Procurement untuk Organisasi Nirlaba: Strategi, Tahapan, Solusi

Di organisasi nirlaba, fokus utama biasanya ada pada penyaluran bantuan dan pelayanan langsung ke masyarakat. Sayangnya, hal ini sering membuat proses pengadaan kurang mendapat perhatian, padahal justru di sinilah efisiensi anggaran sangat dibutuhkan.

Masalah seperti keterbatasan anggaran, permintaan kebutuhan harian yang tinggi, hingga kebiasaan beli tanpa prosedur (maverick buying) kerap jadi tantangan. Akibatnya, banyak pembelian yang tidak terkontrol, tidak sesuai anggaran, bahkan sulit dipertanggungjawabkan secara administratif.

Dengan kondisi sumber daya yang terbatas, software procurement hadir sebagai solusi: menyederhanakan alur pembelian, mencegah pemborosan, dan memastikan setiap transaksi tercatat dengan rapi dan transparan.

Yuk, pelajari lebih lanjut strategi dan solusi procurement untuk industri non profit.

Pengadaan dalam organisasi nirlaba

Banyak yang mengira pengadaan hanya penting di perusahaan profit. Padahal, organisasi nirlaba justru sangat bergantung pada sistem pengadaan yang tertata rapi agar dana terbatas bisa digunakan seefisien mungkin.

Meski alurnya mirip, dari perencanaan hingga pembayaran, tujuan pengadaan di organisasi nirlaba berbeda. Bukan untuk mengejar untung, tapi untuk mendukung misi sosial, menjaga transparansi, dan memastikan setiap pembelian sesuai aturan.

Berikut beberapa hal yang membuat proses procurement di organisasi nirlaba punya tantangan dan karakter tersendiri:

1. Berorientasi pada misi dan etika

Setiap keputusan pembelian tidak hanya mempertimbangkan harga, tapi juga dampak sosial dan keberlanjutannya.

• Vendor bisa dipilih karena mendukung fair trade, ramah lingkungan, atau berasal dari komunitas lokal.
• Kadang, biaya sedikit lebih tinggi tetap dianggap layak jika sejalan dengan nilai organisasi.

2. Transparansi dan kepatuhan jadi prioritas utama

Organisasi nirlaba harus memastikan setiap pengadaan sesuai aturan dari donatur, pemerintah, atau mitra pendanaan.

• Semua transaksi harus bisa dipertanggungjawabkan, terdokumentasi, dan siap diaudit kapan saja.
• Proses ini penting untuk menjaga kepercayaan publik dan mencegah konflik kepentingan.

3. Anggaran ketat, tapi tetap harus efektif

Karena dana terbatas, setiap rupiah harus digunakan seefisien mungkin tanpa mengorbankan kualitas.

• Banyak organisasi mencari cara kreatif seperti diskon, donasi barang, atau kerja sama pro bono.
• Fokus utamanya: mendapatkan nilai terbaik tanpa melenceng dari tujuan sosial organisasi.

Dengan karakter seperti ini, organisasi nirlaba butuh sistem pengadaan yang tidak hanya efisien, tapi juga mendukung transparansi, kontrol anggaran, dan fleksibilitas dalam pemilihan vendor. 

Software procurement bisa jadi alat bantu yang tepat untuk mencapai semua itu, tanpa membebani tim dengan proses manual yang melelahkan.

Tahapan procurement dalam perusahaan / organisasi nirlaba

Procurement di organisasi nirlaba tetap mengikuti alur yang terstruktur seperti di perusahaan pada umumnya. 

Tapi karena tujuannya bukan mencari untung, melainkan mendukung misi sosial, setiap tahap dilakukan dengan lebih hati-hati, memastikan dana terbatas benar-benar dimanfaatkan secara maksimal dan transparan. 

Berikut 7 tahapan umum dalam proses pengadaan:

1. Menentukan kebutuhan

Proses dimulai dengan mengidentifikasi apa yang dibutuhkan, baik barang maupun jasa. Tim harus tahu jenis, jumlah, dan kualitas yang diperlukan, sambil mempertimbangkan keterbatasan anggaran. 

Di tahap ini, penting untuk memastikan kebutuhan tersebut memang relevan dengan program atau layanan yang dijalankan.

2. Riset pasar

Setelah tahu apa yang dibutuhkan, langkah berikutnya adalah mencari tahu siapa yang bisa menyediakannya. Tim biasanya melakukan riset vendor, mengecek harga pasar, ketersediaan barang, dan apakah pemasok punya rekam jejak yang baik. 

Di organisasi nirlaba, vendor yang menjunjung praktik etis dan keberlanjutan sering jadi pilihan, meski harganya sedikit lebih tinggi.

3. Mengumpulkan informasi (RFI)

Sebelum benar-benar meminta penawaran harga, tim procurement akan menghubungi beberapa vendor untuk menggali informasi awal. 

Tujuannya agar mereka bisa membandingkan opsi dengan lebih objektif, misalnya dari sisi ketersediaan barang, kapasitas, dan kesesuaian dengan nilai-nilai organisasi.

4. Meminta penawaran harga (RFQ)

Setelah mengerucut ke beberapa vendor potensial, tim akan meminta penawaran harga resmi. Ini mencakup informasi seperti harga satuan, estimasi waktu pengiriman, hingga syarat pembayaran. 

Langkah ini penting untuk memastikan organisasi mendapatkan penawaran terbaik sesuai anggaran tanpa mengorbankan kualitas.

Baca Juga: Manajemen Tender: Strategi & Proses Tender yang Lebih Efisien

5. Negosiasi

Setelah menerima penawaran, biasanya akan ada proses negosiasi. Tim procurement akan berdiskusi dengan vendor untuk mencari kesepakatan terbaik, baik dari sisi harga, skema pembayaran, maupun jadwal pengiriman. 

Untuk organisasi nirlaba, negosiasi juga bisa mencakup potongan harga khusus atau kerja sama jangka panjang.

6. Kontrak

Begitu semua disepakati, langkah selanjutnya adalah membuat kontrak resmi. Kontrak ini memuat rincian harga, jadwal pengiriman, standar kualitas, dan cara pembayaran. 

Tujuannya adalah melindungi kedua belah pihak dan memastikan semuanya berjalan sesuai kesepakatan.

Baca Juga: Contoh Kontrak Kerjasama Vendor & Surat Pemutusan Kontrak

7. Kelola hubungan dengan vendor

Setelah pembelian selesai, hubungan dengan vendor tetap perlu dikelola. Tim bisa mengevaluasi kinerja vendor secara berkala, menjaga komunikasi yang baik, dan membangun kerja sama jangka panjang. 

Hal ini penting agar proses pengadaan di masa depan bisa berjalan lebih cepat dan lancar, apalagi jika kebutuhan terus berulang.

Baca Juga: Panduan Vendor Management: Proses dan Strategi

Strategi purchasing untuk pengadaan di organisasi nirlaba

Dalam organisasi nirlaba, setiap pembelian harus bisa dipertanggungjawabkan, baik ke internal, donatur, maupun auditor. 

Maka dari itu, strategi purchasing perlu dirancang seefisien dan setransparan mungkin, tanpa membebani tim yang biasanya terbatas jumlahnya. Berikut beberapa strategi sederhana yang bisa diterapkan:

1. Bagi peran pembelian secara jelas

Tanpa pembagian tugas yang jelas, pembelian bisa tumpang tindih atau tak sesuai prosedur. Idealnya, ada yang bertugas mengajukan kebutuhan, ada yang menyetujui berdasarkan anggaran, dan ada yang bertugas mengelola pembayaran. 

Kalau ada tim procurement khusus, mereka bisa bantu negosiasi dengan vendor. Dengan struktur ini, semua proses jadi lebih terkontrol.

2. Tetapkan alur persetujuan berdasarkan nilai belanja

Untuk menghindari pembelian tanpa izin, buat aturan persetujuan bertingkat. Misalnya, belanja di bawah Rp5 juta cukup disetujui kepala divisi, sementara yang di atas Rp10 juta harus lewat manajemen atau yayasan. 

Ini menjaga transparansi tanpa memperlambat proses.

3. Buat kebijakan pembelian yang tertulis

Dokumen ini penting agar semua tim punya acuan yang sama, kapan harus cari vendor baru, kapan cukup beli langsung, atau bagaimana cara memilih penawaran terbaik. 

Kebijakan ini juga membantu organisasi tetap patuh pada aturan donor dan audit internal.

4. Tentukan kriteria vendor yang sesuai

Pilih vendor bukan cuma berdasarkan harga. Pastikan mereka juga bisa diandalkan, mendukung praktik berkelanjutan, dan paham kebutuhan sosial organisasi. 

Cari vendor yang punya pengalaman kerja sama dengan nirlaba atau menawarkan potongan harga khusus.

Baca Juga: Vendor Perusahaan: Perbedaan dengan Supplier & Contohnya

5. Rencanakan pembelian dari jauh-jauh hari

Belanja mendadak seringkali buat pengeluaran bengkak. Lihat data belanja sebelumnya, jadwalkan kebutuhan rutin, dan kumpulkan penawaran lebih awal untuk kegiatan besar seperti event tahunan atau distribusi barang. 

Ini memberi waktu untuk negosiasi dan mencegah pengeluaran tak terduga.

6. Catat semua pembelian secara rapi

Setiap transaksi perlu didokumentasikan dengan baik, dari nota, invoice, sampai persetujuan anggaran. 

Simpan secara digital agar mudah dicari saat dibutuhkan untuk laporan keuangan atau audit donor. Kebiasaan ini juga bantu organisasi memahami pola belanja dan mengelola anggaran lebih baik ke depannya.

Baca Juga: SOP Purchasing: Template, Contoh, Cara Membuat & Komponen

7. Gunakan purchase order (PO) untuk pembelian resmi

PO membantu memastikan setiap pembelian sudah disetujui sebelum dilakukan. Ini penting agar tidak ada pembelian sembarangan dan semua pengeluaran bisa dilacak. 

PO juga jadi bukti sah saat vendor mengirim barang atau saat invoice diajukan.

Baca Juga: Purchase Order (PO) Management Software: Manfaat & Cara Kerja

8. Manfaatkan teknologi untuk menyederhanakan proses

Software procurement bisa mempercepat approval, melacak anggaran secara real-time, dan menyimpan data vendor dengan rapi. 

Bagi organisasi dengan tim kecil, ini mengurangi kerja manual dan membantu menjaga kepatuhan dengan aturan donor dan lembaga pemeriksa.

Rekomendasi software eProcurement untuk organisasi nirlaba

Untuk organisasi nirlaba yang ingin proses pengadaannya lebih rapi, efisien, dan mudah dipertanggungjawabkan, Mekari Expense adalah solusi procurement untuk industri non profit.

Sebagai platform spend management, Mekari Expense dilengkapi dengan modul sourcing management dan account payable yang mendukung proses procurement dari awal hingga akhir.

Keunggulan Mekari Expense untuk organisasi nirlaba:

• Proses procurement terpusat: Mulai dari permintaan barang, pemilihan vendor, pembuatan PO, hingga pelacakan invoice dan pembayaran, semuanya dalam satu sistem.
• Sistem approval bertingkat: Bantu cegah pembelian tanpa izin dan menjaga kepatuhan terhadap anggaran donatur.
• Pelacakan transaksi real-time: Setiap pengeluaran bisa dimonitor dengan jelas dan transparan.
• Integrasi dengan software akuntansi nirlaba dari Mekari Officeless: Memudahkan rekonsiliasi keuangan dan penyusunan laporan pertanggungjawaban untuk audit atau donor.
• Mudah digunakan oleh tim kecil: Cocok untuk organisasi dengan sumber daya terbatas yang butuh efisiensi tanpa kompleksitas.

Untuk pengadaan yang lebih transparan dan terkontrol, kamu bisa mulai dengan solusi procurement organisasi nirlaba dari Mekari.

Jika ingin pengelolaan keuangan yang terintegrasi dan memudahkan penyusunan laporan pertanggungjawaban, gunakan juga software akuntansi nirlaba dari Mekari Officeless.