SOUVIA adalah perusahaan terkemuka di Indonesia yang menawarkan produk berupa paket suvenir dan seminar untuk bisnis dan badan pemerintahan. SOUVIA mengadopsi beberapa solusi dari Mekari, meliputi Mekari Talenta, Mekari Jurnal, dan Mekari Qontak, untuk membantu perkembangan bisnis dan meningkatkan efisiensi proses bisnis hingga 80% yang memungkinkan SOUVIA tumbuh 2x lipat dari tahun 2021 ke 2022.
Tantangan bisnis
Ketika mulai beroperasi, manajemen SOUVIA mengandalkan perangkat manual yang berbeda-beda untuk melakukan bisnis mereka. Akan tetapi, hal ini rupanya tidak cukup efisien untuk mendukung SOUVIA yang terus berkembang.
Sebagai contoh, sebelumnya SOUVIA menggunakan mesin fingerprint untuk absensi karyawan dan menggunakan software offline untuk mengatur keuangan. Akibatnya, SOUVIA memerlukan waktu yang cukup lama dan proses yang sangat panjang hanya untuk membuat laporan dan bisa mengambil insight.
Manajemen SOUVIA juga harus melakukan penggajian secara manual, dari menghitung tiap komponennya, melakukan transfer, hingga membuat dan mengirim slip gaji ke tiap karyawan satu per satu.
Ditambah lagi, SOUVIA mengalami kesulitan untuk menjaga kualitas layanan pelanggan mereka. Secara teknis, SOUVIA mengalami kendala untuk memonitor tiap chat WhatsApp Business dengan pelanggan.
SOUVIA juga harus membeli nomor baru setiap kali mereka menambah sales baru, sebab, WhatsApp Business hanya memperbolehkan satu nomor untuk dipegang oleh satu user.
Sales SOUVIA juga harus menjawab pesan pelanggan secara manual, yang secara jangka panjang dapat menimbulkan kelelahan dan menghambat proses bisnis. Sebagai akibat, kualitas layanan pelanggan yang baik dan first response rate yang cepat harus dikorbankan.
Mekari sebagai solusi
Manajemen SOUVIA sadar bahwa mereka harus melakukan sesuatu agar bisa mengikuti permintaan yang kian terakselerasi. Kerja sama SOUVIA dengan Mekari dimulai ketika SOUVIA mulai mengimplementasikan Mekari Talenta untuk mengelola karyawan dan HR. Implementasi ini berbuah baik, dan kemudian diikuti dengan pengadopsian Mekari Jurnal dan Mekari Qontak dalam proses bisnis SOUVIA.
Seluruh software Mekari yang SOUVIA gunakan telah terbukti mendorong performa tim dan proses bisnis. Mekari Talenta membantu SOUVIA untuk mendapatkan rekap kehadiran dan kerja lembur karyawan dengan jauh lebih cepat, sehingga analisis dan insight dapat didapatkan hampir instan. Tidak hanya itu, SOUVIA juga tidak perlu lagi melewati proses panjang dan mengikuti keperluan bank setiap periode penggajian dimulai, sebab Mekari Talenta membantu proses penggajian secara otomatis.
Mekari Jurnal menggantikan software keuangan offline yang sebelumnya SOUVIA gunakan. Kini, SOUVIA bisa menghasilkan laporan keuangan dengan cepat, kapan pun dan di mana pun. Mekari Jurnal adalah solusi yang mengintegrasikan penjualan, pembelian, inventaris, dan penagihan yang mendukung SOUVIA untuk memonitor jumlah customer yang sedang di-follow up oleh sales, jumlah pesanan yang sudah dibuat, hingga jumlah buffer stock yang ada di inventaris, semua secara real time.
Finance Manager SOUVIA Reny Safitri mengatakan bahwa Mekari Jurnal sangat membantu dalam melakukan pekerjaannya dan menawarkan berbagai fitur yang cocok dengan model bisnis SOUVIA yang tidak bisa ia temukan di software keuangan lainnya, di antaranya adalah fitur konversi produk dan Mekari Pay.
Dengan berhasilnya implementasi Mekari Talenta dan Mekari Jurnal, SOUVIA mulai menggunakan Mekari Qontak sejak 2021. Luthfi Ilham Pradipta, Chief Marketing and Sales SOUVIA, menyatakan bahwa pengadopsian Mekari Qontak rampung hanya dalam dua minggu hingga satu bulan untuk manajemen dan karyawan bisa mengoperasikan Mekari Qontak dengan lancar.
Fitur Mekari Qontak yang memungkinkan satu nomor untuk dioperasikan multi-admin dan multi-perangkat juga membantu proses kerja sales SOUVIA untuk lebih fokus mendapatkan deal dengan pelanggan dan tidak mengerjakan hal-hal yang di luar cakupan pekerjaannya. Ditambah lagi, SOUVIA kini juga bisa menjamin first response rate dalam 1 menit dengan dukungan Mekari Qontak, memiliki akun WhatsApp Business dengan verifikasi centang hijau, dan memberikan pesan chat yang terpersonalisasi untuk tiap pelanggan.
“Jadi dari hulu sampai hilir, saya bisa monitor semuanya melalui 3 produk dari Mekari: Mekari Jurnal, Mekari Qontak, dan Mekari Talenta,” ucap Heris Diana, Chief Executive Officer SOUVIA. “Produk-produk dari Mekari kami rasa cukup fit dengan (bisnis) Souvia. Yang pertama karena terintegrasi. Hanya dengan satu akun, kami bisa log in ke semua produk dari Mekari. Kemudian, ketika ada problem, service dari Mekari sangat cepat, solutif, dan juga sangat helpful.”
Hasil
Mekari membantu SOUVIA untuk tumbuh 2x lipat sejak pandemi dan meningkatkan produktivitas dan efisiensi bisnis hingga 80%. Seluruh produk Mekari yang diadopsi SOUVIA berperan besar dalam meningkatkan kepercayaan diri karyawan dan kinerja tim dan mengurangi jumlah pekerjaan manual secara signifikan dengan automasi.
Mekari Talenta membantu SOUVIA mendapatkan insight manajemen karyawan dan menghemat 99,9% waktu
Sebelumnya, SOUVIA membutuhkan paling tidak 2 jam hanya untuk menghasilkan laporan manajemen karyawan dan menganalisis insight. Karyawan SOUVIA juga harus melewati proses yang panjang meliputi mengunduh data dari mesin fingerprint, memindahkannya ke laptop, baru setelahnya melakukan analisis. Proses menghitung dan transfer gaji juga memakan banyak waktu dan tenaga. Mengautomasi proses-proses ini dengan Mekari Talenta sangat membantu SOUVIA untuk bisa mendapatkan laporan dan insight dan 2 jam hanya menjadi 5 detik.
Mekari Jurnal menyederhanakan proses keuangan SOUVIA menjadi 1,5x lebih singkat
Dengan Mekari Jurnal, SOUVIA kini dapat mengakses laporan keuangannya dan membuat laporan kapan pun dan di mana pun. Mekari Jurnal juga menyederhanakan proses bekerja tim keuangan menjadi 1,5x lebih efisien dengan mengautomasi pekerjaan seperti pembuatan faktur, pembukuan, dan pemantauan stok. Selain itu, tampilan Mekari Jurnal yang user-friendly memudahkan berbagai tim dalam SOUVIA, termasuk sales, vendors, dan keuangan, untuk mengoperasikan software tersebut. Sehingga, karyawan yang tidak memiliki latar belakang keuangan tetap dapat mengoperasikan Mekari Jurnal dengan mudah dan menjaga proses bekerja yang efisien.
Mekari Qontak mendukung first response rate SOUVIA menjadi 5x lebih cepat
Implementasi Mekari Qontak ke bisnis SOUVIA telah mengeliminasi kendala teknis yang dialami untuk memberikan layanan terbaik ke pelanggan. Tim Sales and Marketing SOUVIA dapat melihat adanya kenaikan produktivitas dengan jaminan pemberian respons pertama 1 menit, kualitas layanan pelanggan yang unggul, serta 1 nomor digunakan multi-perangkat dan multi-admin. Sales juga kini dapat fokus mengerjakan tanggung jawab mereka dan mendelegasikan pekerjaan lain kepada tim lain dengan Mekari Qontak, memudahkan 1 sales untuk mendapatkan deal hingga ratusan juta rupiah dalam 1 bulan.
“Saya merekomendasikan Mekari dengan beragam produknya,” ucap Heris Diana, “(Nilainya) 10 dari 10, karena saya sudah merasakan sendiri kemudahan, kecepatan, dan juga accessibility yang sangat membantu di bisnis kami.”
