Business Continuity Management: Panduan Lengkap & Strategi

Gangguan bisnis bisa terjadi kapan saja tanpa diduga, seperti cyberattacks, bencana alam, pandemi, hingga putusnya rantai pasok. Dampaknya bisa melumpuhkan operasional hanya dalam hitungan jam. 

Perlu Business Continuity Management (BCM), metode untuk memastikan bisnis tetap berjalan saat krisis terjadi. Artikel ini akan membahas definisi BCM, studi kasus, komponen penting, dan langkah implementasinya. Simak selengkapnya.

Apa itu Business Continuity Management (BCM)?

Business Continuity Management (BCM) adalah proses manajemen holistik untuk mengidentifikasi potensi ancaman dan dampaknya terhadap operasional bisnis, lalu menyiapkan langkah-langkah pemulihan agar bisnis tetap berjalan. 

Menurut ISO 22301, BCM mencakup kebijakan, analisis risiko, struktur organisasi, prosedur kerja, dan tanggung jawab yang jelas dalam menghadapi gangguan.

ISO 22301:2019 sendiri adalah standar internasional yang menjadi panduan resmi dalam mengembangkan dan mengelola Business Continuity Management System (BCMS) secara efektif.

Penting juga untuk membedakan antara tiga istilah yang sering digunakan secara bergantian namun sebenarnya berbeda:

• BCM (Business Continuity Management) adalah keseluruhan proses manajemen menyeluruh untuk menjaga kelangsungan bisnis.
• BCP (Business Continuity Plan) adalah dokumen operasional yang berisi strategi dan prosedur detail yang disiapkan dalam kerangka BCM.
• DR (Disaster Recovery) fokus pada pemulihan sistem IT dan infrastruktur teknologi setelah terjadi gangguan atau bencana.

Ketiganya saling terkait, namun memiliki cakupan dan fokus yang berbeda dalam manajemen keberlangsungan bisnis.

Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act) dalam BCM

Salah satu prinsip utama dalam Business Continuity Management (BCM) adalah siklus PDCA, singkatan dari Plan, Do, Check, Act. 

Konsep ini diambil dari standar ISO 22301 dan membantu perusahaan membangun sistem keberlangsungan bisnis yang bisa terus diperbaiki dan disesuaikan.

1. Plan (Rencanakan)

Langkah awal adalah merancang rencana keberlangsungan bisnis. Di sini perusahaan mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi, menyusun strategi pencegahan, dan membuat rencana darurat. 

Semua orang yang terlibat perlu tahu apa yang harus dilakukan jika situasi darurat benar-benar terjadi.

2. Do (Lakukan)

Setelah rencana disusun, tahap ini adalah saatnya menjalankannya. Misalnya, saat terjadi gangguan, tim langsung mengeksekusi langkah-langkah yang sudah direncanakan, seperti memulihkan data dari backup atau memindahkan operasional ke tempat lain.

3. Check (Cek dan Evaluasi)

Setelah krisis teratasi, perusahaan perlu mengevaluasi apa yang terjadi. Apakah rencananya efektif? Apa yang berhasil dan apa yang perlu diperbaiki? 

Di tahap ini juga bisa dilakukan analisis lebih dalam untuk memahami penyebab gangguan.

4. Act (Tindak Lanjut dan Perbaikan)

Terakhir, hasil evaluasi tadi digunakan untuk menyempurnakan rencana. Bisa jadi ada prosedur baru yang perlu ditambahkan atau skenario lama yang harus diubah. Tujuannya: agar ke depannya, perusahaan bisa merespons lebih cepat dan lebih baik.

Mengapa Business Continuity Management penting untuk bisnis?

Dengan ancaman yang makin kompleks, mulai dari bencana alam hingga serangan siber dan gangguan operasional lainnya, perusahaan perlu sistem yang mampu merespons cepat dan efektif.

Berikut alasan mengapa BCM sangat penting untuk bisnis, dibagi berdasarkan manfaat operasional, strategis, dan finansial:

1. Manfaat operasional: menjaga kelangsungan aktivitas harian

Gangguan operasional bisa terjadi kapan saja, baik karena faktor eksternal seperti bencana, maupun internal seperti kegagalan sistem. Tanpa BCM, perusahaan bisa kehilangan waktu, data, hingga produktivitas.

Beberapa manfaat operasional utama dari BCM:

• Meminimalkan downtime: Dengan rencana yang sudah disusun dan diuji, perusahaan bisa kembali beroperasi lebih cepat setelah gangguan.
• Mempercepat recovery time: BCM membantu tim tahu apa yang harus dilakukan, kapan, dan oleh siapa, mengurangi kebingungan di masa krisis.
• Meningkatkan efisiensi operasional: Proses dan prosedur yang dirancang dalam BCM mendorong koordinasi antardepartemen dan penggunaan sumber daya secara optimal, bahkan dalam situasi darurat.

2. Manfaat strategis: melindungi reputasi dan nilai bisnis

Reputasi adalah aset bisnis yang sangat berharga. Dalam situasi krisis, cara perusahaan merespons bisa berdampak langsung terhadap kepercayaan pelanggan, investor, dan mitra bisnis.

Manfaat strategis dari BCM antara lain:

• Melindungi reputasi dan kepercayaan stakeholder: Penanganan krisis yang cepat dan terorganisir menunjukkan bahwa perusahaan bertanggung jawab dan dapat diandalkan.
• Memberikan keunggulan kompetitif: Perusahaan yang punya rencana kontinuitas cenderung lebih cepat pulih, sehingga bisa tetap melayani pelanggan saat kompetitor masih berbenah.
• Memastikan kepatuhan terhadap regulasi: Banyak sektor industri, seperti keuangan, kesehatan, dan energi, mewajibkan implementasi BCM untuk memenuhi standar kepatuhan. 

3. Manfaat finansial: mencegah kerugian besar dan mempercepat pemulihan

Kerugian finansial akibat gangguan operasional sering kali tidak hanya berasal dari kerusakan aset, tapi juga dari hilangnya pendapatan, biaya pemulihan, dan denda karena pelanggaran regulasi. BCM membantu mengelola risiko-risiko ini secara proaktif.

Manfaat finansial dari BCM meliputi:

• Mengurangi biaya pemulihan: Dengan prosedur yang jelas, perusahaan bisa menghindari langkah-langkah darurat yang tergesa-gesa dan mahal.
• Mendukung kalkulasi asuransi bisnis: BCM memudahkan perusahaan untuk memenuhi syarat polis Business Interruption Insurance dan mendapatkan perlindungan yang sesuai.
• Mencegah kerugian pendapatan: Dengan proses pemulihan yang cepat, potensi kehilangan penjualan, kontrak, atau pelanggan bisa ditekan seminimal mungkin.

Studi kasus dan risiko perusahaan yang tidak memiliki BCM

Setiap tahun, sekitar 600.000 bisnis di Amerika Serikat tutup, sebagian besar karena tidak siap menghadapi gangguan serius, termasuk serangan siber. Biaya kerugiannya juga tidak main-main, berkisar antara $120.000 hingga $1,24 juta per insiden.

1. Ransomware attack di kota Atlanta (2018)

Pada Maret 2018, kota Atlanta lumpuh akibat serangan ransomware SamSam. Dampaknya sangat luas:

• Layanan publik seperti kepolisian, pengadilan, utilitas, dan parkir terganggu
• Sistem komputer lumpuh selama 5 hari, memaksa staf bekerja manual
• Pemulihan penuh memakan waktu berbulan-bulan

Meski penyerang hanya meminta tebusan $52.000, total biaya pemulihan diperkirakan mencapai $17 juta. 

Audit sebelum serangan bahkan menemukan ribuan celah keamanan yang belum ditangani, termasuk software usang dan manajemen IT yang tidak terdokumentasi dengan baik.

Ini jadi contoh nyata kurangnya perencanaan keberlangsungan bisnis yang memadai.

2. Serangan ransomware pada sistem kesehatan Irlandia (2021)

Pada Mei 2021, sistem layanan kesehatan nasional Irlandia (HSE) terkena serangan ransomware yang melumpuhkan sebagian besar layanan:

• Puluhan layanan rawat jalan ditutup
• Sistem IT di setidaknya 5 rumah sakit terganggu
• Pembayaran pegawai 146.000 staf tertunda
• Hasil tes Covid-19 dan sistem vaksinasi sempat offline

Pemulihan penuh butuh lebih dari 3 bulan, dan biaya pemulihan langsung diperkirakan lebih dari $100 juta. Meski tim darurat berhasil mencegah kerusakan lebih lanjut, insiden ini menunjukkan betapa mahalnya konsekuensi jika sistem BCM tidak siap sepenuhnya.

Komponen utama Business Continuity Management framework

Agar Business Continuity Management (BCM) dapat berjalan efektif, perusahaan perlu memahami fondasi utamanya. Terdapat enam komponen kunci yang menjadi dasar dalam membangun dan menjalankan seluruh fase BCM. Masing-masing komponen saling melengkapi dan harus diintegrasikan secara menyeluruh.

1. Risk assessment (penilaian risiko)

Langkah pertama dalam BCM adalah memahami ancaman apa saja yang mungkin terjadi dan seberapa besar dampaknya terhadap bisnis. Misalnya, bencana alam, serangan siber, kebakaran, atau putusnya pasokan dari vendor utama. 

Setelah ancaman diidentifikasi, perusahaan perlu mengevaluasi seberapa rentan mereka terhadap ancaman tersebut dan seberapa besar dampaknya jika benar-benar terjadi. 

Informasi ini akan sangat membantu dalam menentukan rencana yang tepat untuk mencegah atau menghadapinya.

Baca Juga: Mengenal Risk Assessment Software, Pentingnya & Rekomendasi

2. Business impact analysis (BIA)

Setelah risiko dipetakan, perusahaan perlu mengetahui bagian mana yang paling terdampak jika krisis terjadi.

Fokus utama BIA meliputi:

• Mengidentifikasi fungsi bisnis yang paling krusial
• Menghitung dampak finansial dan operasional jika fungsi tersebut terganggu
• Menentukan:
  • Recovery Time Objective (RTO): Berapa lama bisnis bisa berhenti sebelum dampaknya tidak tertoleransi
  • Recovery Point Objective (RPO): Seberapa banyak data yang bisa ditoleransi hilang sejak backup terakhir

Contoh:

• RTO = 2 jam → layanan harus kembali aktif maksimal dalam 2 jam
• RPO = 15 menit → toleransi kehilangan data hanya sampai 15 menit terakhir

3. Recovery strategies (strategi pemulihan)

Setiap bagian penting dari bisnis harus punya cara untuk pulih jika terjadi gangguan. Ini bisa berupa penggunaan tempat kerja cadangan, sistem backup data, atau pengalihan operasional ke lokasi lain. 

Tujuannya adalah memastikan bisnis bisa tetap berjalan walaupun tidak dalam kondisi normal.

4. Business continuity plan (BCP)

BCP adalah bentuk dokumentasi dari seluruh strategi BCM. Ini adalah panduan praktis ketika krisis benar-benar terjadi.

Isi dari BCP meliputi:

• Prosedur pemulihan langkah demi langkah
• Tugas dan tanggung jawab tiap anggota tim
• Daftar kontak darurat
• Rencana komunikasi internal dan eksternal

5. Crisis management & emergency response

Ketika insiden terjadi, perusahaan perlu merespons dengan cepat dan terkoordinasi, khususnya untuk melindungi karyawan dan menjaga kepercayaan publik.

Termasuk dalam komponen ini:

• Protokol keselamatan dan evakuasi
• Tim Manajemen Krisis (Crisis Communication Team)
• Koordinasi dengan media dan pemangku kepentingan
• Prosedur penanganan insiden secara real-time

6. Testing, training & exercises

Rencana yang bagus tidak cukup jika tidak diuji dan disosialisasikan. Itulah pentingnya latihan dan pelatihan berkala.

Beberapa bentuk latihan:

• Tabletop exercise: Simulasi diskusi berdasarkan skenario tertentu
• Functional test: Uji sebagian sistem atau proses
• Simulation drill: Latihan langsung di lapangan
• Full-scale exercise: Skenario darurat secara menyeluruh

Tahapan implementasi Business Continuity Management

Setelah memahami komponennya, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan BCM secara bertahap dan terstruktur. Proses ini terdiri dari delapan fase utama:

1. Risk assessment & business impact analysis

Langkah pertama adalah melakukan penilaian risiko dan analisis dampak bisnis. Perusahaan perlu mengidentifikasi bagian-bagian penting dari operasional, lalu memetakan risiko yang mungkin terjadi. 

Setelah itu, dilakukan BIA untuk menghitung potensi kerugian jika bagian tersebut terganggu, dan menentukan berapa cepat harus dipulihkan (RTO) serta seberapa banyak data yang boleh hilang (RPO).

Baca Juga: 6 Business Analytics Tools & Rekomendasi Custom Software

2. Strategy development

Setelah itu, masuk ke tahap pengembangan strategi. Di sini perusahaan merancang cara-cara pemulihan untuk setiap bagian penting tadi.

• Tentukan kebutuhan sumber daya dan lokasi alternatif
• Siapkan strategi disaster recovery untuk sistem IT
• Rancang strategi komunikasi saat krisis
• Tetapkan alokasi anggaran untuk seluruh kebutuhan BCM

3. Plan development

Langkah berikutnya adalah menyusun rencana tertulis. Semua strategi tadi dituangkan dalam dokumen yang jelas dan mudah dipahami. 

Termasuk di dalamnya rencana bisnis, prosedur tanggap darurat, komunikasi saat krisis, serta kapan dan bagaimana rencana tersebut diaktifkan. Format rencana juga sebaiknya distandarkan agar mudah digunakan di berbagai bagian organisasi.

4. Implementation

Setelah rencana selesai dibuat, tahap selanjutnya adalah implementasi. 

Ini berarti perusahaan mulai menyediakan peralatan dan sumber daya yang dibutuhkan, seperti sistem backup, infrastruktur cadangan, perjanjian dengan vendor, serta saluran komunikasi alternatif. 

Semua persiapan ini harus benar-benar siap sebelum terjadi gangguan.

Baca Juga: Alternatif Business Process Management yang Lebih Efisien

5. Training & awareness

Semua orang dalam perusahaan, terutama yang terlibat dalam tim pemulihan, harus tahu peran dan tanggung jawab masing-masing. Program pelatihan ini bisa berupa workshop, simulasi, atau penyebaran materi panduan yang ringkas dan mudah diakses.

6. Testing & exercising

Kemudian, perlu dilakukan pengujian dan latihan berkala. Tujuannya adalah memastikan semua rencana bisa dijalankan dengan baik dalam kondisi nyata. Pengujian bisa berupa:

• Lakukan tabletop exercise secara rutin
• Uji sebagian sistem dan proses secara berkala
• Simulasikan skenario darurat untuk mengukur kesiapan tim
• Lakukan drill skala penuh jika diperlukan
• Dokumentasikan hasil latihan dan perbaikan yang dibutuhkan

7. Maintenance & continuous improvement

Rencana dan strategi harus ditinjau rutin, setidaknya setahun sekali atau saat ada perubahan besar di perusahaan. 

Selain itu, pengalaman dari insiden sebelumnya atau perubahan regulasi juga harus dijadikan pelajaran untuk terus menyempurnakan sistem yang ada.

Bagaimana Mekari Officeless dapat membantu perusahaan dalam implementasi business continuity management

Mekari Officeless membantu perusahaan membangun dan menjalankan sistem Business Continuity Management (BCM) dengan lebih cepat dan efisien melalui dua pendekatan utama:

1. Platform workflow automation & integration

Melalui Mekari Officeless Studio, perusahaan bisa mengotomatisasi proses BCM tanpa perlu coding rumit.

Manfaatnya:

• Otomasi proses seperti BIA, risk assessment, dan incident management
• Integrasi langsung dengan sistem internal seperti HRIS, ERP, dan platform komunikasi
• Dashboard dan laporan real-time untuk monitoring dan audit
• Proses pengembangan 50% lebih cepat dengan platform low-code/no-code

2. Custom software development sebagai system integrator

Butuh sistem yang sepenuhnya disesuaikan dan terintegrasi?

Mekari Officeless juga menyediakan layanan pengembangan BCMS end-to-end sesuai standar ISO 22301:

• Pengembangan sistem keberlangsungan bisnis dari nol
• Dukungan penuh mulai dari analisis, implementasi, hingga pelatihan
• Solusi menyatu dengan sistem yang sudah ada di perusahaan

Pelajari lebih lanjut Custom Software Development dari Mekari Officeless.