Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya

Seringkali, mengelola dokumen fisik seperti faktur dan laporan menjadi tugas yang memakan waktu bagi akuntan dan profesional lainnya. Proses manual ini tidak hanya mengurangi efisiensi, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan.

OCR (Optical Character Recognition) hadir sebagai solusi yang dapat mengotomatisasi dan menyederhanakan proses ini, membuat pekerjaan menjadi lebih efisien.

Penasaran bagaimana OCR bekerja dan manfaatnya? Mari kita simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.

Apa itu OCR?

Optical Character Recognition atau OCR adalah teknologi untuk mengenali informasi di dalam gambar maupun dokumen fisik, lalu mengubahnya menjadi teks digital yang dapat dibaca dan diolah oleh komputer.

Dalam bahasa Indonesia, OCR dikenal juga dengan Pengenalan Karakter Optik.

Alat ini berfungsi untuk mempercepat proses input dan pengolahan data, yang sebelumnya manual dan memakan waktu menjadi otomatis hanya dengan beberapa klik.

Dalam kehidupan sehari-hari, OCR banyak berguna untuk mengekstrak teks dari dokumen fisik seperti identitas diri, surat-surat penting, dan invoice bisnis.

Misalnya, Anda memiliki bukti transaksi fisik berupa kertas yang telah dipotret dan dipindai menjadi format gambar (JPG, PNG). 

Tulisan dalam dokumen gambar ini tidak bisa diedit atau dicari menggunakan komputer.

Namun, dengan OCR, Anda bisa mengekstraksi teks pada gambar tersebut menjadi data digital yang dapat diolah dalam format DOC, TXT, CSV, atau XLSX.

Transformasi tersebut dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis maupun kegiatan sehari-hari secara signifikan.

Bagaimana cara kerja OCR?

OCR bekerja melalui beberapa tahapan penting:

1. Mengambil dan mendeteksi gambar (image acquisition)

Tahapan pertama dalam pemrosesan oleh OCR adalah memperoleh gambar atau dokumen yang ingin diekstrak

Tahap ini bisa berjalan langsung melalui aplikasi OCR pada smartphone atau mengimpornya melalui file yang telah ada.

Dokumen atau gambar tersebut akan dipindai dan diubah menjadi data biner. 

OCR kemudian akan menganalisis hasil pemindaian, lalu mengklasifikasikan area gelap sebagai teks dan area terang sebagai latar belakang.

Hasil dari proses ini akan menjadi dasar bagi proses-proses selanjutnya.

Dalam beberapa kasus, jika dokumen berkualitas lebih rendah atau tulisan tangan tidak jelas, bisa mengakibatkan data menjadi tidak akurat.

2. Pra-pemrosesan (pre-processing)

Sebelum mengekstrak informasi, OCR mempersiapkan dan memperbaiki gambar agar dapat terproses dengan baik.

Perbaikan ini meliputi pembersihan, penyesuaian kemiringan (deskewing), penghapusan noise digital (despeckling), baik berupa bintik, garis, maupun gambar.

Proses-proses ini berfungsi untuk menyatukan dan menstandarisasi kualitas teks dan font, sehingga OCR memiliki pengenalan yang konsisten dan akurat.

3. Mengelompokkan karakter dan mengenali teks (text recognition)

Langkah selanjutnya adalah memecah gambar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, mulai dari baris teks, kata, hingga masing-masing karakter. 

Proses segmentasi ini penting agar sistem OCR dapat mengenali setiap karakter secara terpisah dengan tepat, sehingga pengenalan menjadi lebih akurat.

Setelah itu, platform pengenal karakter optik akan mulai menafsirkan setiap huruf dan simbol yang telah tersegmentasi.

Ada dua jenis algoritma OCR yang digunakan untuk mengenali teks: pencocokan pola (pattern matching) dan ekstraksi fitur (feature extraction).

Pencocokan pola membandingkan karakter gambar dengan template atau database huruf yang sudah tersimpan, sedangkan ekstraksi fitur memecah karakter huruf menjadi fitur-fitur yang lebih kecil seperti garis dan lekukan (loop).

4. Pasca-pemrosesan (post processing)

Setelah analisis, sistem mengonversi data teks yang diekstraksi menjadi file digital (DOC, TXT, CSV, XLSX) sehingga data bisa diolah lebih lanjut.

Beberapa sistem OCR juga dapat membuat file PDF yang beranotasi, termasuk versi sebelum dan sesudah dari dokumen yang dipindai.

Jenis-jenis OCR

Teknologi OCR (Optical Character Recognition) memiliki beberapa jenis yang disesuaikan dengan format teks yang berbeda, antara lain:

1. Simple OCR

Simple OCR adalah jenis OCR yang paling umum digunakan. Teknologi ini berfokus pada pengenalan karakter yang diketik, satu per satu.

Simple OCR bekerja optimal untuk dokumen yang dipindai dengan kualitas baik dan menggunakan jenis huruf (font) yang umum.

2. Intelligent Character Recognition (ICR)

Berbeda dengan Simple OCR, ICR dirancang khusus untuk mengenali karakter tulisan tangan, baik cetak maupun kursif.

ICR memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) untuk menganalisis bentuk dan pola tulisan tangan, sehingga lebih akurat untuk dokumen dengan tulisan tangan yang rapi.

Contoh penggunaan ICR adalah untuk memindai nota transaksi dari toko kecil yang cenderung masih tradisional.

3. Intelligent Word Recognition

Jenis OCR ini menangani kasus khusus bahasa-bahasa tertentu di mana kata tidak selalu dipisahkan oleh spasi.

IWR menganalisis keseluruhan gambar kata untuk mengenali karakter individual. Jenis ini umumnya digunakan untuk bahasa yang tidak menggunakan alfabet.

4. Optical Mark Recognition (OMR)

OMR tidak berfokus pada karakter, melainkan pada tanda atau simbol khusus seperti logo, watermark, dan simbol teks lainnya pada dokumen.

Contoh umum penggunaan OMR adalah untuk mengenali jawaban pada lembar ujian pilihan ganda yang ditandai dengan pensil khusus.

Manfaat OCR untuk bisnis

OCR memiliki banyak manfaat bagi bisnis, antara lain:

• Mengotomatisasi input data: OCR meminimalisir kebutuhan input data manual dengan mengubah teks dari dokumen fisik atau gambar menjadi format digital. Ini dapat meminimalisir kebutuhan input data manual, serta menghemat waktu dan biaya administrasi.
• Mempermudah pencarian dan akses data: Data hasil digitalisasi melalui OCR dapat dengan mudah dicari, disunting, maupun diarsipkan dalam sistem digital. Dokumen pun tidak lagi tercecer, sehingga pencarian informasi, misal untuk audit atau legal, jadi jauh lebih praktis.
• Meningkatkan akurasi data: Dengan mengurangi potensi kesalahan manusia dalam proses pengenalan teks, OCR meningkatkan akurasi data yang diolah. Hal ini penting untuk menjaga integritas dan keandalan informasi bisnis.
• Meningkatkan efisiensi operasional: OCR memungkinkan akses informasi yang cepat dan mudah dicari pada dokumen yang telah di-scan dan diproses. Dengan demikian, alur kerja jadi lebih cepat dan produktivitas tim bisa meningkat.
• Memudahkan integrasi sistem: Integrasi aplikasi OCR dengan sistem manajemen seperti CRM, ERP, serta software akuntansi dan manajemen pengeluaran dapat meningkatkan alur informasi di seluruh organisasi. Ini dapat membantu sistem manajemen jadi lebih optimal.
• Meningkatkan keamanan dan kepatuhan: Penggunaan OCR dapat membantu memenuhi persyaratan kepatuhan dan melindungi informasi bisnis dari risiko kehilangan atau akses tidak sah dengan mengubah dokumen fisik menjadi format digital yang aman.

Kesimpulan

OCR adalah teknologi yang wajib Anda pertimbangkan di dalam era bisnis digital. 

Penerapan OCR dalam bisnis tidak hanya membawa berbagai manfaat positif, tetapi juga membantu bisnis untuk dapat beradaptasi dengan era digital dan membuka peluang baru untuk berkembang.

Salah satu solusi OCR yang bisa Anda coba adalah aplikasi OCR dari Mekari Stream. 

Mekari Stream menawarkan berbagai fitur canggih yang dapat mendukung efektivitas entri data bisnis Anda. 

Untuk penggunaan spesifik yang berkaitan dengan keuangan seperti pengelolaan invoice, Mekari Stream tersedia melalui aplikasi manajemen pengeluaran: Mekari Expense.

Dengan OCR pada Mekari Expense, Anda tidak hanya dapat meng-input dan mengubah teks dalam invoice, melainkan juga mengelola dan membayar faktur secara langsung.

Mekari Expense juga terintegrasi dengan software akuntansi, yang memungkinkan riwayat transaksi dan keuangan tercatat secara langsung dalam pembukuan dan laporan keuangan.

Mekari sendiri telah dipercaya oleh lebih dari 35.000 bisnis untuk mengembangkan inovasi digital mereka.

Tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut tentang solusi OCR cerdas untuk mengelola pengeluaran bisnis Anda.

Referensi

AWS. “What is OCR (Optical Character Recognition)?”
IBM. “What is OCR (Optical Character Recognition)?”