Memahami Work Order Management & Contoh Template Form

Pengelolaan tugas yang efisien adalah kunci untuk menjaga produktivitas dan kelancaran operasional. Di sinilah work order management berperan sebagai proses sistematis untuk melacak pekerjaan dari permintaan awal hingga selesai. 

Inti dari sistem ini adalah work order atau perintah kerja, sebuah dokumen formal yang memberikan instruksi terperinci untuk suatu tugas, memastikan semua pihak memahami tanggung jawab mereka. 

Simak bagaimana work order management dapat membantu perusahaan Anda!

Apa itu work order management

Work order management adalah sebuah sistem atau proses yang digunakan perusahaan untuk melacak, mengelola, dan menyelesaikan tugas atau pekerjaan. 

Secara sederhana, work order (perintah kerja) adalah dokumen formal yang berisi rincian instruksi untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Dokumen ini memastikan bahwa setiap tugas, mulai dari permintaan awal hingga penyelesaian, tercatat dengan baik dan dapat dipantau secara efisien.

Dengan adanya manajemen perintah kerja yang terstruktur, perusahaan dapat mengoptimalkan alur kerja, mengalokasikan sumber daya dengan tepat, dan memastikan setiap pekerjaan diselesaikan sesuai standar yang berlaku.

Beberapa industri yang umum menggunakan work order antara lain:

• Manufaktur: Digunakan untuk mengelola proses produksi barang, mulai dari permintaan bahan baku hingga jadwal pemeliharaan mesin.
• Konstruksi: Berfungsi untuk mengorganisir setiap tahap pekerjaan di lapangan, mulai dari pembangunan pondasi hingga instalasi akhir.
• Pemeliharaan dan perbaikan (MRO): Digunakan untuk mencatat permintaan perbaikan, jadwal pemeliharaan rutin, atau servis mendesak pada peralatan dan fasilitas.
• Teknologi: Digunakan untuk pemantauan proyek dan aktivitas operasional seperti perbaikan hardware, pembaruan software atau sistem, manajemen implementasi product dan development lainnya.

Tujuan & manfaat work order dalam perusahaan

Penerapan work order dalam operasional perusahaan memiliki tujuan utama untuk menciptakan proses kerja yang lebih terstruktur dan terkendali. 

Berikut adalah beberapa tujuan dan manfaat utamanya:

Tujuan utama work order

• Mengontrol workflow: Memastikan seluruh proses dan alur kerja berjalan sesuai timeline, requirement, dan standar kualitas yang telah ditentukan.
• Panduan instruksi: Rincian instruksi seperti material yang diperlukan, peralatan yang dibutuhkan, langkah / tahapan proses, dan standar / objektif yang ingin dicapai; untuk mengurangi potensi kesalahan.
• Efisiensi sumber daya: Membantu perencanaan dan penggunaan material, tenaga kerja, serta peralatan agar lebih efisien.
• Dokumentasi proses pekerjaan: Memudahkan audit dan sebagai dokumentasi proses pekerjaan untuk acuan pengembangan lanjutan maupun penyelesaian issue jika ada masalah dikemudian hari.

Manfaat work order

• Peningkatan efisiensi: Tim dapat bekerja lebih cepat karena semua informasi yang dibutuhkan sudah tersedia dalam satu dokumen.
• Meningkatkan koordinasi antar: Menjadi panduan yang sama bagi semua pihak yang terlibat, sehingga meminimalisir miskomunikasi.
• Pemantauan kinerja real-time: Manajer dapat dengan mudah memantau kemajuan setiap pekerjaan dan mengidentifikasi potensi hambatan.
• Mengurangi risiko kesalahan: Instruksi yang terperinci membantu mengurangi kesalahan, seperti penggunaan material yang tidak sesuai atau langkah kerja yang terlewat.
• Memastikan kualitas produk: Memastikan hasil akhir pekerjaan memenuhi standar kualitas yang diharapkan.

Baca Juga: 7 Platform No Code Workflow Automation: Otomasi Proses Bisnis

Elemen utama dalam work order

Sebuah work order yang efektif harus memuat informasi yang jelas dan lengkap. Rincian ini bertujuan sebagai panduan alur kerja beserta detail kebutuhannya, sekaligus sebagai dokumentasi di kemudian hari.

Berikut adalah elemen-elemen utama yang umumnya tercakup di dalamnya:

• Nomor work order: Kode identifikasi unik untuk memudahkan pelacakan dan pencatatan.
• Deskripsi pekerjaan: Penjelasan rinci mengenai tugas yang harus dilakukan, termasuk ruang lingkup dan hasil yang diharapkan.
• Bahan dan peralatan: Daftar semua material, suku cadang, atau alat yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
• Waktu dan tenggat: Informasi mengenai kapan pekerjaan harus dimulai dan kapan harus diselesaikan.
• Penanggung jawab: Nama individu atau tim yang ditugaskan untuk melaksanakan dan bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut.
• Lokasi: Tempat di mana pekerjaan akan dilaksanakan.
• Status pekerjaan: Indikator status terkini (misalnya, “Diajukan”, “Dalam Proses”, “Selesai”, “Ditunda”).

Elemen ini dapat Anda lihat dalam contoh template form work order berikut yang bisa diunduh.

Baca Juga: 7 AI & Workflow Automation SaaS Terbaik

Contoh template form work order

Berikut adalah contoh template sederhana untuk form work order yang dapat Anda gunakan. Untuk kemudahan, Anda bisa membuat dokumen serupa dengan mengunduh template dokumen di bawah ini.

Download template perintah kerja (work order) gratis

Management work order yang lebih strategis

Mengelola work order yang strategis tentu membutuhkan sistem yang lebih terintegrasi dan didukung oleh automasi, lebih dari format spreadsheet. Sehingga, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk berinvestasi pada Work Management System.

Work Management System (WMS) adalah framework dalam sistem yang dirancang untuk merencanakan, mengatur, dan melacak alur kerja dalam satu dashboard terintegrasi. Umumnya Work Management System juga dilengkapi dengan form work order sebagai proses dokumentasi alur kerja.

Mekari Officeless menyediakan custom software Work Management System yang dapat membantu bisnis meningkatkan produktivitas alur kerja, proses produksi, dan dokumentasi yang lebih terintegrasi. Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil keputusan lebih strategis dan mengatur prioritas pekerjaan sesuai antrian project.

Mekari Officeless dapat mengembangkan Work Management System sesuai kebutuhan niche perusahaan dan didukung dengan teknologi low-code no-code untuk mempercepat proses development product. Gunakan Mekari Officeless sekarang!