Tujuh puluh persen inisiatif perubahan organisasi gagal, bukan karena strateginya salah, tetapi karena organisasi tidak selaras untuk mengeksekusinya (McKinsey).

Ketika struktur, orang, dan sistem bergerak ke arah yang berbeda, bahkan rencana yang kuat pun bisa kehilangan momentum.

McKinsey 7S Framework membantu para pemimpin memahami dan memperbaiki ketidakselarasan ini. Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari cara kerjanya, kapan menggunakannya, dan cara menerapkannya langkah demi langkah agar eksekusi tetap on track.

Apa itu McKinsey 7S Framework?

Dikembangkan pada akhir 1970-an oleh Tom Peters dan Robert Waterman di McKinsey & Company, McKinsey 7S Framework adalah alat diagnostik yang digunakan untuk menilai seberapa baik organisasi selaras dalam mengeksekusi strateginya.

Alih-alih memandang perubahan sebagai proses linear, model ini menekankan bahwa tujuh elemen internal saling terhubung.

Pergeseran pada satu area akan berdampak pada area lainnya, dan mengabaikan hubungan ini dapat menyebabkan ketidakselarasan. Faktanya, perusahaan yang mengabaikan hal ini empat kali lebih mungkin mengalami kegagalan transformasi (McKinsey).

Ketujuh elemen tersebut meliputi:

• Strategi: Rencana untuk mencapai keunggulan kompetitif dan mengalokasikan sumber daya secara efektif
• Struktur: Bagaimana organisasi disusun, termasuk jalur pelaporan dan koordinasi tim
• Sistem: Proses, alur kerja, dan alat yang mendukung operasional sehari-hari
• Nilai Bersama: Keyakinan inti dan budaya yang memandu perilaku dan pengambilan keputusan
• Gaya: Pendekatan kepemimpinan dan budaya manajemen dalam organisasi
• Staf: Orang-orang dalam organisasi, peran mereka, dan cara mereka dikembangkan
• Keterampilan: Kemampuan dan kompetensi utama yang dibutuhkan untuk mengeksekusi strategi dengan sukses

Elemen keras vs. elemen lunak: mengapa keduanya penting

McKinsey 7S Framework mengelompokkan elemennya ke dalam kategori keras dan lunak. Elemen keras lebih terstruktur dan lebih mudah dikelola secara langsung, sedangkan elemen lunak kurang terukur namun sering menentukan apakah eksekusi berhasil atau gagal.

Banyak transformasi gagal karena organisasi hanya berfokus pada struktur dan strategi, sambil mengabaikan orang dan budaya. Faktanya, 72% kegagalan transformasi dikaitkan dengan resistensi karyawan dan kurangnya dukungan manajemen, keduanya berakar pada elemen lunak (McKinsey).

Berikut cara elemen-elemen tersebut dibagi:

Dalam praktiknya, elemen keras menetapkan fondasi, tetapi elemen lunak yang menghidupkan strategi. Mengabaikan salah satu sisi menciptakan kesenjangan yang dapat menggagalkan eksekusi.

Kapan menggunakan McKinsey 7S Framework

McKinsey 7S Framework paling bernilai dalam situasi berisiko tinggi di mana keselarasan antar tim, proses, dan kepemimpinan menjadi sangat kritis. Framework ini membantu organisasi melampaui perubahan permukaan dan mengidentifikasi apa yang sebenarnya menghambat eksekusi.

Berikut empat skenario umum di mana kerangka kerja ini sangat berguna:

Redesain Organisasi

Digunakan saat merestrukturisasi tim, mendefinisikan ulang peran, atau mengubah jalur pelaporan. Misalnya, perusahaan yang beralih dari struktur fungsional ke struktur berbasis produk mungkin memperbarui bagan organisasi (struktur), tetapi masih berjuang jika otoritas pengambilan keputusan (gaya) dan kemampuan tim (keterampilan) tidak selaras.

Transformasi Digital

Relevan saat mengimplementasikan sistem, alat, atau alur kerja baru di seluruh bisnis. Misalnya, memperkenalkan platform ERP atau pengadaan dapat meningkatkan proses (sistem), tetapi adopsi bisa gagal jika karyawan kurang pelatihan (keterampilan) atau menolak perubahan karena komunikasi kepemimpinan yang tidak jelas (gaya).

Integrasi Pasca-Merger

Kritis saat menggabungkan dua organisasi dengan budaya dan model operasional yang berbeda. Sebuah merger mungkin menyelaraskan strategi dan sistem dengan cepat, tetapi konflik sering muncul dalam nilai bersama, gaya kepemimpinan, dan cara bekerja, yang dapat memperlambat integrasi dan mengurangi sinergi yang diharapkan.

Eksekusi Strategi

Diterapkan saat strategi yang terdefinisi dengan baik gagal diterjemahkan ke dalam hasil operasional. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin menetapkan target untuk ekspansi ke pasar baru (strategi), tetapi tanpa menyesuaikan struktur tim, merekrut talenta yang tepat (staf), atau membangun kemampuan yang diperlukan (keterampilan), eksekusi terhenti.

Gartner melaporkan bahwa hanya 48% inisiatif digital yang memenuhi atau melampaui target hasil bisnis mereka (Gartner, 2024).

Kesenjangan ini sering berasal dari ketidakselarasan di ketujuh elemen tersebut. Menggunakan Kerangka 7S sebelum dan selama inisiatif besar membantu organisasi mengidentifikasi kesenjangan tersebut lebih awal dan meningkatkan peluang keberhasilan eksekusi.

Penilaian organisasi manual vs. penilaian kerangka 7S

Ketika organisasi mencoba mendiagnosis masalah internal tanpa pendekatan terstruktur, tinjauan sering mengandalkan asumsi, perspektif terbatas, atau gejala yang terlihat.

McKinsey 7S Framework menawarkan cara yang lebih sistematis untuk menilai keselarasan di seluruh organisasi, memudahkan identifikasi akar penyebab dan pengambilan tindakan.

Berikut perbandingan kedua pendekatan tersebut:

Dalam praktiknya, perbedaannya terletak pada kejelasan dan konsistensi. Sementara tinjauan ad-hoc mungkin menyoroti gejala, Kerangka 7S membantu organisasi memahami gambaran lengkap dan mengatasi akar penyebab ketidakselarasan dengan lebih efektif.

Cara menerapkan McKinsey 7S Framework langkah demi langkah

Proses ini sangat berguna selama transisi besar seperti restrukturisasi, integrasi pasca-merger, transformasi digital, atau eksekusi strategi.

1. Identifikasi pemicu perubahan

Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas mengapa organisasi membutuhkan penilaian 7S. Ini bisa berupa strategi baru, merger, transformasi digital, atau masalah kinerja. Pemicu yang jelas membantu memfokuskan analisis dan mencegah tim terlalu cepat melompat ke solusi.

Pada tahap ini, para pemimpin harus memperjelas:

• Apa yang telah berubah atau akan segera berubah
• Hasil bisnis apa yang ingin dicapai organisasi
• Tanda-tanda apa yang menunjukkan bahwa organisasi saat ini mungkin tidak selaras

Misalnya, jika sebuah perusahaan meluncurkan sistem baru tetapi adopsinya rendah, masalahnya mungkin bukan alat itu sendiri. Bisa jadi terkait dengan komunikasi kepemimpinan, kesiapan karyawan, atau proses yang tidak jelas.

2. Petakan kondisi saat ini

Dokumentasikan bagaimana masing-masing dari tujuh elemen beroperasi saat ini berdasarkan kondisi nyata, bukan asumsi. Ini mencakup struktur formal dan bagaimana pekerjaan sebenarnya terjadi sehari-hari.

Untuk masing-masing dari tujuh elemen, ajukan pertanyaan praktis seperti:

• Strategi: Apa prioritas kami saat ini, dan apakah tim memahaminya dengan jelas?
• Struktur: Bagaimana tim diorganisir, dan di mana otoritas pengambilan keputusan berada?
• Sistem: Proses, alat, dan alur kerja apa yang menjalankan operasional sehari-hari?
• Nilai Bersama: Keyakinan dan perilaku apa yang sebenarnya membentuk budaya?
• Gaya: Bagaimana para pemimpin berkomunikasi, mengelola kinerja, dan membuat keputusan?
• Staf: Apakah kita memiliki orang yang tepat di posisi yang tepat?
• Keterampilan: Kemampuan apa yang kuat saat ini, dan di mana kesenjangannya?

Misalnya, pengambilan keputusan mungkin tampak terdesentralisasi di atas kertas, tetapi dalam kenyataannya masih sangat bergantung pada kepemimpinan. Gunakan wawancara, survei, dan tinjauan proses untuk mendapatkan pandangan yang lengkap dan lintas fungsi.

3. Tentukan kondisi yang diinginkan

Setelah memetakan kondisi saat ini, tentukan seperti apa seharusnya masing-masing dari tujuh elemen untuk mendukung target hasil organisasi. Di sinilah kerangka kerja menjadi berorientasi masa depan.

Kondisi yang diinginkan harus terkait langsung dengan pemicu perubahan yang diidentifikasi pada Langkah 1. Jika perusahaan ingin berkembang lebih cepat, kondisi yang diinginkan mungkin mencakup hak pengambilan keputusan yang lebih jelas, sistem yang lebih terstandarisasi, manajemen menengah yang lebih kuat, dan kolaborasi yang lebih baik antar tim.

Jika perusahaan sedang menjalani transformasi digital, kondisi yang diinginkan mungkin memerlukan cara bekerja yang lebih agile, keterampilan digital yang lebih kuat, dan gaya kepemimpinan yang mendukung eksperimen.

4. Identifikasi ketidakselarasan (kesenjangan)

Ini adalah tahap diagnostik inti dari Kerangka 7S. Setelah kondisi saat ini dan yang diinginkan sudah jelas, bandingkan keduanya untuk mengidentifikasi di mana organisasi tidak selaras.

Beberapa kesenjangan akan muncul dalam satu elemen, sementara yang lain akan muncul di antara elemen-elemen. Tipe kedua sangat penting karena Kerangka 7S didasarkan pada saling ketergantungan. Strategi yang kuat saja tidak cukup jika struktur, sistem, dan orang-orang tidak disiapkan untuk mendukungnya.

Contoh ketidakselarasan mungkin meliputi:

• Strategi yang berfokus pada inovasi, tetapi gaya kepemimpinan yang mencegah pengambilan risiko
• Sistem digital baru, tetapi staf yang belum dilatih untuk menggunakannya secara efektif
• Struktur yang lebih flat di atas kertas, tetapi pengambilan keputusan yang tetap sangat terpusat

5. Prioritaskan isu-isu utama

Tidak semua kesenjangan dapat atau harus diperbaiki sekaligus. Setelah mengidentifikasi ketidakselarasan, langkah selanjutnya adalah memutuskan masalah mana yang paling penting dan mana yang harus ditangani terlebih dahulu.

Prioritisasi harus didasarkan pada dampak bisnis, urgensi, dan ketergantungan. Beberapa masalah memiliki efek yang lebih besar pada eksekusi daripada yang lain. Beberapa bersifat fundamental dan perlu diselesaikan sebelum organisasi dapat mengatasi masalah hilir.

Misalnya, jika strategi telah berubah tetapi tim masih diukur berdasarkan KPI lama, memperbarui sistem kinerja mungkin mendesak.

6. Buat rencana tindakan

Setelah prioritas jelas, terjemahkan temuan ke dalam rencana tindakan yang praktis. Di sinilah penilaian menjadi operasional.

Rencana tindakan harus menetapkan:

• Apa yang perlu diubah
• Elemen atau elemen-elemen mana yang terpengaruh
• Siapa yang bertanggung jawab atas perubahan tersebut
• Jadwal apa yang akan diikuti
• Bagaimana kemajuan akan diukur

Misalnya, menutup kesenjangan keterampilan mungkin melibatkan program pelatihan, perekrutan, atau desain ulang peran. Ingatlah bahwa perubahan di satu area akan memengaruhi area lainnya.

7. Implementasi dan pemantauan

Jalankan rencana sambil terus melacak keselarasan di semua elemen. Kerangka kerja harus ditinjau kembali secara berkala seiring perkembangan organisasi.

Misalnya, setelah merestrukturisasi tim, pantau apakah kolaborasi meningkat atau jika hambatan baru muncul. Keselarasan adalah proses berkelanjutan, bukan perbaikan sekali jalan.

McKinsey 7S Framework dalam transformasi digital

McKinsey 7S Framework sangat berguna dalam transformasi digital, di mana keberhasilan tidak hanya bergantung pada teknologi, tetapi pada seberapa baik organisasi siap untuk mengadopsi dan menggunakannya.

Banyak perusahaan berinvestasi dalam sistem baru atau alat otomasi, tetapi berjuang dengan adopsi yang rendah, kepemilikan yang tidak jelas, atau gangguan alur kerja. Ini sering terjadi karena elemen-elemen di sekitarnya seperti keterampilan, struktur, dan budaya tidak selaras.

ResearchGate menyoroti bahwa menyelaraskan elemen-elemen kunci seperti sistem, struktur, dan keterampilan sebelum implementasi dapat secara signifikan mengurangi risiko kegagalan. Dalam praktiknya, ini berarti organisasi harus memperlakukan transformasi digital sebagai perubahan organisasi, bukan sekadar peningkatan teknologi.

Berikut cara elemen-elemen kunci Kerangka 7S berlaku:

• Sistem: Audit alur kerja saat ini sebelum memilih alat baru. Identifikasi inefisiensi, langkah manual, dan area yang cocok untuk otomasi guna memastikan teknologi benar-benar meningkatkan operasional.
• Keterampilan: Nilai kesenjangan kemampuan sejak awal dan siapkan rencana pelatihan atau perekrutan agar tim dapat menggunakan sistem baru secara efektif sejak hari pertama.
• Staf: Definisikan ulang peran berdasarkan alur kerja digital baru, seperti memperkenalkan pemilik sistem, analis data, atau manajer proses.
• Nilai Bersama: Bangun budaya yang mendukung perubahan dan peningkatan berkelanjutan agar alat digital diadopsi dan dioptimalkan secara konsisten.

Kasus penggunaan berdasarkan industri

McKinsey 7S Framework banyak digunakan di berbagai industri untuk memastikan keselarasan sebelum perubahan besar, terutama ketika strategi, teknologi, dan operasional perlu bergerak bersama.

• Layanan Keuangan: Bank dan perusahaan asuransi menggunakan Kerangka 7S untuk menyelaraskan sistem kepatuhan, struktur risiko, dan kemampuan staf saat beradaptasi dengan regulasi baru atau meningkatkan sistem perbankan inti.
• Ritel: Pengecer menerapkannya selama peluncuran omnichannel untuk memastikan sistem IT, keterampilan staf toko, dan operasional rantai pasokan selaras sebelum teknologi baru diluncurkan.
• Manufaktur: Produsen menggunakan model 7S untuk menilai kesiapan otomasi dan Industri 4.0, memastikan keterampilan, proses, dan sistem yang ada dapat mendukung teknologi baru.
• Konteks B2B Indonesia: Bagi perusahaan menengah hingga besar di Indonesia, Kerangka 7S membantu memastikan budaya organisasi, kesiapan tim, dan alur kerja selaras sebelum berinvestasi dalam platform digital seperti Mekari Officeless.

Kesalahan umum saat menggunakan McKinsey 7S Framework

Meskipun Kerangka 7S dirancang untuk meningkatkan keselarasan, banyak organisasi terjatuh ke dalam perangkap serupa yang membatasi dampaknya. Kesalahan ini sering mengubah apa yang seharusnya menjadi alat strategis menjadi latihan sekali pakai tanpa tindak lanjut.

• Memperlakukannya sebagai latihan sekali jalan: Kerangka 7S bukan checklist yang diselesaikan sekali. Karena semua elemen saling terhubung, perubahan di satu area akan memengaruhi yang lain dari waktu ke waktu. Tanpa penilaian ulang secara berkala, ketidakselarasan baru dapat dengan cepat muncul.
• Hanya berfokus pada elemen keras: Organisasi sering memprioritaskan strategi, struktur, dan sistem karena lebih mudah diubah. Namun, mengabaikan budaya, gaya kepemimpinan, dan keterampilan adalah salah satu alasan paling umum upaya transformasi gagal.
• Melewatkan masukan lintas fungsi: Ketika penilaian hanya mengandalkan perspektif kepemimpinan, mereka bisa melewatkan bagaimana pekerjaan sebenarnya terjadi di lapangan. Melibatkan tim yang berbeda membantu mengungkap kesenjangan nyata dalam alur kerja, alat, dan kolaborasi.
• Gagal menetapkan akuntabilitas: Mengidentifikasi kesenjangan saja tidak cukup. Setiap masalah membutuhkan pemilik yang jelas, jadwal, dan hasil yang terukur. Tanpa akuntabilitas, upaya keselarasan cenderung terhenti dan tidak pernah sepenuhnya diterjemahkan ke dalam eksekusi.

Mengubah keselarasan Kerangka 7S menjadi eksekusi

McKinsey 7S Framework menunjukkan bahwa transformasi yang sukses bukan hanya tentang memiliki strategi yang tepat, tetapi tentang memastikan setiap bagian organisasi bekerja bersama. Keselarasan di seluruh struktur, sistem, orang, dan budaya adalah yang mengubah rencana menjadi hasil nyata yang terukur.

Untuk mempertahankan keselarasan ini dalam operasional sehari-hari, bisnis membutuhkan lebih dari sekadar kerangka kerja. Mereka membutuhkan sistem terintegrasi yang menghubungkan proses, tim, dan data dalam satu tempat. Di sinilah Mekari membantu organisasi bergerak dari perencanaan ke eksekusi.

Mekari adalah ekosistem software terpadu yang menawarkan otomasi operasional, integrasi tanpa batas, dan pelaporan cerdas bagi bisnis di Indonesia melalui platform SaaS terintegrasi.

Jelajahi produk dan layanan Mekari yang dirancang untuk mendukung operasional bisnis end-to-end:

• Mekari Talenta: Perangkat lunak Human Capital Management untuk mengelola SDM dan karyawan secara end-to-end
• Mekari Jurnal: Perangkat lunak akuntansi dan keuangan terintegrasi untuk pembukuan, rantai pasokan, dan pembayaran
• Mekari Qontak: Platform CRM dan omnichannel untuk manajemen penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan
• Mekari Sign: Solusi tanda tangan digital untuk manajemen kontrak dan verifikasi dokumen
• Mekari Klikpajak: Perangkat lunak pajak terintegrasi untuk perhitungan, pembayaran, pelaporan, dan administrasi pajak
• Mekari Flex: Platform benefit karyawan termasuk Earned Wage Access (EWA) dan dukungan keuangan
• Mekari Capital: Solusi manajemen pendanaan bisnis untuk mendukung pertumbuhan perusahaan
• Mekari Pay: Solusi multi-pembayaran yang mendukung berbagai metode seperti virtual account, QRIS, dan e-wallet
• Mekari Expense: Perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk kontrol anggaran, persetujuan, dan reimbursement
• Mekari Officeless: Platform low-code/no-code untuk membangun aplikasi bisnis dan alur kerja kustom
• Mekari Payroll Service: Layanan outsourcing penggajian dan administrasi SDM end-to-end
• Mekari University: Program pelatihan profesional bersertifikat untuk pengembangan keterampilan karyawan

Dengan ekosistem perangkat lunak terpadu, Mekari membantu bisnis tidak hanya merancang keselarasan menggunakan kerangka kerja seperti 7S, tetapi juga mengeksekusinya secara konsisten dan dalam skala besar.

Referensi

Corporate Finance Institute. ‘’McKinsey 7S Model’’
McKinsey. ‘’Common pitfalls in transformations’’
Prosci. ‘’The McKinsey 7-S Model: Definition, Pros and Cons’’
ResearchGate. ‘’McKinsey 7S as a strategic planning tool in digital transformation’’