Memahami Pemasok: Peran, Kriteria, dan Langkah Memilihnya

Pemasok yang tepat dalam bisnis Anda dapat mempengaruhi produktivitas, efisiensi, hingga pertumbuhan bisnis yang positif dalam jangka panjang. Karena itu, jangan memilih pemasok hanya karena penawaran harga yang termurah. 

Pertimbangannya banyak: kualitas, biaya, keberlanjutan, hingga ketahanan mereka menghadapi risiko. Seperti apa kriteria dan cara memilihnya? Baca lebih lanjut.

Apa itu pemasok dalam bisnis?

Pemasok (supplier) adalah individu atau perusahaan yang menyediakan barang atau jasa kepada entitas lain dalam sebuah rantai bisnis. 

Dalam praktiknya, supplier berperan sebagai perantara antara produsen (manufacturer) dan penjual (retailer), dengan memastikan ketersediaan stok serta menjaga kelancaran komunikasi dan distribusi produk.

Keberadaan pemasok sangat penting dalam menjaga kelangsungan operasional bisnis, karena tanpa pasokan bahan baku atau komponen dari mereka, proses produksi tidak akan berjalan lancar.

Perbedaan supplier dan vendor

Dalam manajemen rantai pasok, istilah supplier dan vendor sering digunakan bergantian, padahal keduanya memiliki posisi dan fungsi yang berbeda:

Dengan kata lain, supplier berada di hulu rantai pasok sebagai penyedia input untuk proses produksi, sedangkan vendor berada di hilir dengan fokus utama memenuhi kebutuhan konsumen atau pengguna akhir.

Baca Juga: Vendor Perusahaan: Perbedaan dengan Supplier & Contohnya

Peran dan tugas pemasok

Pemasok punya peran penting dalam menjaga kelancaran proses produksi, distribusi, hingga kepuasan pelanggan akhir. 

Berikut lima peran utama pemasok yang perlu diketahui:

1. Menyediakan barang atau layanan yang dibutuhkan perusahaan

Tugas utama pemasok adalah memastikan perusahaan mendapat apa yang dibutuhkan, baik itu bahan baku, komponen, maupun produk jadi. 

Barang yang dikirim harus sesuai pesanan, dalam jumlah yang cukup, dan datang tepat waktu agar operasional bisnis tidak terganggu.

2. Menjaga kualitas dan menawarkan harga yang masuk akal

Pemasok bertanggung jawab atas kualitas produk yang mereka kirimkan. Di sisi lain, mereka juga harus bisa menawarkan harga yang bersaing dan transparan. 

Kualitas bagus dengan harga yang sesuai akan membangun kepercayaan dan kerja sama jangka panjang.

3. Menyesuaikan pasokan dengan kebutuhan yang terus berubah

Permintaan pasar bisa berubah sewaktu-waktu. Supplier yang andal adalah mereka yang bisa menyesuaikan jumlah, jenis, atau spesifikasi produk sesuai kebutuhan terbaru perusahaan, termasuk jika dibutuhkan produk khusus atau versi terbaru.

4. Memberikan informasi dan dukungan teknis

Untuk produk tertentu, perusahaan mungkin butuh informasi tambahan, seperti cara penggunaan, instalasi, atau pelatihan. Supplier berperan memberi dukungan agar produk bisa digunakan dengan maksimal.

5. Patuh terhadap aturan dan siap mengelola risiko

Supplier wajib menjalankan bisnis sesuai hukum dan ketentuan yang berlaku. Selain itu, mereka juga perlu siap menghadapi risiko, seperti keterlambatan pengiriman atau gangguan produksi, dengan solusi yang bisa meminimalkan dampak ke perusahaan.

Baca Juga: Mengenal Vendor Risk Management & Cara Implementasinya

Kriteria yang perlu diperhatikan dalam memilih pemasok

Memilih pemasok bukan sekadar soal harga atau ketersediaan barang. Ada banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan agar kerja sama berjalan lancar dan saling menguntungkan. Berikut beberapa hal penting yang sebaiknya Anda perhatikan:

1. Kualitas yang konsisten

Produk bagus akan berdampak langsung pada kepuasan pelanggan Anda. Karena itu, pastikan pemasok bisa menjaga kualitas secara konsisten, bukan hanya di awal kerja sama. 

Cek sampel, lihat proses produksinya, dan pastikan sesuai dengan standar yang Anda butuhkan.

2. Reputasi dan pengalaman

Semakin lama pemasok berkecimpung di bidangnya, biasanya makin teruji juga pelayanannya. Tapi bukan berarti pemasok baru tak layak dipertimbangkan. 

Anda bisa melihat testimoni dari klien lain, membaca ulasan online, atau menanyakan langsung ke jaringan bisnis Anda.

3. Ketepatan waktu pengiriman

Satu hal yang sering disepelekan tapi sangat krusial: apakah pemasok bisa kirim barang tepat waktu? 

Pengiriman yang terlambat bisa menghambat seluruh proses operasional Anda. Jadi, pastikan mereka punya sistem pengiriman yang bisa diandalkan kapan pun dibutuhkan.

4. Harga yang masuk akal, bukan sekadar murah

Harga murah belum tentu yang terbaik. Tanyakan apakah ada biaya tambahan, bagaimana sistem pembayarannya, dan apakah harganya sepadan dengan kualitas yang diberikan. Yang penting: nilai terbaik, bukan harga terendah.

5. Layanan yang sigap dan patuh aturan

Pemasok yang baik tidak hanya menjanjikan produk, tapi juga pelayanan. Apakah mereka mudah dihubungi saat ada kendala? Apakah mereka menjalankan bisnis sesuai aturan hukum? Poin ini penting untuk kerja sama jangka panjang yang sehat dan bebas masalah.

Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform

Langkah-langkah memilih pemasok yang tepat

Memilih pemasok bukan hanya soal mencari yang paling murah atau paling cepat. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti:

1. Identifikasi kebutuhan bisnis

Langkah pertama adalah memahami apa yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan. Apakah Anda butuh bahan baku dalam jumlah besar secara rutin? Apakah kualitas harus premium? Atau justru fleksibilitas waktu yang jadi prioritas? 

Kebutuhan ini akan menjadi dasar dalam memilih pemasok yang tepat.

2. Buat daftar pemasok yang potensial

Setelah tahu kebutuhan Anda, mulailah mengumpulkan nama-nama pemasok yang mungkin cocok. 

Anda bisa mencari dari referensi bisnis, direktori industri, pameran dagang, atau ulasan online. Daftar ini akan menjadi bahan awal untuk proses seleksi selanjutnya.

3. Tentukan kriteria dan bobot penilaian

Gunakan kriteria utama seperti kualitas, harga, waktu pengiriman, dukungan pelanggan, dan reputasi. Tapi tidak semua kriteria punya bobot yang sama. 

Misalnya, jika kualitas adalah prioritas utama, maka bobotnya bisa lebih besar dari harga. Sesuaikan bobot dengan kebutuhan bisnis Anda.

4. Lakukan penilaian secara objektif

Gunakan sistem penilaian terukur agar keputusan lebih adil dan transparan. Anda bisa membuat scorecard sederhana seperti ini:

Cara kerjanya: beri nilai untuk setiap kriteria (misal 1–10), lalu kalikan dengan bobotnya. Jumlahkan semua untuk dapat skor akhir.

5. Libatkan tim atau pemangku kepentingan

Sebelum mengambil keputusan akhir, diskusikan hasil penilaian dengan tim terkait, misalnya bagian pembelian, produksi, atau keuangan. Dengan begitu, semua pihak yang akan terlibat dalam kerja sama bisa memberi masukan dan merasa dilibatkan sejak awal.

Mengelola hubungan dengan pemasok (supplier relationship management)

Setelah memilih pemasok yang tepat, perusahaan perlu mengelola hubungan kerja sama dengan mereka. 

Proses ini disebut supplier relationship management (SRM), yaitu cara merencanakan, mengatur, dan menjaga hubungan agar pasokan tetap lancar sekaligus membangun kepercayaan jangka panjang.

Manfaat mengelola hubungan dengan pemasok antara lain:

• Mengurangi biaya karena perusahaan bisa bekerja dengan mitra yang sama untuk berbagai kebutuhan tanpa harus sering berganti pemasok.
• Mendorong inovasi melalui kolaborasi dalam pengembangan produk atau layanan baru.
• Meningkatkan kolaborasi berkat komunikasi yang lebih terbuka dan penyelesaian masalah yang lebih cepat.
• Mendorong perbaikan berkelanjutan lewat umpan balik rutin yang membantu pemasok memahami kebutuhan bisnis dengan lebih baik.

Untuk mendukung SRM, perusahaan bisa memanfaatkan teknologi untuk: 

• Melacak performa pemasok secara real-time.
• Mencatat dan menganalisis data kerja sama.
• Mengotomatiskan pembayaran tepat waktu, sehingga menjaga arus kas sekaligus meningkatkan kepercayaan pemasok.

Rekomendasi software manajemen pemasok terbaik

Memilih dan mengelola pemasok tidak bisa dilakukan asal-asalan. Diperlukan kriteria yang jelas, proses penilaian yang objektif, serta manajemen hubungan yang berkesinambungan agar tercipta kerja sama yang saling menguntungkan.

Mekari Expense adalah salah satu rekomendasi software manajemen pemasok terbaik. Sebagai vendor portal terintegrasi, Anda bisa mengelola profil supplier dan vendor dengan: 

• Pencatatan invoice otomatis dengan teknologi OCR: Invoice dari supplier tercatat otomatis tanpa input manual sehingga lebih cepat dan minim kesalahan.
• Pantau dari satu platform: Seluruh alur pengadaan, permintaan, persetujuan, hingga pembayaran, dapat dipantau secara real time dalam satu dashboard.
• Pembayaran aman dan praktis: Lakukan pembayaran langsung dari sistem dengan histori persetujuan dan transaksi yang tercatat rapi.

Dengan Mekari Expense, pengelolaan pemasok menjadi lebih cepat, aman, dan terintegrasi. Yuk, coba gratis sekarang. 

Referensi

Art of Procurement. ‘’Key Supplier Selection Criteria Every Procurement Executive Should Know’’
Printify. ‘’What is a Supplier?’’