PT. Asuransi Takaful Keluarga merupakan perusahaan asuransi jiwa syariah yang telah terdaftar dan diawasi oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK) serta memiliki tenaga pemasaran yang terlisensi oleh Asosiasi Asuransi Jiwa Indonesia (AAJI) dan Asosiasi Asuransi Syariah Indonesia (AASI). PT. Asuransi Takaful Keluarga menjadi salah satu perusahaan yang mengedepankan transformasi digital untuk manajemen pengadaan dengan memanfaatkan Procurement Management System (atau e-Procurement) oleh Mekari Officeless.
Tantangan Bisnis
Seiring semakin berkembangnya perusahaan yang telah berdiri semenjak tahun 1994, kegiatan operasional PT. Asuransi Takaful Keluarga menjadi semakin kompleks. Hal ini mengakibatkan tim finance perusahaan menghadapi kendala perihal persetujuan purchase order. Proses ini menjadi semakin rumit ketika berhadapan dengan pengadaan barang dalam jumlah besar atau nilai yang signifikan karena membutuhkan persetujuan dengan level yang bertingkat. Proses pembayaran pun memakan banyak waktu sehingga berdampak pada kelancaran operasional.
Selain itu, pengelolaan data untuk kebutuhan audit juga menjadi tantangan tersendiri. Tim Finance Operation harus memastikan setiap dokumen transaksi tersimpan dengan rapi dan sistematis agar dapat dengan mudah ditelusuri saat dibutuhkan. Proses yang masih manual ini memerlukan ketelitian tinggi dan menyita banyak waktu sekaligus berpeluang terjadinya human error seperti risiko kehilangan dokumen penting.
Mekari Officeless sebagai solusi
Untuk mengatasi tantangan yang dihadapi, PT. Asuransi Takaful Keluarga bekerja sama dengan Mekari Officeless untuk meningkatkan efisiensi operasional dan transparansi pengadaan barang. Solusi e-Procurement dirancang untuk membuat proses pengadaan barang menjadi lebih seamless dan paperless dengan sistem persetujuan bertingkat yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan struktur organisasi. Dengan implementasi sistem ini, siklus purchase request, purchase order, proses approval bertingkat, hingga pembayaran dapat dilakukan dan dipantau dalam satu sistem.
Di samping proses pengadaan barang, PT. Asuransi Takaful Keluarga juga memanfaatkan solusi Expense Management untuk mendukung pengelolaan aktivitas operasional seperti perjalanan dinas, penyelenggaraan acara, dan aktivitas lainnya. Sistem ini memungkinkan penerapan limitasi biaya berdasarkan level otorisasi (Limit of Authority/LOA), serta menetapkan alur persetujuan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dengan begitu, seluruh pengeluaran operasional dapat dikontrol secara ketat dan terstruktur, sembari memastikan akuntabilitas dan efisiensi dalam proses persetujuannya.
Hasil
PT Asuransi Takaful Keluarga merasakan perubahan signifikan dalam pengelolaan proses procurement setelah menggunakan sistem e-Procurement Mekari Officeless. Alur pembuatan purchase order hingga proses pembayaran kini berjalan lebih seamless dan sepenuhnya paperless, sehingga mempercepat siklus pengadaan sekaligus mengurangi beban administratif. Proses persetujuan bertingkat yang semula perlu diajukan kepada approval line satu per satu, kini dapat dilakukan dalam satu waktu dengan sistem yang terpusat.
“Sebelum menggunakan sistem Mekari Officeless, approval pembelian dilakukan secara manual sehingga proses ini memakan waktu yang lama. Dampak terbesar yang dirasakan setelah menggunakan sistem adalah paperless dan seamless, khususnya untuk sistem kerja perusahaan yang hybrid hal ini menjadi penting. Proses persetujuan bertingkat bisa dilakukan dalam sistem terpusat dan waktu persetujuan bisa dilakukan dalam satu waktu yang sama.” (Indra Rajab, Finance Operation PT. Asuransi Takaful Keluarga).
Dari sisi kepatuhan dan audit, sistem e-Procurement Mekari Officeless juga memberikan kemudahan dalam penyimpanan data historis, termasuk permintaan data hingga dua tahun ke belakang yang dapat diakses dengan cepat dan aman. Hal ini sangat membantu saat terjadi audit internal maupun eksternal, tanpa perlu lagi mencari dokumen fisik secara manual.
Selain itu, proses pengadaan barang menjadi lebih praktis karena tim kini dapat melihat daftar vendor resmi yang telah bekerja sama langsung dengan perusahaan. Proses pemilihan vendor menjadi lebih cepat, risiko kesalahan berkurang, dan proses pengadaan dipastikan dilakukan sesuai kebijakan perusahaan.
