Panduan Lengkap Office Automation System untuk Bisnis Modern

Banyak bisnis merasa sudah mengotomatiskan kantor hanya dengan mengurangi penggunaan kertas. Tapi, kenyataannya, otomatisasi kantor itu jauh lebih dari itu. 

Office automation adalah ketika pengelolaan data hingga pertukaran informasi—bisa berjalan otomatis tanpa banyak campur tangan manusia.

Dengan office automation system, bisnis Anda bisa lebih efisien, hemat waktu, dan tanpa kesalahan. Di panduan ini, kita akan bahas bagaimana OAS bisa mengubah cara kerja bisnis Anda dan cara memanfaatkannya secara maksimal.

Office Automation System (OAS)

Office automation adalah cara untuk membuat data bergerak dan bekerja dengan sendirinya, tanpa perlu banyak campur tangan manusia. 

Ini bisa berarti menggunakan alat untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan berbagi data penting yang dibutuhkan untuk tugas sehari-hari di kantor.

Apa itu office automation system?

Office automation system adalah alat yang memungkinkan data untuk berpindah dari satu tempat ke tempat lain secara otomatis tanpa intervensi manusia. 

OAS membantu organisasi untuk mengumpulkan, mengelola, dan menganalisis data dengan cara yang aman, serta mengotomatiskan berbagai tugas dan proses yang diperlukan sehari-hari.

Ada tiga kategori utama dalam OAS yang bisa digunakan untuk meningkatkan efisiensi kantor:

• Penyimpanan informasi: Data yang berupa formulir, gambar, atau spreadsheet kini bisa disimpan dalam sistem yang lebih canggih, seperti software manajemen konten atau aplikasi otomatisasi.
• Pertukaran data: Baik melalui email, software otomatisasi, atau platform lainnya, data bisa dipertukarkan antar tim secara langsung dan real-time.
• Pengelolaan data: Data yang sudah dikumpulkan dan dibagikan harus bisa dikelola dengan baik. Dengan OAS, lebih mudah untuk mengatur dan memantau data jangka pendek maupun panjang, mulai dari perencanaan keuangan, pengelolaan inventaris, hingga laporan pemasaran.

Baca Juga: Alternatif Business Process Management

Fungsi dan manfaat penggunaan Office Automation System

Office automation itu lebih dari sekadar mengurangi kerja manual. Dengan otomatisasi, pekerjaan rutin bisa diserahkan ke sistem, jadi karyawan bisa fokus ke tugas yang lebih penting. 

Hasilnya, proses jadi lebih cepat, akurat, dan bebas dari kesalahan manusia. Otomatisasi juga membuat pengambilan keputusan jadi lebih cepat, biaya lebih efisien, dan perusahaan bisa berkembang lebih cepat. 

Beberapa manfaat utama otomatisasi kantor antara lain:

• Mengurangi pekerjaan manual yang membosankan
• Menghindari kesalahan manusia
• Mempercepat proses pekerjaan
• Mendapatkan data untuk mengetahui kinerja proses
• Meningkatkan visibilitas proses dan menemukan hambatan
• Membantu mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat berdasarkan data

5 komponen esensial dalam Office Automation System

Mau bikin alur kerja di kantor jadi lebih efisien? Otomatisasi kantor bisa jadi jawabannya. Tapi, supaya pilihannya tepat, Anda harus tahu komponen-komponen penting yang harus ada. Ini dia 5 hal yang perlu diperhatikan:

1. Kompatibilitas dengan mobile

Sebagian besar tim saat ini bekerja secara remote atau sering berpindah tempat. Oleh karena itu, solusi office automation yang Anda pilih harus bisa diakses lewat perangkat mobile. 

Dengan solusi berbasis cloud, Anda bisa mengakses data dan mengelola pekerjaan dari mana saja, kapan saja, tanpa harus khawatir soal lokasi.

2. Desainer visual

Membuat alur kerja otomatis haruslah mudah dan intuitif. Pilih alat otomatisasi yang memungkinkan Anda membuat proses tanpa perlu keahlian coding, cukup drag-and-drop.

Ini memudahkan Anda menyesuaikan alur kerja sesuai kebutuhan bisnis tanpa ribet.

3. Integrasi dengan sistem lain

Office automation system Anda harus bisa terhubung dengan berbagai software lain yang sudah digunakan di perusahaan, seperti database internal, CRM, atau alat pemasaran. 

Dengan kemampuan integrasi yang baik, data bisa dipindahkan antar sistem dengan lancar tanpa perlu proses manual yang memakan waktu.

4. Laporan dan analitik

Bagaimana Anda tahu jika otomatisasi kantor berjalan efektif? Laporan dan analitik yang jelas akan memberikan wawasan tentang performa proses, kecepatan, dan kualitas hasilnya. 

Pastikan sistem otomatisasi yang dipilih dilengkapi dengan fitur ini, sehingga Anda bisa mengukur sejauh mana sistem memberikan dampak positif bagi bisnis.

5. Kontrol akses

Office automation system seringkali menangani data sensitif, jadi penting untuk memiliki kontrol akses yang tepat. 

Anda bisa mengatur siapa saja yang berhak mengakses data atau alat tertentu, memastikan informasi tetap aman dan hanya bisa diakses oleh yang berwenang.

Jenis dan contoh Office Automation System

Secara umum, ada dua jenis utama Office Automation System (OAS) yang bekerja di area berbeda tapi saling melengkapi.

• Otomatisasi back office: Mengelola semua proses internal yang mendukung jalannya operasional perusahaan, seperti keuangan, IT, SDM, dan lainnya. 
• Otomatisasi front office: Berfokus pada departemen yang langsung berinteraksi dengan pelanggan, seperti penjualan, pemasaran, dukungan pelanggan, dan pusat panggilan. 

Contoh pengaplikasian OAS yang efektif

Berikut adalah beberapa contoh bagaimana OAS bisa digunakan di kantor untuk mempermudah alur kerja.

• Onboarding karyawan baru: Begitu kandidat diterima, data mereka otomatis masuk ke sistem HR dan IT. Mereka langsung dapat email sambutan berisi tugas-tugas awal—semua tanpa proses manual.
• Pengadaan peralatan kerja lebih praktis: Dengan aplikasi OAS, karyawan bisa pilih perangkat yang dibutuhkan, kirim permintaan, dan hanya tunggu approval. Setelah disetujui, sistem langsung mengurus pengadaannya.  
• Akses cepat ke info kompetitor: Saat prospek menyebut nama kompetitor di panggilan yang tercatat, sistem otomatis mengirimkan battle card ke agen sales—lengkap dengan strategi dan pengalaman rekan yang pernah menang di kasus serupa.

Teknologi dan tools yang umum digunakan Office Automation System

Berikut ini adalah beberapa kategori utama dalam OAS dan contoh tools yang sering digunakan di setiap kategori:

1. Manajemen fasilitas

Alat ini memungkinkan Anda mengelola akses fisik ke fasilitas kantor, mengatur jadwal ruangan, dan mengelola pengunjung.

• Kisi (akses kontrol fisik jarak jauh)
• Duo, Splunk, Intruder (manajemen akses digital dan keamanan)
• SolarWinds Security Event Manager (pengawasan keamanan)
• Yarooms (penjadwalan ruang meeting)

2. Manajemen SDM & staffing

Mengotomatiskan proses rekrutmen, onboarding, pengelolaan kontrak, dan pengaturan jadwal kerja karyawan.

• Mekari Talenta (manajemen SDM lengkap terintegrasi dengan ekosistem SaaS)
• Workable, SmartRecruiters, Zoho Recruit (rekrutmen)
• Beamery, Indeed, iCIMS (proses seleksi dan rekrutmen)
• UiPath, Linx, Blue Prism (otomatisasi proses back office untuk HR)

3. Produktivitas & kolaborasi

Menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi dalam catatan atau informasi penting, serta menghubungkan aplikasi yang digunakan di kantor.

• Zapier (menghubungkan aplikasi untuk otomatisasi)
• Google Workspace (email, dokumen, spreadsheet online)
• Trello, ClickUp, BaseCamp, Wrike (manajemen proyek dan tugas)
• Slack, TroopMessenger (komunikasi tim dan kolaborasi)

4. Komunikasi

Mempermudah pengelolaan komunikasi dengan pelanggan, karyawan, dan tim melalui email, panggilan konferensi, dan platform komunikasi lainnya.

• Google Workspace (email dan berbagi dokumen)
• Slack, UberConference, Workplace (platform komunikasi tim)
• Yarooms (penjadwalan ruang meeting dan komunikasi internal)

5. Administrasi & akuntansi

Alat yang membantu menyederhanakan tugas administratif, seperti pengelolaan data, invoicing, penggajian, dan laporan keuangan.

• Mekari Jurnal (aplikasi akuntansi lengkap terintegrasi dengan manajemen rantai pasok)
• SolveXia, Zapier (otomatisasi tugas administratif dan pengolahan data)
• Xero, QuickBooks, FreshBooks (manajemen keuangan, pembukuan, dan penganggaran)
• Tableau, Zoho Analytics (analisis data dan pelaporan)

Rekomendasi Office Automation System software: Mekari Officeless

Jika Anda mencari solusi OAS yang dapat disesuaikan dengan mudah, Mekari Officeless adalah pilihan yang tepat. Dengan platform Low-Code/No-Code, perusahaan bisa mengotomatisasi berbagai proses bisnis tanpa memerlukan keahlian teknis mendalam.

Contohnya, Infomedia Nusantara, anak perusahaan PT Telkom Indonesia, berhasil mempercepat pengembangan sistem seperti e-Budgeting, e-Procurement, dan Vendor Management System menggunakan Mekari Officeless. 

Dengan fitur drag-and-drop dan pengaturan formula yang mudah, mereka bisa menyelesaikan pengembangan yang sebelumnya memakan waktu 3-6 bulan, kini hanya dalam kurang dari sebulan.

Dengan Mekari Officeless, perusahaan dapat menyesuaikan sistem dengan kebutuhan klien, menghemat waktu, dan meningkatkan produktivitas.

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi Mekari Officeless.

Referensi

Kissflow. ‘’What is an office automation system?’’
Solvexia. ‘’What is Office Automation? Your Complete Guide’’
Workato. ‘’Office automation: Definition, benefits, and implementation’’