Apa itu Stockout dan Cara Pencegahannya untuk Cegah Kerugian

Pengelolaan stok yang tidak terstruktur dapat menghambat operasional bisnis. Salah satu kondisi yang sering terjadi adalah stockout, yaitu saat produk tidak tersedia ketika permintaan meningkat.

Kondisi ini berdampak pada proses penjualan dan pengalaman pelanggan. Bisnis juga dapat kehilangan peluang pendapatan karena tidak mampu memenuhi permintaan tepat waktu.

Memahami stockout, penyebabnya, dan cara mencegahnya membantu bisnis menjaga ketersediaan stok dan kelancaran operasional.

Apa Itu Stockout?

Stockout adalah kondisi ketika produk tidak tersedia di gudang atau toko saat dibutuhkan pelanggan. Kondisi ini terjadi ketika stok habis dan tidak ada persediaan cadangan.

Stockout sering muncul saat permintaan meningkat, seperti pada periode promo, musim ramai, atau peluncuran produk. Kondisi ini memengaruhi ketersediaan barang dan proses penjualan.

Dampak terjadinya Stockout

Berdasarkan data statistik yang dihimpun oleh IHL Group (2018/2023) hingga NielsenIQ, ada beberapa dampak yang terjadi jika terjadinya stockout terhadap bisnis hingga perilaku konsumen.

1. Kerugian finansial: secara global kerugian akibat stockout menccapai $1 triliun per tahunnya.
2. Perilaku Konsumen: Berdasarkan studi dari Harvard Business Review, ketika menghadapi stockout:
   • 31% pelanggan akan membeli produk dari toko lain.
   • 26% pelanggan akan beralih ke merek pesaing.
   • Hanya sekitar 15% yang bersedia menunggu barang tersedia kembali di toko yang sama.
3. Ketidakakuratan Data: Sekitar 60%-70% kasus stockout sebenarnya disebabkan oleh kesalahan administratif atau operasional di dalam toko/gudang, bukan karena keterlambatan pengiriman dari pemasok.

Penyebab Terjadinya Stockout

Beberapa faktor yang dapat menyebabkan terjadinya stockout pada bisnis antara lain sebagai berikut:

Keterbatasan pasokan dari supplier

Ketersediaan barang dari supplier dapat terhambat oleh proses produksi, distribusi, atau faktor eksternal seperti cuaca dan kondisi operasional.

Keterlambatan pengiriman atau gangguan rantai pasok membuat stok tidak dapat dipenuhi sesuai kebutuhan. Hal ini memengaruhi jumlah barang yang tersedia dan memperlambat proses restock.

Perbedaan data stok

Ketidaksesuaian antara data sistem dan stok fisik dapat terjadi akibat kesalahan input, pencatatan manual, atau proses pembaruan data yang tidak rutin.

Kondisi ini membuat bisnis memiliki informasi stok yang tidak akurat. Dampaknya, produk yang tercatat masih tersedia tidak dapat dipenuhi saat ada pesanan.

Baca Juga: Cara Menghindari Dead Stock agar Modal Bisa Berputar

Lonjakan permintaan

Permintaan yang meningkat dalam waktu singkat dapat mempercepat habisnya stok. Situasi ini sering terjadi saat promo besar, periode musiman, atau peluncuran produk.

Tanpa perencanaan stok yang tepat, bisnis tidak dapat menyesuaikan jumlah persediaan dengan kebutuhan pasar.

Tidak adanya stok cadangan

Ketiadaan safety stock membuat bisnis tidak memiliki buffer saat terjadi perubahan permintaan atau keterlambatan pasokan.

Stok cadangan berfungsi untuk menjaga ketersediaan barang dalam kondisi tidak terduga. Tanpa perencanaan ini, bisnis lebih sulit menjaga stabilitas stok.

Perencanaan stok yang kurang tepat

Perhitungan kebutuhan stok yang tidak berdasarkan data historis atau tren penjualan dapat menyebabkan jumlah persediaan tidak sesuai.

Perencanaan yang kurang akurat membuat bisnis kesulitan menentukan kapan harus melakukan restock dan berapa jumlah yang dibutuhkan.

Kurangnya visibilitas stok secara real-time

Sistem yang tidak terintegrasi membuat bisnis kesulitan memantau pergerakan stok secara langsung. Informasi yang tidak diperbarui secara real-time dapat menghambat proses pengambilan keputusan dan menyebabkan keterlambatan dalam pengisian ulang stok.

Cara Mencegah Stockout dalaam Bisnis

Bagi para pebisnis, penting untuk mengetahui bagaimana cara untuk mencegah stockout untuk mencegah ketersediaan stok. Beberapa langkah pencegahannya antara lain sebagai berikut:

1. Memperbarui data stok secara berkala

Setiap transaksi penjualan dan penerimaan barang perlu dicatat dalam sistem. Data yang selalu diperbarui membantu menjaga akurasi jumlah stok dan memudahkan pemantauan ketersediaan barang.

Dengan pencatatan yang konsisten, bisnis dapat mengetahui kondisi stok secara lebih jelas dan menghindari kesalahan perhitungan.

2. Menggunakan sistem manajemen stok

Penggunaan aplikasi manajemen stok membantu proses pencatatan secara otomatis dan real-time. Sistem ini memudahkan bisnis dalam memantau pergerakan barang masuk dan keluar dalam satu dashboard.

Selain itu, data yang tersimpan dapat digunakan untuk analisis dan perencanaan kebutuhan stok ke depan.

3. Menentukan safety stock

Penentuan stok cadangan membantu menjaga ketersediaan barang saat terjadi lonjakan permintaan atau keterlambatan pasokan.

Perhitungan safety stock dapat dilakukan berdasarkan data penjualan sebelumnya, waktu pengiriman dari supplier, dan pola permintaan.

Dengan perencanaan yang tepat, bisnis dapat menjaga ketersediaan produk secara lebih stabil.

4. Menerapkan sistem pre-order

Sistem pre-order membantu menyesuaikan jumlah permintaan dengan ketersediaan produk. Cara ini memberikan gambaran jumlah pesanan yang akan dipenuhi sehingga proses pengadaan menjadi lebih terarah.

Sistem ini juga membantu bisnis dalam mengatur produksi atau pembelian barang secara lebih efisien.

5. Melakukan stock opname secara rutin

Pengecekan stok fisik secara berkala membantu memastikan kesesuaian antara data sistem dan kondisi aktual di gudang.

Proses ini membantu mengidentifikasi selisih stok lebih cepat dan menentukan produk yang perlu segera di-restock. Dengan stock opname yang rutin, akurasi data inventory dapat tetap terjaga.

Kesimpulan

Stockout merupakan kondisi yang memengaruhi ketersediaan produk dalam bisnis. Pengelolaan stok yang terstruktur membantu menjaga kelancaran operasional dan ketersediaan barang.

Penerapan sistem manajemen stok, pembaruan data secara real-time, dan perencanaan safety stock membantu bisnis mengelola inventory secara lebih efektif.

Penggunaan software manajemen inventory seperti Mekari Desty membantu monitoring stok dan mendukung efisiensi operasional dalam satu sistem terintegrasi.