Panduan Spend Management System: Strategi, KPI, Rekomendasi

Pertumbuhan bisnis sering dipandang dari sisi pendapatan, padahal efisiensi pengeluaran bisa sama pentingnya. 

Dengan spend management system, perusahaan dapat menyatukan seluruh alur belanja, menganalisisnya secara menyeluruh, dan menemukan peluang penghematan yang membuka ruang lebih besar untuk pertumbuhan.

Artikel ini akan membantu Anda memahami konsepnya, tantangan yang sering muncul, strategi, KPI penting, hingga rekomendasi sistem terbaik untuk bisnis di Indonesia.

Apa itu spend management & mengapa penting

Spend management adalah proses mengelola seluruh pengeluaran bisnis, mulai dari pembelian, vendor, invoice, hingga reimbursement, dalam satu sistem terpusat dan terukur. 

Tujuannya adalah memastikan setiap pengeluaran sesuai anggaran, kebijakan, dan regulasi.

Konsep ini lahir dari kebutuhan untuk menyatukan berbagai sistem manual seperti spreadsheet, tools keuangan terpisah, hingga sistem pengadaan yang tidak saling terhubung. 

Kini, tersedia spend management software, platform otomatis berbasis cloud untuk meningkatkan efisiensi dan visibilitas data. Jika dijalankan dengan strategi yang tepat, spend management berdampak langsung pada:

• Profitabilitas: Menurunkan pengeluaran di luar prosedur (maverick spend), menangkap diskon pembelian, dan mengoptimalkan harga dari vendor.
• Cash flow: Memperbaiki pengelolaan days payable outstanding (DPO), mengatur termin pembayaran, dan meminimalkan dispute invoice.
• Kepatuhan & audit: Menyediakan bukti digital dan audit trail, serta mendukung kepatuhan terhadap pajak Indonesia seperti PPN (e-Faktur) dan PPh 23/26 (bukti potong).
• Kecepatan eksekusi: Mempercepat proses dari permintaan (PR) hingga pembayaran agar unit bisnis tidak kehilangan momentum.

Baca Juga: Panduan Spend Analysis: Cara, Contoh Metode, Sumber Data, Tools

Masalah umum spend management di Indonesia

Banyak perusahaan di Indonesia masih menghadapi tantangan dalam mengelola pengeluaran secara terstruktur. 

Sistem yang belum terintegrasi, alur kerja yang terputus, serta kepatuhan pajak yang kompleks menjadi hambatan utama dalam menciptakan proses spend management yang efisien dan transparan. Beberapa masalah umum yang sering terjadi antara lain: 

• Maverick spend: Belanja di luar kontrak atau kebijakan perusahaan, sehingga melemahkan posisi negosiasi, harga jadi tidak optimal, dan kualitas sulit dikontrol.
• Proses manual & silo: Pengajuan lewat email atau spreadsheet rawan error, approval lambat, dan data tidak sinkron.
• Visibilitas rendah: Sulit memantau real-time antara anggaran yang dikomitmenkan dan yang benar-benar dipakai (commitment vs actual).
• Tail spend tersebar: Pengeluaran kecil tapi sering, tersebar ke banyak vendor tanpa strategi kategori yang jelas, sehingga boros.
• Kepatuhan pajak rumit: Validasi NPWP/PKP, e-Faktur, PPh 23/26, dan arsip bukti potong sering tidak tertata rapi.
• Kolaborasi antar fungsi lemah: Finance, Procurement, Legal, dan IT bekerja terpisah sehingga approval dan data berjalan lambat.

Masalah ini membuat biaya operasional meningkat, proses bisnis melambat, dan risiko kepatuhan lebih tinggi; karena itu dibutuhkan sistem spend management yang lebih terintegrasi.

Baca Juga: 8 Spend Management Software Terbaik untuk Perusahaan Indonesia

Prinsip dasar pengendalian spending yang efektif

Untuk menjaga pengeluaran tetap terkendali dan sesuai kebijakan, perusahaan perlu menerapkan prinsip dasar yang konsisten. Beberapa hal penting yang menjadi fondasi antara lain:

• Kebijakan jelas & tegas: Menetapkan batas belanja, kategori pengeluaran, vendor preferen, serta peran dan otorisasi (RACI) agar setiap transaksi terarah.
• Anggaran berbasis data: Melakukan pengecekan anggaran secara real-time pada tahap PR/PO, sehingga pengeluaran tidak melampaui batas yang sudah ditetapkan.
• Approval berlapis sesuai risiko: Proses persetujuan disesuaikan dengan nilai transaksi, kategori pengeluaran, vendor baru, atau transaksi yang berhubungan dengan pajak.
• Standar procure-to-pay (P2P): Menerapkan three-way match (PO–GR–Invoice) serta mendokumentasikan pengiriman dan penerimaan barang untuk mencegah selisih.
• Audit trail & arsip elektronik: Setiap transaksi memiliki jejak digital yang terdokumentasi rapi dan siap diperiksa dalam audit internal maupun eksternal.
• Continuous improvement: Melakukan review KPI secara berkala, lalu menindaklanjuti dengan koreksi atau perbaikan proses agar kontrol pengeluaran semakin kuat.

KPI & dashboard spend management yang harus dimonitor

Agar spend management benar-benar efektif, perusahaan perlu memantau indikator kinerja utama (KPI) melalui dashboard yang terukur. Beberapa KPI penting yang sebaiknya dimonitor antara lain:

• Spend under management (%): Persentase belanja yang melewati proses resmi dibandingkan dengan total belanja perusahaan.
• On-contract rate & maverick spend (%): Rasio pembelian sesuai kontrak dan jumlah pengeluaran di luar kontrak (maverick spend).
• Compliance rate: Tingkat kepatuhan transaksi terhadap kebijakan internal maupun regulasi perpajakan.
• Cycle time PR→PO & invoice approval time: Lama waktu dari permintaan pembelian hingga PO terbit, serta kecepatan persetujuan invoice.
• First-pass match rate: Persentase invoice yang langsung cocok pada pencocokan pertama tanpa perlu revisi.
• DPO & cash discount captured: Rata-rata hari pembayaran utang (days payable outstanding) serta jumlah diskon tunai yang berhasil dimanfaatkan.
• Savings realized vs identified: Perbandingan antara potensi penghematan yang ditemukan dengan yang benar-benar terealisasi.
• Vendor performance: Kinerja pemasok diukur melalui ketepatan waktu pengiriman (OTIF), kualitas barang/jasa, serta penyelesaian sengketa sesuai SLA.

7 strategi spend management system yang efektif

Berikut adalah langkah langkah efektif untuk menerapkan system management system. 

1. Kendalikan permintaan (demand control)

Langkah pertama adalah memastikan setiap permintaan pengeluaran benar-benar diperlukan. P

erusahaan perlu membedakan antara “butuh” dan “ingin”, menstandarkan item/kategori pembelian, serta menetapkan batas belanja per cost center atau proyek. Dengan begitu, anggaran tidak terbuang untuk hal-hal yang tidak prioritas.

2. Kebijakan & persetujuan berbasis risiko

Tidak semua transaksi perlu proses approval yang sama. Pengeluaran bernilai besar, kategori berisiko, atau vendor baru sebaiknya melewati persetujuan lebih ketat. 

Terapkan juga prinsip “No PO, No Pay”, di mana pembayaran hanya diproses jika ada purchase order resmi.

3. Strategi kategori & konsolidasi pemasok

Tail spend yang tersebar dapat dikurangi dengan konsolidasi vendor dan penggunaan kontrak payung atau rate card. 

Selain itu, penting menetapkan KPI pemasok seperti kualitas, harga, dan ketepatan waktu, agar hubungan dengan vendor lebih strategis dan efisien.

4. Disiplin procure-to-pay (P2P) & AP automation

Penerapan standar P2P mencegah kesalahan pembayaran. Gunakan three-way match (PO–GR–Invoice) dengan toleransi selisih yang terukur, serta manfaatkan rekonsiliasi otomatis di sistem akun utang (AP). 

Hal ini memastikan proses lebih cepat, akurat, dan minim error.

5. T&E & corporate card governance

Pengeluaran perjalanan dinas (T&E) dan kartu korporat harus diatur dengan kebijakan jelas. 

Misalnya, tetapkan aturan perjalanan, per diem, serta batas kategori/merchant (MCC). Pastikan juga setiap klaim atau transaksi didukung bukti yang sah untuk mencegah penyalahgunaan.

6. Manajemen risiko & anti-fraud

Pengendalian internal penting untuk mencegah kecurangan. Terapkan segregation of duties (SoD) dengan memisahkan peran permintaan, approval, dan pembayaran. 

Lakukan kurasi data master vendor secara rutin, serta pantau anomali transaksi melalui sistem analitik.

7. KPI & perbaikan berkelanjutan

Spend management harus terus dievaluasi dengan target yang jelas. Misalnya:

• Spend under management ≥ 80% menunjukkan mayoritas pengeluaran sudah lewat proses resmi, bukan jalur informal.
• Maverick spend ≤ 5% memastikan pembelian di luar kontrak tetap minimal sehingga perusahaan tetap punya daya tawar.
• PR→PO ≤ 3 hari menandakan proses permintaan hingga purchase order efisien dan tidak menghambat operasional.
• First-pass match ≥ 85% mengukur akurasi invoice yang langsung cocok dengan PO dan GR tanpa perlu revisi berulang.
• On-contract ≥ 85% memperlihatkan seberapa banyak pembelian yang dilakukan sesuai kontrak/vendor resmi, sehingga harga dan kualitas lebih terjaga.

Dengan KPI tersebut, perusahaan bisa menilai efektivitas sistem dan melakukan perbaikan berkelanjutan.

Rekomendasi spend management system terbaik di Indonesia

Untuk perusahaan di Indonesia, Mekari Expense adalah pilihan terbaik sebagai Spend Management Software terbaik di Indonesia yang membantu menjaga anggaran tetap terprediksi dan bebas overspend. 

Seluruh proses; mulai dari kartu korporat, reimbursement, sistem pengadaan, hingga laporan keuangan, terpusat dalam satu aplikasi real-time yang terhubung langsung dengan Mekari Jurnal (keuangan) dan Mekari Talenta (HR/payroll).

Sebagai solusi lokal, Mekari Expense menghadirkan keunggulan yang sulit ditandingi software global:

• Prediktabilitas pengeluaran dengan visibilitas real-time
• Meminimalkan pengeluaran berlebih melalui kebijakan khusus, VCC, dan XPM Balance
• Mengurangi risiko kecurangan lewat persetujuan berlapis dan jejak audit digital
• Mempercepat alokasi anggaran dengan sistem multi-akun yang praktis

Dengan integrasi penuh di ekosistem Mekari, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran lebih cerdas sekaligus menjaga kepatuhan pajak lokal.

Referensi

Netsuite. ”What Is Business Spend Management (BSM)?”
Veridion. ”6 Types of Tools You Need for Efficient Spend Analysis”