Cara Menghitung Buffer Stock dan Pencegahannya

Dalam pengelolaan stok, salah satu tantangan terbesar bagi pebisnis adalah memastikan produk selalu tersedia tanpa harus menumpuk persediaan berlebihan.

Permintaan pasar yang fluktuatif, keterlambatan pengiriman dari supplier, hingga gangguan distribusi bisa terjadi kapan saja dan berdampak langsung pada penjualan.

Di sinilah peran buffer stock menjadi penting. Dengan memiliki stok cadangan yang terukur, bisnis dapat tetap beroperasi dengan lancar meskipun terjadi lonjakan permintaan atau kendala pasokan.

Strategi ini tidak hanya membantu menjaga ketersediaan produk, tetapi juga melindungi bisnis dari potensi kehilangan penjualan.

Mengenal Apa Itu Buffer Stock

Buffer stock adalah persediaan cadangan yang disimpan di luar stok utama dan tidak langsung dijual.

Stok ini berfungsi sebagai pengaman ketika terjadi kondisi tidak terduga, seperti lonjakan permintaan, keterlambatan pengiriman, atau gangguan distribusi dari supplier.

Dengan buffer stock, bisnis memiliki ruang waktu untuk melakukan restock tanpa harus kehabisan barang di pasaran.

Hal ini sangat membantu menjaga kepercayaan pelanggan, terutama untuk produk dengan permintaan tinggi atau perputaran cepat.

Selain itu, buffer stock juga membantu menstabilkan harga. Ketika pasokan terganggu, bisnis yang memiliki stok cadangan tidak perlu menaikkan harga secara drastis karena masih memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan.

Baca Juga: Apa itu Omnichannel Retail, Cara Kerja, dan Manfaatnya

Rumus dan Cara Menghitung Buffer Stock

Agar buffer stock tidak berlebihan atau justru kurang, perhitungannya perlu dilakukan secara terukur. Salah satu rumus sederhana yang bisa digunakan adalah:

Buffer Stock = (Lead time × Rata-rata penjualan harian) + Stok cadangan tambahan

Contoh perhitungan:

• Rata-rata penjualan harian produk CDE: 150 unit
• Lead time pengiriman: 5 hari
• Tambahan stok cadangan: 50 unit

Perhitungan:
(5 × 150) + 50 = 800 unit

Artinya, jumlah buffer stock yang disarankan untuk produk tersebut adalah 800 unit.

Agar hasilnya lebih akurat, pastikan Anda memahami data lead time pemesanan dan rata-rata penjualan harian berdasarkan riwayat penjualan beberapa periode terakhir, bukan hanya satu waktu tertentu.

Cara Mengelola Risiko Buffer Stock dan Overstock

Meskipun bermanfaat, buffer stock juga berisiko menimbulkan overstock jika tidak dikelola dengan tepat. Berikut beberapa strategi yang bisa diterapkan.

1. Melakukan Stock Opname Secara Rutin

Stock opname membantu memastikan jumlah stok fisik sesuai dengan data di sistem. Pengecekan bisa dilakukan secara harian, mingguan, bulanan, atau per kuartal, tergantung skala bisnis.

Dari proses ini, Anda juga dapat mengidentifikasi produk mana yang memang membutuhkan buffer stock dan mana yang sebaiknya tidak disimpan terlalu banyak.

2. Menggunakan Metode Klasifikasi ABC

Metode ABC membantu mengelompokkan produk berdasarkan tingkat pergerakan dan kontribusinya terhadap penjualan.

• Kategori A: Produk dengan permintaan tinggi dan perputaran cepat, membutuhkan buffer stock lebih besar
• Kategori B: Produk dengan permintaan sedang, buffer stock secukupnya
• Kategori C: Produk dengan permintaan rendah, sebaiknya minim atau tanpa buffer stock

Pendekatan ini membantu Anda mengatur prioritas stok dan mengalokasikan modal secara lebih efisien.

3. Mengaktifkan Notifikasi Stok

Notifikasi stok rendah dapat diaktifkan melalui sistem marketplace atau menggunakan fitur seperti conditional formatting di Google Sheets dan Excel.

Dengan notifikasi ini, perubahan jumlah stok dapat terpantau secara visual sehingga risiko kehabisan barang atau kelebihan stok bisa diminimalkan, selama data selalu diperbarui secara konsisten.

4. Menerapkan Minimum Stock Level (MSL)

Minimum Stock Level (MSL) adalah batas minimum stok yang menandakan kapan Anda harus mulai melakukan restock.

Rumus MSL:

MSL = Rata-rata penjualan harian × Lead time distribusi

Contoh:

• Penjualan harian: 75 unit
• Lead time: 5 hari

MSL = 75 × 5 = 375 unit

Artinya, restock sebaiknya dilakukan saat stok mencapai 375 unit agar operasional tetap aman.

5. Menggunakan Software Manajemen Stok

Software manajemen stok membantu memantau persediaan secara real-time dan otomatis. Setiap transaksi penjualan atau penambahan barang akan langsung memperbarui data stok.

Selain itu, software juga menyediakan laporan analitik yang memudahkan Anda membandingkan data historis, mengevaluasi kebutuhan buffer stock, dan menyusun strategi bisnis yang lebih akurat.

6. Melakukan Restock Secara Berkala

Hindari restock dalam jumlah besar sekaligus, terutama untuk produk dengan masa simpan pendek atau permintaan yang fluktuatif.

Restock secara berkala harian, mingguan, atau bulanan yang dapat membantu menjaga keseimbangan stok dan mengurangi risiko penumpukan barang yang sulit terjual.

Anda juga bisa mengetahui bagaimana cara membuat pembukuan stok barang dan contohnya.

Baca Juga: Pengertian Sistem Inventory, Fungsi, dan Manfaatnya

Bidang Usaha yang Umumnya Membutuhkan Buffer Stock

Beberapa sektor bisnis memiliki kebutuhan buffer stock yang lebih tinggi dibandingkan lainnya, terutama saat menghadapi musim permintaan tertentu.

1. Industri Pakaian

Permintaan pakaian biasanya melonjak saat momen tertentu seperti Lebaran atau tahun ajaran baru. Buffer stock membantu memastikan produk tetap tersedia meskipun suplai terlambat.

2. Produk Kebutuhan Sehari-hari

Barang seperti sembako dan produk kebersihan memiliki perputaran cepat dan permintaan stabil. Buffer stock diperlukan untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas harga.

3. Farmasi

Produk farmasi bersifat kritis karena berkaitan langsung dengan kesehatan. Buffer stock sangat penting, terutama saat terjadi wabah atau kondisi darurat.

4. Food & Beverage (F&B)

Dalam bisnis F&B, kekurangan satu bahan baku saja dapat mengganggu operasional. Karena itu, buffer stock dan restock berkala menjadi bagian penting dari manajemen dapur dan gudang.

Sistem Pengelolaan Stok yang Lebih Terintegrasi

Mengelola buffer stock akan jauh lebih efektif jika didukung sistem yang terintegrasi. Software omnichannel Mekari Desty membantu bisnis memantau stok secara akurat dan real-time di berbagai channel penjualan.

Setiap transaksi akan otomatis memperbarui data stok, sehingga risiko selisih data dan overstock dapat diminimalkan.

Selain itu, laporan analitik yang tersedia memudahkan pebisnis dalam mengambil keputusan berbasis data dan merencanakan strategi stok ke depan.