Cara Membuat Laporan Investigasi Kecelakaan Kerja Lebih Efisien

Kecelakaan kerja dapat terjadi kapan saja, mulai dari insiden kecil hingga yang berdampak besar. Penyelidikan yang cepat dan akurat sangat penting untuk mencegah kecelakaan kerja di masa depan. 

Tanpa sistem yang tepat, proses investigasi bisa memakan waktu dan penuh kesalahan. Incident reporting software membantu perusahaan mengelola laporan kecelakaan lebih efisien, mengumpulkan data secara sistematis, dan memastikan langkah perbaikan dilakukan dengan cepat. 

Artikel ini akan membahas cara menyusun laporan kecelakaan kerja yang tepat dan bagaimana software ini dapat membuat proses investigasi lebih terstruktur dan efektif.

Incident reporting software

Incident reporting software adalah sistem digital yang digunakan untuk mencatat, melacak, dan mengelola laporan kecelakaan kerja secara lebih cepat dan akurat. 

Dibandingkan dengan metode manual, software ini membantu perusahaan dalam investigasi dan pelaporan insiden dengan beberapa keunggulan utama:

• Integrasi pengumpulan data: Semua informasi insiden, termasuk laporan saksi, foto, dan rekaman, tersimpan dalam satu sistem yang mudah diakses.
• Pelacakan insiden real-time: Setiap laporan dapat langsung dilihat dan ditindaklanjuti oleh tim keselamatan tanpa menunggu proses manual yang lama.
• Dokumentasi riwayat insiden: Semua kejadian terdokumentasi dengan baik, memungkinkan perusahaan untuk menganalisis pola kecelakaan dan menerapkan langkah pencegahan yang lebih efektif.

Baca Juga: Mengenal Sistem Manajemen K3 dan Cara Efektif Menerapkannya

Pentingnya incident reporting software

Dengan incident reporting software, proses pelaporan menjadi lebih mudah, cepat, dan efisien. Berikut beberapa manfaat utama dari penggunaan software ini:

1. Mencegah kecelakaan berulang dengan analisis yang lebih akurat

Incident reporting software membantu mengidentifikasi pola kecelakaan di tempat kerja. Dengan data yang tersimpan secara otomatis, perusahaan dapat melihat tren insiden dan memahami penyebab utama kecelakaan. 

Dari sini, langkah pencegahan bisa dirancang lebih efektif agar insiden serupa tidak terulang.

2. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan K3

Perusahaan wajib melaporkan kecelakaan kerja sesuai regulasi yang berlaku. Jika pelaporan dilakukan secara manual, ada risiko data tidak lengkap atau terlambat dilaporkan. 

Dengan incident management system software, semua laporan tercatat dengan rapi, sehingga perusahaan lebih mudah memenuhi kewajiban hukum dan menghindari sanksi.

Baca Juga: Pentingnya Aplikasi K3 Perusahaan Beserta Rekomendasi

3. Mengevaluasi dan memperbaiki prosedur keselamatan

Setiap kecelakaan menunjukkan ada sesuatu yang perlu diperbaiki dalam sistem keselamatan kerja. 

Incident reporting software memungkinkan perusahaan mengevaluasi kebijakan yang sudah ada dengan melihat data insiden secara lebih sistematis. Jika ada kekurangan, perusahaan bisa segera mengambil tindakan perbaikan yang lebih tepat.

4. Menyusun rencana tindakan perbaikan lebih cepat

Setelah kecelakaan terjadi, langkah perbaikan harus segera dilakukan. Incident reporting software membantu mengumpulkan informasi penting seperti penyebab kejadian dan rekomendasi perbaikan. 

Dengan sistem yang lebih terorganisir, manajemen bisa lebih cepat mengambil keputusan untuk mengurangi risiko di masa depan.

5. Meningkatkan kesadaran keselamatan di tempat kerja

Software ini tidak hanya berguna bagi manajemen, tetapi juga bagi pekerja. Data yang tersimpan bisa dijadikan bahan edukasi untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya keselamatan kerja. 

Dengan informasi yang mudah diakses, karyawan dapat lebih waspada dalam menjalankan tugasnya.

Baca Juga: Memahami Manajemen Risiko K3 dengan Cara yang Lebih Efisien

Kapan harus menyusun laporan kecelakaan kerja

Untuk memastikan tindakan yang tepat, laporan kecelakaan kerja harus dibuat segera setelah kejadian terjadi. Berikut adalah beberapa situasi yang mengharuskan pelaporan segera:

1. Cedera serius atau kematian

Setiap kecelakaan yang mengakibatkan luka berat atau bahkan kematian harus segera dilaporkan. Semakin cepat laporan dibuat, semakin cepat tenaga medis dapat memberikan bantuan yang diperlukan. 

Selain itu, investigasi juga bisa segera dilakukan untuk mengidentifikasi penyebab kejadian dan mencegah hal serupa di masa depan.

2. Kerugian properti yang signifikan

Kecelakaan tidak hanya berdampak pada pekerja, tetapi juga pada aset perusahaan. Jika insiden menyebabkan kerusakan besar pada peralatan, mesin, atau fasilitas, laporan harus segera dibuat. 

Dokumentasi ini akan membantu perusahaan menilai dampak finansial, merencanakan perbaikan, serta menghindari gangguan operasional yang berkepanjangan.

3. Kondisi tidak aman di tempat kerja

Bukan hanya kecelakaan besar yang perlu dilaporkan, tetapi juga situasi yang menciptakan potensi bahaya. Misalnya, lantai yang licin tanpa tanda peringatan atau alat berat yang tidak berfungsi dengan baik. 

Dengan melaporkan kondisi ini lebih awal, perusahaan dapat segera mengambil tindakan pencegahan sebelum insiden serius terjadi.

4. Gangguan terhadap pekerjaan dan produktivitas

Jika kecelakaan menyebabkan keterlambatan pekerjaan, gangguan operasional, atau menurunkan produktivitas tim, laporan harus dibuat sesegera mungkin. 

Dengan adanya dokumentasi, manajemen dapat mengambil langkah cepat untuk meminimalkan dampak negatif dan memastikan bahwa pekerjaan bisa kembali berjalan dengan normal.

5. Ketidaksesuaian dengan prosedur keselamatan

Jika kecelakaan terjadi akibat pelanggaran aturan keselamatan atau kelalaian dalam mengikuti prosedur kerja, laporan kecelakaan menjadi sangat penting. 

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi kebijakan keselamatan yang ada, menemukan celah dalam sistem, dan memperbaiki prosedur agar lebih efektif.

Jenis-jenis kecelakaan kerja yang harus dilaporkan

Pelaporan yang tepat waktu sangat penting untuk mencegah insiden serupa di masa depan, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, dan meningkatkan keselamatan kerja secara keseluruhan. 

Berikut adalah jenis kecelakaan yang harus dilaporkan:

1. Kecelakaan yang menyebabkan kematian atau cedera serius

Beberapa kecelakaan memiliki dampak besar terhadap pekerja dan harus segera dilaporkan, termasuk:

• Kematian

Setiap kecelakaan yang mengakibatkan kematian pekerja atau non-pekerja di lingkungan kerja harus dilaporkan, termasuk jika kejadian tersebut disebabkan oleh tindakan kekerasan fisik yang berkaitan dengan pekerjaan.

• Cedera serius

Cedera yang perlu dilaporkan meliputi:

• Patah tulang (kecuali jari tangan, ibu jari, atau jari kaki).
• Amputasi anggota tubuh, seperti tangan, kaki, jari, atau tungkai.
• Kehilangan penglihatan permanen atau penurunan fungsi penglihatan secara signifikan.
• Luka bakar serius yang meliputi lebih dari 10% tubuh atau merusak organ vital, sistem pernapasan, atau mata.
• Cedera kepala yang memerlukan perawatan di rumah sakit.
• Kehilangan kesadaran akibat cedera kepala atau asfiksia (kesulitan bernapas yang mengancam nyawa).
• Cedera akibat bekerja di ruang terbatas (confined space) yang menyebabkan hipotermia, penyakit akibat panas, atau membutuhkan perawatan medis lebih dari 24 jam.
  
• Cedera yang menghambat pekerjaan

Jika seorang pekerja mengalami cedera yang membuatnya tidak dapat melakukan tugasnya secara normal selama tujuh hari atau lebih, insiden tersebut harus dilaporkan.

2. Penyakit akibat kerja (PAK)

Penyakit akibat kerja yang harus dilaporkan mengacu pada regulasi yang berlaku, seperti yang tercantum dalam PERMENAKERTRANS No. PER.01/MEN/1980. 

Ini biasanya timbul akibat paparan zat kimia berbahaya, kondisi kerja yang ekstrem, atau beban kerja yang berlebihan dalam jangka waktu tertentu.

3. Ledakan, kebakaran, atau insiden yang merusak fasilitas

Insiden besar yang dapat membahayakan pekerja dan lingkungan kerja juga harus segera dilaporkan, seperti:

• Ledakan yang terjadi akibat kelalaian, bahan kimia, atau peralatan yang tidak berfungsi dengan baik.
• Kebakaran yang mengancam keselamatan pekerja dan aset perusahaan.
• Runtuhnya sebagian atau seluruh struktur bangunan yang dapat menyebabkan cedera atau kematian.
• Kebocoran gas atau paparan zat beracun yang berisiko bagi kesehatan pekerja.

4. Kejadian berbahaya atau near miss

Tidak semua kecelakaan langsung menyebabkan cedera, tetapi insiden yang berpotensi menimbulkan bahaya di masa depan juga perlu dilaporkan. 

Kejadian yang hampir menyebabkan kecelakaan (near miss) bisa menjadi indikator adanya risiko keselamatan yang harus segera ditangani untuk mencegah kejadian serupa yang lebih serius.

Metode investigasi kecelakaan kerja

Berikut adalah tiga metode utama yang sering diterapkan dalam investigasi kecelakaan kerja:

1. Metode fishbone diagram analysis

Metode ini sering disebut juga Ishikawa Diagram karena bentuknya menyerupai tulang ikan. 

Diagram ini membantu mengidentifikasi berbagai faktor yang berkontribusi terhadap suatu kecelakaan dengan mengelompokkan penyebab ke dalam beberapa kategori utama:

• Manusia: Faktor pekerja, seperti kurangnya pelatihan, kesalahan manusia, atau kelelahan.
• Material: Kualitas bahan atau alat yang digunakan, apakah ada cacat atau tidak sesuai standar.
• Metode: Cara kerja yang diterapkan, apakah prosedur yang digunakan sudah benar dan aman.
• Mesin: Kondisi alat atau mesin yang digunakan, termasuk perawatan dan kelayakannya.
• Lingkungan: Faktor eksternal seperti pencahayaan, suhu, kebisingan, atau kondisi lantai yang licin.

Dengan menggunakan diagram ini, tim investigasi dapat melihat gambaran besar tentang apa saja yang berkontribusi terhadap kecelakaan. 

2. Metode 5 whys analysis

Metode ini sederhana tetapi sangat efektif dalam menggali akar penyebab kecelakaan dengan bertanya “mengapa?” sebanyak lima kali secara berurutan untuk menggali akar masalah sebenarnya.

Contoh penerapan:

Masalah: Seorang pekerja mengalami cedera karena terpeleset di area produksi.

• Mengapa pekerja terpeleset? Karena lantainya basah.
• Mengapa lantainya basah? Karena ada kebocoran air dari pipa di atas.
• Mengapa pipa bocor? Karena tidak pernah diperiksa dalam beberapa bulan terakhir.
• Mengapa tidak diperiksa? Karena tidak ada jadwal pemeliharaan rutin.
• Mengapa tidak ada jadwal pemeliharaan? Karena prosedur keselamatan belum diperbarui.

Dari sini, jelas bahwa kecelakaan bukan hanya karena lantai yang basah, tetapi karena tidak adanya prosedur pemeliharaan yang efektif. 

Dengan menemukan akar masalah, perusahaan dapat mengambil tindakan yang lebih efektif seperti memperbarui SOP pemeliharaan, bukan hanya sekadar mengeringkan lantai setiap kali terjadi kebocoran.

3. Metode SCAT (Systemic Cause Analysis Technique)

Metode ini lebih kompleks karena menggali penyebab kecelakaan berdasarkan hierarki faktor penyebab. SCAT membagi penyebab kecelakaan ke dalam beberapa lapisan, mulai dari yang paling mendasar hingga dampaknya:

• Lemahnya kontrol: Apakah ada kebijakan atau prosedur yang tidak dijalankan dengan baik?
• Penyebab dasar: Faktor manusia seperti kurangnya pelatihan, kurangnya pengawasan, atau budaya keselamatan yang lemah.
• Penyebab langsung: Kesalahan spesifik yang menyebabkan insiden, seperti pekerja tidak memakai alat pelindung diri atau menggunakan alat yang rusak.
• Insiden itu sendiri: Apa yang sebenarnya terjadi di tempat kejadian?
• Kerugian dan dampak: Apa akibat dari kecelakaan tersebut, baik secara langsung (cedera pekerja, kerusakan alat) maupun tidak langsung (downtime produksi, biaya perbaikan, atau dampak hukum).

SCAT membantu tim investigasi memahami rantai sebab-akibat dari kecelakaan, sehingga tindakan perbaikan bisa dilakukan di berbagai level. 

Cara menyusun laporan investigasi kecelakaan kerja

Untuk memastikan laporan efektif dan dapat digunakan sebagai dasar perbaikan, berikut adalah beberapa langkah yang harus dilakukan:

1. Respons segera setelah kecelakaan terjadi

Segera setelah kecelakaan terjadi, langkah pertama yang harus dilakukan adalah memastikan keselamatan pekerja yang terlibat. Jika ada korban cedera, mereka harus mendapatkan pertolongan pertama atau perawatan medis sesegera mungkin. 

Jika pekerja tidak dapat melapor sendiri, rekan kerja atau supervisor harus segera memberikan laporan awal.

Selain itu, lokasi kecelakaan harus diamankan untuk mencegah bahaya tambahan dan memastikan bahwa bukti kejadian tidak berubah sebelum investigasi dilakukan.

2. Kumpulkan fakta-fakta kejadian

Investigasi harus dilakukan secepat mungkin setelah insiden terjadi, idealnya dalam waktu 24 jam. Pada tahap ini, semua informasi yang relevan harus dikumpulkan, termasuk:

• Detail kejadian: waktu, lokasi, aktivitas yang sedang dilakukan.
• Data pekerja: nama, jabatan, tugas saat kejadian, serta status kesehatannya sebelum kecelakaan.
• Saksi mata: siapa saja yang melihat kejadian dan keterangan mereka.
• Kondisi lingkungan kerja: lantai licin, pencahayaan buruk, kebisingan tinggi, atau faktor lain yang berkontribusi.
• Peralatan dan bahan yang digunakan: apakah ada alat rusak atau prosedur yang tidak sesuai.
• Dokumentasi pendukung: foto lokasi kejadian, rekaman CCTV, laporan perawatan peralatan, dan dokumen lain yang bisa membantu analisis.

3. Tentukan urutan kejadian kecelakaan

Berdasarkan fakta yang dikumpulkan, langkah berikutnya adalah menyusun kronologi kejadian secara rinci, mulai dari sebelum kecelakaan terjadi hingga setelahnya.

Kronologi ini dapat disajikan dalam bentuk laporan naratif atau menggunakan timeline insiden, yang menunjukkan kapan dan bagaimana kecelakaan berkembang.

• Kejadian sebelum kecelakaan: Apa yang dilakukan pekerja sebelum insiden terjadi? Apakah ada faktor yang berpotensi menyebabkan kecelakaan?
• Saat kecelakaan terjadi: Apa yang terjadi secara spesifik? Bagaimana posisi pekerja? Apa yang menyebabkan cedera?
• Setelah kecelakaan: Bagaimana respons pekerja lain? Tindakan apa yang diambil setelah kejadian?

Jika memungkinkan, gunakan diagram atau sketsa untuk memberikan gambaran lebih jelas tentang bagaimana kecelakaan terjadi.

4. Analisis penyebab kecelakaan

Setelah memahami kronologi kejadian, investigasi berlanjut ke tahap analisis penyebab. Identifikasi faktor utama yang menyebabkan kecelakaan dengan metode investigasi yang tepat. 

Dalam laporan, penyebab kecelakaan biasanya dikategorikan sebagai berikut:

• Penyebab langsung: faktor yang langsung memicu kecelakaan (misalnya, lantai licin yang menyebabkan pekerja terpeleset).
• Penyebab tidak langsung: faktor yang berkontribusi tetapi tidak langsung menyebabkan kecelakaan (misalnya, tidak adanya tanda peringatan di area berisiko tinggi).
• Penyebab utama: akar masalah yang mendasari kecelakaan (misalnya, kurangnya pelatihan keselamatan bagi pekerja).

5. Rekomendasikan tindakan perbaikan

Setelah mengetahui penyebab kecelakaan, langkah selanjutnya adalah menyusun rekomendasi tindakan perbaikan untuk mencegah insiden serupa di masa depan.

Rekomendasi ini bisa mencakup:

• Perbaikan prosedur kerja: Evaluasi dan perbarui SOP yang berkaitan dengan keselamatan kerja.
• Pelatihan pekerja: Meningkatkan pemahaman tentang prosedur keselamatan dan penggunaan alat pelindung diri.
• Pemeliharaan peralatan: Jadwal perawatan rutin untuk mencegah kerusakan alat yang bisa membahayakan pekerja.
• Penguatan pengawasan keselamatan: Peningkatan monitoring dan inspeksi reguler untuk memastikan kepatuhan terhadap standar keselamatan.

Setiap rekomendasi harus disertai dengan tindakan konkret, siapa yang bertanggung jawab, serta target waktu penyelesaian.

6. Susun laporan investigasi kecelakaan kerja

Laporan investigasi harus disusun secara sistematis agar mudah dipahami oleh manajemen dan pihak terkait. Format laporan biasanya mencakup:

• Ringkasan kejadian: Gambaran singkat tentang kecelakaan yang terjadi.
• Detail kecelakaan: Informasi lengkap tentang lokasi, waktu, dan kondisi saat kejadian.
• Fakta yang dikumpulkan: Keterangan saksi, kondisi tempat kerja, dokumentasi pendukung.
• Kronologi kejadian: Penjelasan runtut tentang insiden dari awal hingga akhir.
• Analisis penyebab: Penjelasan tentang penyebab langsung, tidak langsung, dan utama.
• Rekomendasi perbaikan: Langkah konkret yang harus diambil untuk mencegah kecelakaan serupa.

Laporan harus disampaikan kepada manajemen perusahaan, tim keselamatan kerja, dan pihak yang berwenang sesuai dengan regulasi yang berlaku.

7. Tindak lanjut dan evaluasi

Setelah laporan dibuat dan rekomendasi diberikan, penting untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan benar-benar diterapkan. Langkah ini mencakup:

• Monitoring implementasi perbaikan: Memastikan rekomendasi dijalankan sesuai rencana.
• Evaluasi efektivitas perubahan: Mengevaluasi apakah langkah-langkah yang diambil berhasil mengurangi risiko kecelakaan.
• Peningkatan sistem keselamatan kerja: Jika masih ditemukan celah dalam sistem keselamatan, lakukan revisi dan perbaikan lebih lanjut.

Tindak lanjut ini tidak hanya membantu memastikan kecelakaan serupa tidak terjadi lagi, tetapi juga memperkuat budaya keselamatan di tempat kerja.

Buat laporan kecelakaan dengan Mekari Officeless

Kecelakaan kerja bisa terjadi kapan saja, tetapi dengan incident reporting software, dampaknya dapat diminimalkan, bahkan dicegah. Menyusun laporan kecelakaan secara cepat, akurat, dan terstruktur bukan hanya soal kepatuhan, tetapi juga langkah nyata untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman bagi semua.

Dengan Mekari Officeless, proses pelaporan kecelakaan kerja menjadi lebih efisien dan terdokumentasi dengan baik. Incident reporting software dari Mekari Officeless membantu perusahaan mencatat, menganalisis, dan menindaklanjuti insiden dengan lebih sistematis, sehingga langkah pencegahan bisa dilakukan lebih cepat dan tepat.

Baik Anda membutuhkan software HSE siap pakai atau software HSE yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, Mekari Officeless memberikan solusi yang fleksibel dan mudah digunakan.

Referensi

Energy Academy. ‘’Pelaporan Insiden K3 di Industri Migas’’
Safety Sign. ‘’Bagaimana Cara Membuat Laporan Kecelakaan Kerja yang Benar?’’