5 Software Procurement Migas untuk Pengadaan Strategis

Dalam sektor migas yang padat risiko dan penuh tekanan waktu, keterlambatan satu komponen saja bisa berdampak besar pada seluruh proyek. Karena itu, diperlukan software procurement migas untuk memastikan proses pengadaan berjalan efisien dan sesuai standar. 

Mulai dari pengelolaan vendor, kontrol biaya, hingga pelacakan pengiriman ke lokasi terpencil, software procurement migas membantu tim procurement bekerja lebih strategis dan minim kesalahan.

Artikel ini akan membahas 5 software procurement terbaik yang bisa jadi andalan perusahaan migas dalam menjaga supply chain tetap solid dan proyek berjalan tanpa hambatan.

Software procurement minyak & gas

Software procurement migas adalah tools yang membantu perusahaan mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara otomatis, dari permintaan, pemesanan, sampai pembayaran. 

Dirancang khusus untuk sektor migas, software ini menangani kompleksitas tinggi, lokasi kerja terpencil, dan regulasi yang ketat.

Software ini juga berperan penting dalam manajemen inventory dan supply chain, seperti:

• Stok selalu terpantau: Tim bisa cek ketersediaan barang secara real-time, tanpa harus tunggu laporan manual.
• Pengiriman lebih terkontrol: Progres pengadaan bisa dipantau dari awal sampai barang tiba, jadi risiko telat atau salah kirim bisa ditekan.
• Proses lebih cepat & efisien: Dari pengajuan hingga persetujuan, semua bisa diotomatisasi dan sesuai alur yang sudah ditentukan.
• Data lengkap & transparan: Semua aktivitas terekam rapi untuk audit, evaluasi vendor, dan pengendalian biaya.

Bagaimana software procurement dapat membantu kebutuhan perusahaan migas

Proses procurement migas melalui proses kompleks yang melibatkan banyak vendor, proyek berskala besar, dan kontrol biaya yang ketat. 

Karena itu, peran software procurement migas menjadi krusial. Berikut adalah fitur utama yang dirancang khusus untuk menjawab kebutuhan sektor migas:

• Manajemen procurement berbasis proyek (project-based procurement management): Proses pengadaan bisa diatur berdasarkan project code, memisahkan antara pengeluaran modal (CAPEX) dan operasional (OPEX), serta memantau anggaran setiap fase proyek secara detail.
  
• Manajemen material dengan waktu pengadaan panjang (long-lead items management): Sistem dapat mengidentifikasi dan melacak otomatis barang atau material dengan lead time yang lama, sehingga proyek tidak terganggu karena keterlambatan pengiriman.
  
• Kontrol anggaran bertingkat (multi-tier budget control): Struktur anggaran dapat disusun secara hierarkis dengan pemantauan real-time dan notifikasi jika terjadi penyimpangan (variance alert).
  
• Manajemen perubahan pesanan (change order management): Setiap perubahan dalam pesanan dicatat secara sistematis, lengkap dengan audit trail untuk keperluan review dan kepatuhan.
  
• Manajemen katalog peralatan (equipment catalog management): Katalog digital terintegrasi dengan spesifikasi teknis, sertifikat kepatuhan, dan riwayat perawatan, memudahkan pemilihan peralatan yang sesuai.
  
• Penilaian kapabilitas teknis vendor (vendor technical capability assessment): Vendor dinilai berdasarkan kemampuan teknis dan sertifikasi mereka, menggunakan sistem skor untuk memudahkan proses seleksi.
  
• Otomatisasi pencocokan tiga dokumen (three-way matching automation): Sistem secara otomatis mencocokkan purchase order (PO), goods receipt (GR), dan invoice untuk mencegah kesalahan atau kecurangan pembayaran.
  
• Pengembangan vendor lokal (local vendor development): Database vendor lokal dilengkapi penilaian kapabilitas dan pelacakan performa untuk mendukung program TKDN dan keberlanjutan.
  
• Visibilitas rantai pasok end-to-end (end-to-end supply chain visibility): Seluruh alur pengadaan, dari PO hingga pengiriman, dapat dipantau secara real-time, termasuk melalui pelacakan GPS.
  
• Manajemen hubungan dengan supplier (supplier relationship management / SRM): Platform terpusat untuk berkolaborasi, berbagi dokumen, dan menyelesaikan masalah bersama supplier dengan lebih efisien.
  
• Analisis total biaya kepemilikan (total cost of ownership / TCO analysis): Sistem menghitung biaya secara menyeluruh, tidak hanya harga satuan tapi juga biaya logistik, bea masuk, penyimpanan, hingga lifecycle cost dari barang yang dibeli.

Berikut adalah lima software procurement migas yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah software spend management asal Indonesia yang dirancang untuk membantu perusahaan menjaga anggaran tetap terprediksi dan bebas overspend. 

Selain pengelolaan pengeluaran, Mekari Expense menyediakan fungsi procurement melalui dua modul utama: Sourcing/Vendor Management dan Account Payable. 

Dengan Mekari Expense, perusahaan migas dapat mengontrol proses pembelian dan pembayaran vendor secara menyeluruh dalam satu sistem terintegrasi.

Fitur utama:

• Purchase Order: Karyawan bisa membuat PO lengkap dengan detail vendor, produk, dan gudang. Deposit bisa diajukan, dilacak, dan direkonsiliasi dengan invoice. Visibilitas penuh dari PO hingga pembayaran.
• Vendor Management: Workspace terpusat untuk menyimpan dan memperbarui semua data vendor. Term pembayaran, kontak, dan profil vendor langsung terhubung ke proses pembelian dan AP.
• Vendor Portal: Menghubungkan pengadaan, invoice, dan pembayaran dalam satu platform. Profil vendor dikelola dengan OCR, status pesanan dipantau real-time, dan pembayaran bisa langsung dilakukan.
• Product List: Memungkinkan perusahaan mengelola katalog internal barang/jasa untuk PO. Detail item seperti nama produk, SKU, satuan, dan harga tersimpan terpusat untuk memastikan akurasi dan konsistensi transaksi.
• Warehouse Management: Mendukung pengelolaan beberapa lokasi gudang sekaligus. Data stok terpusat dan terhubung dengan produk serta PO sehingga pembelian dan distribusi lebih efisien.
• Purchase Invoice Management: Workspace terpusat untuk membuat, meninjau, mengedit, menyetujui, dan membayar invoice vendor. Termasuk OCR-based capture dan email-to-inbox agar tim AP dapat mengendalikan lifecycle invoice end-to-end di web maupun mobile.
• OCR Automatic Capture: Entri invoice otomatis dengan mengekstrak detail penting secara otomatis dari dokumen yang diunggah atau email vendor.
• Expense & Purchase Report: Membantu perusahaan menyusun laporan pembelian dan pengeluaran sekaligus. Semua data transaksi bisa ditarik dalam format yang rapi untuk analisis biaya dan audit internal.

Bagaimana fitur-fitur ini membantu kebutuhan migas:

Seluruh fitur Mekari Expense dirancang untuk menjawab kebutuhan industri migas yang kompleks: mengelola banyak vendor, memastikan kontrol ketat pada anggaran, memantau stok lintas lokasi, dan mempercepat approval hingga pembayaran vendor. 

Integrasi antar modul meminimalkan proses manual, meningkatkan akurasi data, serta memberi visibilitas real time terhadap pengeluaran perusahaan.

Cocok untuk: 

Mekari Expense ideal untuk perusahaan migas skala menengah hingga large enterprise di Indonesia yang membutuhkan sistem procurement terintegrasi dengan spend management dan software akuntansi agar proses pengadaan lebih terkontrol, cepat, dan transparan.

2. SAP Ariba

SAP Ariba adalah platform procurement berbasis cloud yang banyak digunakan di industri migas global. Dengan platform ini, pengadaan dilakukan secara digital, terintegrasi, dan terhubung langsung dengan jutaan vendor di seluruh dunia.

Fitur utama:

• Source‑to‑Pay Suite Lengkap: Mulai dari sourcing, contracting, procurement, hingga pembayaran, semuanya dalam satu alur terpadu.
• Ariba Network: Akses ke jaringan lebih dari 5 juta supplier global untuk kolaborasi langsung antara buyer dan vendor.
• Strategic Sourcing: E-sourcing, e-auction, dan manajemen kontrak dengan workflow yang terstruktur dan fleksibel.
• Supplier Risk Management: Pemantauan risiko supplier secara real-time, termasuk aspek kepatuhan, performa, dan stabilitas bisnis.

SAP Ariba paling cocok digunakan oleh perusahaan migas berskala besar, baik nasional maupun multinasional, yang telah memiliki proses procurement yang matang dan membutuhkan solusi terintegrasi dengan jaringan vendor global.

3. Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud merupakan bagian dari Oracle Cloud ERP yang dirancang untuk mendukung pengadaan kompleks, terutama dalam proyek modal dan peralatan berat. 

Solusi ini cocok untuk perusahaan migas yang memprioritaskan CAPEX procurement dengan integrasi ke sistem ERP.

Fitur utama:

• Self‑Service Procurement: Sistem pengajuan dan manajemen katalog yang mudah digunakan oleh karyawan dari berbagai departemen.
• Supplier Portal: Platform kolaborasi vendor untuk mengelola penawaran, dokumen, pengiriman, dan komunikasi
• Procurement Analytics: Dashboard real-time dan analitik prediktif untuk mengoptimalkan pengeluaran dan pengambilan keputusan.
• Mobile Procurement: Akses penuh ke proses procurement via perangkat mobile, mulai dari approval hingga tracking.

Oracle Procurement Cloud cocok untuk perusahaan migas menengah hingga besar yang memiliki proyek infrastruktur atau modal berskala besar, dan membutuhkan sistem yang mendukung kontrol pengadaan secara end-to-end.

4. Coupa

Coupa adalah platform cloud procurement yang dikenal karena interface intuitif dan implementasi cepat. 

Platform ini memprioritaskan visibilitas pengeluaran dan pencapaian penghematan, sangat cocok untuk organisasi yang ingin hasil cepat dengan user adoption tinggi.

Fitur utama:

• Community Intelligence: Benchmarking berbasis data ribuan pengguna untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih cerdas.
• Spend Analysis: Analisis pengeluaran mendalam dengan insight untuk efisiensi dan pengendalian biaya.
• Supplier Management: Manajemen informasi supplier secara menyeluruh, dari onboarding hingga evaluasi performa.
• Business Spend Management (BSM): Modul terintegrasi untuk procurement, invoice, reimbursement, dan pembayaran.

Coupa ideal untuk perusahaan migas menengah yang ingin melihat hasil cepat dari sisi efisiensi biaya dan proses. Solusi ini juga cocok untuk organisasi yang mengutamakan kemudahan penggunaan dan adopsi cepat oleh seluruh tim.

5. Jaggaer

Jaggaer adalah platform procurement enterprise dengan kekuatan di pengadaan barang langsung (direct materials) dan pengadaan teknis kompleks. Banyak digunakan di sektor energi dan manufaktur yang memiliki kebutuhan spesifikasi tinggi.

Fitur utama:

• Direct Materials Sourcing: Didesain khusus untuk pengadaan teknis dengan kebutuhan detail seperti spesifikasi teknis dan uji kelayakan.
• Supplier Management: Mengelola seluruh siklus hidup vendor, mulai dari seleksi awal hingga penilaian performa berkala.
• Contract Management: Manajemen kontrak yang kuat dengan pelacakan kepatuhan otomatis dan versi dokumen terpusat.
• Spend Analytics: Laporan analitik pengeluaran dengan insight untuk efisiensi biaya dan pengambilan keputusan strategis.

Jaggaer sangat cocok untuk perusahaan migas yang sering menangani pengadaan barang teknis atau proyek dengan kebutuhan spesifikasi tinggi. Platform ini memberi kontrol lebih untuk proses sourcing yang kompleks dan berisiko tinggi.

Fokus procurement di migas (peran strategis & operasional)

Di industri migas, peran procurement tidak lagi terbatas pada transaksi pembelian. Fungsinya kini sangat strategis, menjembatani kebutuhan operasional harian di lapangan dengan arah bisnis jangka panjang. 

Tim procurement harus memastikan ketersediaan barang dan jasa tepat waktu, dengan tetap menjaga efisiensi anggaran, kepatuhan terhadap regulasi, dan hubungan baik dengan pemasok.

1. Strategic sourcing & category management

Strategic sourcing adalah pendekatan proaktif dalam mengelola pengadaan, bukan hanya berdasarkan harga, tapi juga nilai jangka panjang. Pengelolaan dilakukan berdasarkan kategori barang dan jasa agar lebih terfokus, efisien, dan terukur.

Beberapa kategori pengadaan utama di migas antara lain:

• Drilling & Well Services
• OCTG (Oil Country Tubular Goods)
• Kontrak EPC/EPCM
• Rotating Equipment, Valves & Fittings
• Process Packages (modular units)
• Chemicals, MRO (Maintenance, Repair & Operations)
• ICT/OT (Information & Operation Technology)

Pendekatan ini didukung oleh analisis yang mendalam, seperti:

• Total Cost of Ownership (TCO): Mengukur seluruh biaya, dari pembelian hingga operasional dan pemeliharaan.
• Keputusan make-or-buy: Menilai apakah lebih efisien memproduksi sendiri atau membeli dari pihak luar.
• Konsolidasi pengadaan: Menggabungkan volume pembelian untuk mendapatkan harga dan syarat kontrak yang lebih baik.
• Standardisasi spesifikasi: Mengurangi variasi barang untuk efisiensi proses dan biaya.

Baca Juga: Procurement Strategic Sourcing: 8 Elemen, Tahapan, Cara

2. Kontrak & strategi komersial

Pemilihan model kontrak yang tepat merupakan langkah penting dalam mengelola risiko dan memastikan keberhasilan proyek. Kontrak tidak hanya mengatur kewajiban vendor, tapi juga memberikan perlindungan hukum dan keuangan bagi perusahaan.

Model kontrak umum di sektor migas meliputi:

• Lump Sum Turnkey (LSTK)
• EPC/EPCM
• Unit Rate
• Reimbursable (cost-plus)
• Framework atau Rate Agreement untuk kebutuhan berulang

Elemen penting yang harus dicantumkan dalam kontrak meliputi:

• Key Performance Indicator (KPI) dan Service Level Agreement (SLA)
• Klausul Liquidated Damages (LD) untuk mengatur penalti atas keterlambatan
• Performance bond dan warranty sebagai jaminan kualitas
• Strategi pengadaan dan pengelolaan suku cadang (spares)

Baca Juga: Contoh Kontrak Kerjasama Vendor & Surat Pemutusan Kontrak

3. Kualifikasi & manajemen pemasok (SRM)

Dalam industri migas, ketergantungan pada pemasok sangat tinggi. Oleh karena itu, proses seleksi dan manajemen vendor harus dilakukan dengan cermat sejak awal.

Proses kualifikasi biasanya mencakup:

• Penilaian teknis, finansial, dan kepatuhan terhadap standar HSSE
• Audit pabrik dan pelaksanaan FAT/SAT (Factory & Site Acceptance Test) untuk memastikan kualitas sebelum barang dikirim atau digunakan di lapangan

Setelah vendor terpilih, manajemen kinerja menjadi bagian penting dari strategi:

• Vendor dikelompokkan berdasarkan tingkat kepentingannya (misal: strategis, taktis)
• Kinerja dipantau secara rutin, termasuk respons terhadap Non-Conformance Report (NCR)
• Untuk pemasok strategis, hubungan dapat dikembangkan lebih jauh melalui kolaborasi jangka panjang

Baca Juga: Memahami Pemasok: Peran, Kriteria, dan Langkah Memilihnya

4. Kepatuhan & tata kelola

Transparansi dan tata kelola yang baik menjadi fondasi penting dalam pengadaan migas, mengingat tingginya risiko hukum dan reputasi yang harus dijaga.

Aspek tata kelola yang krusial antara lain:

• Anti-korupsi dan etika kerja, dengan penerapan Segregation of Duties (SoD) dan manajemen Conflict of Interest (CoI)
• Traceability dokumen, untuk memastikan semua proses dapat ditelusuri secara akuntabel

Dari sisi regulasi, perusahaan harus mematuhi:

• TKDN (Tingkat Komponen Dalam Negeri), seperti yang diatur oleh SKK Migas di Indonesia
• Regulasi internasional, termasuk sanksi perdagangan, export control, dan ketentuan asal barang melalui skema Incoterms

Kepatuhan yang konsisten tidak hanya melindungi perusahaan dari risiko hukum, tapi juga memperkuat integritas dalam jangka panjang.

Rekomendasi procurement terbaik untuk perusahaan minyak dan gas Indonesia

Untuk perusahaan migas di Indonesia yang membutuhkan solusi procurement yang tidak hanya efisien secara operasional, tetapi juga kuat secara strategis, Mekari Expense adalah pilihan yang layak dipertimbangkan. 

Sebagai software spend management lokal, Mekari Expense menghadirkan sistem procurement yang terintegrasi, mulai dari proses sourcing, pengelolaan vendor, hingga pembayaran, dalam satu platform yang mudah digunakan dan sesuai regulasi Indonesia.

Beberapa fitur unggulan yang membuat Mekari Expense relevan untuk kebutuhan procurement migas antara lain:

• Purchase Order lengkap dengan alur deposit dan pelacakan status pembayaran
• Vendor Management & Vendor Portal untuk pengelolaan vendor yang terpusat, transparan, dan real-time
• Product List & Warehouse Management untuk memastikan akurasi stok dan efisiensi distribusi antar lokasi
• Purchase Invoice Management & OCR Capture yang mempermudah kontrol invoice end-to-end
• Expense & Purchase Report untuk visibilitas dan pelaporan keuangan yang lebih tajam

Dengan fitur-fitur ini, Mekari Expense mampu menjawab tantangan pengadaan di sektor energi, baik dari sisi efisiensi biaya, compliance, maupun skalabilitas proses.