PT Adev Natural Indonesia adalah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang maklon kosmetik. Sejak tahun 2020, perusahaan ini telah mengandalkan solusi HR digital dari Mekari Talenta. Pada tahun 2024, saat melakukan pembaruan ke paket Talenta 360, tim Adev mulai mengenal dan akhirnya menggunakan Mekari Expense untuk mendigitalisasi proses pengajuan dan pencatatan pengeluaran operasional.
Tantangan bisnis
Sebelum menggunakan Mekari Expense, proses pengajuan pembayaran di Adev masih dilakukan secara manual. Karyawan harus mengisi formulir di kertas atau mengirimkan file soft copy via email ke tim keuangan.
Hal ini sering kali menyebabkan dokumen tercecer, lampiran tidak lengkap, serta memakan waktu. Melengkapi pertanggungjawaban cash advance juga harus dilakukan langsung di ruangan finance, mengantre bersama karyawan lain yang juga hendak melakukan pertanggungjawaban administrasi. Sistem yang terfragmentasi ini menjadi kendala utama dalam memastikan ketertiban dan efisiensi pengeluaran harian perusahaan.
Mekari Expense sebagai solusi
Setelah mengenal Mekari Expense, tim Adev mulai menggunakan fitur klaim reimbursement dan cash advance. Proses yang sebelumnya serba manual kini terdigitalisasi sepenuhnya.
Setiap pengajuan dilengkapi lampiran yang lebih detail, dengan waktu fleksibel, dan tidak lagi bergantung pada hard copy yang mudah hilang. Fitur diskusi di dalam aplikasi menjadi nilai tambah tersendiri, karena tim bisa langsung memberi catatan atau koreksi atas dokumen, serta melacak histori komunikasi dengan mudah.
“Fitur diskusi di dalam aplikasi Mekari Expense sangat membantu,” ujar Suci selaku Head of Finance, “Kami bisa langsung komentar kalau ada dokumen yang kurang, dan semua historinya tersimpan rapi.”
Hasil
Sejak menggunakan Mekari Expense, proses pengajuan dan pertanggungjawaban biaya operasional di Adev menjadi jauh lebih efisien. Pengajuan reimbursement maupun cash advance kini bisa dilakukan langsung dari aplikasi tanpa harus datang ke ruang finance, membuat proses lebih fleksibel dan menghemat waktu banyak karyawan. Dokumen yang sebelumnya sering tercecer atau rusak dalam bentuk hard copy kini terdigitalisasi sepenuhnya, lengkap dengan lampiran yang lebih terstruktur dan mudah dilacak.
Selain dari sisi efisiensi waktu dan dokumen, fitur diskusi di dalam aplikasi juga membawa dampak positif terhadap kolaborasi antar tim. Ketika ada dokumen yang perlu dikoreksi atau dilengkapi, tim finance bisa langsung memberi catatan, dan seluruh histori komunikasi tersimpan rapi di sistem. Hal ini membantu menjaga akuntabilitas dan transparansi dalam setiap proses pengeluaran. Secara keseluruhan, Mekari Expense membantu Adev membangun proses keuangan yang lebih rapi, modern, dan minim risiko human error.
“Sekarang pengajuan biaya jadi lebih fleksibel, enggak perlu lagi ke ruangan finance hanya untuk serahkan pertanggungjawaban. Semua cukup dari aplikasi dan lebih tertata,” tambah Cindy, Finance Staff Adev.
