PT Bobobox Mitra Indonesia atau Bobobox adalah perusahaan di industri hospitality yang berdiri sejak tahun 2018 di Bandung. Dikenal sebagai pelopor konsep akomodasi modular di Indonesia, Bobobox menghadirkan solusi penginapan inovatif untuk segmen anak muda, traveler, dan keluarga. Dimulai dengan produk Bobopod, hotel kapsul modern yang mengedepankan kenyamanan dan efisiensi ruang, Bobobox kini juga telah mengembangkan Bobocabin, akomodasi ramah alam yang dirancang khusus untuk staycation keluarga yang ingin lebih dekat dengan alam.
Tantangan bisnis
Dengan banyaknya perjalanan dinas dan permintaan reimbursement yang terjadi setiap bulan, tim Bobobox menghadapi tantangan dalam mengelola proses secara terstruktur dan transparan. Sebelumnya, dokumen pengajuan hingga pelaporan perjalanan dinas dilakukan secara terpisah. Pengelolaan dokumen pengajuan awal, approval, laporan perjalanan, hingga reimbursement yang terpecah mempersulit pelacakan status dan membuat proses menjadi tidak efisien.
Selain itu, pengawasan terhadap alokasi anggaran juga menjadi tantangan tersendiri. Tanpa sistem yang memadai, risiko pengajuan melebihi anggaran atau klaim yang tidak sesuai kebijakan menjadi cukup tinggi.
Mekari Expense sebagai solusi
Sebagai perusahaan yang terus tumbuh dan mengedepankan efisiensi operasional, Bobobox mulai menggunakan Mekari Expense sejak Maret 2024 bersamaan dengan implementasi HRIS Mekari Talenta. Solusi ini langsung dimanfaatkan secara khusus untuk kebutuhan business trip dan reimbursement karyawan.
Dengan Mekari Expense, Bobobox kini memiliki sistem yang mengintegrasikan seluruh proses business trip dalam satu alur digital. Mulai dari pengajuan perjalanan, persetujuan, hingga laporan akhir dan reimbursement, semuanya tercatat dalam satu formulir terpadu. Setiap transaksi memiliki histori yang lengkap, mulai dari catatan revisi, komentar approver, hingga status terkini, sehingga tim tidak perlu lagi bolak-balik membuka dokumen terpisah untuk melakukan pengecekan.
Fitur policy di dalam Mekari Expense juga sangat membantu dalam menjaga pengajuan tetap sesuai dengan alokasi anggaran dan kebijakan perusahaan. Sistem otomatis akan mendeteksi jika ada pengajuan yang berpotensi melebihi batas atau keluar dari ketentuan, sehingga mempermudah tim dalam proses verifikasi.
“Fitur policy sangat membantu kami memastikan pengajuan nggak overbudget dan tetap sesuai aturan. Budgeting jadi lebih aman dan mudah dikontrol,” ucap Azalea Primanda, selaku People and Culture Services Manager Bobobox.
Hasil
Sejak menggunakan Mekari Expense, proses pengajuan business trip dan reimbursement di Bobobox menjadi jauh lebih efisien dan transparan. Proses yang sebelumnya terpecah kini dapat dikelola dalam satu platform terpadu, dengan pelacakan status yang jelas dan dokumentasi yang lengkap. Tim tidak hanya menghemat waktu, tapi juga mampu menjaga pengeluaran tetap terkendali sesuai kebijakan perusahaan.
“Dengan Mekari Expense pemenuhan transaksi business trip dan reimbursement kita jadi lebih mudah,” tambah Azalea. “Benar-benar terpantau setiap ajuan statusnya, referensinya juga jelas, dan ada edit history.”
