Panduan Spend Under Management: Strategi & Cara Hitung

Tim procurement berperan penting dalam menekan pemborosan dan mendorong efisiensi bisnis. Namun, peran strategis ini baru efektif jika sebagian besar pengeluaran benar-benar dikendalikan oleh procurement.

Inilah yang disebut Spend Under Management (SUM), ukuran seberapa besar belanja perusahaan yang dikelola secara aktif oleh tim procurement.

Di artikel ini, Mekari akan bahas apa itu SUM, cara menghitungnya, dan langkah-langkah praktis untuk meningkatkannya, termasuk bagaimana teknologi bisa membantu.

Apa itu Spend Under Management (SUM)

Spend Under Management (SUM) adalah total pengeluaran perusahaan yang dikelola secara aktif oleh tim procurement, baik melalui kontrak maupun proses pengadaan formal.

Namun, tidak semua pengeluaran masuk dalam kategori ini. Karena itu, setiap organisasi perlu menyepakati definisi yang konsisten agar strategi pengelolaan biaya berjalan optimal. Yang termasuk dalam SUM biasanya meliputi:

• Pengeluaran yang diproses langsung oleh tim procurement
• Pembelian berdasarkan kontrak yang telah direncanakan
• Transaksi yang ditinjau secara proaktif untuk memastikan kesesuaian dengan tarif, syarat, dan SLA yang disepakati

Fokus pada SUM membawa dampak signifikan bagi perusahaan. Ketika pengeluaran dikelola secara strategis, tim procurement dapat membantu: 

• Mengurangi biaya dan pemborosan (cost efficiency)
• Menekan maverick spending (pembelian tanpa prosedur)
• Meningkatkan kerja sama dengan vendor
• Mendorong keputusan pembelian berbasis data

SUM juga dapat dijadikan indikator performa tim procurement. Standar ideal di banyak perusahaan adalah saat 75–85% pengeluaran masuk dalam pengelolaan procurement.

Dengan kata lain, semakin tinggi SUM, semakin besar kontribusi procurement dalam menciptakan nilai bagi bisnis secara menyeluruh.

Cara menghitung Spend Under Management

Spend Under Management (SUM) dihitung dengan membandingkan total pengeluaran perusahaan yang dikelola oleh tim procurement dengan total pengeluaran organisasi (addressable spend). 

Hasilnya akan berupa persentase yang menunjukkan seberapa besar kontrol procurement terhadap pengeluaran perusahaan dalam periode tertentu.

Secara sederhana, rumusnya adalah:

SUM (%) = (Total pengeluaran yang dikelola procurement ÷ Total pengeluaran organisasi) × 100

Yang termasuk dalam total pengeluaran organisasi (addressable spend) adalah semua biaya operasional yang bisa dikendalikan, kecuali gaji karyawan dan pembayaran pajak. 

Artinya, hanya pengeluaran yang memang bisa diproses atau dinegosiasikan yang diperhitungkan.

Perhitungan SUM ini bisa dilakukan:

• Untuk satu unit bisnis atau seluruh entitas perusahaan
• Dalam periode tertentu (bulanan, kuartalan, tahunan)
• Bahkan bisa diukur per karyawan, untuk membandingkan efisiensi antar divisi atau cabang

Dengan menghitung SUM secara rutin, perusahaan bisa memantau efektivitas strategi procurement dan mencari peluang untuk memperluas cakupan pengelolaan biaya.

Baca Juga: Panduan Spend Analysis: Cara, Contoh Metode, Sumber Data, Tools

Apa saja yang termasuk dalam Spend Under Management? 

Spend Under Management (SUM) hanya mencakup pengeluaran yang benar-benar dikelola secara aktif oleh tim procurement. Untuk memahami ruang lingkupnya, perlu dibedakan dua kategori utama: addressable spend dan impactable spend.

1. Addressable spend

Addressable spend adalah total pengeluaran yang secara teoritis bisa dikelola oleh procurement, setelah mengecualikan kategori pengeluaran yang tidak dapat dinegosiasikan atau dikendalikan, seperti: gaji karyawan, reimburse, pajak, sewa kantor, donasi, atau biaya akreditasi. 

Meski sudah disaring dari total pengeluaran organisasi, addressable spend belum tentu masuk dalam SUM jika belum benar-benar ditangani oleh procurement.

2. Impactable spend

Di sisi lain, impactable spend adalah bagian dari addressable spend yang sudah berada dalam kendali procurement. 

Artinya, pengeluaran ini dikelola melalui proses sourcing, kontrak formal, evaluasi vendor, dan kebijakan pengadaan yang diterapkan secara konsisten. Hanya pengeluaran dengan kendali aktif inilah yang termasuk dalam SUM.

3. Unmanaged spend

Sementara itu, masih ada bagian dari impactable spend yang belum dikelola, dikenal sebagai unmanaged spend. 

Contohnya adalah pembelian bernilai kecil tapi sering (tail spend), pembelian tanpa prosedur resmi (maverick spend), atau pembayaran satu kali lewat saluran non-procurement seperti treasury. Karena tidak melalui proses pengadaan, kategori ini tidak dihitung dalam SUM.

Dengan demikian, SUM hanya mencakup impactable spend yang sudah dikelola procurement secara aktif, bukan seluruh addressable spend. 

Untuk meningkatkan nilai SUM, perusahaan perlu memperluas pengaruh procurement dan mengurangi proporsi unmanaged spend.

8 cara meningkatkan spend under management (SUM)

Agar pengeluaran perusahaan lebih terkendali dan efisien, tim procurement perlu memperluas cakupan pengelolaan ke lebih banyak transaksi. Berikut langkah-langkah praktis yang bisa diterapkan:

1. Petakan pengeluaran yang belum dikelola

Mulailah dengan analisis pengeluaran untuk melihat ke mana saja dana dibelanjakan tanpa melalui procurement. Hasilnya bisa digunakan untuk menegosiasikan ulang kontrak dan memasukkan pengeluaran tersebut ke dalam proses resmi.

2. Permudah pembelian agar tetap sesuai kontrak

Salah satu alasan karyawan melanggar kontrak adalah proses pembelian yang lambat atau rumit. Pastikan prosesnya sederhana, harga dan syarat kontrak mudah diakses, serta pembelian tidak harus menunggu lama hanya untuk persetujuan.

3. Percepat proses permintaan dan persetujuan pembelian

Proses approval yang rumit sering membuat tim melewati procurement. Untuk menghindari ini:

• Gunakan sistem otomatisasi approval
• Pastikan proses mudah digunakan dan mobile-friendly
• Kurangi bottleneck dengan alur Procure to Pay yang efisien

Baca Juga: 5 Aplikasi Pengajuan Anggaran: Rekomendasi & Contoh

4. Bangun kerja sama

Saat terjadi pembelian di luar prosedur (maverick spend), ajak diskusi tim terkait untuk memahami penyebabnya. Mungkin mereka belum tahu prosedur atau ada kebutuhan mendesak. Fokus pada solusi, bukan kesalahan.

5. Tingkatkan visibilitas pengeluaran secara rutin

Tinjau terus data pengeluaran berdasarkan kategori, vendor, dan volume transaksi. Ini membantu mengidentifikasi area yang bisa dioptimalkan dan memperluas cakupan pengendalian procurement.

6. Evaluasi vendor secara berkala

Vendor yang tidak lagi kompetitif harus dievaluasi. Periksa kualitas layanan, harga, kecepatan pengiriman, serta potensi risiko. Gunakan hasil evaluasi untuk negosiasi ulang atau penggantian vendor.

Baca Juga: Panduan Vendor Management: Proses dan Strategi

7. Pahami jenis pengeluaran secara detail

Kenali dan bedakan mana pengeluaran yang addressable, impactable, atau belum dikelola (unmanaged). Pemahaman ini membantu menentukan strategi pengendalian yang lebih tepat sasaran.

8. Gunakan teknologi untuk menyederhanakan proses

Software procurement berbasis cloud memungkinkan Anda:

• Menyederhanakan proses sourcing & kontrak
• Otomatisasi approval dan pelacakan anggaran
• Memudahkan onboarding vendor dan kolaborasi tim lintas lokasi
• Memberikan visibilitas real-time terhadap pengeluaran

Dengan begitu, proses jadi lebih cepat, transparan, dan mudah dipantau, terutama untuk tim lintas lokasi.

Rekomendasi software spend management untuk tingkatkan SUM

Untuk benar-benar meningkatkan Spend Under Management (SUM), perusahaan membutuhkan sistem yang mampu menyederhanakan proses, meningkatkan visibilitas, dan memperkuat kontrol pengeluaran dari hulu ke hilir.

Salah satu solusi yang direkomendasikan adalah Mekari Expense, software spend management yang dirancang untuk membantu tim procurement mengelola pengeluaran secara efisien dan terukur. Beberapa fitur unggulannya antara lain:

• Proses procurement end-to-end dalam satu platform, mulai dari sourcing hingga pembayaran
• Visibilitas penuh terhadap proses pembelian, termasuk request (PO), approval flow, katalog produk yang dapat dipesan, hingga pembayaran
• Automated vendor onboarding untuk mempercepat dan menyederhanakan proses registrasi supplier
• Vendor Management System untuk memantau dan mengevaluasi kinerja supplier secara berkelanjutan

Dengan dukungan teknologi seperti ini, tim procurement dapat memperluas cakupan pengelolaan pengeluaran secara signifikan, tanpa menambah beban kerja manual.

Pelajari lebih lanjut tentang spend management software terintegrasi dan software E-Procurement dari Mekari Expense.