Strategic Spend Management: Tahapan dan Proses Aplikatif

Spend management bagian dari strategi procurement dan sourcing yang bertujuan memantau dan mengontrol bagaimana perusahaan membelanjakan uangnya. Tujuannya adalah mengoptimalkan biaya agar investasi perusahaan memberikan hasil terbaik. 

Lewat kolaborasi antara tim keuangan dan procurement, spend management membantu menyusun anggaran yang lebih akurat, memperkuat efisiensi belanja, dan menghindari pengeluaran yang tidak perlu.

Karena itu, memahami tahapan dan proses strategis dalam spend management penting untuk sebagai fondasi pengambilan keputusan bisnis. Yuk, baca selengkapnya.

Proses spend management

Strategic spend management membantu perusahaan mengatur seluruh proses pengeluaran secara sistematis dan efisien. 

Dalam praktiknya, proses ini melibatkan berbagai langkah penting untuk memastikan setiap pembelian memberikan nilai terbaik bagi perusahaan.

Beberapa langkah utama dalam spend management yang efektif meliputi:

• Menetapkan kebijakan belanja perusahaan, termasuk alur persetujuan, siapa yang berwenang membeli apa, dan kapan proses pembelian bisa dilakukan.
• Melakukan evaluasi vendor secara menyeluruh untuk mengurangi risiko seperti masalah keuangan, operasional, atau reputasi dari penyedia barang/jasa.
• Menegosiasikan diskon dengan vendor baru maupun lama agar total pengeluaran bisa ditekan.
• Menetapkan batas pengeluaran yang jelas agar setiap departemen tahu kapan harus meminta persetujuan sebelum melakukan pembelian.
• Mengumpulkan penawaran dari beberapa vendor saat proses sourcing, guna mendapatkan harga paling kompetitif
• Mengonsolidasikan langganan software yang serupa antar departemen agar tidak terjadi pemborosan akibat pembelian ganda atau penggunaan yang tidak maksimal.

Baca Juga:Panduan Spend Under Management: Strategi & Cara Hitung

Pentingnya strategic spend management

Sebagian besar biaya operasional perusahaan berasal dari pengeluaran eksternal. Tanpa pengelolaan yang tepat, pemborosan bisa terus terjadi.

Dengan menerapkan spend management secara strategis, perusahaan bisa:

• Mengidentifikasi sumber pengeluaran yang tidak efisien, seperti pembelian di luar kebijakan atau penggunaan anggaran yang tidak tercatat dengan baik.
• Mengurangi pengadaan yang tidak perlu, termasuk lisensi software yang tidak terpakai atau pembayaran ganda karena kesalahan sistem.
• Memaksimalkan alokasi anggaran, sehingga dana bisa dialihkan ke program yang berdampak lebih besar, seperti investasi jangka panjang atau inovasi produk.

Spend management yang terstruktur juga membantu memperbaiki proses procurement secara menyeluruh:

• Permintaan pembelian dapat diproses lebih cepat karena sistem dan alur kerja sudah jelas.
• Evaluasi vendor menjadi lebih efisien, berkat daftar mitra yang sudah tervalidasi.
• Pekerjaan administratif berkurang, memberi ruang bagi tim procurement untuk fokus pada inisiatif strategis.
• Manajemen persediaan lebih selaras dengan kebutuhan bisnis, mengurangi risiko keterlambatan produksi atau kelebihan stok.

Baca Juga: 8 Spend Management Software Terbaik untuk Perusahaan Indonesia

Tahapan implementasi strategic spend management

Berikut enam tahapan utama yang dapat diterapkan untuk membangun strategi strategic spend management yang efektif:

1. Sentralisasi dan bersihkan data spending

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengonsolidasikan seluruh data pengeluaran agar perusahaan memiliki satu sumber data yang akurat. 

Tanpa data dasar yang bersih dan terpusat, sulit mendapatkan gambaran menyeluruh tentang kondisi keuangan.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan:

• Kumpulkan semua data kontrak dan daftar supplier dari setiap departemen, mulai dari 10–15 vendor utama.
• Gunakan platform spend management sebagai pusat penyimpanan data finansial.
• Lakukan data cleansing dengan memperbaiki kesalahan, menghapus duplikasi, dan menyeragamkan format seperti mata uang atau kategori.
• Kategorikan pengeluaran berdasarkan lokasi, departemen, serta tipe pengeluaran (direct, indirect, tail, atau rogue).

Tahap ini membantu perusahaan mendapatkan visibilitas penuh terhadap seluruh pengeluaran dan mempermudah identifikasi area yang berpotensi menimbulkan pemborosan.

Baca Juga: Strategi Manajemen Tail Spend dalam Procurement & Rekomendasi

2. Identifikasi area pemborosan dan overlap

Setelah data terpusat, analisis diperlukan untuk menemukan titik-titik kebocoran anggaran. Tujuannya adalah mengenali pengeluaran yang berlebihan atau tumpang tindih antar divisi.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Kontrak ganda dengan vendor yang sama.
• Pembelian software atau tools serupa oleh departemen berbeda.
• Pemesanan berulang untuk kebutuhan yang sama.
• Lisensi software yang tidak digunakan namun masih diperpanjang otomatis.

Dari hasil analisis ini, perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian, menghapus duplikasi, dan mulai menyusun daftar preferred supplier yang akan menjadi mitra utama jangka panjang.

Baca Juga: Panduan Spend Analysis: Cara, Contoh Metode, Sumber Data, Tools

3. Tetapkan aturan dan proses spending yang jelas

Tahap berikutnya adalah memastikan seluruh pengeluaran mengikuti aturan dan prosedur yang konsisten di seluruh organisasi. Dengan kebijakan yang jelas, setiap pembelian bisa dipertanggungjawabkan dan terhindar dari kesalahan administratif.

Langkah penerapan yang dapat dilakukan:

• Tentukan bagaimana karyawan dapat melakukan pembelian kecil, misalnya melalui katalog kurasi atau daftar vendor resmi.
• Tetapkan siapa yang memiliki wewenang untuk mengajukan purchase order dan menyetujui transaksi.
• Buat batas nilai pembelian dan alur persetujuan berdasarkan divisi atau nominal transaksi.
• Gunakan formulir standar untuk pengajuan baru agar proses berjalan seragam.
• Libatkan departemen terkait seperti Legal, IT, InfoSec, dan Finance dalam setiap tahap persetujuan.
• Susun rencana komunikasi yang jelas untuk menangani kendala atau permintaan tambahan informasi.

Dengan sistem ini, proses pembelian menjadi lebih transparan, efisien, dan mudah diaudit tanpa menghambat operasional.

4. Renegosiasi kontrak dengan supplier

Tahapan ini berfokus pada peningkatan efisiensi biaya melalui evaluasi dan negosiasi ulang kontrak yang ada. Prioritaskan kontrak yang mendekati masa berakhir, bersifat terbuka tanpa batas waktu, atau memiliki potensi penghematan signifikan.

Beberapa strategi yang bisa diterapkan:

• Gunakan kekuatan volume pembelian hasil konsolidasi sebagai bahan negosiasi diskon.
• Lakukan benchmarking harga pasar untuk mengetahui kisaran harga yang wajar.
• Manfaatkan pertumbuhan bisnis atau peningkatan jumlah pengguna sebagai nilai tawar tambahan.
• Negosiasikan ulang ketentuan kontrak, terutama dengan vendor yang termasuk dalam daftar preferred supplier.

Langkah ini membantu perusahaan memperoleh nilai maksimal dari setiap hubungan dengan vendor, sekaligus memperkuat kemitraan strategis.

Baca Juga: Contoh Kontrak Kerjasama Vendor & Surat Pemutusan Kontrak

5. Implementasi automasi

Setelah proses dasar berjalan stabil, perusahaan dapat mulai menerapkan automasi untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam siklus procure-to-pay.

Beberapa proses yang bisa diotomatisasi meliputi:

• Persetujuan purchase order secara otomatis, yang memangkas waktu proses dari hari menjadi jam.
• Pemrosesan invoice dan pembayaran digital yang terintegrasi.
• Pengelolaan kategori dan pelaporan pengeluaran secara real-time.
• Alur persetujuan otomatis untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan.

Automasi membantu menekan biaya tenaga kerja, mengurangi risiko kesalahan manusia, dan memberikan peluang untuk memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal.

6. Lacak, analisis, dan monitor berkelanjutan

Spend management tidak berhenti setelah sistem diterapkan. Perusahaan perlu terus memantau, menganalisis, dan memperbarui strategi agar tetap relevan dengan perubahan kebutuhan bisnis.

Analisis rutin yang disarankan mencakup:

• Mengidentifikasi pengeluaran yang melebihi anggaran berdasarkan lokasi, kategori, atau departemen.
• Membandingkan realisasi pengeluaran dengan anggaran yang direncanakan.
• Mengevaluasi kinerja vendor dan risiko yang mungkin muncul.
• Melacak KPI yang berkaitan dengan efisiensi belanja dan target pendapatan.
• Memantau tren harga serta pola pengeluaran dari waktu ke waktu.

Gunakan software spend analytics untuk mendapatkan metrik penggunaan, pola pengeluaran, serta data historis yang dapat membantu pengambilan keputusan yang lebih akurat dan berbasis data.

Rekomendasi software spend management terbaik

Untuk mendukung implementasi strategic spend management yang efisien, Mekari Expense merupakan solusi terbaik bagi perusahaan. 

Sebagai spend management software terbaik, Mekari Expense membantu memusatkan seluruh pengeluaran dalam satu platform terpadu untuk memastikan anggaran lebih terprediksi, menghilangkan area pengeluaran yang tidak terpantau, dan mengurangi potensi kecurangan.

Berikut cara setiap modul utama Mekari Expense berkontribusi terhadap pengelolaan pengeluaran yang lebih strategis:

• Travel & Expense (T&E): Mencatat dan mengontrol pengeluaran perjalanan serta reimbursement karyawan agar selaras dengan anggaran perusahaan.
• Account Payable (AP): Memusatkan seluruh pembayaran vendor dan reimbursement dalam satu sistem yang terkontrol dan patuh kebijakan.
• Sourcing Management (Procurement): Mengatur proses pemilihan dan pengelolaan vendor untuk memastikan pembelian sesuai tarif dan kontrak yang telah disetujui.
• Spend Control: Memberikan visibilitas dan kontrol menyeluruh atas seluruh jenis pengeluaran, serta mencegah pemborosan melalui aturan belanja terpadu.

Dengan sistem yang terintegrasi dan berbasis data, Mekari Expense membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam setiap keputusan pengeluaran.

Referensi

Order. ”5 Steps to Strategic Spend Management”
Vendr. ”Spend management strategy: 5 steps to instantly improve your process”