Akseleran adalah platform peer-to-peer lending, yaitu sebuah platform yang menghubungkan pihak-pihak yang membutuhkan dana dengan pihak-pihak yang mau menginvestasikan dana. Bergerak di segmen business loan, layanan Akseleran biasa digunakan oleh para pelaku usaha yang ingin mengembangkan usaha mereka dengan nilai pinjaman yang berkisar dari 100 juta sampai dengan 2 miliar rupiah.
Tantangan bisnis
Masa-masa pertama beroperasi, Akseleran menggunakan banyak proses manual untuk menajalankan bisnisnya. Namun, Ivan Tambunan, CEO & co-founder Akseleran, menyadari adanya kendala substansial dari proses manual, seperti menjaga keakuratan data baik dalam konteks manajemen karyawan maupun akuntansi.
Sebagai contoh, sebelumnya staf HR harus mencatat dan menghitung absen hingga komponen gaji satu per satu. Akan tetapi, pencatatan dan proses data secara manual memiliki risiko tinggi untuk terjadinya human error. Pengelolaan cuti karyawan, pengajuan serta approval untuk reimbursement, dan pencatatan data karyawan semakin membebani tim HR yang harus mencatat data secara manual dari formulir fisik ke Microsoft Excel satu per satu.
Masalah tidak hanya terjadi di sisi pengelolaan HR saja. Eddo Kisan, Head of Accounting & Tax Akseleran, menyampaikan bahwa proses pembukuan manual membutuhkan waktu yang cukup lama, bahkan hingga berminggu-minggu. Ada banyak ruang untuk terjadinya human error di fase pencatatan dan juga penghitungan data, dan terlebih lagi, terdapat risiko data hilang yang mengharuskan tim akuntansi dan finansial menghabiskan waktu mencari data tersebut. Tantangan terbesar bagi tim akuntansi Akseleran ada di sisi durasi pembuatan laporan. Saat masih menggunakan sistem pengerjaan manual, proses akuntansi Akseleran cukup panjang. Apabila ada kesalahan di dalam salah satu proses, maka pembuatan laporan terpaksa terhambat sampai kesalahan tersebut bisa ditemukan. Hal ini menghambat pembuatan laporan keuangan yang harus diberikan ke manajemen dan para shareholder secara tepat waktu.
Mekari sebagai solusi
Isu utama yang dihadapi oleh Akseleran adalah tingginya risiko terjadinya human error dalam pengelolaan data, sebab seluruh prosesnya dilakukan secara manual. Untuk perusahaan yang berkembang pesat seperti Akseleran, meningkatnya jumlah karyawan dan klien terus menambah beban pengolahan data secara agresif.
“Dulu pegawai kami 5 orang, jadi tidak repot. Setelah itu tumbuh ke 30, 75, dan sampai di atas 100. Sangat berantakan apabila pengelolaan data karyawannya tidak otomatis,” ujar Ivan Tambunan, selaku CEO & Co-founder dari Akseleran. Ivan menyadari bahwa pengolahan data yang manual akan memperlambat laju perkembangan Akseleran. Maka dari itu, Akseleran memutuskan untuk beralih ke solusi digital yang dapat mengautomasi proses bisnis mereka.
Untuk mempercepat proses bisnis tanpa mengorbankan akurasi data, Akseleran menggunakan beragam fitur terintegrasi dari Mekari Talenta dan Mekari Jurnal. Dengan fitur database management Mekari Talenta, Akseleran bisa mencatat serta mengorganisasi data karyawan dalam satu sistem yang terintegrasi dengan berbagai modul. Akseleran juga bisa membantu karyawan dan HR untuk mengelola berbagai urusan administrasi dengan fitur employee self-service. Sementara itu dengan Mekari Jurnal, Akseleran bisa mencatat dan menghitung data finansial secara akurat serta membuat laporan keuangan langsung dari sistem secara cepat.
Prioritas utama Akseleran adalah akurasi data, dan hal ini tercapai dengan integrasi data otomatis dari sistem Mekari. Tidak ada lagi risiko kesalahan di pengolahan data karena pencatatan dan juga penghitungan data menjadi otomatis. Automasi juga mengakselerasikan segala proses bisnis Akseleran. Administrasi HR serta pengolahan data finansial menjadi jauh lebih cepat, dan para staf tidak perlu lagi terlibat banyak untuk melakukan pekerjaan repetitif yang bisa diselesaikan oleh sistem.
“Sebagai decision maker, (software yang digunakan) berpengaruh sekali untuk saya. Laporan keuangan yang relevan tersedia dari Mekari Jurnal, dan review, promosi, bonus, performance tracking berbasis OKR dan KPI sudah ada dari Mekari Talenta,” ujar Ivan.
Hasil
Mengenai implementasi Mekari Talenta dan Mekari Jurnal dalam proses bisnis Akseleran, Ivan menyatakan “Mekari Jurnal dan Mekari Talenta membantu kami menghemat waktu di pembuatan laporan keuangan dan proses penggajian. Itu lebih dari setengah yang harus dikerjakan secara manual sebelumnya.”
Mekari Talenta mendukung manajemen karyawan menjadi 90% lebih cepat
Database karyawan yang tersentralisasi memudahkan alur pendataan dan penghitungan untuk penggajian yang sekarang bisa diproses dengan lebih cepat karena tidak perlu melakukan input data dua kali. Saat Akseleran mempekerjakan karyawan baru, data karyawan tersebut akan otomatis ditambahkan ke modul absensi, penggajian, dan lainnya. Begitu pula jika ada karyawan yang resign, ketika data karyawan dihapus dari database karyawan, data tersebut juga akan hilang dari modul lainnya. Selain itu, karyawan juga dapat secara mandiri mengisi data pribadi masing-masing seperti nomor rekening di sistem. Reimbursement dan cuti juga dapat langsung diajukan dari aplikasi mobile Mekari Talenta, seluruhnya tersimpan secara digital tanpa memerlukan formulir fisik. Tidak ada lagi proses bolak-balik antara karyawan dan HR yang memakan banyak waktu.
Aman dan tersertifikasi pemerintah, laporan keuangan dapat diakses 2x lebih cepat dengan Mekari Jurnal
Dengan fitur akuntansi lengkap dari Mekari Jurnal, kesalahan bisa terdeteksi secara cepat dan bisa langsung dikoreksi. Kendala yang terjadi akibat proses pembukuan manual yang tidak terintegrasi dapat sepenuhnya tereliminasi karena tim akuntansi Akseleran dapat berkolaborasi secara efektif dalam satu sistem berbasis cloud yang memiliki sertifikasi keamanan data ISO 27001. Ditambah lagi, Akseleran kini dapat melakukan analisis serta memantau laporan keuangan secara lebih efisien dan tepat waktu. Dari sebelumnya membutuhkan 10 hari, kini hanya dalam 5 hari tim akuntansi dari Akseleran sudah bisa meninjau transaksi harian dan membuat laporan keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen serta para shareholder. Selain itu, fleksibilitas untuk melihat laporan keuangan pada periode tertentu yang dipilih juga membantu Akseleran untuk melakukan analisis laporan keuangan yang lebih efektif serta pengambilan keputusan bisnis yang lebih tepat. Dengan mempelajari laporan keuangan periode sebelumnya, Akseleran dapat mengetahui proyeksi profit dan pengeluaran yang kredibel untuk menentukan target kedepannya.
“Thank you buat Mekari team, produknya oke banget, Mekari Talenta dan Mekari Jurnal. Akseleran happy banget,” ucap Ivan mengenai pengalamannya mengadopsi Mekari.
