Travel Procurement: Strategi, Tahapan, Rekomendasi Software

Booking perjalanan bisnis bisa cepat. Tapi urusan vendor, kepatuhan, dan anggaran? Jauh lebih kompleks.

Travel procurement sering jadi celah pemborosan; kebijakan tak diikuti, harga berubah-ubah, dan supplier sulit dikontrol. Padahal, perusahaan harus tetap efisien tanpa mengorbankan kenyamanan karyawan.

Travel procurement adalah proses strategis untuk mengatur pengadaan perjalanan, dari tiket, hotel, hingga kontrol pengeluaran, agar lebih hemat, aman, dan terstruktur.

Artikel ini akan membahas travel procurement selengkapnya: strategi, tahapan, tools yang dapat bantu perusahaan. Yuk, baca lebih lanjut.

Apa itu travel procurement

Travel procurement adalah proses strategis dalam pengadaan perjalanan dinas, bukan sekadar memesan tiket atau hotel termurah. 

Saat dilakukan secara terstruktur, travel procurement membantu perusahaan menghemat anggaran, meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan internal, menjaga kenyamanan dan keamanan karyawan selama perjalanan, sekaligus membangun hubungan jangka panjang dengan penyedia layanan perjalanan.

Berbeda dengan sekadar booking perjalanan yang hanya berfokus pada pemesanan tiket dan akomodasi, travel procurement mencakup aktivitas yang lebih luas dan menyeluruh, seperti:

• Menegosiasikan kontrak dengan maskapai, hotel, dan penyedia transportasi
• Menganalisis data pengeluaran perjalanan
• Mengelola hubungan dengan supplier
• Menegakkan kebijakan perjalanan dan memantau kepatuhannya

Perbedaan dengan procurement pada umumnya

Travel procurement punya karakteristik khusus yang membedakannya dari pengadaan barang atau jasa biasa:

• Sourcing lebih kompleks: Melibatkan banyak penyedia seperti maskapai, hotel, dan transportasi darat. Penilaian mencakup reputasi, keandalan, teknologi, dan cakupan layanan, bukan hanya harga.
• Kontrak dinamis dan fleksibel: Negosiasi tidak hanya soal tarif, tapi juga layanan tambahan, fleksibilitas jadwal, dan SLA. Kontrak perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala.
• Kepatuhan sangat krusial: Semua perjalanan harus sesuai kebijakan internal dan dilakukan melalui supplier resmi. 
• Hubungan jangka panjang jadi aset: Relasi yang kuat dengan supplier membuka akses ke tarif lebih baik, penanganan cepat saat ada kendala, dan layanan yang lebih konsisten.

Manfaat penggunaan travel procurement

Penerapan travel procurement bukan cuma membantu perusahaan mengatur perjalanan bisnis, tapi juga memberi dampak nyata dalam berbagai aspek. Ini beberapa manfaat utamanya:

• Biaya perjalanan lebih terkendali: Dengan negosiasi harga dan pemilihan vendor yang tepat, perusahaan bisa menghemat banyak biaya tanpa harus mengorbankan kualitas perjalanan.
• Keamanan perjalanan lebih terjamin: Perusahaan hanya bekerja sama dengan penyedia jasa yang sudah memenuhi standar keamanan tertentu, jadi karyawan bisa bepergian dengan lebih tenang.
• Kepatuhan terhadap kebijakan lebih mudah dijaga: Semua pemesanan dilakukan sesuai aturan perusahaan, sehingga risiko pemborosan atau penyalahgunaan anggaran bisa ditekan.
• Perjalanan lebih nyaman untuk karyawan: Saat perjalanan diatur dengan baik dan vendor yang dipilih berkualitas, pengalaman karyawan juga jadi lebih positif dan produktif.

Tahapan dalam travel procurement

Untuk memastikan perjalanan bisnis berjalan lancar, efisien, dan sesuai kebijakan, ada sejumlah tahapan penting yang perlu dilalui. 

Berikut enam langkah utama dalam proses travel procurement:

1. Identifikasi kebutuhan

Langkah pertama adalah memahami kebutuhan perjalanan dinas perusahaan. Apakah hanya tiket dan hotel? Atau juga perlu layanan transportasi lokal, asuransi perjalanan, hingga visa support? 

Di tahap ini, tim procurement bekerja sama dengan divisi lain untuk merinci kebutuhan secara spesifik.

2. Analisis pasar

Setelah tahu apa yang dibutuhkan, saatnya mencari tahu siapa yang bisa menyediakannya. 

Tim procurement mulai membandingkan berbagai vendor, baik vendor travel management, maskapai, hotel, atau platform digital, berdasarkan harga, reputasi, teknologi, jangkauan wilayah, dan kualitas layanan.

3. Negosiasi dan pembelian

Vendor sudah dipilih, kini masuk ke tahap negosiasi. Mulai dari harga, jangka waktu kontrak, SLA (service level agreement), hingga syarat dan ketentuan lainnya. 

Tujuannya adalah mendapatkan layanan terbaik dengan nilai yang paling efisien bagi perusahaan.

4. Integrasi ke sistem internal

Setelah kontrak disepakati, vendor harus diintegrasikan ke dalam sistem dan alur kerja perusahaan. 

Misalnya, bagaimana proses booking dilakukan, siapa yang berwenang menyetujui, dan bagaimana laporan disusun. Integrasi ini penting agar tidak terjadi tumpang tindih dan semua proses terdokumentasi dengan baik.

Baca Juga: Panduan Vendor Management: Proses dan Strategi

5. Pembayaran dan pencatatan

Setiap transaksi harus dicatat dan dibayar sesuai sistem yang berlaku. Dengan sistem invoice tracking yang rapi, perusahaan bisa memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu, sesuai PO, dan mudah ditelusuri jika diperlukan audit.

Baca Juga: Bayar Vendor Lebih Mudah dengan Software Multi Vendor Payment

6. Evaluasi kinerja vendor

Proses belum selesai setelah pembayaran. Tim procurement perlu mengevaluasi apakah vendor memenuhi ekspektasi, dari ketepatan waktu, kualitas layanan, hingga kemudahan komunikasi. 

Hasil evaluasi ini jadi dasar apakah kontrak akan diperpanjang, ditingkatkan, atau diganti.

Strategi pengadaan perjalanan dinas

Berikut adalah beberapa strategi pengadaan perjalanan dinas yang bisa membantu perusahaan menekan biaya, menjaga kepatuhan, serta meningkatkan pengalaman perjalanan bagi karyawan.

1. Sentralisasi manajemen perjalanan

Mengelola semua pemesanan perjalanan bisnis melalui satu platform terpusat akan memudahkan kontrol, meningkatkan visibilitas pengeluaran, dan memperkuat posisi negosiasi perusahaan terhadap vendor. 

Cara ini juga mengurangi risiko duplikasi pemesanan dan kebijakan yang dilanggar.

Baca Juga: Corporate Travel Management: Kelola Business Trip Tanpa Repot

2. Negosiasi kontrak strategis dengan supplier atau vendor

Bangun kerja sama jangka panjang dengan maskapai, hotel, dan penyedia transportasi. 

Dengan volume yang konsisten, perusahaan bisa mendapatkan tarif korporat yang lebih kompetitif, diskon khusus, serta fasilitas tambahan seperti upgrade kamar atau fleksibilitas dalam pembatalan.

Baca Juga: Contoh Kontrak Kerjasama Vendor & Surat Pemutusan Kontrak

3. Implementasi travel policy yang jelas dan komprehensif

Tetapkan kebijakan perjalanan yang rinci, termasuk batas anggaran, pilihan kelas penerbangan, standar hotel, dan alur approval. 

Travel policy yang baik membantu perusahaan menjaga pengeluaran tetap terkendali, sekaligus memberi panduan jelas bagi karyawan.

4. Benchmarking harga dan RFP berkala untuk mencapai target penghematan

Lakukan analisis pengeluaran saat ini untuk mengetahui baseline biaya dan menetapkan target efisiensi. 

Gunakan data ini untuk mengadakan proses RFP (Request for Proposal) secara berkala dengan vendor travel management agar harga tetap kompetitif dan sesuai sasaran penghematan perusahaan.

5. Program duty of care dan traveler safety

Pastikan keselamatan karyawan saat melakukan perjalanan dinas. Gunakan sistem pelacakan real-time, alert situasi darurat, perlindungan asuransi, dan prosedur tanggap darurat agar perusahaan siap jika terjadi insiden selama perjalanan.

6. Optimalisasi advance booking dan flexible dates

Dorong pemesanan perjalanan sejak jauh hari dan fleksibilitas dalam pemilihan tanggal untuk mendapatkan harga yang lebih murah dan ketersediaan yang lebih luas. Praktik ini terbukti efektif menekan biaya tanpa mengurangi kenyamanan.

7. Gunakan corporate card untuk memanfaatkan rewards

Corporate card tidak hanya memudahkan transaksi, tapi juga memberikan keuntungan tambahan seperti rewards, perpanjangan waktu pembayaran, dan integrasi langsung dengan sistem akuntansi untuk pengelolaan arus kas yang lebih baik.

Baca Juga: 5 Business Debit Cards Terbaik untuk Kelola Transaksi Perusahaan

8. Adopsi teknologi booking dan spend management

Gunakan online booking tool dan spend management yang terintegrasi. 

Teknologi ini menyederhanakan proses pemesanan, meningkatkan kepatuhan terhadap travel policy, serta memberikan insight melalui data dan laporan yang lebih akurat.

Rekomendasi spend management terintegrasi untuk travel procurement

Agar pengadaan perjalanan dinas lebih efisien, aman, dan terkendali, perusahaan membutuhkan sistem yang mampu menangani seluruh proses, mulai dari pengajuan hingga pembayaran, dalam satu platform. 

Mekari Expense adalah solusi spend management terintegrasi yang dirancang untuk mendukung strategi travel procurement melalui fitur-fitur berikut:

• Business Trip: Ajukan dan kelola perjalanan dinas secara terpusat dan terdokumentasi dengan baik.
• Custom Policy: Atur kebijakan perjalanan yang fleksibel sesuai struktur dan kebutuhan setiap divisi.
• Approval & Workflow: Pengajuan perjalanan mengikuti alur approval otomatis dengan notifikasi real-time.
• Vendor Management: Kelola maskapai, hotel, transportasi, dan vendor lainnya dalam satu dashboard.
• Purchase Order: Buat PO dengan detail perjalanan yang jelas dan proses pelacakan yang mudah.
• Purchase Invoice Management: Pantau dan kelola invoice vendor sesuai alur verifikasi dan pembayaran.
• OCR Automatic Capture: Konversi invoice perjalanan secara otomatis dari dokumen fisik ke digital tanpa input manual.

Mekari Expense juga menawarkan corporate card, Mekari Limitless Card, dengan berbagai promo menarik untuk kebutuhan perjalanan dinas seperti hotel, transportasi, dan airport service. 

Yuk, cari tahu lebih lanjut fitur lengkap Mekari Expense untuk solusi travel procurement dengan integrasi ke software perjalanan dinas untuk dukung efisiensi pengadaan perjalanan di perusahaan Anda.