Strategi Manajemen Tail Spend dalam Procurement & Rekomendasi

Pernahkah tim procurement di perusahaan Anda kewalahan mengelola pembelian kecil yang jumlahnya banyak? Meski nilainya tergolong kecil, transaksi ini sering kali memakan waktu dan sumber daya besar jika tidak dikelola dengan strategi yang tepat. 

Pengeluaran itu disebut tail spend, bagian dari total pengeluaran perusahaan yang terdiri dari transaksi bernilai kecil namun berfrekuensi tinggi. 

Menurut studi Boston Consulting Group (BCG), perusahaan yang menerapkan tail spend management strategy secara efektif dapat menghemat biaya hingga 5–10%. Seperti apa strateginya? Baca lebih lanjut.

Apa itu tail spend

Tail spend adalah bagian dari pengeluaran perusahaan yang terdiri dari pembelian bernilai kecil, frekuensinya tinggi, dan sering kali tidak dikelola oleh tim procurement. Kini, istilah ini juga mencakup pembelian ad hoc atau dari supplier yang tidak terdaftar, dengan nilai transaksi rendah namun jumlahnya banyak.

Karena terlihat sepele, banyak perusahaan tidak memprioritaskan pengelolaan tail spend. Padahal, kurangnya visibilitas data dan proses manual membuat area ini rawan pemborosan dan duplikasi pembelian. 

Karakteristik umum tail spend:

• Transaksi bernilai kecil tetapi jumlahnya banyak
• Melibatkan banyak supplier kecil
• Tidak tercatat atau dikelola dengan baik

Meski hanya mencakup sekitar 20% dari total anggaran, tail spend bisa menimbulkan biaya tersembunyi dan risiko kepatuhan karena pembeliannya tersebar dan tidak terpantau. 

Pola ini sering memicu maverick spending, pembelian di luar kebijakan perusahaan, yang mengganggu efisiensi dan transparansi procurement.

Contoh kategori tail spend

Tail spend dapat muncul dalam berbagai bentuk transaksi kecil yang sering kali luput dari kontrol procurement. Berikut beberapa kategori umum yang termasuk dalam tail spend:

• Petty cash dan expense items: Termasuk pengeluaran harian seperti biaya makan, transportasi, bahan bakar, perjalanan dinas, atau kebutuhan kecil lainnya agar operasional tetap berjalan.
• E-marketplace spend: Pembelian berulang melalui marketplace untuk kebutuhan standar seperti alat tulis, baterai, peralatan IT, furnitur kantor, kopi dan snack, bahan perawatan, atau materi promosi.
• Custom catalogs: Pembelian berbasis katalog yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, seperti alat kerja pabrik, perlengkapan laboratorium, atau seragam karyawan.
• Tactical buys: Pembelian dengan frekuensi rendah untuk barang yang pernah dibeli sebelumnya dari vendor yang sama, namun tidak cukup rutin untuk dijadikan kontrak jangka panjang.
• Spot buys: Pembelian satu kali dengan nilai relatif kecil (sekitar 10–15%), biasanya dilakukan secara mendadak untuk kebutuhan segera dengan pembayaran dan pengiriman langsung.

Strategi manajemen tail spend

Mengelola tail spend membutuhkan pendekatan strategis agar transaksi kecil dan tersebar tetap efisien, transparan, dan sesuai kebijakan perusahaan. Berikut beberapa tail spend management strategy efektif yang dapat diterapkan.

1. Sentralisasi dan standarisasi proses procurement

Mengelola pembelian melalui satu platform terpusat membantu meningkatkan visibilitas, kontrol, dan kepatuhan. 

Dengan proses yang distandarkan, semua pembelian bernilai kecil dapat melewati jalur persetujuan yang sama, sehingga risiko pembelian di luar kebijakan (maverick spending) bisa diminimalkan.

2. Otomatisasi proses pembelian

Penggunaan spend management software dengan modul Procurement seperti Mekari Expense memungkinkan otomatisasi dalam pembuatan PO, pencocokan invoice, hingga analisis pengeluaran. 

Proses yang sebelumnya manual dapat berjalan lebih cepat dan akurat, mengurangi beban administratif tim procurement.

Baca Juga: Panduan Spend Management System: Strategi, KPI, Rekomendasi

3. Konsolidasi supplier dan manajemen vendor terpusat

Mengurangi jumlah vendor untuk kategori pembelian kecil membantu memperkuat negosiasi harga, meningkatkan efisiensi, dan membangun hubungan jangka panjang. 

Sistem vendor management yang terintegrasi juga memastikan seluruh transaksi terekam dan sesuai kebijakan

Baca Juga: Panduan Vendor Management: Proses dan Strategi

4. Penggunaan katalog produk terstandar

Menyediakan daftar produk atau katalog pre-approved membuat karyawan dapat membeli kebutuhan rutin dengan mudah, cepat, dan tetap sesuai harga negosiasi. 

Pendekatan ini membantu mengubah area “tidak terkelola” menjadi spend yang lebih terkontrol dan efisien.

5. Pemanfaatan data untuk analisis dan pengambilan keputusan

Data dari transaksi kartu korporat, invoice, dan PO bisa digunakan untuk mengidentifikasi pola pengeluaran tail spend. Dengan visibilitas ini, perusahaan dapat menentukan kategori mana yang bisa dikonsolidasikan atau dihapus untuk mengurangi biaya.

6. Penerapan strategi REO (Retain, Eliminate, One-off)

• Retain: Pertahankan supplier yang menawarkan keunggulan harga atau produk spesifik, dan lakukan renegosiasi rutin untuk efisiensi tambahan.
• Eliminate: Hentikan kerja sama dengan supplier yang tidak lagi relevan atau dibutuhkan, untuk mengurangi beban administratif.
• One-off: Gunakan metode pembayaran dan rekonsiliasi sederhana untuk pembelian sekali pakai agar tetap efisien dan patuh kebijakan.

7. Pertimbangkan model master vendor

Menggunakan satu vendor utama untuk menangani seluruh supplier kecil dapat mempercepat proses pembayaran, onboarding, dan konsolidasi data pengeluaran. 

Pendekatan ini membantu mengurangi risiko, meningkatkan transparansi, dan mempercepat efisiensi biaya.

Manfaat manajemen tail spend yang strategis

Dengan mengelola tail spend secara tepat, perusahaan bisa memperoleh penghematan biaya dan waktu yang signifikan dari pembelian kecil yang sebelumnya dianggap sepele. 

Berikut beberapa manfaat utama dari tail spend management strategy:

• Penghematan biaya yang signifikan: Otomatisasi PO, invoice, dan analisis pengeluaran mengurangi biaya operasional sekaligus menekan harga pembelian melalui negosiasi dan konsolidasi supplier.
  
• Meningkatkan spend under management: Dengan proses pembelian yang terpusat dan terdokumentasi, perusahaan memiliki kontrol penuh atas seluruh transaksi kecil yang sebelumnya tersebar.
  
• Mengurangi risiko dan pemborosan: Sistem digital membantu memantau kepatuhan pembelian agar tidak terjadi maverick spend atau pembelian di luar kebijakan perusahaan.
  
• Meningkatkan kualitas data dan transparansi laporan: Semua transaksi terekam otomatis, sehingga data pengeluaran lebih akurat, mudah dianalisis, dan siap untuk audit.
  
• Mempercepat siklus pembelian dan pembayaran: Otomatisasi PO dan electronic invoice management mempercepat proses persetujuan, mengurangi keterlambatan pembayaran, serta menurunkan biaya administrasi.
  
• Meningkatkan produktivitas tim procurement: Dengan transaksi kecil dikelola otomatis, tim dapat fokus pada proyek bernilai strategis seperti negosiasi kontrak besar atau optimalisasi vendor.
  
• Mengurangi maverick spending: Melalui sistem katalog dan kanal pembelian terstandar, seluruh pembelian dilakukan melalui jalur resmi dengan harga dan supplier yang sudah disetujui.

Rekomendasi spend management software untuk kelola tail spend

Untuk mengelola tail spend secara efektif, perusahaan membutuhkan sistem yang mampu menyatukan seluruh proses pembelian dan pembayaran dalam satu platform terintegrasi. 

Mekari Expense hadir sebagai solusi spend management software terintegrasi yang dirancang khusus untuk membantu bisnis mengendalikan pengeluaran kecil dengan cara yang efisien, transparan, dan otomatis. 

Dengan dua modul utama, Procurement dan Account Payable, Mekari Expense memungkinkan perusahaan melakukan: 

• Pengelolaan permintaan pembelian, persetujuan, hingga penerbitan PO secara otomatis melalui modul Procurement.
• Otomatisasi pencatatan dan pembayaran invoice vendor melalui modul Account Payable, yang terhubung langsung dengan sistem akuntansi perusahaan.

Keunggulan utama Mekari Expense sebagai software e-Procurement terletak pada visibilitas data purchasing yang real-time dan konsolidasi supplier dalam satu dashboard, sehingga tim procurement dapat memantau transaksi, mencegah pembelian ganda, dan memperkuat negosiasi harga dengan vendor.

Mekari Expense dapat mengubah pengelolaan tail spend dari proses administratif menjadi strategi efisiensi biaya yang efektif, memberikan kontrol penuh atas setiap rupiah yang dikeluarkan.