di mana karyawan didorong untuk terus mencari cara untuk meningkatkan proses. 
• Kanban: Sistem visual untuk mengontrol inventaris perusahaan. 

Mengimplementasikan Lean Manufacturing secara manual dapat menjadi proses yang kompleks dan memakan waktu. Di sinilah Mekari Jurnal, software akuntansi online terintegrasi, hadir sebagai solusi. 

Dengan Mekari Jurnal, Anda dapat merencanakan produksi secara lebih akurat, berdasarkan permintaan pelanggan dan ketersediaan bahan baku. 

• Pantau kemajuan produksi secara real-time untuk memastikan Anda memenuhi target. 
• Sesuaikan rencana produksi Anda dengan perubahan permintaan atau kondisi pasar.

Anda juga bisa melakukan analisis dan kontrol proses produksi secara terpusat dengan Mekari Jurnal: 

• Dapatkan gambaran menyeluruh tentang proses produksi Anda melalui satu sistem terpusat. 
• Identifikasi area di mana Anda dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan.
• Lakukan kontrol kualitas yang ketat untuk memastikan produk Anda memenuhi standar yang tinggi.

Selain itu, sesuai dengan prinsip Kanban, Mekari Jurnal menyediakan fitur manajemen inventaris yang efektif: 

• Hindari kehabisan stok atau kelebihan stok dengan sistem persediaan just-in-time.
• Hitung konversi persediaan dengan cepat dan mudah.
• Tandai transaksi dengan fitur tagging untuk memudahkan pencarian dan analisis.
• Tarik laporan stok barang dengan mudah berdasarkan kategori, proyek, atau jenis barang.

3. Persingkat Waktu Respon Pelanggan

Studi tahunan dari SuperOffice tentang layanan pelanggan menemukan bahwa 62% perusahaan tidak menanggapi email pelanggan.

Studi ini juga menunjukkan bahwa bagi perusahaan yang memang menanggapi email pelanggan, rata-rata waktu responnya mencapai 12 jam. 

Hal ini tentu saja berdampak besar pada kepuasan pelanggan. 

Dengan memberikan layanan pelanggan terbaik, perusahaan manufaktur dapat membangun loyalitas dan mendorong penjualan – meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Anda dapat melakukannya dengan: 

• Membalas semua pesan pelanggan dengan cepat dan ramah. 
• Memberikan informasi yang jelas dan akurat.
• Menyelesaikan masalah pelanggan dengan cepat dan efektif.
• Menggunakan alat bantu seperti software CRM untuk mengelola pesan pelanggan dengan lebih baik.

Mekari Qontak bisa menjadi pilihan tepat untuk bisnis manufaktur Anda. Selesaikan semua masalah pelanggan dalam satu dasbor Omnichannel CRM terpadu, dengan fitur sebagai berikut: 

• Pantau semua aktivitas tim dan kelola semua interaksi pelanggan di satu tempat.
• Buat dan kelola tiket pelanggan secara otomatis.
• Layani pelanggan dari mana saja, kapan saja, dengan aplikasi call center yang canggih.
• Tanggapi pesan dan panggilan pelanggan secara otomatis, hemat waktu dan tingkatkan efisiensi.
• Gabungkan semua saluran komunikasi dalam satu platform, mudahkan interaksi pelanggan.

4. Gunakan Sistem Manajemen Karyawan

Industri manufaktur menghadapi berbagai tantangan efisiensi dalam mengelola karyawannya.

Hal ini karena sifat pekerjaan yang cenderung padat karya, jam kerja yang tidak biasa, dan keragaman jenis pekerjaan. 

Mulai dari masalah ketidakhadiran, kesulitan dalam penjadwalan shift, perhitungan gaji antara karyawan kontrak dan tetap, serta proses onboarding dan offboarding yang kurang efisien. 

Software HR terotomasi seperti Mekari Talenta dapat membantu perusahaan manufaktur mengatasi tantangan-tantangan ini dengan berbagai fitur yang bermanfaat, antara lain: 

• Attendance Management: Lacak kehadiran karyawan secara akurat dan real-time, dapatkan peringatan tentang ketidakhadiran, dan identifikasi tren absensi.
• Shifting: Buat dan kelola jadwal shift yang kompleks dengan mudah, pertimbangkan berbagai keahlian dan kebutuhan karyawan, dan pastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan.
• Payroll: Hitung gaji secara otomatis untuk karyawan PKWT dan PKWTT, kelola potongan pajak, buat slip gaji, dan patuhi peraturan ketenagakerjaan.
• Onboarding: Ciptakan proses onboarding yang terstruktur dan efisien untuk membantu karyawan baru beradaptasi dengan perusahaan dengan cepat.
• Offboarding: Kelola proses offboarding dengan lancar, kumpulkan umpan balik dari karyawan yang keluar, dan lindungi data dan aset perusahaan.

Dengan Mekari Talenta, perusahaan manufaktur dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan karyawan, memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan, hingga meningkatkan retensi karyawan. 

5. Permudah Proses Procurement dan Pembayaran ke Vendor

Menurut studi tahun 2024 yang meneliti perusahaan manufaktur global, procurement atau pengadaan yang efektif terbukti dapat meningkatkan efisiensi operasional hingga 63%. 

Peningkatan efisiensi ini berjalan dengan e-procurement melalui peningkatan visibilitas data, pemangkasan waktu siklus pengadaan, dan penguatan hubungan dengan pemasok.

Cara meningkatkan efektivitas proses pengadaan dapat Anda lakukan dengan:

• Digitalisasi Permintaan dan Persetujuan Pembelian: Ajukan permintaan pembelian secara digital agar proses lebih cepat, terdokumentasi, dan mudah dipantau oleh seluruh pihak terkait.
• Integrasi Data Vendor dan Produk: Kelola data vendor dan produk dalam satu sistem terpusat untuk memudahkan seleksi, evaluasi, dan monitoring pemasok.
• Otomatisasi Alur Persetujuan: Terapkan alur persetujuan berjenjang yang otomatis agar setiap pengajuan pembelian dapat terproses sesuai kebijakan perusahaan tanpa hambatan birokrasi.
• Monitoring dan Pelaporan Real-Time: Pantau status pengadaan, persetujuan, hingga pembayaran secara real-time untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas di setiap tahap.
• Automasi Pembayaran Vendor: Permudah proses pembayaran ke vendor dengan sistem digital yang terintegrasi, sehingga pembayaran dapat berjalan tepat waktu dan terdokumentasi dengan baik.

Mekari Expense hadir sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi proses procurement dan pengelolaan pembayaran vendor, yang membantu perusahaan manufaktur dengan:

• Manajemen Pembayaran Vendor yang Terkontrol: Dengan Mekari Expense Purchase, Anda dapat melakukan pembayaran kepada supplier dan vendor secara digital, dengan pemantauan pengajuan, persetujuan, hingga pembayaran secara real-time. 
• Automasi Pembayaran dan Tagihan: Mekari Expense Purchase memungkinkan pembayaran ke vendor secara otomatis melalui lebih dari 50 bank di Indonesia. 
• Integrasi dengan Sistem Akuntansi: Mekari Expense terintegrasi dengan Mekari Jurnal, sehingga setiap transaksi procurement dan pembayaran vendor langsung tercatat di sistem keuangan.
• Pengaturan Limit dan Kebijakan Otomatis: Tetapkan limit pengeluaran, kategori biaya, serta kebijakan pembayaran vendor sesuai kebutuhan perusahaan. Sistem secara otomatis menolak pengajuan yang tidak sesuai kebijakan sehingga dapat meminimalkan pemborosan.
• Dasbor Real-Time untuk Monitoring: Pantau seluruh aktivitas pengeluaran, status persetujuan, dan penggunaan anggaran melalui dasbor real-time. Data yang transparan membantu manajemen dalam mengawasi efisiensi dan kepatuhan pengeluaran di seluruh departemen.

6. Tingkatkan Efisiensi K3 atau HSE

Menurut data Badan Pusat Statistik, lebih dari 18% kecelakaan kerja di Indonesia pada tahun 2023 terjadi di sektor manufaktur.

Ini menunjukkan pentingnya penerapan K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) atau HSE (Health Safety and Environment) secara optimal untuk menjaga keselamatan dan meningkatkan efisiensi operasional di perusahaan manufaktur.

Strategi manajemen risiko keselamatan dan kesehatan kerja yang optimal meliputi: 

• Identifikasi dan Kelola Risiko Secara Proaktif: Lakukan penilaian risiko secara rutin untuk mengidentifikasi potensi risiko di lingkungan kerja.
• Penerapan Standar dan Prosedur K3/HSE: Terapkan standar internasional seperti ISO 45001 dan SMK3. Pastikan juga seluruh prosedur K3 berjalan secara konsisten.
• Pelatihan dan Sosialisasi Karyawan: Berikan pelatihan K3 agar seluruh karyawan memahami risiko, prosedur darurat, dan penggunaan alat pelindung diri.
• Pengelolaan Insiden dan Laporan Kecelakaan: Catat dan tindak lanjuti setiap insiden atau kecelakaan kerja untuk mencegah kejadian serupa di masa depan.

Mekari Officeless hadir sebagai solusi digital untuk mempermudah manajemen K3 dan HSE di perusahaan manufaktur. Dengan Mekari Officeless, perusahaan dapat:

• Pelaporan Insiden dan Tindakan Korektif Otomatis: Karyawan dapat melaporkan insiden atau kecelakaan secara digital melalui aplikasi, lengkap dengan dokumentasi foto dan lokasi. Setiap laporan langsung terhubung dengan proses penugasan tindakan korektif dan preventif, serta monitoring progres hingga penyelesaian.
• Checklist Inspeksi dan Audit K3 Digital: Lakukan inspeksi dan audit K3/HSE menggunakan checklist digital sesuai kebutuhan perusahaan.
• Automasi Alur Persetujuan dan Eskalasi: Semua laporan, permintaan, dan hasil inspeksi dapat terkirim ke pihak yang berwenang melalui alur persetujuan otomatis. Temuan kritis akan tereskalasi otomatis ke level manajemen yang relevan untuk penanganan segera.
• Dashboard Analitik dan Laporan Real-Time: Pantau tren insiden, status tindakan, serta kepatuhan K3/HSE melalui dashboard interaktif. Analisis dapat berjalan berdasarkan lokasi, jenis insiden, atau periode waktu untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
• Manajemen Dokumen dan Kepatuhan Regulasi: Simpan dan distribusikan seluruh dokumen K3/HSE seperti SOP, instruksi kerja, dan kebijakan secara terpusat.

Baca Juga: Mengenal Sistem Manajemen K3 dan Cara Efektif Menerapkannya

7. Tingkatkan Kemampuan Karyawan dengan Pelatihan

Penelitian oleh Bartel dari National Bureau of Economic Research menemukan bahwa perusahaan manufaktur yang mengimplementasikan program pelatihan karyawan mengalami pertumbuhan produktivitas tenaga kerja yang lebih tinggi. 

Bahkan, perusahaan mampu mengejar ketertinggalan produktivitas dalam waktu tiga tahun setelah penerapan program pelatihan.

Untuk menyusun program pelatihan karyawan yang efektif, Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut:

• Identifikasi Kebutuhan Pelatihan: Lakukan analisis kebutuhan pelatihan untuk menentukan potensi peningkatan keterampilan dan pengetahuan, baik terkait operasional, teknologi, maupun keselamatan kerja.
• Rancang Program Pelatihan yang Relevan: Susun program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari orientasi karyawan baru, pelatihan teknis, hingga pengembangan soft skill dan kepemimpinan.
• Manfaatkan Online Learning Management System: Gunakan platform kursus atau learning management system (LMS) secara online untuk akses pelatihan yang lebih fleksibel serta dapat berjalan kapan saja dan di mana saja, tanpa mengganggu operasional produksi. Pelatihan daring juga memungkinkan perusahaan menjangkau lebih banyak karyawan secara efisien.
• Evaluasi dan Tindak Lanjut: Lakukan evaluasi efektivitas pelatihan secara berkala melalui penilaian kinerja dan umpan balik karyawan. Tindak lanjuti dengan pelatihan lanjutan atau penyesuaian materi sesuai kebutuhan.
• Dorong Budaya Pembelajaran Berkelanjutan: Bangun budaya perusahaan yang mendukung pengembangan diri, sehingga karyawan termotivasi untuk terus belajar dan berinovasi.

Agar pelatihan karyawan menjadi lebih mudah, Anda dapat memanfaatkan kursus online dari Mekari University.

Mekari University menyediakan berbagai kursus online sekaligus learning management system untuk pengembangan karyawan di berbagai sektor industri, termasuk manufaktur. Platform ini menawarkan:

• Pilihan Kursus Beragam: Mulai dari akuntansi, manajemen bisnis, HR, payroll, hingga customer relationship management (CRM) dan digital marketing.
• Akses Fleksibel: Karyawan dapat belajar kapan saja dan di mana saja, sesuai kebutuhan dan kesediaan waktu, tanpa mengganggu jam kerja.
• Materi Praktis dan Komprehensif: Kursus disusun oleh para ahli industri, dilengkapi studi kasus dan simulasi nyata.
• Sertifikat Penyelesaian: Setiap peserta yang lulus akan mendapatkan sertifikat sebagai bukti peningkatan kompetensi.
• Pilihan Kursus Berjenjang: Tersedia kursus basic hingga intermediate, sesuai level kebutuhan karyawan.

8. Kelola Pajak Lebih Mudah dan Cepat

Industri manufaktur memiliki kompleksitas tersendiri dalam mengelola pajak. 

Hal ini dikarenakan banyaknya jenis transaksi dan dokumen pajak yang terlibat, mulai dari pengadaan bahan baku, produksi, hingga penjualan produk akhir.

Berikut beberapa permasalahan umum yang dihadapi perusahaan manufaktur dalam mengelola pajak:

• Kompleksitas jenis bukti potong dan eFaktur: Perusahaan manufaktur harus mengelola berbagai jenis bukti potong PPh dan eFaktur untuk transaksi dengan pemasok, distributor, vendor, dan konsumen akhir. 
• Kesulitan dalam rekonsiliasi data: Data pajak yang berasal dari berbagai sumber – perlu direkonsiliasi secara manual. 
• Kekurangan tenaga ahli pajak: Perusahaan manufaktur seringkali kekurangan tenaga ahli pajak yang memiliki pengetahuan dan keahlian yang memadai untuk menangani kompleksitas pajak di industri ini.
• Ketidakpatuhan terhadap peraturan perpajakan: Hal ini dapat mengakibatkan denda dan sanksi yang signifikan.

Perusahaan manufaktur dapat menggunakan aplikasi pajak online untuk mengelola pajak dengan mudah, cepat, dan akurat.

Mekari Klikpajak dirancang khusus untuk membantu perusahaan manufaktur mengatasi permasalahan pajak yang mereka hadapi, dengan beberapa fitur berikut:

• Manajemen bukti potong dan eFaktur yang mudah: Kelola berbagai jenis bukti potong PPh dan eFaktur dalam satu aplikasi. Anda dapat dengan mudah membuat, menerbitkan, dan melaporkan bukti potong dan eFaktur secara online.
• Rekonsiliasi data otomatis: Rekonsiliasi data pajak dari berbagai sumber. Hal ini dapat membantu Anda menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan.
• Laporan pajak yang komprehensif: Mekari Klikpajak menyediakan berbagai laporan pajak yang komprehensif yang dapat membantu Anda melacak dan menganalisis kewajiban pajak Anda.
• Tim support yang berpengalaman: Mekari Klikpajak memiliki tim support yang berpengalaman yang dapat membantu Anda dengan pertanyaan dan masalah terkait pajak Anda.

9. Gunakan Software Terintegrasi untuk Seluruh Proses Operasional

Kesimpulannya, meningkatkan efisiensi perusahaan manufaktur dapat dicapai melalui optimalisasi proses produksi, pengelolaan inventaris yang lebih baik, serta penggunaan teknologi untuk otomatisasi berbagai proses operasional. 

Dengan menerapkan solusi digital yang tepat, perusahaan dapat mengurangi biaya, mempercepat waktu produksi, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. 

Salah satu cara paling efektif untuk mendukung hal ini adalah dengan menggunakan software as a service (SaaS) yang terintegrasi. 

Mekari, sebagai penyedia SaaS terpercaya, menawarkan solusi lengkap yang dapat membantu perusahaan manufaktur mengelola operasi secara lebih efisien, mulai dari pengelolaan SDM, automasi akuntansi, dan kemudahan dalam supply chain. 

Dengan Mekari, proses operasional menjadi lebih terintegrasi dan transparan, membantu bisnis Anda tetap kompetitif di era digital.

Coba solusi industri manufaktur dari Mekari sekarang dan rasakan peningkatan efisiensi di perusahaan manufaktur Anda!