Apa Itu Klasifikasi Dokumen dan Pentingnya untuk Bisnis

Saat ini, dokumen adalah hal esensial yang hadir di hampir setiap aspek kehidupan dan aktivitas bisnis.

Setiap dokumen memiliki fungsi, nilai, dan tingkat kerahasiaan yang berbeda sehingga butuh perlakuan dan pengelolaan yang tepat.

Oleh karena itu, pengelolaan dokumen yang efektif menjadi sangat penting.

Klasifikasi dokumen adalah salah satu cara untuk mengorganisir dan mengelola dokumen secara cerdas, sehingga Anda dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat.

Artikel ini akan membahas secara mendalam apa yang dimaksud dengan klasifikasi dokumen, manfaat, jenis-jenis, metode, hingga contoh penerapannya di berbagai bidang.

Apa itu klasifikasi dokumen?

Klasifikasi dokumen adalah proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan dokumen ke dalam kategori yang telah ditentukan.

Kategori ini bisa berdasarkan jenis dokumen, topik, tanggal, atau kriteria lainnya. Tujuannya adalah untuk memudahkan pengelolaan, penyimpanan, dan pencarian dokumen.

Melalui klasifikasi yang sistematis, Anda dapat memastikan setiap dokumen berada di tempat yang tepat, dikelola sesuai aturan, dan siap digunakan kapan saja diperlukan.

Baca Juga: Apa Itu Verifikasi Dokumen: Fungsi dan Cara Kerjanya

Mengapa klasifikasi dokumen penting?

Bayangkan jika Anda memiliki ribuan dokumen tanpa organisasi yang jelas. Mencari dokumen yang dibutuhkan akan menjadi pekerjaan yang sulit dan membutuhkan banyak waktu.

Di sinilah klasifikasi dokumen berperan penting. Dengan mengklasifikasikan dokumen, Anda dapat:

• Meningkatkan efisiensi: Menemukan dokumen dengan cepat dan mudah.
• Meningkatkan produktivitas: Menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola dokumen.
• Meningkatkan akurasi: Meminimalkan kesalahan dalam pengarsipan dan pencarian dokumen.
• Mempermudah pengambilan keputusan: Memberikan akses cepat ke informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan.
• Memperbaiki organisasi data: Membuat data lebih terstruktur dan mudah dikelola.
• Memenuhi kepatuhan regulasi: Memastikan dokumen disimpan sesuai dengan standar dan peraturan yang berlaku.

Jenis-jenis klasifikasi dokumen

Klasifikasi dokumen dapat dilakukan berdasarkan berbagai kriteria, di antaranya:

• Berdasarkan jenis dokumen: Surat, memo, laporan, faktur, kontrak, dan sebagainya.
• Berdasarkan topik atau subjek: Keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, dan lain-lain.
• Berdasarkan tanggal: Dokumen dapat dikelompokkan berdasarkan tanggal pembuatan, tanggal penerimaan, atau tanggal berlaku.
• Berdasarkan tingkat kerahasiaan: Dokumen rahasia, dokumen internal, dan dokumen publik.

Metode klasifikasi dokumen

Ada dua metode utama dalam klasifikasi dokumen:

1. Klasifikasi dokumen manual

Klasifikasi dokumen manual dilakukan oleh manusia dengan cara membaca dan menganalisis isi dokumen, kemudian mengelompokkannya ke dalam kategori yang sesuai. Metode ini memiliki beberapa kelemahan, antara lain:

• Tidak efisien: Membutuhkan waktu dan tenaga yang besar, terutama untuk dokumen dalam jumlah banyak.
• Rawan kesalahan: Rentan terhadap human error, sehingga akurasi klasifikasi tidak terjamin.
• Subjektivitas: Hasil klasifikasi dapat berbeda-beda tergantung pada pengetahuan dan interpretasi orang yang melakukan klasifikasi.
• Sulit dipertahankan konsistensinya: Terutama jika dilakukan oleh banyak orang.

2. Klasifikasi dokumen otomatis

Klasifikasi dokumen otomatis menggunakan teknologi seperti Machine Learning (ML) dan Natural Language Processing (NLP) untuk menganalisis dan mengklasifikasikan dokumen secara otomatis. Metode ini menawarkan beberapa keunggulan, antara lain:

• Efisien dan cepat: Dapat memproses dokumen dalam jumlah besar dengan cepat.
• Akurasi tinggi: Menggunakan algoritma yang cerdas untuk mengklasifikasikan dokumen dengan akurasi yang tinggi.
• Konsistensi: Menghasilkan klasifikasi yang konsisten sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.
• Mengurangi human error: Meminimalkan kesalahan klasifikasi yang disebabkan oleh faktor manusia.
• Mudah diintegrasikan dengan sistem lain: Memungkinkan otomatisasi alur kerja dan integrasi dengan sistem manajemen dokumen lainnya.

Baca Juga: Apa Itu IDP (Intelligent Document Processing) dan Fungsinya

Bagaimana cara kerja klasifikasi dokumen secara otomatis?

Klasifikasi dokumen otomatis memungkinkan sistem untuk memproses dan mengkategorikan dokumen tanpa campur tangan manusia. Proses ini umumnya melibatkan tiga tahapan utama:

1. Identifikasi format file

Pada tahap ini, sistem akan mengenali jenis file dokumen yang diproses. Apakah itu berupa file PDF, JPEG, DOC, atau format lainnya.

Selain itu, sistem juga akan mengidentifikasi apakah file tersebut merupakan hasil scan dari dokumen fisik atau memang sudah berbentuk dokumen digital sejak awal. Informasi ini penting untuk menentukan langkah selanjutnya dalam proses klasifikasi.

2. Identifikasi struktur dokumen

Selanjutnya, sistem akan menganalisis struktur dari dokumen tersebut. Dokumen dapat dikategorikan menjadi tiga jenis struktur:

• Terstruktur: Dokumen yang memiliki format yang tetap dan terorganisir, seperti formulir dengan field-field yang jelas.
• Semi-terstruktur: Dokumen yang memiliki beberapa elemen terstruktur, tetapi juga memiliki bagian yang tidak terstruktur, seperti invoice yang memiliki tabel dan juga narasi teks.
• Tidak terstruktur: Dokumen yang tidak memiliki format yang jelas dan terorganisir, seperti surat atau artikel.

3. Identifikasi jenis dokumen

Tahap terakhir adalah mengklasifikasikan dokumen ke dalam kategori yang telah ditentukan sebelumnya. Proses ini dapat dilakukan dengan dua pendekatan:

• Pendekatan visual (computer vision): Sistem akan menganalisis tampilan visual dokumen, seperti tata letak, font, dan elemen grafis, untuk mengidentifikasi jenis dokumen.
• Pendekatan tekstual (OCR dan NLP): Sistem akan menggunakan OCR (Optical Character Recognition) untuk mengenali teks dalam dokumen, kemudian menggunakan NLP (Natural Language Processing) untuk menganalisis dan memahami makna teks tersebut. Berdasarkan analisis teks, sistem akan mengklasifikasikan dokumen ke dalam kategori yang sesuai.

Baca Juga: 5 Jenis Data yang Dapat Diproses dengan Aplikasi OCR

Contoh penerapan klasifikasi dokumen

Klasifikasi dokumen diterapkan di berbagai bidang, seperti:

• Manajemen dokumen legal: Mengklasifikasikan dokumen hukum berdasarkan jenis, tanggal, atau kasus.
• Sektor keuangan: Mengklasifikasikan faktur, laporan keuangan, dan dokumen lainnya untuk memudahkan proses akuntansi dan audit.
• Layanan kesehatan: Mengklasifikasikan rekam medis pasien berdasarkan jenis penyakit, perawatan, atau riwayat medis.
• Sumber daya manusia: Mengklasifikasikan dokumen karyawan, seperti surat lamaran, kontrak kerja, dan evaluasi kinerja.
• Pemerintahan: Mengklasifikasikan dokumen publik, peraturan perundang-undangan, dan arsip pemerintahan.
• Edukasi: Mengklasifikasikan materi ajar, jurnal, dan dokumen akademik lainnya.
• Bisnis ritel: Mengklasifikasikan faktur pembelian, surat jalan, dan dokumen transaksi lainnya.

Baca Juga: Contoh Penggunaan AI dalam Otomatisasi Dokumen

Kesimpulan

Klasifikasi dokumen adalah proses penting dalam pengelolaan informasi yang efisien dan efektif. Dengan memanfaatkan teknologi modern seperti AI dan ML, Anda dapat mengotomatiskan proses klasifikasi dokumen dan meningkatkan akurasi serta produktivitas.

Untuk memudahkan dan mengoptimalkan proses klasifikasi dokumen, Anda dapat memanfaatkan software seperti Mekari Stream.

Mekari Stream adalah software entri dan pengolahan data dokumen yang cerdas, didukung oleh gabungan teknologi OCR dan AI, yakni IDP (Intelligent Document Processing).

Kini, Mekari Stream hadir dalam Mekari Expense sebagai pendukung software pengelola pengeluaran bisnis agar lebih komprehensif.

Dengan IDP, Anda dapat mengekstrak data dalam invoice berformat PDF maupun gambar sekaligus mengelompokkannya berdasarkan vendor, tanggal transaksi, maupun tenggat tagihan secara otomatis.

Melalui Mekari Expense, Anda juga dapat mengelola faktur yang telah diekstrak, termasuk menjadwalkan pembayaran maupun langsung membayarnya.

Tak hanya itu, Mekari Expense juga terintegrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal, yang memungkinkan setiap tagihan maupun pembayarannya tercatat dalam pembukuan secara otomatis dan laporan keunangan dapat tersusun secara instan.

Tunggu apalagi? Kelola invoice dan pembayaran tagihan Anda dengan lebih cerdas bersama Mekari Expense!

Referensi

• Xenith. “What Is Document Classification And How Do You Make It Intelligent?“
• Docsumo. “What is Document Classification?“