Cara Rekap Invoice dengan Efektif dan Contohnya

Invoice atau faktur memegang peranan penting dalam operasional bisnis sebagai bukti transaksi dan dasar penagihan kepada klien. Namun, pengelolaan invoice secara manual, terutama ketika dihadapkan dengan volume transaksi yang tinggi, dapat menjadi beban administratif yang menyita waktu dan sumber daya.

Oleh karena itu, rekap invoice adalah solusi yang krusial. Rekap invoice, atau proses konsolidasi dan pencatatan data dari setiap invoice, menjadi langkah penting untuk menjaga efisiensi dan akurasi pengelolaan keuangan perusahaan.

Dengan rekap invoice yang terstruktur, perusahaan dapat dengan mudah memantau arus kas, mengelola piutang, dan membuat keputusan bisnis yang tepat berdasarkan data yang valid. Namun, bagaimana cara melakukan rekap invoice secara efektif? Simak penjelasan di bawah ini!

Baca Juga: Apa Itu Rekapitulasi Data, Tujuan, dan Contohnya

Cara melakukan rekap invoice

Terdapat beberapa metode yang dapat dipilih dalam melakukan rekap invoice:

1. Manual (menggunakan spreadsheet)

Metode ini cocok untuk bisnis dengan skala kecil dan jumlah invoice yang relatif sedikit. Anda dapat menggunakan spreadsheet seperti Google Sheets atau Microsoft Excel. Berikut langkah-langkahnya:

• Buat tabel dengan kolom-kolom seperti nomor invoice, tanggal penerbitan, tanggal jatuh tempo, nama klien, total tagihan, dan status pembayaran.
• Isi tabel dengan data dari setiap invoice yang Anda terima.
• Lakukan perhitungan sesuai kebutuhan, misalnya menghitung total tagihan per klien atau total tagihan yang belum dibayar.
• Pastikan untuk menyimpan dan memperbarui tabel secara berkala agar data tetap akurat.

2. Otomatis (menggunakan teknologi pendukung)

Untuk bisnis dengan volume transaksi yang lebih besar, pemanfaatan teknologi seperti Optical Character Recognition (OCR) dan software akuntansi dapat menjadi solusi yang efisien.

Aplikasi OCR dapat secara otomatis mengenali dan mengekstrak data dari invoice, mengurangi potensi kesalahan input manual, dan mempercepat proses rekapitulasi. Data yang telah diekstrak kemudian dapat diintegrasikan dengan software akuntansi untuk pengelolaan lebih lanjut.

Software akuntansi umumnya mampu mengotomatiskan berbagai proses, mulai dari pembuatan invoice hingga pelacakan pembayaran, serta menyajikan laporan keuangan yang komprehensif.

Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya

3. Jasa profesional

Jika Anda ingin lebih fokus pada kegiatan bisnis inti, pertimbangkan untuk menggunakan jasa pembukuan profesional. Mereka memiliki keahlian dan pengalaman dalam mengelola seluruh proses rekap invoice dengan akurat dan efisien, sehingga Anda dapat menghemat waktu dan sumber daya.

Tips rekap invoice yang efisien

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam melakukan rekap invoice:

• Standarisasi format invoice: Gunakan format invoice yang konsisten untuk memudahkan proses rekapitulasi.
• Penomoran invoice yang sistematis: Berikan nomor unik pada setiap invoice untuk menghindari kesalahan identifikasi.
• Tetapkan tenggat waktu pembayaran yang jelas: Cantumkan tanggal jatuh tempo yang jelas pada setiap invoice untuk mengingatkan klien.
• Kirim pengingat pembayaran: Berikan pengingat secara berkala kepada klien mengenai tagihan yang belum dibayar.
• Pantau status pembayaran secara rutin: Perbarui status pembayaran setiap invoice untuk memastikan kelancaran arus kas.
• Manfaatkan teknologi: Gunakan teknologi seperti OCR untuk mengekstrak data relevan seperti nomor invoice, tanggal, jumlah, dan informasi klien dari berbagai format invoice. Hal ini dapat mengurangi kesalahan input manual dan menghemat waktu secara signifikan.

Mengapa rekap invoice penting?

Rekap invoice yang cermat dan teratur memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan, antara lain:

• Memastikan kelancaran arus kas: Dengan memantau pembayaran yang masuk dan keluar, perusahaan dapat menghindari masalah likuiditas.
• Pengelolaan piutang yang efektif: Rekap invoice membantu perusahaan mengidentifikasi tagihan yang belum dibayar dan mengambil tindakan yang diperlukan.
• Dasar pengambilan keputusan bisnis yang akurat: Data dari rekap invoice dapat digunakan untuk menganalisis kinerja keuangan perusahaan dan membuat keputusan strategis yang lebih baik.
• Mempermudah pelaporan pajak: Rekap invoice yang lengkap dan akurat memudahkan perusahaan dalam memenuhi kewajiban perpajakan.

Contoh rekap tagihan invoice

PT Manufaktur X, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi sepatu, melakukan rekapitulasi invoice secara berkala untuk memantau status pembayaran dari klien. Rekapitulasi ini mencakup periode tiga bulan terakhir, yaitu April hingga Juni 2024.

Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi klien yang telah menyelesaikan kewajiban pembayaran dan klien yang masih memiliki tagihan yang belum dilunasi.

Berikut adalah contoh rekap invoice PT Manufaktur X untuk periode tersebut:

Berdasarkan rekapitulasi invoice periode April-Juni 2024, PT Manufaktur X mencatat bahwa Toko Sepatu ABC dan CV Fashion Trend telah melunasi tagihan, sementara PT Retailindo Jaya dan UD Sepatu Murah masih memiliki tunggakan.

PT Manufaktur X dapat mengirimkan pengingat pembayaran kepada kedua klien tersebut, serta mengevaluasi ulang kebijakan kredit dan pembayaran untuk mencegah masalah serupa di masa mendatang.

Rekap Invoice Otomatis dengan Spend Management System

Rekap invoice manual rawan salah, makan waktu, dan bikin arus kas tersendat. 

Spend Management System seperti Mekari Expense membantu mengekstrak, mengelompokkan, memvalidasi, dan mengelola invoice dari berbagai sumber secara otomatis.

Dengan Mekari Expense, Anda dapat:

• Ekstraksi data invoice otomatis (dengan software OCR) dari PDF/foto, tanpa entri manual. 
• Kumpulkan invoice dari email/vendor portal ke satu tempat, lalu sistem membuat draft invoice otomatis. 
• Kelola Bills & Account Payable end-to-end—dari input hingga pembayaran (termasuk pembayaran internasional). 
• Jaga kepatuhan & kontrol lewat approval workflow yang fleksibel dan kebijakan yang bisa dikonfigurasi. 
• Satukan proses pengadaan–pembayaran (request → PO → invoice → pay) agar lebih transparan dan terkontrol. 
• Integrasi ke Mekari Jurnal sehingga pembukuan, rekonsiliasi, dan pelaporan keuangan berjalan secara otomatis dengan akurat.

Bersama Mekari Expense, rekap invoice jadi lebih cepat, akurat, dan terpusat—mendukung laporan yang rapi dan keputusan kas yang lebih sigap.